Accepter ou refuser OUTLOOK 2003 : GESTION DES TACHES

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1 OUTLOOK 2003 : GESTION DES TACHES Accepter ou refuser 1. Ouvrez la tâche ou la demande de tâche. 2. Cliquez sur Accepter ou Refuser. 3. Cliquez sur Modifier la réponse avant l'envoi (tapez vos commentaires dans le message, puis cliquez sur Envoyer) ou sur Envoyer la réponse maintenant. Outlook Gestion des tâches pour la maintenance.doc - Service informatique, Delmotte.A - 18/04/2008 1

2 Attribuer un nouveau nom Dans la liste des tâches, cliquez sur la tâche que vous voulez renommer. Dans la zone objet, tapez un nouveau nom, puis appuyez sur Enter. Transformer un message en une tâche Faites glisser le message à convertir en tâche vers le bouton Tâches du volet de navigation. Remarque : Si le message contient une pièce jointe que vous souhaitez inclure à la tâche, vous devez faire glisser la pièce jointe vers la tâche, séparément du message. Dans la fenêtre de tâches qui s'ouvre, sous l'onglet Tâche ou Détails, sélectionnez les options souhaitées. Conseil Pour transformer un type d'élément en un autre, faites-le glisser vers le bouton du dossier approprié du volet de navigation. Par exemple, pour transformer un contact en une tâche, action qui affecte une tâche au contact, faites glisser le contact de votre dossier Contacts vers le bouton Tâches du volet de navigation. Les catégories Une catégorie est un mot clé ou une expression qui vous aide à gérer des éléments en vous permettant de les retrouver, de les trier et de les regrouper facilement. Utilisez des catégories pour assurer le suivi de différents types d'éléments qui sont apparentés, mais stockés dans des dossiers différents. Les catégories vous donnent également la possibilité d'assurer le suivi d'éléments sans les placer dans des dossiers différents. Par exemple, vous pouvez conserver des tâches professionnelles et personnelles dans la même liste des tâches et utiliser les catégories Professionnel et Personnel pour afficher les tâches séparément. Microsoft Outlook fournit une liste de catégories, appelée Liste principale des catégories. Vous pouvez l'utiliser telle quelle ou lui ajouter vos propres catégories. Outlook Gestion des tâches pour la maintenance.doc - Service informatique, Delmotte.A - 18/04/2008 2

3 Vous pouvez également Créer à l'avance des catégories dans la liste principale des catégories et leur attribuer des éléments ultérieurement, attribuer chaque élément, au fur et à mesure que vous les créez, à des catégories. Il est possible d'attribuer un élément à plusieurs catégories. Par exemple, une tâche peut être attribuée aux catégories Professionnel, Menuiserie Plomberie, Firme, Société etc.. Créer une catégorie Sélectionnez un élément. 1. Dans le menu Edition, cliquez sur Catégories. 2. Cliquez sur Liste des catégories principales. 3. Dans la zone Nouvelle catégorie, tapez un nom pour la catégorie. 4. Cliquez sur Ajouter. Pour créer d'autres catégories, recommencez les étapes 3 et Cliquez deux fois sur OK. Définir la date d'échéance ou de début 1. Ouvrez la tâche pour laquelle vous voulez définir les dates de début et de fin. 2. Dans la zone Échéance, entrez la date à laquelle la tâche doit être terminée. 3. Dans la zone Début, entrez la date à laquelle la tâche doit commencer. Pour redéfinir la date de début sans modifier la date d'échéance, entrez Aucune dans la zone Début, puis appuyez sur Enter. Cliquez à nouveau dans la zone Début, puis entrez la nouvelle date de début. Outlook Gestion des tâches pour la maintenance.doc - Service informatique, Delmotte.A - 18/04/2008 3

4 Remarque : Si vous fixez comme nouvelle date d'échéance un jour de la semaine en dehors de la périodicité normale de la tâche (par exemple si la date que vous indiquez tombe un mercredi, alors que la tâche se répète normalement tous les mardis), une nouvelle tâche s'affiche dans la liste des tâches pour cette exception ponctuelle. Cette nouvelle tâche ne se répétera pas, mais la tâche d'origine continuera à se répéter conformément à sa définition. Modifier l'état et son pourcentage effectué 1. Ouvrez la tâche dont vous voulez modifier l'état ou le pourcentage effectué. 2. Dans les zones État et % achevé, entrez les informations souhaitées. Marquer comme achevée 25% = Ok pour réalisation 50%=En commande ou attende de livraison 75%=Matériel reçu suite de la réalisation 100%=Tache terminée 1. Ouvrez la tâche que vous voulez marquer comme achevée. 2. Dans la zone % réalisé, tapez 100%. Remarque : Si le champ Terminée apparaît dans la liste des tâches (sous la forme d'une coche dans l'en-tête de colonne), vous pouvez activer la case à cocher correspondant à cette tâche pour la marquer comme achevée. Si le champ État apparaît dans la liste des tâches, vous pouvez également y sélectionner la mention Terminé. Outlook Gestion des tâches pour la maintenance.doc - Service informatique, Delmotte.A - 18/04/2008 4

5 Modifier la couleur des tâches en retard ou achevées 1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options. 2. Cliquez sur Options des tâches. 3. Cliquez sur une couleur dans la zone Couleur des tâches arrivées à échéance ou la zone Couleur des tâches achevées. Enregistrer : Contacts (DIT12345 pour les DIT) La société (La personne qui réalise le travail ou la société externe) L information de facturation (Imputation au service) Les heures (Les heures de prestations) Outlook Gestion des tâches pour la maintenance.doc - Service informatique, Delmotte.A - 18/04/2008 5

