Edition Adept Telecom. All rights reserved.

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1 Edition Adept Telecom. All rights reserved. Page 1

2 Généralités Pour plus d'efficacité, cette application vous permet de mettre en relation votre poste téléphonique évolué avec votre ordinateur personnel. En plus des fonctions téléphoniques de base, vous pourrez accéder de façon simple, immédiate et intuitive aux informations relatives à votre interlocuteur. Une fiche contact vous permettra d'identifier votre correspondant dès l'arrivée de son appel. Grâce à cette application, vous pourrez gérer facilement l'historique des appels que vous effectuez et recevez. Page 2

3 Mode Plein Écran La figure ci-dessous présente l'écran principal de l'application, ainsi que l'ensemble des fonctionnalités disponibles. Pour obtenir des informations concernant les différentes fonctions proposées, cliquez sur la zone qui vous intéresse ou sur un des liens ci-dessous. 1 - Barre système 2 - Annuaire 3 - Journal des appels 4 - Configuration 5 - Zone de numérotation 6 - Liste téléphonique 7 - Zone de statut 8 - Zone de contrôle 9 - Zone d'information 10 - État des faisceaux 11 - Pavé numérique 12 - Intercom 13 - État de l'installation 14 - État du poste 15 - Fonctions vocales 16 - Fonctions phoniques 17 - Mode réduit Page 3

4 État de l'installation - Ce bouton reflète l état de l installation. Il peut prendre deux aspects différents, pour symboliser le mode Jour ou le mode Nuit. En plaçant le curseur de la souris sur l'icône, une information en clair vous est donnée dans une info-bulle. Le passage d un mode à l autre se fait en cliquant sur ce bouton et en sélectionnant dans le menu déroulant l option souhaitée. Dans le menu déroulant, l option cochée correspond au mode courant. Mettre l installation en mode Nuit - Vous êtes en mode Jour. Vous désirez mettre l installation en mode Nuit. Il vous suffit de cliquer sur ce bouton. L installation passe en mode Nuit, les appels départ et arrivée seront dirigés comme défini lors de la programmation pour le mode Nuit. Remettre l installation en mode Jour - Vous êtes en mode Nuit. Vous désirez remettre l installation en mode Jour. Il vous suffit de cliquer sur ce bouton. L installation passe en mode Jour, les appels départ et arrivée seront dirigés comme défini lors de la programmation pour le mode Jour. Page 4

5 État du poste - Ce bouton reflète l état de votre poste. Il peut prendre un aspect différent, pour symboliser les quatre modes possibles: En service - En absence - Ne pas déranger - Renvoi fixe. En plaçant le curseur de la souris sur l'icône, une information en clair vous est donnée dans une info-bulle. Le passage d un mode à l autre se fait en cliquant sur ce bouton et en sélectionnant dans le menu déroulant l option souhaitée. Dans le menu déroulant, l option cochée correspond au mode courant. Se retirer des appels, reprendre ses appels poste. - Vous êtes dans le mode "En service". Tous les appels qui vous sont adressés arrivent sur votre - Vous êtes passé en mode "Absence". Lors d'un appel intérieur, votre poste ne sonnera pas. Les appels extérieurs seront dirigés comme défini lors de la programmation de l'acheminement en mode groupe Absent. - Vous êtes passé en mode "Ne pas déranger". Lors d'un appel intérieur, votre poste ne sonnera pas. Les appels extérieurs seront dirigés vers l opératrice. - Vous êtes passé en mode "Renvoi fixe". Tous les appels qui vous sont adressés aboutissent au poste destinataire de ce renvoi. Dans le menu déroulant, le numéro du poste coché correspond au numéro du poste destinataire du renvoi (Cf. "Configuration - Téléphonie"). Page 5

6 État des faisceaux Ce voyant indique la disponibilité ou l'indisponibilité des faisceaux départ. Faisceau disponible, vous pouvez effectuer des appels vers l'extérieur. Faisceaux saturés, toutes les lignes extérieures sont occupées, vous ne pouvez donc pas effectuer d'appel vers l'extérieur. Page 6

7 Fonctions Vocales Messagerie vocale - Ce bouton vous permet d'accéder à la messagerie vocale pour écouter les nouveaux messages, réécouter les messages archivés, supprimer un message ou enregistrer votre annonce personnalisée. Écouter vos messages vocaux Le graphisme des icônes suivantes vous informe sur vos messages vocaux. - Pas de nouveaux messages. - Présence de nouveaux messages. Pour y accéder, cliquez sur cette icône. La Présence de messages vocaux est aussi affiché dans la Zone d'information de l'application. Déposer un message vocal en interne - Vous voulez déposez un message vocal à un de vos collègues sans le déranger, cliquez sur ce bouton et sélectionnez dans le menu déroulant le destinataire du message. Vous pouvez alors déposer votre message. Pour terminer votre enregistrement raccrochez ou tapez sur la touche *. Placez le curseur de la souris sur cette icône, une info-bulle vous en rappellera la fonction. Page 7

8 Fonctions Phoniques - Haut-parleur - Microphone - Volume Valider ou non l écoute amplifiée Le graphisme des icônes suivantes vous informe de l'état de l'écoute. - Haut-parleur activé. - Haut-parleur désactivé. Pour passer d'un mode à l'autre, cliquez sur l'icône active. Cette action n'est possible que si votre poste est décroché. Augmenter ou diminuer le volume sonore du haut-parleur - Ces deux boutons permettent de modifier le volume sonore de la sonnerie lorsque quelqu'un vous appelle sur votre poste. Il vous permet aussi de modifier le volume de la voix de votre correspondant lorsque vous êtes en communication ou lors de l écoute de vos messages vocaux. Valider ou non le microphone Le graphisme des icônes suivantes vous informe de l'état du microphone. - Microphone activé - Main libre. - Microphone désactivé - Secret. Pour passer d'un mode à l'autre, cliquez sur l'icône active. Cette action n'est possible que si votre poste est décroché. Page 8

9 Barre système - Permet de quitter l'application - Permet de réduire l'application sous la forme d'icône dans la barre de tâches de Windows - Permet d'accéder aux informations liées à l'application. - Permet de réduire l'application sous la forme de barre téléphonique située en haut de l'écran. - Permet de réduire l'application dans le système Tray. Page 9

10 Pavé numérique - Le pavé numérique permet de saisir un numéro de téléphone par l'intermédiaire de la souris. Le numéro saisi apparaît dans la Zone de numérotation. - Le bouton "C" permet d'effacer le numéro de téléphone inscrit dans la Zone de numérotation. - Le bouton "CE" permet d effacer le dernier chiffre inscrit dans la Zone de numérotation. - Ce bouton permet de prendre ou de passer un appel, comme si vous décrochiez le combiné de votre poste. - Ce bouton permet de mettre fin aux appels en cours. Ces deux boutons prennent un aspect différent lorsqu'un casque est connecté à votre poste téléphonique. - Casque activé. Ce bouton permet alors de prendre ou de passer un appel, comme si vous décrochiez le combiné de votre poste. - Casque activé. Ce bouton permet alors de mettre fin aux appels en cours. Option: Si l'intercom est composé de 48 zones d'affichage, pour afficher le pavé numérique, cliquez sur le bouton ">" Page 10

11 Zone de numérotation Cette zone de numérotation permet la saisie d'un numéro de téléphone, soit à partir du clavier de votre ordinateur, soit à partir du pavé numérique de l'application. Lorsque vous effectuez un appel à partir de l'annuaire, du journal des appels, des bis émis, des bis reçus ou des favoris, les coordonnées de votre correspondant s'affiche automatiquement dans cette zone (ou bien le nom de votre interlocuteur ou à défaut son numéro de téléphone). Page 11

