GUIDE D UTILISATION «SAISIE NOTE DE FRAIS»

Transcription

1 GUIDE D UTILISATION «SAISIE NOTE DE FRAIS» CarlaMaestro est une solution de CarlaBella - 1 -

2 SOMMAIRE Sommaire 1. INTRODUCTION SAISIE ET SUIVI D UNE NOTE DE FRAIS... 6 A SAISIE D UNE NOTE DE FRAIS ) Saisie de frais... 7 B DEFINITION DES ICÔNES ) Description de la barre d icônes ) Description des icônes situés sur chaque ligne de frais... 8 C Cas particuliers ) Invitations ) Indemnités kilométriques D REMISE DE LA NOTE DE FRAIS AU CONTRÔLE E SUIVI D UNE NOTE DE FRAIS MES DONNEES ENVOI DES PIECES JUSTIFICATIVES PAR COURRIER

3 1. INTRODUCTION La connexion à l application se situe sur le site de la Fédération Française de Judo : INFO Domaine : FFJ Utilisateur : votre code login (ou code de connexion) Mot de passe : votre mot de passe (il vous sera demandé de le modifier lors de votre première connexion) - 3 -

4 PROCEDURE Si vous ne vous êtes jamais connectés et que vous ne faites pas partis du personnel fédéral, vous pouvez faire une demande d inscription en cliquant sur le bouton. Dans ce cas, vous obtenez le formulaire suivant : Renseignez obligatoirement les éléments suivants : Nom Prénom Date de naissance Service : JUDO JUJITSU KENDO Téléphone Téléphone portable Nom banque : nom de votre banque pour les remboursements par virement de vos notes de frais BIC + IBAN ou RIB La raison de l inscription : Exemple : Athlète judo ou jujitsu ou kendo Arbitre ou commissaire sportif pour évènements sportifs Représentant de ligue, comité ou AND Juge ET, formateur EFJJ Conseiller technique, conseiller technique fédéral, DTN Médecin, kinésithérapeute Intervenant (mettre pour quelle mission) Membre de commission (quel type de commission) Evaluateur, membre de la commission d arbitrage Etc Valider votre inscription en cliquant sur le bouton : Remettre Vous recevrez par vos codes utilisateur et mot de passe après acceptation de votre inscription

5 INFO Si vous vous êtes précédemment connectés mais que vous avez oublié votre mot de passe : renseignez le domaine, et votre code utilisateur puis cliquez sur le lien «mot de passe oublié». Vous recevrez alors votre mot de passe par . Si vous ne recevez pas d , veuillez contacter votre gestionnaire de frais au PROCEDURE DU MOT DE PASSE POUR LA CONNEXION A CARLA BELLA Cliquez sur l onglet. Lors de la première connexion, l écran suivant apparaît afin de permettre la modification de votre mot de passe : Saisissez l ancien mot de passe, puis 2 fois le nouveau mot de passe que vous choisissez librement et cliquez sur pour valider le changement. Le message «Votre mot de passe a été changé» apparaît. Par la suite, le mot de passe pourra être changé en accédant à : Mes données / Nouveau mot de passe. Remarque : Chaque utilisateur peut mémoriser l écran d accueil sur lequel il souhaite arriver à chaque fois qu il se connecte. Pour cela, cliquez sur (en haut à droite de l écran). 2 autres boutons apparaissent en haut à droite de l écran : : Permet d accéder à l aide en ligne (téléchargement du guide utilisateur PDF) : Permet de se déconnecter et quitter l application Remarque : Les pages de l application sont des pages dynamiques, aussi les boutons «Retour» et «Suivant» du navigateur ne sont pas opérationnels

