RÉSUMÉ ET OBJECTIFS. Résumé. Objectifs

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2 RÉSUMÉ ET OBJECTIFS Résumé Dans la perspective des DIC, le Canada est divisé en diverses régions basées selon la taille et le nombre de membres. Les régions peuvent être aussi vastes qu une province entière, comme le Nouveau-Brunswick, ou aussi petites qu une région déterminée dans une province comme c est le cas de la grande région métropolitaine de Toronto. Toutes les régions ont trois (3) catégories de membres. 1. Les praticiens: les designers d intérieur membres de leur association provinciale, par exemple ARIDO (Association of Registered Interior Designers of Ontario), sont nommés membres d ARIDO. 2. Les étudiants: les étudiants en design d intérieur membres de leur association provinciale. Ils sont nommés membres étudiants. 3. Les représentants des fabricants et des fournisseurs : Les compagnies qui fournissent des produits ou des services de design d intérieur, et qui sont membres des DIC, sont nommés membres d industrie. Objectifs Une région est un territoire géographique réunissant les membres, les consommateurs et les autres associations. Chacune des régions a un certain nombre de choses à accomplir. Alors, avant de commencer à planifi er votre événement, il est important de bien considérer les objectifs mentionnés ci-dessous: a) Stimuler les membres : encourager les membres à s impliquer dans les événements et les initiatives et à développer un réseau professionnel. b) Informer les membres du public: renseigner les membres du public sur la profession du design d intérieur à travers plusieurs activités. Par exemple, augmenter la sensibilisation des gens sur les différences entre un designer d intérieur et un décorateur d intérieur. c) Impliquer les bénévoles: stimuler les membres à participer et à redonner à leur profession grâce aux occasions de bénévolat. 02 d) Le recrutement et la rétention: offrir une programmation destinée spécifi quement aux étudiants qui formeront la prochaine génération de designers d intérieur.

3 Le comité organisationnel et l engagement des bénévoles Les bénévoles sont une partie essentielle de tous les événements. Voici comment vous pouvez profi ter au maximum de vos bénévoles et de votre comité organisationnel. Veuillez prendre note que pour les besoins de ce manuel, le terme «bénévole» fait référence à un individu qui aide, donne son temps pour la journée et le contexte de l événement uniquement. 1. Créez un comité organisationnel équilibré. Assurez-vous qu il y a une combinaison de membres d industrie et de designers, tous devant être des membres actifs. 2. Identifi ez le président ou les coprésidents. Ils joueront un rôle important dans la réussite (fi nancière) de l événement et ils aideront à conceptualiser, à planifi er, à coordonner l événement et ils veilleront à son bon déroulement. 3. Formez votre comité organisationnel. Commencez en mesurant l ampleur de l événement afi n de décider combien de personnes composeront le comité, selon vos besoins. Choisissez-en trois (3) et dix (10). N oubliez pas le fait que trop de monde impliqué peut parfois alourdir le processus. Rappelez-vous qu un comité organisationnel peut être restreint et qu il est toujours possible de recruter des bénévoles pour vous aider dans le bon déroulement de l événement, le jour même. 4. Recrutez les membres de votre comité organisationnel. Communiquez avec le président de votre région pour savoir s il n y aurait pas des designers intéressés à en faire partie. Demandez à votre association provinciale ou aux DIC d annoncer vos besoins via un publipostage électronique. 5. Attribuez les diverses responsabilités de chacun lors des réunions. Le président, les coprésidents et le comité organisationnel sont responsables de la réussite de l événement. Ils doivent être présents à toutes les réunions. Lorsque vous décidez de la durée et de la fréquence des réunions, considérez les besoins de l événement. Il est aussi important de se rappeler que les personnes impliquées, aussi dévouées soientelles, demeurent des professionnels ayant des horaires chargés. Le fait de défi nir les rôles les plus importants et des tâches spécifi ques assurera l effi cacité des réunions. 6. Établissez un climat stimulant. Rappelez à votre comité organisationnel et à vos bénévoles que, de participer à un événement, peut élargir leur réseau sur le plan professionnel. Ces personnes pourront également obtenir des crédits pour une (1) heure non-cecdi, en utilisant le code d activité 600. Pour consulter tous les détails, référez-vous au site Internet du CECDI. 7. Amusez-vous! Faites de cet exercice de planifi cation une aventure stimulante pour vous-même et pour le comité organisationnel. 03

4 LISTE DES INCONTOURNABLES DE L ÉVÉNEMENT Nom Liste de incontournables de l évétnement Lieu Province/Bureau de secteur Date Heure Comité Président Membres du comité (liste des noms) Bénévoles (lors de l événement) (liste des noms) 04