12 Liste téléphonique Ce bouton situé à droite de la zone de numérotation donne accès à un menu déroulant. Ce menu permet d'accéder aux fonctions suivantes : Bis reçus Bis émis Favoris Interne Urgence Fonctions reprise de parcage - Rappel de l'un des huit derniers numéros extérieurs reçus. - Rappel de l'un des huit derniers numéros extérieurs émis. - Accès à l'un des numéros préprogrammés dans la Zone d'intercom. - Accès à l'un des numéros préprogrammés dans le PBX - Accès à l'un des numéros d'urgence - Accès aux fonctions de gestion du poste - La fonction "Reprise de parcage" sera opérationnelle uniquement si un appel a été parqué. Page 12

13 Zone de statut Cette zone vous permet de suivre l'état d'une communication en temps réel. Vous pouvez gérer au maximum seize appels simultanés - Cf. Configuration-Affichage. Chaque appel est visualisé sur une des lignes. Chaque ligne est décomposée en quatre parties : - Une icône d'état. - Une zone d'identification de l'appel. - Une zone de durée. - Une icône pour ouvrir la fiche contact de votre interlocuteur. L'icône d'état Cette icône représente l'état de l'appel. - Appel entrant : Votre poste sonne. - Appel sortant : Le poste de votre correspondant sonne - retour d'appel. - Appel sortant : Le poste de votre correspondant est occupé tonalité d occupation. - Vous êtes en communication. - Votre correspondant a été mis en attente. La zone d'identification Lorsque vous émettez ou recevez un appel, cette zone affiche les coordonnées de votre correspondant. La nature de ces renseignements est paramétrable via le module de Configuration-Affichage. - Numéro : Affichage du numéro de téléphone reçu ou émis. - Nom : Affichage du nom de votre correspondant. - Numéro et nom : Affichage du numéro de téléphone et du nom de votre correspondant. Remarque: L'ordre pour la recherche du nom de l'appelant est le suivant: 1 er le gestionnaire de contacts, 2 ème la liste des numéros abrégés et 3 ème le CNIP. Si le nom de votre correspondant n'est pas référencé, seul le numéro de téléphone sera affiché dans la zone d'identification. On enrichit cette zone des informations suivantes: - Le numéro de votre correspondant dans le cas d'un appel entrant. Ce numéro est représenté entre parenthèse. - Le numéro du poste propriétaire du renvoi, si l'appel a été redirigé vers votre poste. - La communication en cours est différenciée des autres appels par une modification de la couleur au niveau de la ligne : celle-ci passe en jaune paille. En cliquant avec le bouton droit (ou double clic gauche) de la souris dans la zone d'identification, un menu déroulant apparaît vous proposant toutes les actions que vous pouvez effectuer sur cet appel. La zone de durée Cette zone correspond à la durée du temps de sonnerie ou à la durée de la communication. Fiche contact Page 13

14 Cliquer sur cette icône contact vierge s'affichera. pour ouvrir la fiche contact de votre interlocuteur. Si la fiche n'existe pas, une fiche Page 14

15 Zone de gestion La zone de gestion permet d'associer à chaque appel inscrit dans la Zone de statut, des icônes de commande directe. Ces icônes varient en fonction du contexte dans lequel se trouve l'appel. Un changement de couleur s'effectue lorsque l'on positionne le curseur de la souris sur l'icône. Une info-bulle s'affiche pour préciser la fonction associée à l'icône. Pour activer une des fonctions proposées, il suffit de cliquer sur l'icône correspondante. Définition des icônes de commande - Répondre. Vous acceptez de répondre à l'appel qui vous est présenté, vous passerez automatiquement en conversation. - Dévier l'appel. L'appel entrant sera automatiquement dirigé vers un autre poste. Cette fonction est disponible uniquement si le numéro de renvoi est renseigné. - Refuser l'appel. L'appel entrant sera automatiquement dirigé vers votre boîte vocale. Cette fonction est disponible uniquement si le numéro d'accès à la boîte vocale est référencé. - Raccrocher. Vous libérez l'appel en cours. - Mise en garde. Vous mettez votre correspondant en attente pour une reprise ultérieure. - Reprise de garde ou Va et Vient. Vous reprenez le correspondant mis en garde. Si vous êtes en communication avec un autre correspondant ce dernier passera automatiquement en attente. - Transfert. Le correspondant avec lequel vous êtes en communication est mis en relation avec le correspondant que vous aviez mis en attente. Vous vous retirez de la conversation. - Conférence. Vous passez en conférence à trois participants: le correspondant avec lequel vous êtes en communication, celui que vous aviez mis en attente et vous-même. Cette fonction est disponible uniquement si un des numéros est externe. - Parcage. Vous êtes en communication avec un correspondant extérieur et vous souhaitez le mettre en attente pour le reprendre à partir d'un autre poste. Page 15

16 Zone d'information Cette zone d'information, située sous la Zone de statut, vous rappelle l'état de l'installation, l'état de votre poste et vous renseigne sur la présence de messages vocaux ainsi que sur le nombre d'appels reçus pendant votre absence. Elle se décompose en quatre parties : - L'état de l'installation uniquement si le Mode nuit est sélectionné. Pour modifier l'état de l'installation, il suffit de cliquer sur cette zone. - L'état de votre poste uniquement si celui-ci n'est pas En Service. Pour modifier l'état de votre poste, il suffit de cliquer sur cette zone. - La présence de Messages vocaux (nouveaux et/ou archivés). Cette information disparaît lorsque vous effacez tous vos messages de votre boîte vocale. Pour écouter vos messages, il suffit de cliquer sur cette zone. - Le nombre d'appels reçus pendant votre absence. Cette information s'affiche uniquement si l'application était activée durant votre absence. Pour identifier votre correspondant, vous devez ouvrir "Le journal des appels" et rechercher les appels reçus "en absence". L'ouverture de ce journal efface automatiquement cette information. Pour ouvrir le journal des appels, il suffit de cliquer sur cette zone. Page 16

17 Intercom - Présentation Cette zone est composée de 24 (ou 48) zones d'affichage correspondant à 24 (ou 48) numéros de téléphone internes ou externes ; Ce nombre est paramétrable via le module de configuration. Chaque zone est constituée d'une icône et d'un libellé. L'icône représente l'état. Le libellé permet de personnaliser chaque numéro. Définition des icônes : - Zone libre. Les zones non affectées peuvent être utilisées pour mémoriser un numéro téléphonique de votre choix. Cf. "Intercom - Modification" et "Intercom - Utilisation" - Zone attribuée à un correspondant interne ou externe. Les états définis ci-dessous ne concernent que les zones attribuées à un des postes internes ou à un des accès aux lignes extérieures. - Repos - Occupé - Occupé - En garde - Suspendu - Appelé Principe A tout moment vous pouvez connaître l'état de chaque poste/ligne. Un changement de couleur au niveau du libellé vous informe si un autre poste interne est déjà en communication. La couleur rouge correspond à l'état de votre poste, la couleur verte à celui des autres postes. Dans cet exemple, vous êtes propriétaire du POSTE 2: Couleur Rouge : Vous êtes en communication avec le poste 1. Couleur Verte : Les postes 1 et 4 sont occupés. Page 17

