REPUBLIQUE DU BENIN MINISTERE DE L ECONOMIE ET DES FINANCES Unité de Gestion de la Réforme des Finances Publiques (RAPPORT GENERAL PROVISOIRE)

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1 REPUBLIQUE DU BENIN MINISTERE DE L ECONOMIE ET DES FINANCES Unité de Gestion de la Réforme des Finances Publiques ETUDE D IMPACT DE LA NOUVELLE NOMENCLATURE BUDGETAIRE ET COMPTABLE DE L ETAT SUR LES APPLICATIONS SIPIBE, SIGFiP, ASTER, INTERFACE SIGFIP-ASTER, SUNKWE, MATKOS (RAPPORT GENERAL PROVISOIRE) Desiré Méhi DIOMANDE Chef de Mission, Expert en Système d Information Jonas SAHOUE Expert en Système d information Octobre 2012

2 PREFACE En réponse à une demande d assistance technique de l Unité de Gestion des Réformes pour d une étude d impact de la nouvelle nomenclature budgétaire et comptable de l Etat sur les applications ASTER, Interface SIGFIP-ASTER, SUNKWE, MATKOS, une mission de la société SNDI, conduite par M. Désiré Méhi DIOMANDE accompagné de M. Jonas SAHOUE s est rendue au Bénin du 01 au 03 Novembre Cette mission avait pour objet d évaluer les modifications à apporter aux applications actuelles dans la mise en œuvre d une nouvelle nomenclature budgétaire et comptable de l Etat. Lors de son séjour à Cotonou, la mission a travaillé très étroitement avec l unité de gestion des réformes, la Direction du Budget et les Services Informatiques impliqués dans le périmètre du projet : la Direction de l Organisation et de l Informatique (DOI) rattachée au Cabinet du Ministre de l Economie et des Finances (MEF), le Service Informatique du Budget rattachée à la Direction Générale du Budget (DGB), le Service Informatique rattachée à la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique (DGTCP). Ces entrevues ont réuni systématiquement les acteurs de la maîtrise d ouvrage (équipes informatiques) et les acteurs du métier au sein des directions (DGB, DGTCP notamment). La mission a bénéficié d un accueil chaleureux et d une excellente collaboration de la part des fonctionnaires béninois à qui elle adresse ses sincères remerciements..

3 1 INTRODUCTION La présente mission fait suite à une demande d assistance technique des autorités du Bénin visant à bénéficier d une expertise pour l identification des besoins et des adaptations nécessaires des outils informatiques inscrits dans le cycle de la dépense en vue de l implantation de la nouvelle nomenclature budgétaire et comptable. Cette assistance s inscrit dans un processus initié par les directives UEMOA de 2009 qui ont permis une révision de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF) avec une nouvelle nomenclature budgétaire et comptable. Un projet a été élaboré et doit être prochainement déposé au Parlement pour son vote. Dès sa promulgation, il importe que les différents outils budgétaires et comptables soient adaptés à la nouvelle nomenclature budgétaire ainsi qu au nouveau plan comptable de l Etat (NBCE). L objectif de la mission est d évaluer les modifications à apporter aux applications actuelles dans la mise en œuvre d une nouvelle nomenclature budgétaire et comptable de l Etat. Ces modifications touchent à la fois la base de données et les interfaces applicatives. D un point de vue méthodologique, la mission s est déroulée en plusieurs étapes bien distinctes. Dans un premier temps, la mission a fait une revue générale du système d information de gestion budgétaire et comptable. Les analyses et les principales observations issues de cette revue sont présentées dans la première partie du rapport. Dans un second temps les travaux ont consisté à procéder à une analyse comparative entre les anciennes et les nouvelles nomenclatures budgétaires et comptables, d'identifier les avancées et de présenter les impacts concrets sur le système. Les analyses et les principales observations issues de cette revue sont présentées dans la première partie du rapport. La mission a cherché à identifier et à analyser les besoins fonctionnels liés à la mise en œuvre de la NBCE et à les traduire en besoins techniques pour adapter les outils. Les résultats de ces travaux sont présentés dans la troisième partie de ce rapport. Enfin, et dans la perspective d une mise en œuvre opérationnelle des nouvelles nomenclatures budgétaires et comptables, la mission propose d autres recommandations visant à accompagner les autorités dans la conduite de ces travaux, dans le développement et le déploiement de solutions techniques adaptées. Ces éléments font l objet de la quatrième partie du rapport..

4 2 CARTOGRAPHIE GENERALE DU SYSTEME D INFORMATION BUDGETAIRE ET COMPTABLE La cartographie fonctionnelle et applicative constituent à la fois une prise de connaissance et une évaluation globale de la fonction informatique des outils de gestion. L objectif est à ce stade de pouvoir identifier les principales applications en jeu dans les activités de la gestion budgétaire et comptable. Dans le contexte de la mission d assistance, c est une étape préalable indispensable pour pouvoir formuler des recommandations pertinentes au regard de la réalité du terrain. Sont abordés dans cette partie. 2.1 Couverture Fonctionnelle des applications informatiques Préparation Budgétaire Dépenses Ressource Interne Fonctionnalités automatisées Exécution Budgétaire Recettes Dépenses Ressource extérieure SIPIBE SIGFiP MAKTOS TITRAGENT FLEURET Fonctionnalités non couvertes par l automatisation Comptabilité Etat CAD CAR CGE ASTER Gestion de la Solde SDL7/ SUNKWE SICOPE Gestion de la Dette CSDRMS Gestion des Impôts IFU, TAKWE GESEXO, RFU WINiMPÖT Gestion des Droits de Douanes SYDONIA+ DECONSIT SADEMAR GESEXO Gestion de la Trésorerie Comptabilité Matière Gestion des Marchés publics Tableau 1 : Couverture fonctionnelle des applications informatiques 2.2 Cartographie technique des applications de gestion budgétaire et comptable Préparation Budgétaire 1 Application SIPIBE Windev 5.5 Ressource Interne 1 Application SIGFiP 1 Base Oracle 9 Architecture 2/3 Forms Reports 6i Exécution Budgétaire Ressource extérieure Comptabilité Etat 3 applications MAKTOS,FLEURETTE,AST ER 1 base Oracle 9i,Windev7 et 10 Architecture 2/3 Forms et reports 2/3 Gestion de la Solde Gestion de la Dette Gestion des Impôts Gestion des Droits de Douanes 2 applications SUNKWE,SICOPE 2 bases Oracle Architecture 2/3 Windev 10 et Forms 6i 1 Application (CSDRMS) 1 Base Oracle 10g Architecture 3/3 Forms Reports 10g Plusieurs dont IFU (oracle 9), TAKWE(Windev10) GESEXO(windev5.5 RFU(windev5) winimpot(windev5) SYDONIA++ X Base Oracle 2/3 C++/Java + Application Windev Gestion des Marchés publics Tableau n 2 : Cartographie technique des applications de gestion budgétaire et comptable.

