CIRCULAIRE ADMINISTRATIVE

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1 CIRCULAIRE ADMINISTRATIVE C janvier 1994 Origine Direction Administrative et Financière Document annulé: GÉNÉRALITÉS Les frais de déplacement (transport et repas) et les trais professionnels annexes représentent environ 10 % des charges d exploitation de SOCOTEC. Leur contrôle s impose pour des raisons d ordre économique mais également d ordre réglementaire (Fiscalité et Sécurité Sociale). Les Responsables d Unité doivent donc veiller dans un souci d économie et d équité au respect des trois principes suivants: les frais doivent toujours être engagés dans un souci de saine gestion, les frais ne doivent générer dans la limite des règles prescrites ni avantage, ni préjudice pour celui qui les expose, les frais ne doivent pas constituer une forme dérivée de rémunération. Les règles spécifiques à certains frais sont régulièrement diffusées par la Direction Générale aux Unités concernées. Chaque situation particulière qui ne serait pas traitée dans la circulaire devra être soumise au Directeur d Agence Régionale qui prendra l avis de la Direction Générale. Dépenses remboursables Sont remboursées au salarié les dépenses qu il engage dans l exercice de sa fonction dès lors qu elles sont effectives, justifiées, c est à dire exposées dans l intérêt de SOCOTEC et qu elles ne sont pas excessives eu égard au statut du salarié et à proportion de leur utilité.

2 Aspects fiscaux et sociaux Peuvent être considérés comme avantages en nature, donc comme complément de rémunération et assujettis de ce fait aux cotisations sociales et à l impôt sur le revenu, des parties forfaitaires des dépenses remboursées soit au titre des repas soit au titre des frais de déplacement. La valeur de l avantage (voitures ou repas) est définie par l autorité administrative compétente (Code Général des impôts, URSSAF) et/ou par des règles internes à l entreprise. L administration fiscale estime que les dépenses professionnelles courantes, consenties par l abattement forfaitaire de 10 % comportent notamment les frais de déplacement du domicile au lieu de travail et les trais de restauration sur le lieu de travail. Lorsqu ils estiment que la déduction forfaitaire normale est insuffisante, les salariés peuvent lui préférer la déduction du montant des frais professionnels réels, à condition d en justifier. Il est précisé enfin que l abattement forfaitaire supplémentaire dont bénéficient certaines catégories professionnelles et notamment les ouvriers du Bâtiment n est en général pas admis par l administration fiscale au titre de notre activité professionnelle. FRAIS DE REPAS Sur le lieu de travail L entreprise ne peut prendre en charge un repas pris au restaurant «sur le lieu de travail», qui constitue une dépense d ordre personnel. Deux pratiques coexistent à SOCOTEC: le restaurant interentreprises le titre restaurant. Dans le premier cas, le montant de la contribution patronale, proportionnelle au coût du repas, est fixé de telle sorte qu il se situe en dehors de l assiette des cotisations sociales et de l IRPP. Dans le second cas, la contribution du salarié est fixée périodiquement en fonction de l évolution de la réglementation. Elle doit être suffisante pour qu abstraction soit faite de l avantage en espèces. En aucun cas, l attribution d un titre restaurant ne peut coexister avec un remboursement d un repas pris à l extérieur. Dans la pratique, la dotation mensuelle d un salarié doit tenir compte du nombre de repas remboursés au salarié le mois précédent (repas ou réunion de chantier) mais également des congés et absences diverses (stages, maladies, etc). En déplacement professionnel

3 Les frais de restaurant engagés par le salarié en déplacement professionnel sont remboursés sur justificatifs dans le cadre des règles générales exposées plus haut. Les remboursements sont limités à 1, fois le seuil d exonération d avantage nature repas (ANR) des IAC, arrondi à la dizaine de francs supérieure soit pour 1994 :130 F. Les repas dont le montant est inférieur aux limites d exonération (en 1993 : IAC = 84,0 F ETAM = 67,0 F) sont exonérés d avantage en nature repas (ANR). Le montant de l ANR est fonction d une part du salaire annuel du salarié (inférieur ou supérieur au plafond de la Sécurité Sociale : 1 fois le minimum garanti ou 1, fois le minimum garanti selon le cas) et ne peut d autre part être supérieur à la différence entre le remboursement du repas et le seuil d exonération. Le calcul précis de l ANR exige la saisie du montant de chaque repas (un automate de contrôle limite à 130 F le montant maximum saisi) dans Sysage (en même temps que la Note de Frais). L information est ensuite transférée au Système Paie en vue de l assujettissement de l ANR aux cotisations sociales et à l IRPR Réunions de chantiers et Réceptions Il s agit de dépenses entraînées par des invitations résultant d obligations professionnelles. Elles doivent avoir un caractère exceptionnel et doivent être remboursées sous la responsabilité de la hiérarchie Le nom du chantier, de la société invitée et de ses représentants sont obligatoirement portés sur les justificatifs. Tables rondes S agissant de repas pris en commun dans le cadre d une réunion de travail ou d un projet collectif, les notes de restaurant correspondantes sont réglées par le Responsable d Unité concerné (en dehors de sa note de frais). Lorsque plusieurs salariés de la société, en dehors du cas précédent, sont amenés à prendre un repas en commun, le remboursement est effectué individuellement par la rubrique repas sur la base d un justificatif personnalisé. FRAIS DE DEPLACEMENTS Trajet domicile travail Bien que le coût du trajet domicile travail soit en principe à la charge du salarié, la loi a institué une prise en charge partielle en Région Parisienne des frais résultant de l utilisation de moyens de transports publics. Utilisation de voitures pour les besoins du service

