SOLUTION DE FAX EN MODE CLOUD ET LE PAPIER DEVIENT ET LE SERVEUR DEVIENT NUAGE SOLUTION PROFESSIONNELLE

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1 SOLUTION DE FAX EN MODE CLOUD ET LE PAPIER DEVIENT ET LE SERVEUR DEVIENT NUAGE SOLUTION PROFESSIONNELLE FAX TO MAIL MAIL TO FAX FAX ÉLECTRONIQUE FAX DÉMATÉRIALISÉ MAIL TO SMS SIMPLICITÉ RAPIDITÉ AGILITÉ PRODUCTIVITÉ ÉCONOMIES SÉCURITÉ SÉRÉNITÉ...

2 C EST SIMPLE, C EST MODERNE, C EST DU FAX PAR EN MODE "CLOUD" Avec FAXBIS......VOUS CONSERVEZ VOS NUMÉROS DE FAX...VOUS CONSERVEZ LES AVANTAGES DU FAX continuité des échanges avec les interlocuteurs qui l utilisent régulièrement certitude de la bonne réception caractère d importance et d urgence...vous ÉLIMINEZ LES CONTRAINTES LIÉES À VOTRE SOLUTION ACTUELLE Fax traditionnel Serveur de fax Solution de fax en mode Cloud concurrent Suppression du papier Suppression du matériel dédié Plus de temps perdu / meilleure productivité Plus d archivage physique Sécurisation et continuité des échanges Suppression des abonnements téléphoniques liés au fax Suppression des problématiques liées à la dispersion géographique (organisation multi-sites) Suppression des contraintes techniques (Fax sur IP, migration des outils dans le Cloud type Office 365 ) Suppression de la totalité de l infrastructure fax et des problématiques liées à la maintenance Facturation uniquement sur le nombre de pages fax envoyées et reçues, non sur le nombre d utilisateurs Fax transférés non facturés Suivi des consommations parfaitement clair et accessible depuis l interface Web Service clients composé d experts localisé à Lyon, à proximité des développeurs de la solution.

3 PRINCIPE Avec une simple connexion Internet, FAXBIS vous permet d envoyer et de recevoir vos fax comme des s les documents à faxer étant placés en pièces jointes. Vous pouvez également utiliser vos multifonctions pour gérer vos envois avec la fonction . La plateforme FAXBIS, connectée au réseau téléphonique, réceptionne l , le convertit en fax et se charge de l acheminer de façon complètement transparente pour votre contact qui le reçoit sur sa machine habituelle. Vous disposez d une interface Web sécurisée et simple d utilisation pour le suivi, l administration du service et l accès aux archives de tous les fax en émission et réception.

4 ENVOIS : 1 PAR depuis un poste de travail ou un terminal mobile. FONCTIONNEMENT DES ENVOI & RÉCEPTIONS Le message saisi dans le corps du mail apparaîtra sur la page de garde et les documents à faxer sont placés en pièce-jointe. L adresse du destinataire est saisie sous cette forme pour permettre à FAXBIS d identifier le numéro : [numéro de fax]@faxbis.com. L expéditeur reçoit l accusé de réception par également. 2 DEPUIS UN MULTIFONCTION doté d une fonctionnalité d'envoi d' ... RÉCEPTION : Les fax parviennent directement dans la boîte du ou des utilisateurs associés au numéro de fax. La première page du fax apparaît directement dans le corps du mail et l ensemble des pages sont compilées dans un même fichier PDF placé en pièce jointe....type ecopy, ifax ou scan2mail. La machine étant connectée en IP au réseau, ce mode d envoi ne nécessite ni carte fax, ni ligne téléphonique. Avec ecopy, l utilisateur identifié reçoit l accusé de réception directement dans sa propre boîte . 3 DEPUIS UNE APP LICATION MÉTIER, de manière automatisée. Afin de l ouvrir au fax, FAXBIS peut s intégrer à tout applicatif métier (ERP, SAP, AS/400, CRM, GPAO...) par la mise en place d un webservice, de l API Web ou de l interface FTP. Certaines spécificités peuvent nécessiter la mise en place d une passerelle (gateway) potentiellement virtualisable. Pour ne pas changer vos habitudes, Les envois sur certains numéros sélectionnés peuvent être imprimés sur un ou plusieurs multifonctions. Tous les fax entrants et sortants sont archivés automatiquement sur la plateforme FAXBIS et sont accessibles, en quelques clics, depuis l interface Web faxbis.com pendant 12 mois.