5 Les applications de gestion sont en fin de vie technique des outils de base ou technologies utilisées. En effet la fin du support d Oracle Database 9 a été en juillet 2010, toutes des extensions limitées demeurent. Les versions de Windev inférieures à 12 sont dépassées. Par ailleurs les logiciels Oracle Application Server 10R2 et Oracle Developer Suite 10g connaitront fin Décembre 2011, une fin de support. 2.3 cartographie simplifie du système d information budgétaire et comptable Figure 1 (Source PESI 2011)

6 La cartographie applicative présentée ci-dessous récence les principales applications entrant directement ou indirectement dans le champ de la gestion budgétaire. La couverture fonctionnelle de l architecture applicative s étend de la préparation des projets de budgets au sein des ministères et institutions, à la comptabilisation des écritures et l édition du reporting annuel d exécution. L application centrale de la gestion budgétaire, l outil SIGFIP (Système Intégré de Gestion des Finances Publiques), est interfacé avec l outil de référence comptable ASTER qui intègre et impute l ensemble des crédits pris en charge. Les applications SUNKWE ET SICOPE couvrent les aspects métiers relatifs à la gestion des données de la paye des fonctionnaires et la paie des pensions. Compte tenu de la place qu occupe la gestion des crédits du titre 2 dans le référentiel budgétaire, le fonctionnement de ces applications est très structurant pour la bonne marche de la production budgétaire. D autres outils composent la cartographie applicative et s articulent avec SIGFIP et ASTER: MAKTOSS (pour le suivi des titres de paiement), SIPIBE (pour la préparation budgétaire).. Chacun de ces outils met en œuvre, dans son domaine, des fonctionnalités propres à la gestion d un composant métier, en périphérie de la gestion budgétaire proprement dite. Le projet d implantation du NBCE aura sans nul doute quelques incidences sur le paramétrage de ces applications. Mais le nouveau référentiel n affectera pas le cœur des traitements spécifiques mis en œuvre par ces outils. L analyse de la cartographie applicative met en évidence quelques points saillants dont il faudra tenir compte pour la mise en œuvre des recommandations. La Figure 1 montre que le périmètre fonctionnel est morcelé par le fractionnement du champ des applications introduisant des frontières artificielles dans la chaîne informatisée des dépenses et des recettes. L intégration actuelle des applications est circonscrite à quelques applications de la chaine de la dépense. Recommandation : Assurer l intégration des applications 6

7 3 ADAPTATION DU SYSTEME D INFORMATION BUDGETAIRE ET COMPTABLE DU CYCLE DE LA DEPENSE AU NBCE 3.1 Présentation des besoins fonctionnels et des modifications a opérer sur le système d information budgétaire et comptable actuel Pour évaluer les impacts liés à l implantation de la NBCE, la mission s est reportée à l analyse des directives UEMOA suivantes : - la Directive N 06/2009/CM/UEMOA portant Lois de finance au sein de l UEMOA ; - la Directive N 07/2009/CM/UEMOA portant Règlement général sur la comptabilité publique au sein de l UEMOA ; - la Directive N 08/2009/CM/UEMOA portant nomenclature budgétaire de l Etat au sein de l UEMOA ; - la Directive N 09/2009/CM/UEMOA portant Plan Comptable de l Etat (PCE) au sein de l UEMOA. Mais également des projets de loi organique portant loi de finance, de décret portant règlement général sur la comptabilité publique et de la nouvelle nomenclature budgétaire et comptable L analyse différentielle des règles de gestion et des processus en vigueur dans l ancienne NBE et la nouvelle NBE (Budget Programme) permet d identifier sept thématiques sensibles : - Le nouveau système de classification budgétaire; - La nouvelle architecture budgétaire et un nouveau mode de vote du budget; - les nouveaux documents accompagnant la loi de finances et travaux de reporting (PAP, RAP, Indicateurs). - La fongibilité des crédits ; - Les Autorisations d'engagement (AE) et les Crédits de Paiements (CP); - l articulation entre le budget et la comptabilité dans les flux de la dépense Pour chacune de ces thématiques, la mission a cherché à d abord identifier les innovations apportées par la nouvelle nomenclature budgétaire et comptable, les règles de gestion à définir et formaliser, les processus de gestion cibles, la nature des modifications à opérer et à évaluer les besoins techniques sur le système d information budgétaire et comptable. La mission a ensuite cherché à présenter pour chaque application, les actions à mener au niveau base de données et interface homme machine (IHM). 7

