Année 2009 Guide utilisateur de WEB BMR

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1 Année 2009 Guide utilisateur de WEB BMR 1

2 Table des matières 1 Connexion Edition de rapports de résultats Saisie en ligne Les fiches BMR Saisie de nouvelles fiches Recherche de fiches Vérification des données manquantes Vérification des fiches en double Vérification des doublons épidémiologiques Gestion de la corbeille Récupération de la saisie au format csv Les données administratives Saisie des données administratives Consultation des données administratives Recherche des données administratives Récupération des données au format csv La validation définitive des fiches saisies Importation de fichiers Suivi de participation

3 Cette application vous permet d effectuer la saisie en ligne et/ou d adresser le ou les fichiers de votre surveillance BMR (obtenus à partir de cette application web ou à partir d une autre application Epi Info ou Excel par exemple) au CCLIN-Ouest et de générer en ligne les rapports d activité. L application se trouve sur le site du CCLIN Ouest onglet «Surveillances»,puis «Applications WEB» cliquez sur l image de la surveillance BMR, ou dans «BMR» et cliquez sur l application de saisie en ligne. Figure 1A : les applications WEB du CCLIN-Ouest 3

4 1 Connexion A partir de la page d accueil (figure 1B), la connexion se fait à l aide d un identifiant et du mot de passe que votre antenne vous a fournis à l inscription de la surveillance. Figure 1B : page d'authentification des utilisateurs Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez le demander en cliquant sur Mot de passe oublié (figure 1C). 4

5 Figure 1C : demande de mot de passe et réception par La page d accueil de l application BMR apparaît (figure 1D). L accès à certaines rubriques de l application Surveillances est soumise à des droits d utilisateur. Pour pouvoir effectuer la saisie en ligne, vous devez être le référent de la surveillance BMR. 5

6 Figure 1D : page d accueil Par défaut, l année de surveillance affichée est l année en cours à l exception des 2 premiers mois de l année pendant lesquels s affiche l année précédente 1. Vous pouvez toujours changer la date de la surveillance en cliquant sur le menu déroulant Choix de l année de la surveillance BMR. Plusieurs rubriques sont proposées : - Participation - Résultats - Saisie en ligne - Importation de fichiers - Suivi de participation - Aide en ligne La page d accueil affiche le contenu de la rubrique Participation présentant la participation des établissements selon la région et selon le type d établissements au moment de votre connexion. 1 Jusqu au 01/03/2010, l affichage de date de la surveillance est 2009, à partir du 01/03/2010 l affichage de l année est

7 2 Edition de rapports de résultats La rubrique Résultats vous permet de générer de façon automatique vos rapports d activité par établissement, par région et pour l inter région. Si vous faites partie de plusieurs établissements, vous devez d abord choisir l établissement pour lequel vous souhaitez éditer les résultats, dans le cas contraire l établissement dont vous faites partie apparaitra automatiquement. Les choix faits à ce niveau peuvent être combinés : - Vous pouvez choisir d éditer le rapport par unité et/ou discipline à partir de la liste déroulante qui vous est proposée. - Le choix de la période est obligatoire. La liste déroulante qui est proposée est fonction de votre inscription à la surveillance (annuelle ou nationale). - Par défaut le rapport prend en compte toutes les BMR, vous pouvez choisir de n éditer que les SARM ou BLSE en cliquant sur le bouton correspondant. - Vous pouvez choisir l année à partir de laquelle vous souhaitez obtenir la courbe d évolution de l incidence SARM et BLSE. Si vous effectuez une surveillance par trimestre, et si vous souhaitez obtenir l incidence par trimestre, cocher la case par trimestre. Figure 2A : rubrique Résultats 7

8 La manière de procéder s'applique également aux niveaux géographiques "Région" et "Inter Région" (pas de résultats par unité ou discipline). Les résultats apparaissent au format HTML (affichage direct à l écran) avec possibilité de générer un rapport d activité et un poster au format PDF (figure 2A2). l établissement Figure 2A2 : génération des résultats au format HTML dans Pour naviguer dans les chapitres, il faut cliquer sur les titres (figure 2B). 8

9 Figure 2B : navigation dans la page des résultats Pour éditer les résultats sous forme de poster ou de rapport résumé, il faut cliquer sur le bouton concerné (par exemple «générer le rapport au format PDF») ; une fenêtre de confirmation s'affiche (figure 2C). Figure 2C : validation de fichier PDF En cliquant sur le bouton valider, le rapport (ou le poster) est généré au format PDF (figure 2D). 9

10 Figure 2D : génération du rapport d activité au format PDF Dans le cas d un poster, la manœuvre est identique et il est obtenu également au format PDF (figure 2E). 10

11 Figure 2E : génération du poster au format PDF 11

12 3 Saisie en ligne La saisie en ligne comporte 3 rubriques : 1. Les fiches BMR : saisie des fiches BMR, recherche, contrôles 2. Les données administratives : saisie des données administratives, recherche 3. La validation définitive des fiches saisies : clôture d une période d étude Figure 3 : saisie en ligne BMR 3.1 Les fiches BMR Sept rubriques sont proposées : (figure 3A) : - Saisie - Recherche de fiches - Vérification des données manquantes - Vérification des fiches en double - Vérification des doublons épidémiologiques - Gestion de la corbeille - Récupération de la saisie au format.csv 12