18 Intercom - Modification Si vous souhaitez modifier le libellé ou le numéro de téléphone attribués à l'une des zones d'affichage, cliquez sur celle-ci avec le bouton droit (ou double clic gauche) de la souris et sélectionnez "Modifier" dans le menu déroulant. Une nouvelle fenêtre apparaît, vous permettant de modifier la ou les zones d'affichage souhaitées. Pour valider ces modifications, cliquez sur OK. Présentation - On rappelle le numéro de la zone d'affichage. - Pour les options Ligne, poste ou groupe, sélectionnez un des numéros dans la liste déroulante associée. - Pour l'option libre, deux champs de saisie sont disponibles. Le premier permet de saisir le nom de votre correspondant (nom qui apparaîtra comme libellé). Le deuxième permet la saisie du numéro de téléphone. - Les touches ">>" et "<<" donnent accès à la zone d'affichage suivante ou précédente. - La touche "Effacer" supprime le numéro de téléphone et le libellé attribués à cette zone d'affichage. - La touche "Annuler" ferme la fenêtre ; les modifications ne seront pas sauvegardées. - La touche "OK" ferme la fenêtre ; les modifications sont sauvegardées. Page 18

19 Intercom - Utilisation Le clic droit de la souris sur l'un des libellés de l'intercom vous permet d'accéder par un menu déroulant à différentes opérations téléphoniques. Appeler Le poste 1 est libre. Vous pouvez l'appeler. Pour les accès aux lignes extérieures, cette fonction vous donne un accès vers l'extérieur avant même que vous composiez le numéro de votre correspondant. Intercepter Un correspondant extérieur essaie de joindre une personne au sein de votre entreprise. Vous pouvez intercepter l'appel en cliquant sur l'accès utilisé. Double appel - Transfert Dans l'exemple ci-dessus, vous êtes propriétaire du POSTE 2 et vous êtes en communication avec le POSTE 1. Si vous cliquez sur le libellé correspondant à un des autres postes internes, par exemple le "POSTE 3", vous avez deux possibilités : - Appeler ce poste : Votre correspondant sera automatiquement mis en garde. - Transférer : vous mettez en relation votre correspondant avec le propriétaire du POSTE 3. Page 19

20 Mode Système Tray L'application se présente sous forme d'une icône interactive située dans le système "Tray", à droite dans la barre de tâches de Windows. Cette représentation minimale permet toutefois, en cliquant sur le bouton droit de la souris, d'accéder aux actions téléphoniques de base ; une info-bulle rappelle les états spécifiques de l'application. Un double clic sur le bouton gauche de la souris vous permet de revenir dans le mode plein écran. Définition des icônes Signification Info-bulle Standard. Nom de l'application ou Nouveaux messages vocaux Mode Nuit. PBX en mode nuit Poste en retrait. En absence - Ne pas déranger - Renvoi fixe Appel reçu (entrant) - votre poste sonne. Appel émis (sortant) - le poste de votre correspondant sonne. Appel de : + numéro reçu + nom Appel vers : + numéro émis + nom Vous êtes en communication. En communication avec : + numéro émis + nom Votre correspondant a été mis en attente. Appel mis en garde : + numéro émis + nom Lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône, un menu déroulant apparaît. Ce menu évolue en fonction de l'état de l'application. Page 20

21 Mode Système Tray - Actions de base Lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône, un menu déroulant apparaît. Ce menu évolue en fonction de l'état de l'application. Votre poste est au repos Aide : Ouverture du fichier d'aide en ligne. Restaurer : Passage en mode plein écran. Appeler : Ouverture d'une zone de saisie. Quitter : Fermer l'application. Si vous choisissez l'option "Appeler", une fenêtre s'ouvre. Vous avez la possibilité : - Soit de taper directement le numéro de téléphone de votre correspondant dans la zone de saisie en le validant par la touche "entrée". - Soit de sélectionner un des numéros dans un des menus après avoir cliqué sur le bouton situé à droite de la zone de saisie. Vous venez de composer un numéro et vous attendez que votre correspondant décroche. Vous êtes en communication. Vous pouvez libérer l'appel engagé. Pour mémoire, le numéro de votre correspondant s'affiche ainsi que son nom si ce dernier a été enregistré dans vos fiches contact. Votre poste est appelé. Vous pouvez seulement répondre à l'appel. Si vous souhaitez dévier ou refuser l'appel, il est nécessaire de passer en mode plein écran. Le numéro de votre correspondant s'affiche ainsi que son nom si ce dernier a été enregistré dans vos fiches contact. Vous avez mis votre correspondant en attente, via le mode plein écran. Page 21

22 Vous pouvez reprendre l'appel. Pour mémoire le numéro de votre correspondant s'affiche ainsi que son nom si ce dernier a été enregistré dans vos fiches contact. Page 22

23 Mode Barre Téléphonique Cette représentation réduite de l'application propose les fonctions principales qui permettent de gérer un appel. Elle peut être masquée lorsque l'on ouvre une autre application, par exemple un traitement de texte ou un tableur, et réapparaît automatiquement lorsque vous positionnez le curseur de la souris en haut de votre écran. Référez-vous au chapitre Configuration - Affichage pour paramétrer le mode d'affichage de la barre téléphonique. Pour obtenir des informations concernant les différentes fonctions proposées sur cette barre téléphonique, cliquez sur la zone qui vous intéresse. Page 23

24 Mode Barre Téléphonique - Barre système - Permet de quitter l'application. - Permet de restaurer l'application en mode plein écran. - Cliquez sur cette icône pour accéder à l'annuaire des contacts. - Cliquez sur ce bouton pour accéder au journal des appels. - Ce bouton vous permet d'accéder à la messagerie vocale pour écouter les nouveaux messages, réécouter les messages archivés, supprimer un message ou enregistrer votre annonce personnalisée. - Pas de nouveaux messages. En plaçant le curseur de la souris sur l'icône, une information en clair vous est donnée sur le nombre de messages archivés. - Présence de nouveaux messages Page 24

25 Mode Barre Téléphonique - Zone de numérotation Cette zone de numérotation permet la saisie d'un numéro de téléphone. Dans cette zone, les coordonnées de votre correspondant s'affichent automatiquement lorsque vous effectuez un appel à partir de l'annuaire, du journal des appels, des bis émis, des bis reçus ou des favoris. Référez-vous au chapitre "Description en mode Plein écran : "Zone de statut" et "Zone de gestion" pour plus informations. Page 25

26 Mode Barre Téléphonique - Zone de statut La zone de statut remplace la zone de numérotation lorsqu'un appel est en cours, ce qui permet de suivre l'état de la communication en temps réel. Cette zone est décomposée en trois parties: une icône d'état, une zone d'identification de l'appel et une zone de durée. Pour ouvrir la fiche contact correspondant à votre interlocuteur, il suffit d'effectuer un double clic avec le bouton gauche de la souris sur le nom de votre interlocuteur. Si la fiche n'existe pas, une fiche contact vierge s'affichera. Référez-vous au chapitre "Description en mode Plein écran : "Zone de statut" pour plus informations. Page 26

27 Mode Barre Téléphonique - Zone de gestion La zone de gestion permet d'associer à chaque appel inscrit dans la zone de statut des icônes de commande directe. Ces icônes varient en fonction du contexte dans lequel se trouve l'appel. Un changement de couleur s'effectue lorsque l'on positionne le curseur de la souris sur l'icône. Une info-bulle s'affiche pour préciser la fonction associée à l'icône. Pour activer une des fonctions proposées, il suffit de cliquer avec le bouton gauche de la souris sur l'icône correspondante. - Pour connaître la signification des icônes de commande, se référer au chapitre "Description en mode Plein écran : Zone de gestion". Page 27