8 Impact des Directives 06 et 08/2009/CM/UEMOA du 26 juin 2009 Et du Projet de décret portant nomenclature budgétaire Un nouveau système de classification budgétaire Innovations induites par la nouvelle directive Article 14 de la Directive : Le budget et ses annexes doivent permettre de présenter les crédits selon les classifications énumérées par l'article 14 : classification administrative, classification par programme (norme de présentation du budget), classification fonctionnelle (présentation des dépenses) et classification économique ( permet de classer les recettes et les dépenses de l'etat d'après leur nature économique et suivant un plan axé sur la comptabilité nationale). Avec la nouvelle directive portant lois de finances au sein de l UEMOA, l Etat du Bénin annexera à la loi de finances «obligatoirement» un tableau matriciel croisé de classifications fonctionnelle et économique, un tableau matriciel croisé de classifications administrative et fonctionnelle ainsi qu un tableau matriciel de classification administrative et économique (cf. directive N 06/2009/CM/UEMOA art. 46, point 7.) Les avancées marquées et la Nature des modifications à opérer et évaluer les besoins fonctionnelles et techniques Impact n 1 : une refonte de la classification des dépenses dans les applications informatiques Suppression de la notion de titre ; les emprunts à moyen et long termes, les remboursements des prêts et avances ainsi que les produits de la cession des actifs sont retirés des recettes budgétaires et classés en ressources de trésorerie ; l amortissement de la dette publique ainsi que les prêts et avances ont été supprimés des dépenses budgétaires et sont classés en charges de trésorerie ; la modification de la classification administrative ; la modification de la classification fonctionnelle à l effet de pour classer les dépenses budgétaires selon leurs objectifs socio-économiques. Elle est conforme à la nomenclature COFOG ; l introduction de la classification programmatique qui sert à la formulation des politiques publiques, la responsabilisation sur les résultats et le suivi de la performance. o (Mission, Programme, Action et sous Action), l introduction de classifications additionnelles : o la classification par sources de financement qui permet d identifier et de suivre les moyens de financement des dépenses budgétaires (fonds propr es, dons et prêts intérieurs ou extérieurs) ; o la classification par bénéficiaires qui établit un lien entre la dépense budgétaire et le bénéficiaire final. Recommandation 1.1 : Procéder à une revue détaillée de la nomenclature utilisée par chaque application de gestion pour identifier: les champs à supprimer; les champs à regrouper ; les champs à remplacer ; les champs à élargir ; Recommandation 1.2 : Rendre les segments de la classification budgétaire indépendants et non redondants pour faciliter un croisement matriciel des classifications. 8

9 Impact de la Directive 08/2009/CM/UEMOA du 26 juin 2009 Et du Projet de décret portant et nomenclature budgétaire Une nouvelle architecture budgétaire et un nouveau mode de vote du budget Innovations induites par la nouvelle directive Les avancées marquées Les notions de programme et de dotation deviennent les unités de vote des prévisions de dépenses du budget général Article 61 : «les crédits du budget général font l'objet d'un vote par programme et d'un vote par dotation. Figure 1 : Comparaison des unités de vote des directives communautaires portant loi de finances Dans la gestion actuelle, les travaux d élaboration du budget s effectuent en gérant des données selon le même niveau de détail que les données gérées en exécution. Dans le cadre de la gestion des BP, le référentiel distinguerait-il une nomenclature de prévision et une nomenclature d exécution? L'article 13 de la Directive met en place le responsable de programme dans le pilotage des crédits budgétaires et de l'action de l'etat. Les crédits seront dans un premier temps ouverts aux responsables de programme, qui les affecteront à des relais opérationnels, qui les rendent disponibles pour exécution dessinant ainsi une nouvelle carte de la gestion publique. La notion d administrateurs de crédit n existe plus. Nature des modifications à opérer et évaluer les besoins fonctionnelles et techniques Impact n 2 : Une modification de la méthodologie de répartition des crédits budgétaires selon les politiques publiques Les avancées dans la directive portant LOLF et le projet de LOLF au Bénin en matière de nomenclature budgétaire mettre en exergue : Modification de la nomenclature budgétaire. Sept (7) nature de crédits en lieu et place de six (6) titres ; le regroupement des crédits par programme ou dotation et non plus par chapitre et article. Des objectifs, des actions et des indicateurs de résultats sont associés à chaque programme ; les ministères et les institutions délimitant les périmètres de présentation des crédits : le remplacement des notions des services" ou "ensemble de services" par "ministères" et "institutions". Recommandation 2.1 : Affermir la budgétisation et la programmation pluri annuelle au niveau des ministères et des programmes budgétaires. Recommandation 2.2 : Définir le niveau d'information nécessaire aux travaux d'élaboration du budget dans les outils de préparation budgétaire. Recommandation 2.3 : Adapter le cadre de saisie pour les utilisateurs. Impact n 3 : l introduction de la cartographie des programmes et de l organisation financière y relative Recommandation 3.1 : Définir les rôles et les profils respectifs des responsables de programme (RPROG) et les relais opérationnels (ROP), Recommandation 3.2 : Positionner dans la nomenclature les champs spécifiques identifiant la cartographie des programmes et la chaîne de responsabilité des crédits (RPROG, ROP) Recommandation n 3.3 : crédits. Recommandation n 3.4 : disposition des crédits. Définir les règles de gestion de mise à disposition des Paramétrer le workflow d'approbation et de mise à 9

10 Impact de la Directive 08/2009/CM/UEMOA du 26 juin 2009 Et du Projet de décret portant nomenclature budgétaire Introduction de nouveaux documents accompagnant la loi de finances Innovations induites par la nouvelle directive Le projet loi portant loi de finances impose l élaboration de documents de cadrage pluriannuels pour justifier des choix budgétaires de la loi de finances de l année. Ces documents présentent l évolution à moyen terme (trois ans) des dotations de la loi de finances et leurs impacts sur l équilibre général des finances publiques. L'article 12 dispose ainsi qu'aux «[ ] programmes sont associés des objectifs précis, arrêtés en fonction des finalités d'intérêt général et des résultats attendus. Ces résultats, mesurés notamment par des indicateurs de performance, font l'objet d'évaluations régulières et donnent lieux à un rapport de performance élaboré en fin de gestion par les ministères et institutions constitutionnelles concernées». L'élaboration du DPBEP et des DPPD doit intervenir tôt dans le processus budgétaire. En effet, l'article 57 de la Directive dispose que «le document de programmation budgétaire et économique pluriannuelle [ ] éventuellement accompagné des documents de programmation pluriannuelle des dépenses [ ] sont soumis à un débat d'orientation budgétaire au Parlement au plus tard à la fin du deuxième trimestre de l'année» : un plan de Trésorerie ; le DPBEP et le DPPD; les PAP et les RAP; le suivi des dépenses et des Recettes; le suivi des effectifs. Les avancées marquées Nature des modifications à opérer et évaluer les besoins fonctionnelles et techniques Impact 4 : la nécessité de produire un reporting de plus en plus élaboré (le calcul des indicateurs les documents budgétaires et comptables qui accompagnent la loi de finances), et intégrant des informations gérées dans différents systèmes applicatifs. La mise en œuvre de la NBCE va nécessiter de produire un reporting de plus en plus élaboré, et intégrant des informations gérées dans différents systèmes applicatifs (SIPIBE,SIGFIP,ASTER,SUNKWE, etc..). La production de ces états est par ailleurs contrainte par la nécessité de réduire les délais de mise à disposition des données. Le développement d outils d aide à l élaboration des objectifs et des indicateurs de performance budgétaire des PAP, au suivi des évolutions des budgets prévisionnels et consommés doivent programmés et suivis Recommandation n 4.1 : Mettre en place une solution de l infocentre ou un datawarehouse; 10