13 Figure 3A : saisie en ligne de fiches BMR Saisie de nouvelles fiches Si plusieurs établissements sont concernés, vous devez choisir l établissement dans le menu déroulant, dans le cas contraire l établissement dont vous faites partie s affiche automatiquement (figure 3B). Lors de votre première connexion vous devez indiquer si vous participez au module optionnel des précautions complémentaires, vous devez alors cliquer sur le texte comme il vous l est indiqué. Un formulaire s affiche et vous renseignez si Oui ou Non vous participez à ce module. Vous ne pourrez pas commencer votre saisie si vous n avez pas fait cette saisie. 13

14 Figure 3B : choix de l'établissement de saisie Le formulaire de saisie s affiche avec une fiche vierge à saisir (le numéro de fiche est automatiquement incrémenté). 14

15 Figure 3C1 : formulaire de saisie Si vous effectuer le module précautions complémentaires, vous pouvez saisir la partie correspondante (figure 3C2) ou le faire ultérieurement en utilisant la fonction recherche. Dans le cas contraire, enregistrez la fiche. Une nouvelle fiche s affiche alors automatiquement. 15

16 Figure 3C2 : formulaire de saisie (suite) Le formulaire de saisie s affiche avec une fiche vierge à saisir (le numéro de fiche est automatiquement incrémenté). 16

17 3.1.2 Recherche de fiches Vous pouvez effectuer une recherche sur un ou plusieurs critères (toutes les combinaisons sont possibles). Si vous ne remplissez aucun critère, toutes les fiches saisies seront affichées. Vous pourrez alors consulter, modifier ou supprimer les fiches sélectionnées. Vous avez une aide en ligne en cliquant sur l image aide. Figure 4 : recherche de fiches Après avoir choisi vos critères de recherche, cliquez sur le bouton Rechercher les fiches. Les fiches s affichent à l écran (figure 4A) par ordre chronologique du numéro de fiche. 17

18 Figure 4A : résultat recherche de fiches Les lignes grisées correspondent à des fiches validées, vous ne pouvez pas les modifier, vous pouvez uniquement les consulter. En cliquant sur l icône de votre choix vous pourrez accéder au formulaire pour modifier la fiche (formulaire identique à la saisie), ou la supprimer ou la consulter. Vous revenez systématiquement sur cette liste après avoir consulter, modifier ou supprimer la fiche. L affichage s effectue par page, si vous souhaitez avoir toutes les fiches sur une même page, cliquez sur Afficher toutes les fiches. Pour revenir sur un affichage par page vous aurez le bouton Afficher par page. 18

19 3.1.3 Vérification des données manquantes Figure 5 : vérification des données manquantes Cliquez sur vérifier les données pour obtenir les données manquantes des fiches ayant été saisies (Figure 5A). Vous obtenez alors la liste des fiches pour lesquelles il y a des données manquantes ou des données qui semblent incohérentes (âge du patient et délai par rapport à l entrée dans l établissement). Figure 5A: liste des fiches ayant des données manquantes Vous pouvez aller modifier la fiche en cliquant sur le numéro, vous revenez systématiquement sur cette liste après mise à jour de la fiche. 19

20 3.1.4 Vérification des fiches en double Figure 6: vérification des fiches en double Cliquez sur le bouton vérifier les fiches saisies en double pour obtenir la liste des fiches qui peuvent avoir été saisies en double (Figure 6A) Vous obtenez alors la liste des fiches pouvant avoir été saisies en double (même date de naissance, même sexe, même date d entrée, même date de prélèvement, même germe). Figure 6A: liste des premières fiches «saisies en double» Sur cette liste ne figure que la première fiche, pour visualiser les 2 fiches (voir plus s il y a des triplets..) vous devez cliquez sur l icône afficher. 20

21 3.1.5 Vérification des doublons épidémiologiques Figure 6: vérification des doublons épidémiologiques Deux contrôles sont prévus : Le premier contrôle Contrôle des doublons sans fiche initiale n est à faire que si l établissement effectue une surveillance annuelle. Il permet de vérifier que lorsqu un doublon a été saisi, la fiche initiale a elle aussi été saisie (Figure 6A). Le second Contrôle des doublons BMR épidémiologiques permet de vérifier qu il n y a pas de doublon épidémiologique (même date de naissance, même sexe, même germe) 2. (Figure 6B). Figure 6A: résultats de la recherche des doublons sans fiche initiale 2 Avant de considérer un prélèvement comme un doublon, il faut vérifier qu il n y a pas de différence majeure sur l antibiogramme des deux prélèvements. 21