28 Mode Barre Téléphonique - Liste téléphonique - Ce bouton situé à droite de la zone de numérotation donne accès à un menu déroulant. Ce menu permet d'accéder aux fonctions suivantes : Bis reçus Bis émis Favoris Interne Urgence Fonctions reprise de parcage - Rappel de l'un des huit derniers numéros extérieurs reçus. - Rappel de l'un des huit derniers numéros extérieurs émis. - Accès à l'un des numéros préprogrammés dans la Zone d'intercom. - Accès à l'un des numéros préprogrammés dans le PBX - Accès à l'un des numéros d'urgence - Accès aux fonctions de gestion du poste - La fonction "Reprise de parcage" sera opérationnelle uniquement si un appel a été parqué. Page 28

29 Mode Barre Téléphonique - Raccourci En cliquant dans la barre téléphonique avec le bouton droit de la souris sur une zone vide de fonctionnalité, un menu déroulant apparaît. Il vous permet de quitter l'application, de restaurer l'application en mode plein écran et de valider ou invalider le masquage automatique de la barre téléphonique. Page 29

30 Fonctions Téléphoniques Appeler un correspondant Répondre à un appel Libérer un appel Dévier un appel Refuser un appel Double appel Transférer un appel Effectuer une mise en garde Reprendre un appel mis en garde Va et vient Conférence Parcage Reprise de parcage Page 30

31 Fonctions Téléphoniques - Appeler un correspondant Vous pouvez appeler un correspondant de plusieurs manières : - En saisissant un numéro à l'aide du clavier de votre ordinateur. - En cliquant avec votre souris sur les touches du pavé numérique de l'application. - En sélectionnant un numéro dans la liste téléphonique. - En sélectionnant un des correspondants dans le module "Annuaire" ou "Journal des appels". - A partir de l'intercom. Appeler un correspondant à l'aide du clavier de votre PC - Saisissez le numéro de votre correspondant sur le clavier de votre ordinateur. Le numéro s'affiche dans la zone de numérotation. - Puis appuyez sur la touche "Entrée" du clavier ou décrochez votre poste téléphonique pour valider l'appel. Appeler un correspondant à l'aide du pavé numérique - Cliquez sur les chiffres du pavé numérique pour composer votre numéro; celui-ci s'affiche dans la zone de numérotation. - Puis cliquez sur ou décrochez votre poste téléphonique pour valider l'appel. Appeler un correspondant à partir de la liste téléphonique - Cliquez sur le bouton situé à droite de la zone de numérotation. - Sélectionnez dans le menu déroulant la rubrique de votre choix - Bis émis - Bis reçus - Favoris - Puis cliquez sur le nom ou le numéro de téléphone du correspondant que vous souhaitez joindre. Appeler un correspondant à partir de l'annuaire ou du Journal des appels - Ouvrez le journal des appels ou l'annuaire. - Sélectionnez la ligne de votre correspondant dans la liste avec votre souris. - Puis cliquez sur l'icône d'appel. Appeler un correspondant à partir de l'intercom - Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la zone d'affichage. - Puis sélectionnez "Appeler" dans le menu déroulant. Validation Lorsque l'appel est validé, les informations nécessaires pour le suivi de l'appel s'affichent dans la zone de statut et de gestion. Page 31

32 Fonctions Téléphoniques - Répondre à un appel Pour tout appel entrant, le numéro de téléphone reçu s'affiche dans la zone de statut. Si ce numéro est enregistré dans une de vos fiches contact, le nom du correspondant peut aussi s'afficher à votre demande. Cf. Configuration - Affichage. Si l'appel a été redirigé, le numéro du poste propriétaire du renvoi est affiché. Si l'option "Montée de fiche automatique" est sélectionnée, la fiche correspondant à votre correspondant s'ouvre uniquement si celle-ci existe. Si l'option "Montée de fiche automatique" n'est pas sélectionnée et que vous voulez ouvrir la fiche contact correspondant à votre interlocuteur, vous devez effectuer un double clic avec le bouton droit de la souris sur la ligne correspondant à l'appel entrant. Si la fiche n'existe pas, une fiche contact vierge s'affichera. L'option "montée de fiche" peut être activée dans le module de configuration. Cf."Configuration - Contact". Répondre à un appel Pour répondre à un appel, plusieurs possibilités vous sont offertes : - Décrochez votre poste téléphonique. Cette opération est valable pour tout type de poste. - Cliquez sur l'icône de commande - Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne correspondant à l'appel entrant et sélectionnez "Décrocher" dans le menu déroulant qui s'affiche à l'écran. - Cliquez sur le bouton situé sur le pavé numérique de l'application. - Appuyez sur la touche de fonction "F3" Dans ces trois derniers cas, le passage en main libre s'effectue automatiquement. Répondre à un appel alors que vous êtes déjà en communication - Cliquez sur l'icône de commande - Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne correspondant à l'appel entrant et sélectionnez "Décrocher" dans le menu déroulant qui s'affiche à l'écran. Le premier correspondant sera automatiquement mis en attente. Validation Quand l'opération de décrochage est effective, la zone de statut des appels affiche une icône symbolisant le passage en conversation. Page 32

33 Fonctions Téléphoniques - Libérer un appel Pour libérer un appel en cours, il existe plusieurs solutions : - Raccrochez votre poste. - Cliquez sur l'icône de commande située sur la ligne correspondant à l'appel que vous souhaitez libérer. - Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne correspondant à l'appel et sélectionnez "Raccrocher" dans le menu déroulant qui s'affiche à l'écran. - Cliquez sur le bouton situé sur le pavé numérique de l'application. - Appuyez sur la touche de fonction "F4". Page 33

34 Fonctions Téléphoniques - Dévier un appel Pour dévier un appel entrant vers un autre poste : - Cliquez sur l'icône de commande. Les paramètres liés à la déviation d'appel sont définis dans le module de Configuration - Téléphonie. - Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne correspondant à l'appel et sélectionnez "Dévier" dans le menu déroulant qui s'affiche à l'écran. Page 34

35 Fonctions Téléphoniques - Refuser un appel Pour refuser un appel entrant et l'orienter directement vers votre boîte vocale : - Cliquez sur l'icône de commande - Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne correspondant à l'appel et sélectionnez "Refuser" dans le menu déroulant qui s'affiche à l'écran. Page 35

36 Fonctions Téléphoniques - Double appel Vous pouvez appeler un deuxième correspondant alors que vous êtes déjà en ligne. Pour ce faire, procédez de la même manière que pour un appel simple. Le premier correspondant sera mis automatiquement en attente. Le deuxième appel apparaîtra dans la zone de statut et de gestion des appels. Page 36

37 Fonctions Téléphoniques - Transférer un appel Le transfert d'appel consiste à diriger le correspondant avec lequel vous êtes en communication vers un autre poste de l'installation. En cours de communication avec un correspondant deux types de transferts sont proposés: Transfert supervisé Effectuez un double appel. Lorsque l appel est effectif, des icônes de commande supplémentaires s'affichent sur la ligne du correspondant mis en attente. - Cliquer sur l'icône de commande pour valider le transfert. - Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne correspondant à l'appel et sélectionnez "Transfert" dans le menu déroulant qui s'affiche à l'écran. Lorsque le transfert est validé, les informations situées dans la zone de statut et de gestion des appels disparaissent. Et vous quittez la communication. Transfert aveugle Cliquez sur une des zones de l'intercom avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez "Transférer :" Lorsque le transfert est validé, les informations situées dans la zone de statut et de gestion des appels disparaissent. Et vous quittez la communication. Page 37

38 Fonctions Téléphoniques - Effectuer une mise en garde La mise en garde permet de suspendre momentanément une communication pour la reprendre ultérieurement. Le correspondant reçoit une mélodie d'attente. - En cours de communication, cliquez sur l'icône de commande. - Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne correspondant à l'appel et sélectionnez "Mise en garde" dans le menu déroulant qui s'affiche à l'écran. -Appuyez sur la touche de fonction "F7". Vous ne pouvez pas interrompre la communication avec un correspondant mis en attente. Page 38