11 IMPACT DE LA DIRECTIVE 06/2009/CM/UEMOA Une nouvelle gouvernance budgétaire Les Autorisations d'engagement (AE) et les La fongibilité des crédits Crédits de Paiements (CP) Innovations induites par la nouvelle directive Les crédits sont «fongibles» c'est-à-dire que leur affectation, dans le cadre d'un programme n'est pas prédéterminée de manière rigide mais simplement prévisionnelle, voire indicative. «Les crédits de personnels peuvent abonder les crédits de biens et services, de transfert et d'investissement; Les crédits de biens et services ainsi que les crédits de transfert peuvent abonder les crédits d'investissement» Ainsi, dans un programme, les crédits prévisionnels destinés aux dépenses de personnel ne peuvent être majorés par d'autres crédits. Figure 2 :Exercice de la fongibilité des crédits (Source Stratégies de développement et finances publiques Note n 2 la rénovation des procédures budgétaires en zone UEMOA). Article 17 de la Directive 06/2009/CM/UEMOA Les crédits ouverts par les lois de finances sont constitués : de crédits de paiement, pour les dépenses de personnel, les acquisitions de biens et services et les dépenses de transfert ; d autorisations d engagement et de crédits de paiement, pour les dépenses d investissement et les contrats de partenariats publics-privés. Ainsi Les "autorisations de programme (AP)" sont remplacés par les "autorisations d'engagement (AE)" ; les autorisations d engagement (AE) correspondent à l engagement juridique de la dépense ; les crédits de paiement (CP) correspondent au paiement des dépenses engagées, une fois la prestation correspondante réalisée. La consommation des CP marque le dénouement de l engagement juridique. Les avancées marquées et la Nature des modifications à opérer et évaluer les besoins fonctionnelles et techniques Impact 5: l introduction de l exercice de la fongibilité des crédits au sein des programmes Recommandation 5.1 : définir et formaliser les règles de gestion pour mettre en œuvre l'exercice de la fongibilité des crédits ; Recommandation 5.2 : développer les traitements de contrôle des règles de fongibilité et les insérer dans le circuit d'approbation de la mise à disposition des crédits. Impact 6: la systématisation d un double suivi pour l ensemble des dépenses dans les applications informatiques Pour mieux cadrer ce besoin, il faut Recommandation 6.1 : définir et formaliser les règles de gestion de mise en œuvre de l exercice des AE et CP Recommandation 6.2 : développer les traitements de contrôle des règles de mise en œuvre de l exercice des AE et CP ; 11

12 IMPACT DES DIRECTIVES 07/2009/CM/UEMOA,09/2009 ET DES PROJETS DE DECRET PORTANT RGCP ET PCE une articulation budget et comptabilité dans les flux de la dépense Innovations induites par la nouvelle directive La nouvelle directive portant RGCP pose le principe de la constatation des droits et obligations. Le mode d enregistrement des opérations retenu par la nouvelle directive est fondé sur les dispositions de son article 6 : «les opérations budgétaires sont prises en compte au titre de l exercice auquel elles se rattachent, indépendamment de leur de décaissement». Les dépenses sont enregistrées au moment de la liquidation. Cette réforme rapproche davantage la comptabilisation des opérations budgétaires en comptabilité générale, du fait générateur. Figure 3 Articulation budget et comptabilité de l Etat (Source Comptabilisation en mode LOLF) Le décret portant plan comptable de l Etat et la Directive communautaire y relative définissent de nouvelles règles d enregistrement des dépenses budgétaires en (CGE) ; La réflexion des opérations budgétaires en comptabilité patrimoniale en fin de gestion est supprimée dans la nouvelle directive et les engagements de l État relatifs aux emprunts, dons, prêts, avances, garanties et avals, sont désormais suivis hors bilan dès leur naissance juridique Les avancées marquées et la Nature des modifications à opérer et évaluer les besoins fonctionnelles et techniques Impact 7 : une cohabitation de la comptabilité budgétaire et la comptabilité générale dans un système d information intégré La cohérence conceptuelle indiquée dans le schéma ci en face est d abord une cohérence chronologique des événements intervenant dans le processus de la dépense. Sa traduction en système comptable nécessite un système intégré qui assure un suivi cohérent d une opération de dépense dans ses différentes phases, c est le principe de la saisie unique qui s enrichit à mesure que les phases ultérieures interviennent. Recommandation 7.1 : Poursuivre le chantier d intégration du système d information pour une traduction des événements de gestion en comptabilité générale, comptabilité budgétaire et ceci sans ressaisie. Recommandation 7.2 : Prendre en compte dans les applications informatiques les nouvelles règles de comptabilisation des données de dépenses porteuses d éléments comptables 12

13 Impact n 1 : une refonte de la classification des dépenses dans les applications informatiques 3.2 Identification des applications impactées et des actions a mener ; Impact n 1 : une refonte de la classification des dépenses dans les applications informatiques Recommandation 1.1 : Procéder à une revue détaillée de la nomenclature utilisée par chaque application de gestion pour identifier les champs à supprimer, les champs à regrouper, les champs à remplacer et les champs à élargir Recommandation 1.2 : Rendre les segments de la classification budgétaire indépendants et non redondants pour faciliter un croisement matriciel des classifications. Etudes SIPIBE SIGFIP SUNKWE SICOPE MAKTOSS ASTER Interface Réseaux BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Comparaison des structures des nomenclatures Présentations des Tâches à réalisées (Etudes, Base de données, IHM ) SIPIBE 1) identifier, segmenter les classifications et adapter tous les fichiers de données et les modules qui concourent à l élaboration du budget : Sections budgétaires, Directions et les Services, Secteurs et les Unités Administratives, les Natures économiques, le code fonctionnel, destinations Budgétaires, l élaboration du budget, les virements de crédits; 2) Positionner les champs relatifs à la classification programmatique (mission, programme, action) dans les tables et objets dépendants et au niveau des écrans de saisie (Elaboration du budget, virement, etc..) SIGFiP : 1)Identifier et adapter les tables des classifications fonctionnelles, les classifications administratives 2) Positionner les champs relatifs à la classification programmatique (mission, programme, action) dans toutes les tables et objets dépendants (T_LIGNES_BUD_DEP, T_DEMANDES_ENGAG, etc.) ASTER : 1) Revoir et adapter les tables des imputations budgétaires en prévision et en exécution (FN_LIGNE_BUD_EXEC et FN_LIGNE_BUD_EXEC) et les différents types de lignes y relatif ; 2) Revoir et adapter les fichiers d interfaces ainsi que les tables FI_NOMBUD ; Positionner les champs relatifs à la classification programmatique (mission, programme, action) au niveau CAD MAKTOSS : 1) Revoir et adapter les tables des imputations budgétaires (T_IMPUT) ; 2) Intégrer les segments de la classification budgétaire SUNKWE Figure 4 : comparaison des classifications budgétaires 1) Revoir et adapter les tables des imputations budgétaires notamment T_Stru_Chap,T_Structures ; 2) Intégrer les segments de la classification budgétaire 13