6 Vous devez naviguer dans l application en utilisant les menus et les boutons des menus «Ok», «Annuler», ou la flèche bleue lorsqu elle est présente ( ). 2. SAISIE ET SUIVI D UNE NOTE DE FRAIS A SAISIE D UNE NOTE DE FRAIS Cliquez sur le menu Saisie Note de Frais afin d accéder à l écran de saisie d une note de frais. A partir de cet écran, vous pouvez maintenant saisir votre note de frais. Description des champs du cadre «Type de Note» : - Type de Note : correspond aux différents modèles de notes de frais que vous pouvez créer : o o o o o JUDO correspond aux notes de frais faites dans le cadre d événements liés à l activité JUDO/JUJITSU KENDO correspond aux notes de frais faites dans le cadre d événements liés à l activité KENDO MENSUEL Correspond aux notes de frais de certaines personnes du siège. MEDIC correspond aux notes de frais liées aux visites médicales PF correspond aux notes de frais des Pôles France. Note : selon le profil de l utilisateur connecté, certains formulaires seront disponibles ou non. Description des champs du cadre «Caractéristiques de la note» : - Numéro de pièce (incrémentation automatique interne à Carla Maestro) - Montant total de la note (calculé sur la base des frais saisis) - Montant à payer (qui peut différer du Montant total de la note, dans le cas de dépassement de limite par exemple) - Commentaire (vous pouvez saisir librement un commentaire). - Evénement : obligatoire, il est nécessaire d indiquer l événement pour lequel les frais ont été engagés

7 - Population FFJ : obligatoire, il est nécessaire de sélectionner le cadre dans lequel vous êtes intervenus sur l événement sélectionné. - Cliquez sur pour enregistrer la saisie des informations d en-tête. Vous pouvez maintenant saisir des frais. 1) Saisie de frais Cliquez sur l icône pour saisir un frais. Le masque de saisie de la ligne de frais s ouvre : Quelque soit la nature du frais que vous allez saisir, au moins 3 informations sont obligatoires par défaut (les champs de saisie obligatoires sont indiqués par «*») : - Champ «Date du frais» : Soit saisir la date (liée à l évènement), soit la capturer en cliquant sur. Un calendrier apparaît sur lequel vous pouvez sélectionner une date. - Champ «Code nature» : Sélectionner une nature de frais, soit en la sélectionnant dans la liste associée au champ, soit en cliquant sur un des icônes représentant les natures de frais «favoris»: - Champ «Montant total TTC» : Saisir le montant total du frais - Champ «Nombre» : Saisir le nombre de frais - Champ «Zone» : vous pouvez sélectionner soit IDF pour Paris et ses environs, soit PROVINCE - Champ «Lieu de départ» : Saisir le lieu de départ - Champ «Lieu d arriver» : Saisir le lieu d arrivée - Champ «Invitées» : Cliquer sur le bouton et renseigner les éléments demandés (voir D-Cas particuliers à la page 11) En fonction de la nature, certains champs sont à renseigner obligatoirement «*». Pour enregistrer votre saisie, il y a 2 possibilités : - permet d enregistrer votre frais et de revenir sur le masque de saisie d un nouveau frais. - permet d enregistrer votre frais et de revenir à la liste des frais (les frais saisis). Dans ce cas, on constate que les champs de l en-tête de la note de frais «Caractéristiques de la note» se sont automatiquement mis à jour

8 B DEFINITION DES ICÔNES 1) Description de la barre d icônes : Saisie d un nouveau frais Suppression d un frais. Pour supprimer un (ou plusieurs) frais dans la liste, il faut le(s) sélectionner en cochant la (les) ligne(s) concernée(s) Imprimer la note de frais Remettre la note de frais au contrôleur budgétaire Imprimer la note de frais : 2) Description des icônes situés sur chaque ligne de frais : Modifier le frais Visualiser le détail du frais sans le modifier Dupliquer un frais (pour les frais remboursés au réel, Carla Maestro incrémente automatiquement le numéro de justificatif) - 8 -