39 Fonctions Téléphoniques - Reprendre un appel mis en garde Votre correspondant a été mis en garde. Pour effectuer une reprise de garde: - Cliquez sur l'icône de commande. - Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne correspondant à l'appel en garde et sélectionnez "Reprise de garde" dans le menu déroulant qui s'affiche à l'écran. - Appuyez sur la touche de fonction "F8". Vous êtes de nouveau en communication avec votre correspondant. Page 39

40 Fonctions Téléphoniques - Passer d'un correspondant à l'autre ou Va et Vient Le Va et Vient permet de converser alternativement avec plusieurs correspondants, sans restriction du sens des appels. Vous êtes en ligne avec un premier correspondant. Pour appeler un autre interlocuteur, effectuez un double appel. Votre premier correspondant est automatiquement mis en attente. Pour reprendre la communication avec celui-ci sans interrompre la communication avec le deuxième : - Cliquez sur l'icône de commande. - Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne symbolisant l'appel mis en garde et sélectionnez "Va et vient " dans le menu déroulant qui s'affiche à l'écran. Vous êtes de nouveau en communication avec le premier correspondant ; le deuxième est mis automatiquement en attente. Pour reprendre la conversation avec le deuxième procédez de la même manière. Dans l'exemple ci-dessous, les icônes de gauche vous indiquent l'état de la conversation. Vous êtes en communication avec le Poste 4 ; le Poste 1 est en attente. en communication Les icônes de droite sont des icônes de commande : elles vous permettent en cliquant d'effectuer le "va et vient" sans recourir au menu déroulant. Dans l'exemple ci-dessous, vous avez mis en attente le Poste 4 et vous conversez avec le Poste 1. en attente Page 40

41 Fonctions Téléphoniques - Mettre en place une conférence à trois La conférence permet une conversation à trois. Pour commencer une conférence - Cliquez sur l'icône de commande. - Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne correspondant à l'appel et sélectionnez "Conférence " dans le menu déroulant qui s'affiche à l'écran. Vous êtes en conférence avec vos deux correspondants. Pour "libérer" les deux interlocuteurs de la conférence - Cliquez sur le bouton situé sur le pavé numérique de l'application. Page 41

42 Fonctions Téléphoniques - Parcage Vous êtes en communication avec un correspondant extérieur et vous souhaitez le mettre en attente pour le reprendre à partir d'un autre poste. Deux possibilités vous sont proposées : - Cliquez sur l'icône - Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne correspondant à l'appel extérieur et sélectionnez "Parcage" dans le menu déroulant qui s'affiche à l'écran. lorsque le parcage est effectif. Votre correspondant est mis en attente et disponible pour tous les autres postes de l'installation. Il disparaît de la zone de statut. Nota: Seuls les appels extérieurs peuvent être parqués. L'appel parqué n'est pas associé au poste qui a effectué la manœuvre. Page 42

43 Fonctions Téléphoniques - Reprise de parcage Vous souhaitez reprendre un correspondant mis en attente à partir d'un autre poste. - Cliquez sur le bouton situé à droite de la zone de numérotation et sélectionnez, dans le menu déroulant qui s'affiche à l'écran, "Reprise de Parcage" dans la rubrique "Fonctions". <<<< Lorsque la reprise de parcage est effective, les informations concernant votre correspondant extérieur s'affichent dans la zone de statut. Vous pouvez lui parler. Page 43

44 Journal des appels Le journal des appels ou historique des appels mémorise tous les appels reçus et émis (que vous y ayez répondu ou non). Il est mis à jour en permanence tant que l'application est connectée. - Cliquez sur ce bouton pour accéder au journal des appels. Une fenêtre s'ouvre, qui retrace l'historique de toutes vos communications. Présentation Pour obtenir des informations concernant les différentes fonctions proposées, cliquez sur la zone qui vous intéresse dans la fenêtre ou sur un des liens ci-dessous. 1 - Barre de menu. 2 - Barre de contrôle. 3 - Historique. 4 - Statistiques. Page 44

45 Journal des appels - Historique L'historique des appels se présente sous la forme d'un tableau. Chaque ligne correspond à un appel. Pour chaque appel, vous disposez des informations suivantes : Poste CTI : Numéro du poste interne qui a réceptionné l'appel. N direct : Le numéro de téléphone que votre correspondant extérieur a réellement saisi. Ce numéro vous permet - dans le cas d'un groupement de postes - de connaître la personne que votre correspondant souhaite joindre. Nom: Téléphone : Date : Heure : Type : État : Le nom de votre correspondant, si celui-ci est enregistré dans une de vos fiches contact. Le numéro de téléphone émis ou reçu. La date de l'appel. Le format de la date est défini dans "Panneau de configuration" "Options régionales". L'heure de l'appel. Le format de l'heure est défini dans "Panneau de configuration" "Options régionales". L'origine de l'appel: - appel émis - appel reçu Le suivi de l'appel: - Abouti : La communication a été établie. - Occupé : Le poste de votre correspondant était occupé. - Non réponse : Votre correspondant n'a pas répondu. - En absence : Vous avez reçu un appel pendant votre absence. Conversation : La durée de conversation. Sonnerie : Renvoi : La durée du temps de sonnerie - de votre poste pour les appels reçus. - de celui de votre correspondant pour les appels émis. Le numéro et le nom du poste propriétaire du renvoi, si l'appel a été redirigé sur le vôtre. A partir de ce tableau, il vous est possible : - D'ouvrir la fiche contact d'un interlocuteur soit en cliquant deux fois avec la souris sur une des lignes soit en appuyant sur la touche "Entrée après avoir sélectionné la ligne de votre contact. - De faire un tri par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur l'entête des colonnes. - De supprimer un des enregistrements en appuyant sur la touche "Suppr". - D'appeler un des contacts en cliquant avec le bouton droit de la souris sur une des lignes. Vous pouvez utiliser le pavé de navigation de votre clavier pour vous déplacer dans ce tableau. Page 45

46 Journal des appels - Barre de menu Dans la barre de menu, trois choix sont proposés : "Journal", "Filtrage" et "Aide". Journal Appeler le Supprimer Ouvrir Actualiser Exporter Quitter - Permet d'appeler directement le correspondant sélectionné dans le tableau. - Supprime l'appel sélectionné. - Supprime tous les appels mémorisés. - Ouverture de la fiche contact associée au correspondant sélectionné dans le tableau. - Mise à jour du tableau par rapport aux appels reçus et émis. - Permet d'exporter (sauvegarder) le contenu du journal des appels dans un fichier. - Le fichier de sauvegarde est au format "*.csv"ou "*.txt" - le ; est le séparateur de colonne. - Fermeture du journal des appels. Filtrage Filtrage selon le sens Filtrage par origine Filtrage par numéro - Filtrage des appels émis et/ou reçus. - Filtrage des appels internes et/ou externes. - Filtrage associé au numéro : - de téléphone sélectionné, - du poste CTI sélectionné, - direct sélectionné. Aide Ouverture du fichier d'aide. Nota : A partir du clavier, vous pouvez accéder aux différents choix proposés dans ces menus, en appuyant sur la Page 46

47 touche "ALT" puis en utilisant le pavé de navigation de votre clavier. Pour valider une des rubriques, appuyez sur la touche "Entrée". Page 47