14 3.2.2 Impact n 2 : Une modification de la méthodologie de répartition des crédits budgétaires selon les politiques publiques Impact n 2 : Une modification de la méthodologie de répartition des crédits budgétaires selon les politiques publiques Recommandation 2.1 : Affermir la budgétisation et la programmation pluri annuelle au niveau des ministères et des programmes budgétaires Recommandation 2.2 : Définir et implémenter le niveau d'information nécessaire aux travaux d'élaboration du budget Recommandation 2.3 : Adapter le cadre de saisie pour les utilisateurs pour la présentation et la répartition des crédits Etudes SIPIBE SIGFIP SUNKWE SICOPE MAKTOSS ASTER Interface Réseaux BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM x x x x x Encadré sur la programmation pluri annuelle Présentations des Tâches à réalisées (Etudes, Base de données, IHM ) SIPIBE : 1) Définir les éléments faisant l objet d une programmation ferme, non révisable les années suivantes et ceux faisant l objet d une programmation indicative, qui pourront être revus ; 2) Définir les règles d enchaînement des budgets ; 3) Définir le niveau d'information nécessaire aux travaux d'élaboration du budget ; 4) Adapter les structures des fichiers dans un cadre de préparation budgétaire pluriannuelle des programmes : a. Organisation de phases de cadrage, de programmation, d échanges itératifs entre les acteurs, puis de notification ; b. Possibilité de gérer plusieurs versions budgétaires et de réaliser des analyses pluriannuelles ; c. Possibilité de programmer sur des critères métiers (activités) en plus des critères budgétaires réglementaires. 5) Adapter le cadre de saisie pour les nouvelles présentations et la répartition des crédits ; 14

15 Impact n 3 : l introduction de la cartographie des programmes et de l organisation financière y relative Impact n 3 : l introduction de la cartographie des programmes et de l organisation financière y relative Figure 4 : Schéma d organisation financière Recommandation 3.1 : Définir les rôles et les profils respectifs des responsables de programme (RPROG) et les relais opérationnels (ROP) Recommandation 3.2 : Positionner dans la nomenclature les champs spécifiques identifiant la cartographie des programmes et la chaîne de responsabilité des crédits (RPROG, ROP) Recommandation 3.3 : Définir les règles de gestion de mise à disposition des crédits en précisant les acteurs, les règles de formalisation et de traçabilité des échanges, les règles d'approbation Recommandation 3.4 : Paramétrer et implémenter le workflow d'approbation et de mise à disposition des crédits. Etudes SIPIBE SIGFIP SUNKWE SICOPE MAKTOSS ASTER Interface Réseaux BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM x x x x x x x x x x x x x x x x x x Encadré sur la programmation pluri annuelle Présentations des Tâches à réalisées (Etudes, Base de données, IHM ) SIPIBE : 1) Paramétrer la table des profils et des droits des responsables de programme: aux fonctionnalités de l'outil, aux données, aux états de restitution ; 2) Assurer la segmentation d'un programme déclinant, sur un périmètre ou un territoire et sous l'autorité du responsable, les actions, les objectifs et les indicateurs du programme auquel il se rattache ; 3) Définir et réaliser l'interface de saisie des éléments complémentaires (données référentielles d'exécution) pour la cartographie ; SIGFIP : 1) Identifier l'ensemble des acteurs dans la gestion des BP et recenser les profils à définir ; 2) Paramétrer la table des profils et des droits: aux fonctionnalités de l'outil, aux données, aux états de restitution ; 3) Assurer la segmentation d'un programme déclinant, sur un périmètre ou un territoire et sous l'autorité du responsable, les actions, les activités budgétaires du programme auquel il se rattache ; 4) Définir et réaliser l'interface de restitution des données de traçabilité des échanges dans le schéma d organisation financière (Ex notification de crédits aux relais opérationnels); 5) Paramétrer le workflow d'approbation et de mise à disposition des crédits. SUNKWE : 1) Définir et formaliser les règles de gestion pour mettre en œuvre l'exercice du plafond d'emploi et formaliser un mode opératoire. 2) Définir et implémenter les spécifications des états de reporting nécessaires pour valider le plafond d'emploi. 15