22 Figure 6B: résultats de la recherche des doublons épidémiologiques Gestion de la corbeille Lorsqu une fiche est supprimée celle-ci est mise à la corbeille. Elle peut ainsi être récupérée à tout moment. Après le choix de votre établissement, vous obtiendrez la liste des fiches ayant été mises à la corbeille. Vous pouvez restaurer votre fiche en cliquant sur l icône, elle disparaitra de la corbeille et vous la retrouverez dans la liste des fiches pour pouvoir la modifier ou la consulter. Vous pouvez supprimer votre fiche en cliquant sur l icône, elle sera supprimée définitivement. Vous pouvez vider la corbeille, toutes les fiches présentes dans la corbeille seront supprimées définitivement. Figure 6C: gestion de la corbeille 22

23 3.1.7 Récupération de la saisie au format csv Ce programme permet de récupérer sur votre poste de travail, les fiches BMR que vous avez saisies soit en totalité soit pour une période donnée. Vous devez indiquer les dates de début et de fin de la période (la date de prélèvement est la date servant de référence). Le fichier que vous enregistrez est au format csv (format permettant d ouvrir le fichier sur Excel). Figure 7: récupération de la saisie Vous obtenez alors l écran suivant : pour pouvoir enregistrer le fichier résultat cliquez sur le lien enregistrer le fichier en toute sécurité. Figure 7A: fichier résultat à enregistrer 23

24 3.2 Les données administratives Quatre rubriques sont proposées : (figure 8) : - Saisie - Consultation - Recherche - Récupération de la saisie au format.csv Si vous ne faites partie que d un établissement, les caractéristiques de l établissement s affichent automatiquement, dans le cas contraire ces informations ne seront affichées que lorsque vous aurez choisi l établissement. Si les informations ne sont pas exactes, vous devez contacter votre antenne pour qu elle puisse les modifier. Figure 8: les données administratives 24

25 3.2.1 Saisie des données administratives Figure 9 : saisie des données administratives Vous devez choisir la période que vous souhaitez saisir. En fonction de votre inscription à la surveillance, la liste déroulante est adaptée en conséquence 3. 3 En cas de choix d une surveillance annuelle, les données administratives peuvent être saisies uniquement sur l ensemble de l année et non par trimestre. 25

26 Figure 9A: formulaire de saisie des données administratives Figure 9B: formulaire de saisie des données administratives (suite) Cliquez sur le bouton enregistrer pour terminer votre saisie. 26

27 3.2.2 Consultation des données administratives Figure 10: consultation des données administratives La liste déroulante contient les périodes que vous avez saisies, vous pouvez choisir une période. Si vous ne choisissez aucune période, toutes les périodes saisies seront consultables. Figure 10A: consultation des données administratives Il y a un message si la période a été validée. Vous pouvez consulter toutes les fiches en cliquant sur suivant. 27

28 3.2.3 Recherche des données administratives Figure 11: recherche des données administratives La liste déroulante contient les périodes que vous avez saisies, vous pouvez choisir une période. Si vous ne choisissez aucune période, la liste de résultats contiendra toutes les périodes saisies. Figure 11A: résultats de la recherche des données administratives Les lignes grisées correspondent aux périodes qui ont été validées, vous ne pouvez alors que consulter la fiche. Pour les autres périodes vous pouvez les modifier ou les consulter. 28

29 3.2.4 Récupération des données au format csv Figure 12: récupération de la saisie au format csv Ce programme permet de récupérer sur votre poste de travail les données administratives que vous avez saisies. Soit toutes les périodes si vous ne choisissez aucune période dans la liste déroulante, soit une période précise que vous choisissez dans la liste déroulante. Le fichier que vous enregistrez est au format csv (format permettant d ouvrir le fichier sur Excel). Figure 12A: récupération de la saisie au format csv 29

30 3.3 La validation définitive des fiches saisies La validation permet de clôturer une période, vous devez la lancer lorsque votre saisie de fiches et de données administratives est terminée. Cette procédure permet au CCLIN de prendre en compte votre période et de calculer l incidence pour la période demandée. Vous ne pouvez valider votre période que si vous avez effectué les contrôles de données manquantes, fiche en double et doublons épidémiologiques. La corbeille est vidée des fiches concernées par la validation. Figure 13: validation des fiches Si les vérifications ont bien été faites vous aurez alors l écran (Figure 13A) qui vous demande confirmation de la validation. 30

31 Figure 13A: validation des fiches Si vous cliquez sur «Oui», les fiches pour la période seront validées et ne seront plus modifiables. Vous ne pourrez plus saisir de prélèvements correspondants à cette période. Si vous cliquez sur «Non» aucune action n est effectuée. Si votre période a déjà été validée, l écran suivant apparaît. (figure 13B). Figure 13B: validation des fiches Si vous n avez pas effectué les contrôles avant la validation, l écran suivant apparaît. (figure 13C). 31

32 Figure 13C: validation des fiches 4 Importation de fichiers Vous pouvez adresser des fichiers de données, obtenus à partir d une autre application (Excel, Epi Info ) au format csv, Excel, rec, dbf. Figure 14 : importation de fichiers au CCLIN-Ouest 32

33 5 Suivi de participation Cette rubrique est réservée aux antennes régionales du CCLIN-Ouest. Elle permet aux responsables régionaux chargés des surveillances de suivre l état d avancement des établissements qui se sont inscrits à la surveillance en début d année. 33