48 Journal des appels - Barre de commande Icônes de commande Les dix icônes présentes dans cette barre de commande donnent accès aux fonctions suivantes : - Ouverture d'une fiche contact - Suppression - Filtrage - Appel d'un correspondant - Recherche (suivant/précédent) - Imprimer le contenu du tableau Ouverture d'une fiche contact Ouverture de la fiche contact du correspondant sélectionné. Suppression - Suppression de l'appel sélectionné. - Suppression de tous les appels mémorisés. Filtrage Pour effectuer un filtrage, vous pouvez soit cliquer directement sur une des icônes dans la barre de commande, soit choisir une des rubriques dans le menu "Filtrage" situé dans la barre de menu. Le graphisme de l'icône est modifié en fonction du type de filtrage sélectionné. Un petit rond rouge situé en haut de l'icône vous permet de visualiser rapidement si un filtrage a été validé. Aucun filtrage Filtrage Filtrage Affichage des appels émis et reçus. Affichage des appels reçus uniquement. Affichage des appels en absence Affichage des appels émis uniquement. Aucun filtrage Filtrage Filtrage Affichage des appels internes et externes. internes uniquement. externes uniquement. Aucun filtrage Filtrage Affichage de tous les appels sans restriction sur un numéro particulier. Affichage des appels associés au numéro : - de téléphone sélectionné dans le tableau. - du poste CTI sélectionné dans le tableau. - direct sélectionné dans le tableau. Appel du correspondant Page 48

49 Appel du correspondant sélectionné. Rechercher Une zone de saisie vous est proposée pour rechercher rapidement un de vos contacts en fonction des caractères que vous tapez. Cette fonction recherche les correspondances, lettre par lettre, avec tous les éléments de la liste. Pour utiliser la zone de recherche : - Tapez un caractère. Ce caractère apparaît dans la zone "Rechercher" et le premier élément de la liste qui commence par ce caractère est sélectionné. Si vous tapez une autre lettre, l'élément qui commence par ces deux lettres est sélectionné. - Pour rechercher des contacts qui commencent par un autre caractère, supprimez le caractère affiché dans la zone de recherche et tapez-en un autre. Important : Si vous tapez un caractère qui ne correspond pas aux éléments de la liste, ce caractère ne s'affichera pas dans la zone de recherche. Page 49

50 Journal des appels - Statistiques Cette zone affiche des statistiques sur le contenu du tableau, à savoir : - Nombre d'appels. - Nombre d'appels pendant votre absence. - Durée cumulée de tous les appels. - Durée moyenne d'une communication. Ces valeurs changent si une commande de filtrage est programmée. Page 50

51 Annuaire L'annuaire des contacts vous permet d'accéder plus directement aux coordonnées de vos correspondants. Cet annuaire affiche les informations principales sous la forme d'un tableau. - Cliquez sur cette icône pour accéder à l'annuaire des contacts. Présentation En fonction de l'onglet sélectionné, une fenêtre affiche la liste de vos contacts, celle des numéros abrégés personnels ou celle des numéros abrégés communs. Pour une recherche plus rapide, une zone de recherche ainsi que des options de tri pour chaque champ sont proposées. Il vous est possible d'effectuer un appel directement en sélectionnant une ligne du tableau et en cliquant sur l'icône de commande "Appel". Pour obtenir des informations sur les différentes fonctions proposées, cliquez sur la zone qui vous intéresse dans la fenêtre ou sur un des liens ci-dessous. 1 - Barre de menu. 2 - Barre de contrôle. 3 - Contacts. 4 - Abrégés personnels. 5 - Abrégés communs. 6 - Informations. Page 51

52 Annuaire - Liste des contacts Cette liste se présente sous forme de tableau. A chaque ligne correspond une fiche contact. A partir de ce tableau, il vous est possible : - D'ouvrir la fiche contact d'un interlocuteur soit en cliquant deux fois avec le bouton gauche de la souris sur une des lignes soit en appuyant sur la touche "Entrée" après avoir sélectionné la ligne de votre contact. - De faire un tri par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur l'entête des colonnes. - De supprimer un des contacts en appuyant sur la touche "Suppr". - D'appeler un de vos contacts en cliquant avec le bouton droit de la souris sur une des lignes. Vous pouvez utiliser les touches du pavé de navigation de votre clavier pour vous déplacer dans ce tableau. Page 52

53 Annuaire - Liste des Numéros Abrégés Communs Cette liste se présente sous forme de tableau ; elle est commune à toutes les personnes de votre entreprise. Vous ne pouvez donc pas modifier ou supprimer un des numéros directement par cette application. Pour ce faire, référez-vous au manuel de configuration de votre PBX. Il est possible de mémoriser 300 (ou 500) numéros de téléphones différents. Vous pouvez effectuer un tri par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur l'entête des colonnes. Vous pouvez aussi appeler un des numéros abrégés en cliquant avec le bouton droit de la souris sur une des lignes. Vous pouvez utiliser les touches reiva c ertov ed oitagiva ed Èvap ud pour vous déplacer dans ce tableau. Page 53

54 Annuaire - Liste des Numéros Abrégés Personnels Cette liste se présente sous forme de tableau ; elle vous est personnelle. Vous avez la possibilité de mémoriser 10 numéros de téléphone. A partir de ce tableau, vous pouvez : - Modifier un des numéros de téléphone. Pour ce faire, cliquez deux fois avec la souris sur la ligne de votre choix ou appuyez sur la touche "Entrée". Une nouvelle fenêtre s'ouvre, où vous pouvez effectuer vos corrections. - Faire un tri par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur l'entête des colonnes. - Supprimer un des numéros de téléphone en appuyant sur la touche "Suppr". - D'appeler un des numéros abrégés en cliquant avec le bouton droit de la souris sur une des lignes. Vous pouvez utiliser les touches du pavé de navigation de votre clavier pour vous déplacer dans ce tableau. Page 54

55 Annuaire - Modification des Numéros Abrégés Personnels La fenêtre présentée ci-dessous apparaît lorsque vous sélectionnez dans le menu "annuaire" la rubrique "nouveau : numéro abrégé" ou lorsque vous cliquez deux fois sur le bouton droit de la souris sur une des lignes du tableau. Cette fenêtre vous permet de créer ou de modifier un numéro abrégé personnel. La liste de gauche correspond aux numéros abrégés. A chaque numéro abrégé est associé une zone de saisie. Cette zone vous permet d'associer un numéro de téléphone privé à un des numéros courts. Pour sauvegarder vos modifications, appuyez sur le bouton "Ok". Page 55

56 Annuaire - Barre de menu Dans la barre de menu, deux choix sont proposés : "Annuaire" et "Aide". Annuaire Nouveau - En fonction de l'onglet sélectionné : Contacts Abrégés personnels Création d'une nouvelle fiche contact. Cette fiche est automatiquement enregistrée. Création d'un nouveau numéro abrégé personnel. Dans ce cas, une fenêtre de saisie vous est proposée. Pour sauvegarder votre création, il est impératif d'exporter les données nouvellement saisies. Supprimer- En fonction de l'onglet sélectionné : Contacts Abrégés personnels Suppression de la fiche contact sélectionnée dans le tableau. Suppression du numéro abrégé personnel sélectionné dans le tableau. Propriétés- En fonction de l'onglet sélectionné : Contacts Abrégés personnels Ouverture de la fiche contact sélectionnée dans le tableau. Cette fiche peut éventuellement être modifiée. Les modifications opérées sont automatiquement sauvegardées. Ouverture d'une fenêtre de saisie pour lire et, éventuellement, modifier le numéro abrégé personnel sélectionné dans le tableau. Pour sauvegarder votre modification, il est impératif d'exporter les données nouvellement saisies. Composer- Appel en ligne du correspondant sélectionné dans le tableau. Si plusieurs numéros de téléphone sont enregistrés dans la même fiche contact, une liste vous est proposée afin que vous puissiez sélectionner celui de votre choix. Synchroniser- Mise à jour de l'annuaire des contacts de l'application à l'aide d'une autre base de données. Les nouvelles informations remplacent purement et simplement les anciennes données contenues dans l'application. Importer- Contacts Permet d'importer des données provenant d'un fichier Microsoft Excel, Microsoft Access ou Texte (avec virgule, point-virgule ou tabulations comme valeurs de séparation). Page 56