16 3.2.4 Impact 4 : la nécessité de produire un reporting de plus en plus élaboré (le calcul des indicateurs les documents budgétaires et comptables qui accompagnent la loi de finances), et intégrant des informations gérées dans différents systèmes applicatifs. Etudes SIPIBE SIGFIP SUNKWE SICOPE MAKTOSS ASTER Interface Réseaux BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM Impact 4 :la nécessité Recommandation 4.3 : Mettre en place une solution de de produire un l infocentre ou un datawarehouse (prévoir des restitutions de reporting de plus en types multidimensionnelles et types transactionnelles) x X plus élaboré Présentations des Tâches à réalisées (Etudes, Base de données, IHM ) Projet de restitutions décisionnelles ou d Entrepôt de données à mettre en place 1) Maquetter l'ensemble des de reporting nécessaires aux lois de finances au contrôle et au suivi de la gestion budgétaire : DPBEP, DPPD, PAP ; 2) Maquetter l'ensemble des états de reporting nécessaires au contrôle et au suivi de la gestion budgétaire : RAP, suivi des dépenses ; 3) Maquetter l'ensemble des états opérationnels de reporting nécessaires au contrôle et au suivi de la gestion comptable ; 4) Maquetter l'ensemble des états opérationnels de reporting nécessaires au contrôle et au suivi des effectifs ; 5) Etablir les modes opératoires pour préciser le cas échéant, les règles de calcul des agrégats (ex : indicateurs de performance) ; 6) Mettre en place une solution de l infocentre ou un datawarehouse et intégrer ces demandes dans le périmètre du projet d'infocentre ; 7) Construire une plate forme d échanges de données entre systèmes informatiques qui devra être étendue aux autres systèmes (Santé, Education, etc ) ; 8) Assurer la disponibilité des infrastructures d interconnexion et leurs extensions à tous les acteurs inscrits dans le processus budgétaire. SIGFiP, ASTER, SUNKWE,ASTER (Restitutions transactionnelles): 1) Maquetter l'ensemble des états de reporting nécessaires au contrôle et au suivi de la gestion budgétaire; SIPIBE (Restitutions transactionnelles) : Figure 5 : projet infocentre 1) Maquetter l'ensemble des états de reporting nécessaires au suivi de la gestion budgétaire; 16

17 Impact 5: l introduction de l exercice de la fongibilité des crédits au sein des programmes Programme X Action 1 Action Impact 5: l introduction de l exercice de la fongibilité des crédits au sein des programmes x x la fongibilité des crédits Recommandation 5.2 : développer les traitements de contrôle des règles de fongibilité et les insérer dans le circuit d'approbation de la mise à disposition x x x x x x x x x x des crédits. Encadré sur l exercice de la fongibilité Présentations des Tâches à réalisées (Etudes, Base de données, IHM ) Personnel Fonctionnement Investissement Transfert SIPIBE : 1) définir et formaliser les règles de gestion pour mettre en œuvre l'exercice de la fongibilité des Action 3 SIGFiP : Action 4 Action n Recommandation 5.1 : définir et formaliser les règles de gestion pour mettre en œuvre l'exercice de Fongibilité symétrique Fongibilité asymétrique Etudes SIPIBE SIGFIP SUNKWE SICOPE MAKTOSS ASTER Interface Réseaux BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM crédits en précisant : - les axes sur lesquels la fongibilité doit s'appliquer (Programme, Action, etc ); - le mode opératoire pour évaluer l'application des règles, le circuit d'approbation et les états de reporting relatifs à la fongibilité des crédits. 2) développer les traitements de contrôle des règles de fongibilité 1) formaliser les règles de gestion pour mettre en œuvre l'exercice de la fongibilité des crédits en précisant : - les acteurs sur lesquels s'exercice la fongibilité; - les axes sur lesquels la fongibilité doit s'appliquer (Programme, Action, etc ); - le mode opératoire pour évaluer l'application des règles, le circuit d'approbation et les états de reporting relatifs à la fongibilité des crédits. 2) développer les traitements de contrôle des règles de fongibilité et les insérer dans le circuit d'approbation de la mise à disposition des crédits. ASTER : 1) implémenter les règles de gestion pour mettre en œuvre l'exercice de la fongibilité des crédits et les états de reporting relatifs à la fongibilité des crédits ; 2) développer les traitements de contrôle des règles de fongibilité ; 17

18 3.2.6 Impact 6: la systématisation d un double suivi pour l ensemble des dépenses dans les applications informatiques Impact 6: la systématisation d un double suivi pour l ensemble des dépenses dans les applications informatiques Recommandation 6.1 : définir et formaliser les règles de gestion de mise en œuvre de l exercice des AE et CP Recommandation 6.2 : développer les traitements de contrôle des règles de mise en œuvre de l exercice des AE et CP ; Etudes SIPIBE SIGFIP SUNKWE SICOPE MAKTOSS ASTER Interface Réseau x BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM x x x x x x x Figure 6 :Illustration de règle de consommation des AE et CP Règles de gestion à définir et principaux Fichiers et Tables concernées et les IHM SIGFIP : 1) définir et formaliser les règles de gestion de mise en œuvre de l exercice des AE et CP en précisant : o le mode de consommation des AE et le mode de consommation des CP ; o le mode de transition vers le système AE-CP ; o ses interactions dans l exercice de la fongibilité des crédits. 2) développer les traitements de contrôle des règles de mise en œuvre de l exercice des AE et CP ; 3) Développer des états de suivi des crédits en AE et en CP selon le nouveau référentiel ; 4) Adapter les écrans de saisie et consultation des consommations budgétaires (Modules ENGAGEMENT, LIQUIDATION,ORDONNANCEMENT, PEC/MER,etc..) ASTER : 1) Implémenter les règles de gestion de mise en œuvre de l exercice des AE et CP en précisant le mode de consommation des AE et le mode de consommation des CP ; 2) développer les traitements de contrôle des règles de mise en œuvre de l exercice des AE et CP ; 3) développer des états de suivi des crédits en AE et en CP selon le nouveau référentiel 4) Adapter les écrans de consultation des consommations budgétaires 5) Revoir les fichiers d interface FI_ORDONNANCES et les modules d ECHANGE et le module CAD SIPIBE ; 1)Définir et formaliser les règles de gestion de mise en œuvre de l exercice des AE et CP en précisant sa prise en compte dans le système d autorisation annuelle et de gestion pluriannuelle ; 2) Développer des états de suivi des crédits en AE et en CP selon le nouveau référentiel ; 3) Adapter les écrans de saisie des AE/CP consultation des consommations budgétaires (Budget Général, Budgets annexes et CST, collectif budgétaire, transferts et virement de crédits 18