5 AVEC FAXBIS VOUS NE CONSERVEZ QUE L ESSENTIEL : VOS NUMÉROS Développé par un éditeur également opérateur télécom, FAXBIS s accompagne d un service de portabilité très efficace. La prestation est assurée par une personne dédiée qui s appuie sur un outil de suivi développé spécifiquement pour gérer les portabilités et une interface direct opérateur permettant d optimiser les échanges. Il n y a ainsi aucune interruption de service lors du remplacement de votre installation par FAXBIS. FAXBIS.COM: L'INTERFACE D'ADMINISTRATION FAXBIS présente une interface Web sécurisée et accessible par l administrateur et les utilisateurs. Une fois connectés, les utilisateurs ont accès aux archives de tous leurs fax envoyés et reçus. Ils peuvent visualiser les statuts d émission (OK ou erreur), télécharger ou imprimer le fax et l accusé d émission au format PDF, renvoyer un fax en erreur, exporter la liste des fax au format Excel L administrateur possède des droits élargis lui permettant de piloter le service (création des utilisateurs, association des numéros avec les utilisateurs ou groupe d utilisateurs, gestion des droits )

6 MISE EN PLACE RAPIDE ET EN DOUCEUR UN CHANGEMENT RAPIDEMENT DIGÉRÉ S il modifie complètement la manière dont vous gérez actuellement vos fax, le déploiement de FAXBIS ne provoque aucune coupure de service et, par sa simplicité et son principe basé sur l , il rentre très rapidement dans les habitudes de travail de l ensemble des collaborateurs qui l utilisent. FAXBIS SÉCURISE VOS FAX DANS LE CLOUD FAXBIS est une solution SaaS (Software As A Service). Les fax sont donc archivés dans le Cloud. Développé et géré par un spécialiste de l hébergement et des serveurs de fax depuis 30 ans, FAXBIS vous garantit un très haut niveau de sécurité. La continuité de service est également garantie par le fait que la portabilité de vos numéros est assurée directement par l équipe FAXBIS, des professionnels rôdés à l exercice et équipés d un logiciel de suivi dédié. LE FAX SE FAIT OUBLIER Côté service informatique ou services généraux, l adoption de FAXBIS est surtout synonyme de suppression du matériel et de certains postes de coûts ce qui permet de dégager des économies et de s inscrire dans une démarche "écologique" : Plus de ligne ni d abonnement téléphonique Plus de matériel spécifique à maintenir Plus de consommables (papier, toner) à acheter, à remplacer et à recycler Plus d archivage physique des fax ce qui permet de gagner de la place et de travailler dans un environnement de travail plus net. Pilotage de l ensemble du service et archivage depuis l interface Web faxbis.com UTILISATEURS, NUMÉROS ET ASSOCIATIONS Pour un utilisateur, accéder au service FAXBIS nécessite : de posséder une adresse valide d avoir été inscrit avec cet sur faxbis.com par l administrateur d avoir été associé à un ou plusieurs numéros sur faxbis. com par l administrateur Dans le cas d un grand nombre d utilisateurs, l administrateur peut importer une liste préparée préalablement et enregistrée au format.xls ou.xlsx Vous profitez de tous les avantages du Cloud en toute sérénité : Système redondant assurant la continuité du service. Utilisation du service en mobilité depuis tout terminal mobile bénéficiant d une connexion Internet et d un accès à sa messagerie. Aucun matériel à déployer et à maintenir Aucune limitation du nombre de fax envoyés et reçus simultanément. Rapidité des envois Archivage des fax au format PDF pendant 1 ans (accessible depuis faxbis.com) FAXBIS peut également être synchronisé avec votre annuaire. Dans tous les cas, avec FAXBIS il n existe pas de licence utilisateur. L inscription d une nouvelle personne n entraîne pas de coût supplémentaire.