5 1. PLANIFICATION DU BUDGET Estimation vs réalité (gabarit fournit par les DIC). Commandites Préparation du détail des niveaux de commandites pour la distribution des DIC Niveaux de commandites et montants Privilèges Commandites/Dates limites selon les niveaux Préparation du comité pour les téléphones concernant les commandites Inclusion de tous les logos/noms appropriés S assurer que tous les privilèges soient honorés PLANIFICATION ET LOGISTIQUE : AVEZ-VOUS PENSÉ À CES CHOSES? 2. INFORMATION SUR L ÉVÉNEMENT ET L INSCRIPTION Préparation des détails de l événement et bilan des informations pour la distribution des DIC Date limite des inscriptions Rédaction du site Internet Frais d inscription Logos Photos Autres Méthodes d inscription 3. AMÉNAGEMENT, ÉQUIPEMENT ET TRAITEURS Contrats Contrat avec le lieu de l événement Personne-ressource Dépôt $ Date requise Solde fi nal $ Contrat audio-visuel Personne-ressource L aménagement des salles de conférences (le cas échéant) Salle de classe Un cercle Équipement audio-visuel Projecteur ACL Portable Microphone Écran Boutonnière Podium Autre L aménagement du poste d inscription Tables pour des prix, des tirages, des collectes de fonds autre (veuillez le préciser): Traiteur Nombre de personnes Personne-resource Date limite pour fournir les nombres au traiteur Allergies Informations fournies aux traiteurs concernant les allergies Locations pour l événement Oui ou Non Types de locations nécessaires (fournir une liste): Autre contracts Qui est responsable d apporter quoi? Photographe Transports Autres contracts Trousse de l événement Liste des participants inscrits Porte-noms et certifi cats de réussite, le cas échéant Reçus pour les participants Formulaire d inscription avec pré-paiement ou paiement sur place Enveloppes avec adresse postale de retour Porte-noms en surplus pour les inscriptions à l entrée Équipe au site de l'événement Équipe présente à l arrivée et horaire Équipe présente à la fermeture Installation de la signalisation et/ou des présentations powerpoint Fonctions des bénévoles le jour même de l événement 4. PLAN DE COMMUNICATIONS Date de la première annonce de l événement Date du rappel de dernière chance de participer Médias sociaux Promotion sur les médias sociaux Oui ou Non Twitter Facebook Mots-clics Autres 5. POST-ÉVÉNEMENT Finaliser le budget Recueillir les comptes payables et recevables Collecter les reçus Faire le suivi des paiements Remerciements aux commanditaires et aux bénévoles Bilan post-événement pour les communications des DIC Photos de l événement Préparation du sondage post-événement (le cas échéant) Bulletin Oui ou Non les mois envisagés 05

6 06 VISUALISEZ VOTRE ÉVÉNEMENT Résumé Transformer l idée que vous avez de votre événement en réalité nécessite une certaine préparation. Voici comment dresser un portrait de votre événement. Veuillez prendre note que durant tout le processus, votre président, les coprésidents et les DIC discuteront pour bien s assurer que tous les aspects de la planifi cation ont été envisagés. Cela comprend également une discussion sur la liste des incontournables de l événement et du plan des opérations. 1. Identifi ez l événement. Décidez quel type d événement vous souhaitez organiser, par exemple, une campagne de fi nancement, un événement de réseautage, de développement de carrière, etc. 2. Déterminez vos besoins: a) Avec l aide de votre région, développez un budget. Commencez par utiliser un modèle de revenus et de dépenses qui vous permettra de balancer ou de générer des profi ts b) Créez une trousse pour les commandites. Voir page 7. c) Choisissez un endroit propice en considérant la capacité d occupation possible au salon, les besoins audio-visuels, les besoins de traiteurs et de restauration, les permis spéciaux nécessaires (alcool ou encore ceux de locaux spéciaux), les assurances (dans tous les cas, vous devrez communiquer avec les DIC). d) Décidez si oui ou non vous aurez des présentateurs dans le cadre de votre événement. Si des séminaires sont offerts, seront-ils accrédités? e) Avez-vous besoin de bénévoles pour vous aider au bon déroulement de votre événement, au-delà des activités du comité organisationnel? f) Promouvoir l événement sur la scène locale et être le plus créatif possible. Les comités d événements ont largement recours aux médias sociaux pour les rendre publics et pour assurer leur réussite. Les DIC vous aideront à promouvoir l événemt en faisant de la publicité au niveau national, grâce à son site internet, aux publipostages réguliers et aux bulletins mensuels. g) Les DIC créeront une page de l événement, accepteront les inscriptions et vous fourniront une liste des personnes enregistrées avec des portenoms personnalisés, si nécessaire. 3. Complétez une liste des incontournables de la planifi cation de l événement. Votre président et vos coprésidents seront responsables de remplir le formulaire disponible en page Soumettez votre liste des incontournables de la planifi cation de l événement. Veuillez faire circuler le formulaire auprès de votre comité organisationnel, de votre conseil d administration provincial et des DIC pour leur approbation avant de le soumettre. 5. Tenez régulièrement des réunions. Tenez le comité organisationnel au courant du processus de la planifi cation de l événement en personne ou par des conférences téléphoniques. Vous pouvez le faire une fois par mois pour commencer et plus fréquemment dans les semaines et les jours précédant l événement. 6. Faites des mises à jour de votre liste des incontournables de la planifi cation de l événement. Après chaque réunion, si des changements ont été apportés à l événement, soumettez la version la plus récente du formulaire à votre conseil d administration provincial et aux DIC.