57 Abrégés Mise à jour des numéros abrégés personnels et communs de l'application par rapport aux informations stockées dans votre PBX. Les nouvelles informations remplacent purement et simplement les anciennes données contenues dans l'application. Exporter- En fonction de l'onglet sélectionné : Contacts - Abrégés communs Abrégés personnels Permet de sauvegarder tous les contacts dans un fichier. Le fichier de sauvegarde est au format "CSV" ou "TXT"- le ; est le séparateur de colonne. Vous pourrez l'éditer avec le logiciel EXCEL, WORD ou ACCESS pour l'imprimer ou effectuer d'autres opérations. Mise à jour des numéros abrégés personnels de votre PBX par rapport aux informations stockées dans l'application. Les nouvelles informations remplacent purement et simplement les anciennes données contenues dans le PBX. Quitter : Fermeture de l'annuaire des contacts. Aide Ouverture du fichier d'aide. Nota: A partir du clavier, vous pouvez accéder aux différents choix proposés dans ces menus, en appuyant sur la touche "Alt" puis en utilisant les touches du pavé de navigation de votre clavier. Pour valider une des rubriques, appuyez sur la touche "Entrée". Page 57

58 Annuaire - Barre de commande Icônes de commande Les quatre icônes suivantes sont actives si un contact est sélectionné dans le tableau. Elles vous donnent accès à diverses fonctionnalités : Contacts Abrégés personnels En fonction de l'onglet sélectionné : Ouverture de la fiche contact du correspondant sélectionné. Cette fiche peut, éventuellement, être modifiée. Dans ce cas, la modification est automatiquement sauvegardée. Ouverture d'une fenêtre de saisie pour lire et, éventuellement, modifier le numéro abrégé personnel sélectionné. Pour sauvegarder votre modification éventuelle, il est impératif d'exporter les données nouvellement saisies. Abrégés communs Cette fonctionnalité n'est pas disponible à partir de l'application. Contacts En fonction de l'onglet sélectionné : Création d'une nouvelle fiche contact. La fiche créée est automatiquement sauvegardée. Abrégés personnels Abrégés communs Ouverture d'une fenêtre de saisie. Pour sauvegarder votre création, il est impératif d'exporter les données nouvellement saisies. Cette fonctionnalité n'est pas disponible à partir de l'application. En fonction de l'onglet sélectionné : Contacts Abrégés personnels Abrégés communs Suppression du contact sélectionné. Suppression du numéro abrégé personnel sélectionné. Cette fonctionnalité n'est pas disponible à partir de l'application. Appel en ligne du correspondant sélectionné. Si plusieurs numéros de téléphone sont enregistrés dans la fiche contact, une liste vous est proposée afin que vous puissiez sélectionner celui de votre choix. Rechercher Une zone de saisie vous est proposée pour rechercher rapidement un de vos contacts en fonction des caractères que vous tapez. Cette fonction recherche les correspondances, lettre par lettre, avec tous les éléments de la liste. Pour utiliser la zone de recherche : - Tapez un caractère. Ce caractère apparaît dans la zone "Rechercher" et le premier élément de la liste qui Page 58

59 commence par ce caractère est sélectionné. Si vous tapez une autre lettre, l'élément qui commence par ces deux lettres est sélectionné. - Pour rechercher des contacts qui commencent par un autre caractère, supprimez le caractère affiché dans la zone de recherche et tapez-en un autre. Important : Si vous tapez un caractère qui ne correspond pas aux éléments de la liste, ce caractère ne s'affichera pas dans la zone de recherche. Imprimer Permet d'imprimer le contenu du tableau. Page 59

60 Annuaire - Zone d'informations Cette zone d'informations située en bas de page indique le nombre de contacts, ainsi que le nom de l'interlocuteur correspondant à la ligne sélectionnée dans le tableau. Page 60

61 Fiche contact Présentation - Ouverture d'une fiche contact - Format de numérotation Une fiche contact contient l ensemble des informations concernant les coordonnées d un correspondant : nom, prénom, numéro de téléphone L'application peut être mise en relation soit avec un gestionnaire de contact externe de type Outlook ou Outlook Express, soit avec une base de données propriétaire : c'est le mode autonome. Référez-vous au chapitre "Configuration" pour choisir votre mode de synchronisation. Présentation Pour les fiches contact de type Outlook ou Outlook Express, veuillez-vous reporter à la documentation concernant ces logiciels. En ce qui concerne la fiche contact propriétaire, Référez-vous au chapitre "Fiche contact propriétaire". Ouverture d'une fiche contact Votre application vous permet de visualiser les fiches des contacts téléphoniques selon des critères définis lors de la configuration. - En mode automatique, pour les appels entrants, la fiche contact apparaît automatiquement si le numéro de téléphone correspondant à l'appel reçu est enregistré dans une de vos fiches contact. - En mode manuel, pour ouvrir la fiche contact de votre interlocuteur, effectuez dans la zone de statut un double clic gauche avec la souris sur la ligne correspondant à l'appel. Si la fiche contact n'existe pas, une fiche vierge sera créée. - A partir de l'annuaire, effectuez un double clic avec la souris sur une des lignes du tableau ou cliquez sur l'icône située sur la barre de commande. - A partir du journal des appels, effectuez un double clic avec la souris sur un des éléments de la liste, ou cliquez sur l'icône située sur la barre de commande. Format de numérotation Portez une attention toute particulière au format de la numérotation. Deux formats vous sont proposés, le format "local" et le format canonique. Quelques soit votre choix, il est impératif de programmer le préfixe de sortie pour vos appels locaux, vos appels longue distance et vos appels internationaux ainsi que les règles de numérotation. Référez-vous au chapitre "Configuration" pour définir ces paramètres. Format canonique Le format canonique est un format de numérotation universel. On notera que la forme canonique est parfaitement adaptée pour vos appels régionaux et internationaux. Elle vous permet de définir des règles spécifiques suivant votre lieu géographique. Le format est le suivant : +code Région/Pays (Indicatif régional) Numéro de l'abonné + Indique que le numéro est au format canonique Code Région/Pays Espace Indicatif standard qui identifie le pays ou la région pour un numéro de téléphone. Il comporte un ou plusieurs chiffres de 0 à 9. Le code Région/Pays est suivi d'un espace. Page 61

62 (Indicatif Régional) Numéro de l'abonné Indicatif Régional ou local du numéro de téléphone. Il peut comporter un ou plusieurs chiffre de 0 à 9 et est délimité par des parenthèses. Numéro de téléphone de l'abonné. Il peut comporter un ou plusieurs chiffre de 0 à 9, des caractères de formatage. Le numéro d'abonné ne doit pas contenir les caractères suivants : ( ) ^ Les caractères de formatage sont généralement représentés par des espaces, des points et des tirets. Vous pouvez utiliser ces caractères pour faciliter la lecture d'un numéro de téléphone. Ils n'affectent pas la numérotation car ils seront ignorés par l'application. Nota: Certains programmes de carnets d'adresses stockent les numéros dans ce format. Format local La forme "locale" doit-être réservée uniquement pour vos appels locaux voire régionaux si la règle de numérotation est identique aux appels locaux. Le format est le suivant : Il peut comporter un ou plusieurs chiffre de 0 à 9, des caractères de formatage. Le numéro ne doit pas contenir les caractères suivants : ( ) ^ Les caractères de formatage sont généralement représentés par des espaces, des points et des tirets. Vous pouvez utiliser ces caractères pour faciliter la lecture d'un numéro de téléphone. Ils n'affectent pas la numérotation car ils seront ignorés par l'application. Page 62