19 3.2.7 Impact 7 : une cohabitation de la comptabilité budgétaire et la comptabilité générale dans un système d information intégré Etudes SIPIBE SIGFIP SUNKWE SICOPE MAKTOSS ASTER Interface Réseaux BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM Impact 7 : une Recommandation 7.1 : Poursuivre le chantier cohabitation de la d intégration du système d information pour une comptabilité budgétaire traduction des événements de gestion en x x x x x x x et la comptabilité comptabilité générale, comptabilité budgétaire et ceci générale dans un sans ressaisie. système d information Recommandation 7.2 : Prendre en compte dans les intégré applications informatiques les nouvelles règles de comptabilisation des données de dépenses x x x x x x x porteuses d éléments comptables Illustration de l articulation entre le budget et la comptabilité générale Règles de gestion et principaux tables et fichiers concernés Interface SIGFiP-ASTER, MAKTOSS SIGFiP 1) Définir les règles d articulation entre la NBE et le PCE relativement dans les différents flux de dépenses ; 2) implémenter les règles d imputation automatique dans les comptabilités budgétaire et comptable et des centralisations de des écritures en temps réel. SIGFIP : 1) Définir les éléments déclencheurs qui assurent un suivi cohérent en comptabilité générale d une opération de dépense dans ses différentes phases ; 2) Implémenter les règles de déclenchement d imputabilité pour comptabiliser les flux en droits constatés. MAKTOSS : 1) Définir les éléments déclencheurs qui assurent un suivi cohérent en comptabilité générale d une opération de dépense dans ses différentes phases ; 2) Implémenter les règles d imputabilité pour comptabiliser les flux en droits constatés ASTER : 1) Formaliser les spécifications fonctionnelles pour comptabiliser les flux en droits constatés et directement dans les Figure 6 : Comptabilisation Budgétaire et comptabilité générale d une opération de dépense dans ses différentes phases comptes 6xx et 7xx ; 2) Définir les nouveaux fichiers d interface (FI_LIQUIDATION) et mettre à jour ceux existants (FI_ORDONNANCES) ; L enregistrement des dépenses doit par ailleurs se faire en deux temps la constatation de la dette 3) Adapter la table de paramétrage des écritures comptables pour prendre en compte ces nouvelles règles de de l Etat au moment de l engagement (Débit d un compte 6xx Crédit d un compte 4xx) et gestion ; l enregistrement de l apurement de la dette au moment du décaissement (Débit d un compte 4xx 4) Implémenter les spécifications fonctionnelles pour comptabiliser les flux en droits constatés et directement dans Crédit d un compte de règlement). Par ailleurs, l information comptable disponible dans ASTER les comptes 6xx et 7xx ; doit permettre des restitutions sur l axe du Programme et de l Action. L outil ASTER devra donc, 5) Adapter les modules d ECHANGE et CAD ; dans l intégration des données issues du SIGFiP, SUNKWE, SICOPE, SIPIBE récupérer les 6) Implémenter les données spécifiques à la gestion des BP comme niveau d'agrégation des écritures comptables éléments de codification ad hoc (valeur du Programme et valeur de l Action notamment). (Programme, Action, Sous-action) ; 19

20 3.3 Récapitulatif des activités à mener par application pour une mise en œuvre de la NBCE Au niveau des études conceptuelles à mener Au niveau Base de données Au niveau Interface homme machine SIPIBE 1. Identifier et segmenter les classifications qui concourent à l élaboration du budget : Sections budgétaires, Directions et les Services, Secteurs et les Unités Administratives, les Natures économiques, le code fonctionnel, destinations Budgétaires, l élaboration du budget, les virements de crédits; 2. Définir les éléments faisant l objet d une programmation ferme, non révisable les années suivantes et ceux faisant l objet d une programmation indicative, qui pourront être revus ; 3. Définir les règles d enchaînement des budgets d une année à une autre ; 4. Définir le niveau d'information nécessaire aux travaux d'élaboration du budget ; 5. Définir l'interface de saisie des éléments complémentaires (données référentielles d'exécution) pour la cartographie ; 6. définir et formaliser les règles de gestion pour mettre en œuvre l'exercice de la fongibilité des crédits en précisant : a. les axes sur lesquels la fongibilité doit s'appliquer (Programme, Action, etc ); b. le mode opératoire pour évaluer l'application des règles, le circuit d'approbation et les états de reporting relatifs à la fongibilité des crédits. 7. Définir et formaliser les règles de gestion de mise en œuvre de l exercice des AE et CP en précisant sa prise en compte dans le système d autorisation annuelle et de gestion pluriannuelle ; 1. Adapter tous les fichiers de données qui concourent à l élaboration du budget : Sections budgétaires, Directions et les Services, Secteurs et les Unités Administratives, les Natures économiques, le code fonctionnel, destinations Budgétaires, l élaboration du budget, les virements de crédits; 2. Positionner les champs relatifs à la classification programmatique (mission, programme, action) dans les tables et objets dépendants ; 3. Adapter les structures des fichiers dans un cadre de préparation budgétaire pluriannuelle des programmes : a. Organisation de phases de cadrage, de programmation, d échanges itératifs entre les acteurs, puis de notification ; b. Possibilité de gérer plusieurs versions budgétaires et de réaliser des analyses pluriannuelles ; c. Possibilité de programmer sur des critères métiers (activités) en plus des critères budgétaires réglementaires d. Système AE-CP 4. Paramétrer la table des profils et des droits des responsables de programme: aux fonctionnalités de l'outil, aux données, aux états de restitution ; 5. Assurer la segmentation d'un programme déclinant, sur un périmètre ou un territoire et sous l'autorité du responsable, les actions, les objectifs et les indicateurs du programme auquel il se rattache (cartographie des programmes); 6. Développer les traitements de contrôle des règles de fongibilité ; 7. Implémenter les règles de gestion de mise en œuvre de l exercice des AE et CP en précisant sa prise en compte dans le système d autorisation annuelle et de gestion pluriannuelle 1. adapter tous les modules qui concourent à l élaboration du budget : Sections budgétaires, Directions et les Services, Secteurs et les Unités Administratives, les Natures économiques, le code fonctionnel, destinations Budgétaires, l élaboration du budget, les virements de crédits; 2. Positionner les champs relatifs à la classification programmatique ( mission, programme, action) au niveau des écrans de saisie et de consultation des modules (Elaboration du budget, virement, etc..) ; 3. Adapter le cadre de saisie pour les nouvelles présentations et la répartition des crédits ; 4. Réaliser l'interface de saisie des éléments complémentaires (données référentielles d'exécution) pour la cartographie des ; 5. Développer l ensemble des états de suivi des crédits en AE et en CP selon le nouveau référentiel et l'ensemble des états de reporting nécessaires au suivi de la gestion budgétaire 6. Adapter les écrans de saisie des AE/CP consultation des consommations budgétaires (Budget Général, Budgets annexes et CST, collectif budgétaire, transferts et virement de crédits ; 20