7 SITUATIONS PROPICES À FAXBIS ORGANISATION MULTI-SITES Un fax traditionnel par site? Plusieurs serveurs de fax répartis sur différents sites? Un seul serveur central pour tous les sites? Quelles connexions réseaux? Serveur Citrix? VPN? Quid de la consommation de bande passante? Avec FAXBIS, en tant que service externalisé, vous ne vous posez plus ces questions. MIGRATION VERS OFFICE 365 OU GMAIL FOR BUSINESS Dans ce cas, il est impossible d intégrer un connecteur entre un serveur de fax et la messagerie. FAXBIS se positionne en solution idéale pour accompagner cette stratégie de migration dans le Cloud puisqu elle s intègre avec tout type de messagerie y compris les webmail. POUR LES PETITES ORGANISATIONS SANS SERVICE INFORMATIQUE ET TÉLÉCOM Souscrire à FAXBIS ne nécessite aucune compétence informatique ni télécom. La solution est donc particulièrement adaptée aux petites structures qui ont besoin d un service fax professionnel mais qui n ont pas les compétences, le temps ou les ressources pour le gérer. POUR RÉPONDRE AUX CONTRAINTES DE MOBILITÉ Certaines activités nécessitent d aller toujours plus vite, d être toujours plus réactif. Avec FAXBIS, vous recevez vos fax sur votre smartphone ou votre tablette quel que soit l endroit où vous vous trouvez. Vous pouvez alors réagir immédiatement et lancer les actions en conséquence.

8 BÉNÉFICES SIMPLICITÉ & CONFORT DE TRAVAIL Je faxe comme je maile. Cette simplicité de fonctionnement rend son appropriation très rapide. FAXBIS rentre quasi-immédiatement dans les habitudes de travail de tous les utilisateurs. Plus de feuilles volantes, de dossiers qui s empilent sur le bureau, finis les déplacements intempestifs à la machine et le son désagréable de la porteuse. TRAÇABILITÉ Tous les messages étant envoyés, reçus et archivés au format électronique, y compris les rapports de transmission, il n y a aucun risque de perte d un document. Chaque fax est enregistré avec les informations du destinataire ou de l expéditeur, l objet, la date et l heure d émission ou réception ce qui rend le désarchivage très rapide. PRODUCTIVITÉ & PERFORMANCE Plus de déplacement à la machine fax, pas de papier à charger ni toner à remplacer, pas de panne, pas de maintenance à effectuer, des envois très rapides, votre fax n est jamais occupé, vous recevez tous vos documents immédiatement, sans délais. ÉCONOMIES Les coûts directs ainsi que les nombreux coûts cachés liés au fax sont fortement réduits voire supprimés par la mise en place de FAXBIS. Au-delà de l abonnement FAXBIS et des consommations de crédits, vous dégagez des économies substantielles. PLUS DE PAPIER Plus de risque de perte des documents, des bureaux dégagés, des armoires d archives qui tendent à disparaître, des économies réalisées sur l achat des ramettes, une entreprise plus «verte» une entreprise plus verte. SÉRÉNITÉ FAXBIS remplace votre solution de fax sans interruption de service pour s installer très rapidement dans les habitudes de travail. Vous n avez plus de matériel à maintenir et l infrastructure FAXBIS bénéficie d une sécurisation maximum garantissant la confidentialité de vos données et la continuité du service. Idéal dans le cadre de plans de reprise d activité (PRA) ou continuité d activité (PCA). MOBILITÉ Avec votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur portable, vos s vous suivent partout. Avec FAXBIS, vos fax aussi!

9 DE FAXBIS À SMSBIS IL N Y A QU UN PAS Avec votre abonnement FAXBIS, vous pouvez souscrire l option SMS dénommée SMSBIS. De la même manière que pour le fax, vous créez un et saisissez le destinataire en respectant la forme numéro-de-mobile-dudestinataire@ smsbis.com et le message dans le corps du mail. Votre destinataire a la possibilité de répondre à l expéditeur. Ce dernier reçoit alors la réponse par . Vous pouvez envoyer des SMS longs (plus de 160 caractères). Avec SMSBIS, vous pouvez ouvrir vos applications métiers au SMS par la mise en place d un webservice.