63 Fiche contact propriétaire Présentation - Cliquez sur cette icône pour appeler votre correspondant au numéro de téléphone indiqué dans la zone de saisie contiguë. - Cliquez sur cette icône pour envoyer un courriel à l'adresse indiquée dans la zone de saisie contiguë. - Cliquez sur cette icône pour ouvrir l'application indiquée dans la zone de saisie contiguë - Cliquez sur cette icône pour rechercher et sélectionner une application liée à votre contact - document Word, Excel, Access... - Insérer, Modifier ou supprimer une photo. Enregistrer: Cliquez sur ce bouton pour sauvegarder toutes les informations contenues sur cette fiche. Fermer: Cliquez sur ce bouton pour fermer la fiche contact. Les éventuelles modifications ne seront pas sauvegardées. Personnel: Vous pouvez marquer n'importe quel enregistrement comme personnel afin que les autres utilisateurs ne puissent pas le visualiser. Catégories: Vous pouvez définir des catégories pour regrouper les enregistrements et faciliter ainsi leur gestion et leur consultation dans l'annuaire. Note: Zone dans laquelle vous pouvez taper des notes sur votre contact. Cette zone est limitée à 255 caractères. Page 63

64 Configuration Ce module personnalise l'application. Il vous permet de sélectionner parmi des choix préétablis la configuration adaptée à vos besoins. - Cette icône est réservée pour la configuration et la personnalisation de l'application. Quatre onglets permettent cette configuration : L'onglet Général fournisseur de service, ligne et adresse associées. L'onglet Téléphonie numéro du poste associé, numéro du poste pour le renvoi fixe et options de numérotation. L'onglet Affichage choix de la langue, mode d'identification de l'appel, options pour l'affichage en mode barre téléphonique ou plein écran et activation du son sur votre PC. L'onglet Contact gestionnaire de contact et montée de fiche automatique. Le bouton "OK" ferme la fenêtre. Les modifications sont sauvegardées. Le bouton "Annuler" ferme la fenêtre. Les modifications ne seront pas sauvegardées. Le bouton "Appliquer" enregistre toutes les modifications effectuées. Le bouton "Aider" ouvre l'aide en ligne. Page 64

65 Configuration - Général L'onglet "Général" est constitué de quatre zones décrites ci-dessous : La zone "Ligne" est composée d'un menu déroulant permettant de sélectionner, parmi différents choix proposés, l'accès téléphonique utilisé par l'application. Le bouton "Propriétés" permet de valider la configuration de la ligne sélectionnée. La zone "Adresse" est composée d'un menu déroulant permettant de sélectionner, parmi différents choix proposés, l'adresse physique de l'accès téléphonique sélectionné dans la zone "Ligne". Pour votre PBX, cette adresse correspond au numéro de téléphone associés à la "Ligne". La zone "Fournisseur de services téléphoniques" est composée d'un menu déroulant permettant de sélectionner, parmi les différents choix proposés, le fournisseur d'accès utilisé par l'application. Par défaut : se référer à l'image ci-dessus. La zone "Gestionnaire d'appels" permet d'activer ou non cette application comme gestionnaire d'appels par défaut. Vos appels émis à partir de logiciels tiers (Excel, Word, Numéroteur, Outlook Express...) seront redirigés automatiquement vers cet applicatif; Ceci afin de vous faciliter le suivi et la gestion de l'appel. Page 65

66 Configuration - Téléphonie L'onglet "Téléphonie" est constitué de quatre zones décrites ci-dessous : La zone "Poste CTI" correspond au numéro de téléphone associés à l'application. Cette zone est en lecture seule. Elle est initialisée quand vous lancez l'application. La zone "Renvoi interne" est composée d'un menu déroulant permettant de sélectionner, parmi les numéros de téléphone interne disponibles, celui qui sera utilisé pour dévier vos appels entrants. Référez-vous au chapitre "Fonctions téléphoniques : Dévier un appel". La zone "Messagerie Vocale" correspond au numéro d'accès qui vous relie à la messagerie vocale. Cette zone est en lecture seule. Elle est initialisée quand vous lancez l'application. La zone "Appels externes" permet de définir les propriétés de numérotation. Pour modifier ces propriétés, cliquez sur "Propriétés. Page 66

67 Configuration - Affichage L'onglet "Affichage" est constitué de sept zones décrites ci-dessous : 16 La zone "Théme visuel" est composée d'une liste des différentes "skins" disponibles pour l'application. La zone "Langue" est composée d'une liste des différentes langues disponibles pour l'application. La zone "Intercom" permet de sélectionner le nombre de touches pour la zone intercom: 24 ou 48 La zone "Statut" permet de sélectionner le nombre de lignes pour le suivi des communications: 4, 8, 12 ou La zone "Barre téléphonique" permet de choisir le mode d'affichage de l'application lorsque le mode "Barre téléphonique" est sélectionné. Toujours visible : l'application occupe la partie haute de l'écran en permanence. Masquée automatiquement : l'application est masquée lorsqu'une autre application est ouverte, par exemple un traitement de texte, et réapparaît quand on positionne le curseur de la souris en haut de l'écran. La zone "Identification de l'appel" permet de sélectionner le mode d'affichage de l'identifiant dans la zone de statut : affichage du numéro de téléphone seul, du nom du correspondant seul ou du numéro de téléphone et du nom du correspondant. La zone "Appels entrants" permet de valider ou non le passage automatique en mode plein écran lors de la réception d'un appel. Page 67

68 Configuration - Contact L'onglet "Contact" est constitué de deux zones décrites ci-dessous : La zone "Popup" permet d'activer ou non la remontée automatique des fiches contact à la réception d'un appel. La zone "Gestionnaire des contacts" est composée d'un menu déroulant permettant de sélectionner, parmi différents choix proposés, le gestionnaire de contact utilisé par l'application. Si vous avez choisi "Outlook", le bouton "Configurer" vous permet de valider les dossiers contenant vos contacts. - Page 68

69 Importation Cette fonctionnalité est disponible uniquement si vous avez sélectionné le mode " Propriétaire " comme gestionnaire de contacts. Pour importer des données à partir de Outlook ou Outlook Express veuillez-vous reporter à la documentation concernant ces logiciels. Présentation Pour importer des données à partir d'un autre fichier: - Sélectionnez le type de fichier : Microsoft Excel (.xls) Microsoft Access (.mdb) Valeur séparées par des points-virgules (.csv) Valeur séparées par des tabulations ou des virgules (.txt) - Puis cliquez sur Suivant. - Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez le fichier à importer. Page 69

70 - Sélectionnez éventuellement la table(type Access) ou la feuille (type Excel) contenant les données. - Cliquez sur l'option de votre choix soit pour remplacer tous les contacts existants par les éléments importés soit pour les rajouter aux contacts existants. - Puis cliquez sur Suivant. La liste de gauche (Vos Champs) correspond aux champs définis dans votre propre base de données, celle de droite (CTI) aux champs définis dans la base de données de l'application. - Pour établir un lien entre ces deux bases de données, faites glisser le champ que vous souhaitez convertir vers le champ de destination à droite (Drag & Drop). - Pour supprimer un lien, effectuez l'opération inverse. - Le bouton "Liens par défaut" permet d'établir les liens automatiquement si les libellés sont identiques. - Le bouton "Effacer tous les liens" permet de supprimer tous les correspondances entre ses deux listes. - Cliquez sur "Terminer" pour valider l'importation. Page 70