6 1. Ouvrez la tâche pour laquelle vous voulez enregistrer le Contacts, informations de facturation, Sociétés. 2. Cliquez sur l'onglet Détails. 3. Dans les zones Contacts, Informations facturation et Sociétés, tapez les informations appropriées. 4. Tapez le nombre d'heures estimé dans la zone Travail total et le nombre d'heures réel dans la zone Travail réel. Remarque: Pour l indication de temps inscrire le temps de prestations en Minutes, Heures ou Jours (Le mot en toutes lettres) Exemple : 1H30 de travail = 1,5 Heures Envoyer un rapport d'état 1. Ouvrez la tâche sur laquelle vous voulez envoyer un rapport d'état. 2. Dans le menu Actions, cliquez sur Envoyer le rapport d'état. Dans les zones À, Cc et Cci, tapez les noms des destinataires. Si la tâche vous a été attribuée, le nom des personnes figurant dans la liste mise à jour est ajouté automatiquement. 3. Cliquez sur Envoyer Définir ou supprimer un rappel Effectuez l'une des opérations suivantes : Pour une tâche spécifique Ouvrez la tâche pour laquelle vous souhaitez définir ou supprimer un rappel (rappel : message qui s'affiche selon un intervalle spécifié avant un rendez-vous, une réunion ou une tâche et qui indique quand l'activité doit avoir lieu. Les rappels s'affichent lorsqu Outlook est ouvert, même si vous utilisez un autre programme.). Activez ou désactivez la case à cocher Rappel. Si vous définissez un rappel, vous pouvez également définir une date et une heure. Si vous définissez un rappel sans définir d'heure de rappel, l'heure de rappel par défaut est utilisée. Pour définir l'heure de rappel par défaut, dans le menu Outils, cliquez sur Options. Dans la zone Heure du rappel, sélectionnez une heure. Outlook Gestion des tâches pour la maintenance.doc - Service informatique, Delmotte.A - 18/04/2008 6

7 Pour toutes les nouvelles tâches comportant une date d'échéance 1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options. 2. Cliquez sur Options des tâches. 3. Activez ou désactivez la case à cocher Définir des rappels pour les tâches avec échéance. Remarque : Si vous déléguez une tâche pour laquelle vous avez défini un rappel, Microsoft Outlook désactive ce rappel afin que la personne qui a accepté la tâche puisse définir son propre rappel. Modifier l'ordre Trier toutes les tâches dans la liste des tâches Dans Tâches, triez la liste. 1. Dans le menu Affichage, pointez sur Réorganiser par, sur Affichage actuel, puis cliquez sur Personnaliser l'affichage en cours. 2. Cliquez sur Trier. 3. Dans la zone Critère de tri des éléments, cliquez sur un champ de tri. Si le champ souhaité ne se trouve pas dans cette zone, sélectionnez un autre champ dans la zone Sélectionner les champs disponibles dans. 4. Si le champ de tri est identique au champ de regroupement des éléments, Microsoft Outlook trie les en-têtes de groupe et non les éléments à l'intérieur de chaque groupe. Pour trier les éléments dans un groupe, cliquez dans la zone Critère de tri des éléments sur un champ différent du champ choisi dans la zone Regrouper par). 5. Sélectionnez l'ordre de tri Croissant ou Décroissant. Outlook Gestion des tâches pour la maintenance.doc - Service informatique, Delmotte.A - 18/04/2008 7

8 6. Pour effectuer un tri en fonction d'un champ supplémentaire, cliquez sur un champ dans la zone 2e clé. Conseil Si vous êtes dans un type d'affichage Tableau, il suffit de cliquer sur un en-tête de colonne pour trier en fonction de cette colonne. Déplacer des tâches individuelles vers le haut ou le bas de la liste des tâches 1. Dans le menu Affichage de Tâches, pointez sur Réorganiser par, sur Affichage actuel, puis cliquez sur Personnaliser l'affichage en cours. 2. Cliquez sur Trier, sur Effacer tout, puis sur OK. 3. Cliquez sur Regrouper par, sur Effacer tout, puis deux fois sur OK. 4. Faites glisser une tâche vers le haut ou le bas de la liste des tâches, en utilisant le guide pour la positionner. 5. Pour enregistrer cet ordre des tâches en tant qu'ordre par défaut, dans le menu Actions, cliquez sur Enregistrer l'ordre des tâches. Remarque : Vous pouvez également déplacer des tâches vers le haut ou le bas de la liste des tâches dans Calendrier si les tâches ne sont pas triées ou regroupées. Attribuer des priorités aux tâches Si vous voulez trier les tâches par ordre de priorité, vous devez tout d'abord spécifier un niveau d'importance pour chaque tâche. Par défaut, les tâches ont un niveau de priorité Normale, mais vous pouvez changer le niveau de priorité vers Faible ou Haute. Ouvrez la tâche dont vous voulez modifier le niveau de priorité. Dans la zone Priorité, cliquez sur un niveau de priorité. Une fois que vous avez attribué les niveaux de priorité, retournez à la liste des tâches et triez-la en fonction des niveaux de priorité en suivant la première procédure de cette rubrique. Outlook Gestion des tâches pour la maintenance.doc - Service informatique, Delmotte.A - 18/04/2008 8