4 Lorsque les besoins du service le justifient, SOCOTEC met à la disposition de ses Ingénieurs et Techniciens, pour faciliter leur tâche, des véhicules appartenant à la Société, ou bien leur offre la possibilité d utiliser leur voiture personnelle. Des circulaires, publiées régulièrement, fixent en fonction des conditions économiques du moment et des modèles de voitures figurant sur le marché, les modalités d attribution des véhicules mis à la disposition des différentes catégories de personnel ainsi que les indemnités kilométriques versées aux propriétaires de véhicules personnels dont l utilisation est autorisée pour le service. Les voitures louées ponctuellement sont exclusivement des véhicules classe A économique (Clio, 20, etc). Autres moyens de déplacement Les frais engagés directement par le salarié lui sont remboursés sur présentation d un justificatif annexé à la note de frais et précisant l objet du déplacement. Aux factures des agences de voyages sont également annexés les billets justifiant l exécution du déplacement. D une façon générale il appartient aux Responsables, préalablement informés, de s assurer du bien fondé du déplacement et du moyen de transport choisi dans le respect de la convention collective. Stationnements et Péages Les frais engagés directement par le salarié lui sont remboursés sur présentation d un justificatif annexé à la note de frais. S agissant des salariés de certaines Agences qui sont amenés à emprunter fréquemment des secteurs auto-routiers pour leurs déplacements professionnels (ex : Rhône Alpes et Côte d Azur), la société règle directement les abonnements mais les cartes de crédit sont achetées par les salariés qui se font ensuite rembourser les passages à titre professionnel. Hôtels Le remboursement des nuits d hôtels (petit déjeuner compris) sera plafonné (en 1994): à 420 F à Paris et petite couronne île de France (Hauts de Seine, Val de Marne, Seine Saint Denis), à 31 F en grande couronne île de France et en Province. Les repas seront dissociés de l hôtel et remboursés par la rubrique repas. Les frais de bar ne sont pas remboursés.

5 Le téléphone «personnel» facturé avec l hôtel est pris en charge dans la limite de 10 F/jour. Les communications professionnelles (justifiées par le nom du correspondant) sont à inscrire sous la rubrique téléphone de la note de frais. Il est recommandé de rechercher les hôtels avec lesquels existent des accords tarifaires et de rechercher par négociation des conditions préférentielles pour les déplacements impliquant un grand nombre de participants (Formation Continue, Relations Sociales, etc). AUTRES FRAIS Equipements professionnels Conformément aux consignes de sécurité SOCOTEC, tout collaborateur dispose des moyens de sécurité individuelle nécessaires et notamment bottes ou chaussures de sécurité, casque de protection spécifique ou non. Ces équipements sont distribués et le cas échéant remplacés sur chaque lieu de travail. SOCOTEC met éventuellement à la disposition du salarié un vêtement de travail (combinaison personnalisée SOCOTEC). Frais relatifs aux changements d affectation des Ingénieurs et Techniciens Afin de faciliter la mobilité et de permettre au salarié de résider sur son nouveau lieu de travail le plus rapidement possible, SOCOTEC accorde au salarié une indemnité de réinstallation et en outre prend en charge : pendant un délai d un mois (renouvelable si la situation de famille de l intéressé le justifie) et dans des conditions précises et limitatives, les frais de séjour et des frais de transport entre résidence familiale et lieu de travail, les frais de déménagement. LA NOTE DE FRAIS La note de frais est le document comptable sur lequel le salarié regroupe, au titre du mois considéré, les informations élémentaires sur les dépenses qu il a personnellement engagées pour : ses frais de repas, ses frais de déplacement, ses autres frais. La note de frais remplit une fonction de pièce comptable pour le règlement à l intéressé : le total à payer y est calculé en tenant compte, le cas échéant, des avances consenties. Elle se présente sous la forme d un imprimé en double exemplaire (référence 60181). La circulaire administrative en précise le mode d utilisation pratique.

6 Aucune rubrique ne doit être ajoutée ni modifiée sur cet imprimé. Les notes de frais comportent deux visas : 1er visa (Chef de secteur ou de service, Directeur d agence, Directeur d agence régionale, Direction centrale) : il s agit du 1er supérieur hiérarchique du salarié ; ce visa est systématique, qu il s agisse de notes de frais relatives à l activité professionnelle, à la participation aux actions de Formation Professionnelle Continue ou aux réunions relevant des Relations Sociales. 2ème visa ou visa d audit (DAR, Directeur central, Direction Générale) : autorité supérieure. Il n est pas systématique. Les notes de frais suivent les circuits définis ci-après : La note de frais signée par le salarié est visée et réglée par le Directeur d Agence, puis elle est enregistrée par l Agence et transmise à la DAF avec les autres journaux comptables. Tous les mois, une (ou plusieurs) agence choisie par le DAR en fin de mois, transmet l ensemble des notes de frais visées et réglées par le Directeur d Agence au DAR qui les vise et les envoie à la DAF à l aide d une enveloppe particulière et en ayant pris soin de séparer les notes de frais de l Agence proprement dite de celles inhérentes à la Formation Professionnelle Continue et aux Relations sociales. Tous les mois, une (ou plusieurs) Agence régionale (tête de file), choisie par la Direction Générale en fin de mois, transmet l ensemble des notes de frais visées et réglées par le Directeur d Agence régionale à la Direction Générale qui les vise et les envoie à la DAF. Un système similaire est adopté au niveau des Directions centrales. Il s agit donc de créer un audit systématique, sinon exhaustif, de l ensemble des notes de frais.