21 SIGFIP Au niveau des études conceptuelles à mener Au niveau Base de données Au niveau Interface homme machine et reporting 1. Identifier et segmenter les nouvelles classifications fonctionnelles, les classifications administratives 2. Identifier l'ensemble des acteurs dans la gestion des BP et recenser les profils à définir ; 3. Assurer la segmentation d'un programme déclinant, sur un périmètre ou un territoire et sous l'autorité du responsable, les actions, les activités budgétaires du programme auquel il se rattache ; 4. Définir les règles de traçabilité des échanges dans le schéma d organisation financière ; 5. formaliser les règles de gestion pour mettre en œuvre l'exercice de la fongibilité des crédits en précisant : a. les acteurs sur lesquels s'exercice la fongibilité; b. les axes sur lesquels la fongibilité doit s'appliquer (Programme, Action, etc ); c. le mode opératoire pour évaluer l'application des règles, le circuit d'approbation et les états de reporting relatifs à la fongibilité des crédits. 6. définir et formaliser les règles de gestion de mise en œuvre de l exercice des AE et CP en précisant : a. le mode de consommation des AE et le mode de consommation des CP ; b. le mode de transition vers le système AE-CP ; c. ses interactions dans l exercice de la fongibilité des crédits. 7. Définir les éléments déclencheurs qui assurent un suivi cohérent en comptabilité générale d une opération de dépense dans ses différentes phases ; 1. Adapter les tables et les objets relatives aux nouvelles classifications fonctionnelles, les classifications administratives ; 2. Paramétrer la table des profils et des droits des acteurs impliqués dans les BP; 3. Positionner les champs relatifs à la classification programmatique (mission, programme, action) dans toutes les tables (T_LIGNES_BUD_DEP, T_DEMANDES_ENGAG, T_MANDATS, T_IMAGES_MANDATS, T_ORDRE_PAIEMENT, T_ORDRE_PAIEMENT, etc.) et objets dépendants (fonctions, procédures) ; 4. implémenter le workflow d'approbation et de mise à disposition des crédits ; 5. Veiller à cohérence des règles de fongibilité et les traitements de contrôle y relatifd et les insérer dans le circuit d'approbation de la mise à disposition des crédits. 6. Veiller à cohérence des règles de mise en œuvre de l exercice des AE et CP et les traitements de contrôle y relatif; 7. Intégrer les correspondances budgétaro-comptables ; 8. Implémenter les règles de déclenchement d imputabilité pour comptabiliser les flux en droits constatés. 1. Adapter les IHM (Saisie d une demande d engagement, saisie d une demande de liquidation, consultation des lignes budgétaires) liées des classifications fonctionnelles, les classifications administratives, les classifications programmatiques ; 2. Développer l'ensemble des états de reporting nécessaires au suivi de la gestion budgétaire ; 3. Paramétrer la table des profils et des droits: aux fonctionnalités de l'outil, aux données, aux états de restitution ; 4. Réaliser les interfaces pour assurer la segmentation d'un programme déclinant, sur un périmètre ou un territoire et sous l'autorité du responsable, les actions, les activités budgétaires du programme auquel il se rattache ; 5. Définir et réaliser l'interface de restitution des données de traçabilité des échanges dans le schéma d organisation financière (Ex notification de crédits aux relais opérationnels); 6. Paramétrer le workflow d'approbation et de mise à disposition des crédits ; 7. Développer les traitements de contrôle des règles de fongibilité ainsi que les états de reporting associés ; 8. Développer les traitements de contrôle des règles de l exercice des AE-CP et des états de suivi des crédits en AE et en CP selon le nouveau référentiel ; 9. Adapter les écrans de saisie et consultation des consommations budgétaires ( Modules ENGAGEMENT, LIQUIDATION,ORDONNANCEMENT, PEC/MER,etc.. ) en AE et en CP selon le nouveau référentiel ; 10. Développer des interfaces et des états de suivi d une opération de dépense dans ses différentes phases. 21

22 SUNKWE Au niveau des études conceptuelles à mener Au niveau Base de données Au niveau Interface homme machine 1. Identifier les structures référençant les imputations 1. Adapter les structures référençant les imputations budgétaires 1. Adapter les IHM et les états de reporting référençant budgétaires notamment T_Stru_Chap, T_Structures et notamment T_Stru_Chap, T_Structures et tous les tous les objets les imputations budgétaires notamment tous les tous les objets dépendants ; dépendants selon la nouvelle classification ; T_Stru_Chap, T_Structures et tous les tous les 2. Intégrer les segments de la classification budgétaire ; 2. Implémenter les règles de gestion pour mettre en œuvre l'exercice objets dépendants selon la nouvelle classification ; du plafond d'emploi et implémenter le mode opératoire. 3. Définir et formaliser les règles de gestion pour mettre en œuvre l'exercice du plafond d'emploi et formaliser un mode opératoire. 4. Définir les spécifications des états de reporting nécessaires pour valider le plafond d'emploi. 2. Adapter les IHM et les états de reporting pour l exercice des plafonds d emploi selon la nouvelle classification ; MAKTOSS Au niveau des études conceptuelles à mener Au niveau Base de données Au niveau Interface homme machine 1. Intégrer les segments de la classification budgétaire ; 1. Positionner les classifications administrative, fonctionnelle, programmatique et économique ; 2. Définir les éléments déclencheurs qui assurent un suivi cohérent en comptabilité générale d une opération de dépense dans ses différentes phases ; 2. Adapter les structures référençant les imputations budgétaires notamment T_INTSIGMAT et tous les tous les objets dépendants (TITRES, vb_intsigmat, T_Intsigmat_local, FEN_INTMATSIG) ainsi que les procédures Interface_matkoss_sigfip_paiement ; 3. Implémenter les règles d imputabilité pour comptabiliser les flux en droits constatés. 1. Adapter l écran référençant la nomenclature budgétaire notamment (FEN_INTMATSIG) ; 2. Adapter les états de reporting nécessaires notamment Etat_Titre_Par_Etape_Par_Nature, Titres par nature économique de dépense ; 3. Développer les nouveaux états de suivi budgétaire 22