10 TABLEAU RÉCAPITULATIF FONCTIONNALITÉS UTILISATEUR Envoi des fax Envoyer des fax depuis un multifonction Génération de la page de garde Composition de la page de garde Rapport de transmission et notification fax en erreur Réception des fax Envoi de SMS Envoi de SMS longs Réponses SMS Par en respectant la forme [numéro de fax du au niveau du champ destinataire avec les fonctions ifax, ecopy, Uniflow, scan to mail Automatique. Plusieurs modèles de pages de garde peuvent être gérées par l administrateur. Informations tirées du profil de l expéditeur et du destinataire (couplage Active Directory possible) Date et heure de l envoi, nombre de pages, sujet (objet du mail), message (texte saisi dans le corps de l ) Reçus directement par dans la boîte de l expéditeur et visibles directement dans le corps du mail. Impression automatique possible sur un multifonction avec fax miniature Par . Prévisualisation directe dans le corps du mail. Documents attachés en pièces jointes (format PDF ou TIFF) Impression automatique possible sur un multifonction avec fax miniature. Souscription à un pack de crédits SMS nécessaire (voir tableau Fonctionnement du service) jusqu à 980 caractères (équivalent de 7 SMS).. La réponse est reçue par . Depuis l interface Web faxbis.com Consultation des fax et SMS émis et reçus Consultation, téléchargement et impression de la page de garde, des documents associés (PDF ou TIFF) et du rapport de transmission Durée d archivage : 1 an Export de la liste au format xls. Langue de l interface faxbis. com Français, anglais FONCTIONNALITÉS ADMINISTRATEUR Consultation des fax émis et reçus Gestion des abonnements et crédits Gestion des utilisateurs et groupes d utilisateurs Gestion des multifonctions Gestion des numéros Gestion des droits et paramètres Statistiques Consultation de la liste complète ou utilisateur par utilisateur. Export de la liste au format xls, Consultation des crédits consommés pour chaque message.v Ajout ou renouvellement d abonnement, souscription de packs de crédits Créations (imports de listes au format xls possibles), suppressions, modifications, associations Ajouts, suppressions, modifications des multifonctions associés à un compte fax Ajout de numéros, associations des numéros aux différents utilisateurs, Demande de portabilités des numéros vers FAXBIS Administration des droits de chaque utilisateur, option d affichage de l interface faxbis.com Visualisation des émissions et réceptions sur une courbe. Exports des listes d émissions et réceptions afin de réaliser des reportings.

11 HÉBERGEMENT / SÉCURITÉ SERVICES AVANCÉS Hébergement redondant API Webservice Nombre de data centers 2 Interface FTP Localisation des data centers Lyon (France) Passerelle locale (gateway) Matériel Dell Synchronisation annuaire Cryptage Protocole SMTP/TLS SAP (RFC) Sécurité interface Web Protocole HTTPS Connexion VPN OCR (Optical Character Recognition) SERVICE CLIENT COMPATIBILITÉ Localisation Lyon, France Horaires 8h - 19h du lundi au vendredi - Option 24/7 Langues Français, anglais Clients de messagerie Navigateurs Web Outlook, Lotus Notes, SMTP/POP3, webmail, smartphone, tablette... Internet Explorer 7 et versions suivantes, Firefox, Chrome, Safari; Opéra... FONCTIONNEMENT DU SERVICE Formule Abonnements annuels au service + packs de crédits prépayés Type d abonnements ACCESS PREMIUM BUSINESS l accès au service 1 numéro de fax géographique français 500 crédits fax l accès au service 10 numéros de fax géographiques français crédits fax l accès au service 50 numéros de fax géographiques français crédits fax Durées d abonnement 1 an / 2 ans / 3 ans / 4 ans / 5 ans Ajout de numéros Option annuelle pour 1 numéro / Pack annuel pour 5 numéros Abonnement obligatoire. Portabilité numéro(s) Option pour la portabilité d un numéro / Pack de 10 numéros à portés Valable pour la portabilité de numéros géographiques français (préfix 01, 02, 03, 04 ou 05) Packs de crédits fax / / / / / / crédits 1 page envoyée en France métropolitaine ou une tranche de communication de 60 secondes (complète ou incomplète). Une page reçue = 0,33 crédits fax Les crédits non utilisés à la fin de la durée d abonnement sont reportés l année suivante à condition de souscrire à un nouvel abonnement. Packs de crédits SMS / crédits 1 crédit SMS = 1 x SMS de 160 caractères envoyé en France métropolitaine, remise assurée, accusé de réception. Les crédits non utilisés à la fin de la durée d abonnement sont reportés l année suivante à condition de souscrire à un nouvel abonnement. Options Création de page(s) de garde fax. Formation à distance de 4 heures (par téléphone), sur rendez-vous

12 NOTES Canon France S.A. 17 quai du Président Paul Doumer Courbevoie Cedex Tél : canon.fr