9 Vous saisissez vos frais au fil de l eau. Tant que votre note n est pas remise au contrôle, vous pouvez : - rajouter des frais - supprimer des frais - modifier des frais saisis - visualiser des frais saisis - dupliquer des frais. La fonction de duplication permet d accélérer la saisie des frais se répétant régulièrement. C Cas particuliers 1) Invitations Les repas pour lesquels vous avez invités des personnes, les noms des participants sont obligatoires : Pour la saisie des invités, cliquez sur le bouton situé à droite du champ «Invités» Indiquez le nombre d invités et cliquez sur le bouton «Valider» Saisir manuellement : Société - Civilité - Nom - Prénom de chaque invitée puis OK

10 2) Indemnités kilométriques Les frais d IK (Indemnités kilométriques) sont calculés selon le nombre de personnes participant au voyage et de la distance parcourue. Deux natures sont disponibles : - IK pour les trajets inférieurs à 1200 km - IK>1200 (pour le complément au-delà de 1200km) Par exemple : - pour un trajet de 800 Km, vous devez sélectionner la nature IK. - Pour un trajet de 1250 km, vous devez sélectionner la nature IK et saisir 1200 km, puis créer un autre frais sur la nature IK>1200 et saisir 50 km. Vous devez ensuite indiquer le nombre de personnes dans le véhicule en cliquant dans le champ «nombre de passagers». Les noms des passagers sont obligatoires afin de ne pas bloquer le processus de validation de la note de frais D REMISE DE LA NOTE DE FRAIS AU CONTRÔLE Pour remettre votre note de frais au contrôle (envoyer sa note au contrôleur de niveau 1), cliquez sur l icône Un message de confirmation apparaît : Un est envoyé automatiquement. Cet a pour but d avertir le contrôleur (niveau 1) que vous lui avez remis votre note de frais au contrôle

11 Néanmoins, pour que la note de frais soit remboursée, il faut adresser obligatoirement les justificatifs originaux par courrier (les photocopies ne sont pas acceptées). E SUIVI D UNE NOTE DE FRAIS Une fois que votre note de frais est remise au contrôle, une nouvelle note est créée à l écran. Vous ne pouvez plus modifier la note que vous venez d envoyer au contrôle. A cette étape, vous pouvez à tout moment suivre les différentes étapes de traitement de cette dernière jusqu à son paiement. Pour accéder au menu de suivi de vos notes de frais, cliquez sur l onglet, puis sur le menu. L écran suivant apparaît : Vous accédez ici à la liste de vos notes de frais «A contrôler». Cette liste fait apparaître les notes remises au contrôle (le statut apparaît dans l une des dernières colonnes) et le contrôleur qui doit valider la note. En cliquant sur l icône -, vous pouvez consulter le détail de votre note (en mode visualisation uniquement). -, vous pouvez réimprimer votre note. - vous pouvez retourner sur la liste de vos notes de frais

12 Vous pouvez appeler l historique de toutes vos notes (et pas seulement vos notes au contrôle) par statut. En fonction de sa position dans son cycle de vie, la note change de statut : avant la remise au contrôle : statut «en saisie» après la remise au contrôle : statut «au contrôle» (avec indication du niveau de contrôle) après le dernier niveau de validation : statut «contrôlée» après la génération du journal comptable : statut «à payer» après la remise au paiement : statut «payée». après un refus de la note : statut «refusée» 3. MES DONNEES Vous pouvez accéder à un ensemble d informations personnelles en cliquant sur l onglet, puis sur le menu. En cliquant sur les rubriques du sous-menu, vous pourrez : : Visualiser vos informations personnelles : changer votre mot de passe d accès à l application. 4. ENVOI DES PIECES JUSTIFICATIVES PAR COURRIER Tous les justificatifs originaux (pas de copies) doivent être adressés par courrier au service «comptabilité / note de frais» en indiquant soit sur l enveloppe ou dans l enveloppe, le numéro de pièce de la note de frais. Si le numéro n est pas indiqué, celle-ci ne sera pas traiter