7 CRÉER UNE TROUSSE DE COMMANDITES Les DIC peuvent vous aider à planifi er votre événement en vous mettant en relation avec les fabricants et les fournisseurs de votre région. Voici comment créer une trousse de commandites. 1. Trouvez un échantillon. Les DIC peuvent vous fournir un gabarit de trousse de commandites adaptée aux besoins de votre événement. 2. Les points énoncés ci-dessous sont à considérer au moment de prendre des décisions importantes: a) Décidez si les commandites seront d un seul niveau ou divisés en des parties distinctes (or, argent ou bronze). Les privilèges doivent être réduits avec les niveaux décroissants (le niveau bronze ayant moins de privilèges que le niveau or). b) Souvenez-vous que les commandites avec plusieurs niveaux permettent à toutes les compagnies de participer, peu importe les budgets. c) Y aura-t-il un commanditaire par niveau (exclusif) ou y aura-t-il plus d un commanditaire pour chacun des secteurs à un même niveau (non compétitif?). d) Donnez aux commanditaires une variété d options de signalisations où ils pourront publier leur logo. Établissez une date limite pour que les compagnies puissent acheter des commandites, par exemple, une date limite de soumission des documents des commanditaires pour les besoins des communications. 3. Soumettez votre trousse de commandites. Envoyez-la aux DIC pour qu ils puissent la commenter et vous fournir des recommandations. À moins que d autres modifi cations soient requises, la trousse de commandites sera prête à être utlisée. 4. Faites la promotion des commandites. Les DIC créeront une page de commandites sur leur site Internet. Ils prépareront un publipostage, qui sera envoyé aux membres ainsi qu un bulletin de commandites qui sera également envoyé aux membres d industrie de partout au pays. 5. Vendez vos commandites. Demandez à votre comité organisationnel d être les leaders en utilisant vos relations d affaires avec les fabricants et les fournisseurs, votre connaissance de l événement et des commandites pour conclure la vente. Établissez une liste des compagnies cibles. Donnez le temps nécessaire aux membres du comité organisationnel (et à votre conseil d administration provincial) de communiquer personnellement ou par courriel avec les compagnies pressenties. 6. Scellez votre entente de commandites. Une fois que votre commanditaire est assuré, les DIC travaillent avec la compagnie pour fi naliser le paiement et veiller à ce que les obligations contractuelles soient honorées. Vous aurez peut-être besoin du logo du commanditaire, des noms des participants, etc. 07

8 VOS CONTACTS DES DIC Debora Abreu Directrice du marketing Je m occupe des évènements corporatifs des DIC, de la Table Top Trade Shows nationale et de la présence des DIC lors de salons commerciaux. Je travaille étroitement avec les associations provinciales membres et coordonne les programmes de commandite pour les nombreux évènements des DIC tenus à travers le pays et qui réunissent membres de l industrie et praticiens. Barbora Krsiakova Coordonnatrice du marketing Coordonnatrice du marketing (Bilingue) En tant qu agent de liaison provincial des DIC, je suis responsable de coordonner tous les évènements provinciaux ainsi que ceux des sections. J utilise le pouvoir du marketing et de la publicité pour faire connaître les évènements régionaux tout en encourageant l engagement des membres sur la scène locale. Je gère le programme FIRM + Co et ses perspectives de marketing. Sue Gravelle Directrice, Développement professionnel Je veille à ce que nos membres soient au courant des dernières tendances, normes et développements de l industrie grâce aux occasions de formation continue offertes par les DIC dans chaque province. De plus, je travaille avec les organisateurs de conférences pour coordonner les interventions des membres des DIC dans le but de promouvoir le travail des designers d intérieur et leur embauche. Gustavo Espinola Coordonnateur des services aux membres (Bilingue) En tant qu agent de liaison provincial des DIC, je suis responsable de coordonner tous les évènements provinciaux ainsi que ceux des sections. J utilise le pouvoir du marketing et de la publicité pour faire connaître les évènements régionaux tout en encourageant l engagement des membres sur la scène locale. Je gère le programme FIRM + Co et ses perspectives de marketing. Jamie Shea Directrice, Développement des affaires C est moi la personne-ressource des DIC auprès des fabricants et des fournisseurs, que je mets en relation avec les praticiens de l industrie. Je travaille avec les membres de l industrie afi n de promouvoir leur image de marque, d atteindre leurs objectifs de marketing et de consolider leurs relations avec les designers d intérieur. Designers d intérieur du canada C Hanna Avenue Toronto, Ontario M6K 1X1 tél Sans frais téléc

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