Dépôt des dossiers d évaluation. Guide d'utilisation

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1 Dépôt des dossiers d évaluation

2 Table des matières DECLARANT Table des matières...2 Déclarant 3 Se connecter... 3 Page d accueil... 4 Menu utilisateur... 5 Création de déclarations... 5 Les déclarations créées... 6 Créer une nouvelle déclaration... 7 Dépôt d un dossier «Établissement»... 7 Dépôt d un dossier «Unité de recherche»... 8 Dépôt d un dossier «École Doctorale» Dépôt d un dossier «Master» ou «Licence» ou «Grade de master» ou «Grade de licence» Enregistrement d un dépôt Consultation d'une déclaration Modification d'une déclaration État des déclarations Valider une déclaration Edition des documents Version Page 2

3 Déclarant Se connecter La connexion à l application est accessible depuis l adresse L identifiant (login) de l utilisateur est l adresse de messagerie électronique transmise à l AERES pour le dépôt des dossiers, le mot de passe correspondant a été envoyé à cette adresse. Dans l éventualité de la perte du mot de passe, un dispositif de récupération du mot de passe est disponible sur la page Le dépôt d un dossier s effectue en deux étapes : 1- la création et l élaboration du dossier par la saisie d informations et le dépôt de fichiers, avec le statut («déclaration en cours») ; à cette étape, le contenu du dossier est modifiable. 2- la validation du dossier («déclaration validée») ; lors du passage à l état «dossier validé», le dossier n est plus modifiable par l établissement. Version Page 3

4 Page d accueil L'interface proposée lors de la connexion au site est la suivante aux déclarations Elle est découpée 3 zones principales : - dans la partie supérieure de l'écran, (1) un ensemble d'informations relatives à l'utilisateur connecté : en haut à droite, le login de l'utilisateur, sous ce login le menu utilisateur, et sous ce menu, à gauche, est rappelé l'établissement auquel le compte est rattaché. Version Page 4

5 - sous la partie supérieure, (2) un menu donnant accès à la création de déclarations pour le dépôt des dossiers ; - enfin la partie principale, (3) la page présente les dossiers déposés et validés ou en cours de dépôt. Dépôt des dossiers d évaluation Menu utilisateur Sur la page de connexion, sous le login en haut à droite, le menu affiché permet de modifier des informations personnelles Ses rubriques sont : - aide : permet d'accéder à ce document PDF ; - recharger la page : ce bouton force la mise à jour de la page en interrogeant le serveur de la même manière qu'en rechargeant l'url dans un navigateur ; - mon profil : ouvre une fenêtre dans laquelle on peut modifier des informations concernant l utilisateur connecté et en particulier le mot de passe ; les informations modifiables ici dépendent de la configuration de l application ; - thème : on accède à une fenêtre dans laquelle il est possible de modifier l'aspect de l'application : couleur et taille des caractères ; - déconnexion : ce bouton permet de clôturer la session de l utilisateur connecté sur l'application. Création de déclarations Les actions proposées permettent de créer les déclarations pour : - un établissement ; - des unités de recherche ; - des formations : école doctorale, master et licence, grade de master et grade de licence. Version Page 5

6 A côté de chaque déclaration l'année de la campagne de l'évaluation est notée. La création d'une évaluation est réalisée en cliquant sur le menu correspondant à l'entité à déclarer. Le clic sur la déclaration souhaitée (établissement, unité de recherche, école doctorale, master, licence) ouvre une fenêtre présentant le document à compléter. Le contenu de ce document dépend bien sûr du type de déclaration effectuée. Les déclarations créées La liste des «déclarations en cours» recense l ensemble des dossiers en cours de création. Le choix d une de ces déclarations permet d accéder au document et de le modifier. La liste des «déclarations validées» recense l ensemble des déclarations validées qui ne peuvent plus être modifiées. Version Page 6

7 Créer une nouvelle déclaration Le choix d un type de déclaration (établissement, unité de recherche, école doctorale, master, licence) provoque l affichage d une nouvelle page dans laquelle le déclarant est invité à compléter les informations demandées. Etablissement de la liste des unités de recherche La transmission de la liste des unités de recherche à l AERES s effectue en initialisant le dépôt des dossiers d unité de recherche : - pour chaque unité susceptible d être expertisée, cliquer sur Nouvelle déclaration : Unité de recherche ; - pour chaque unité, les informations suivantes sont à compléter : o nom de l unité ; o nom du directeur ; o label demandé ; o panel(s) disciplinaire(s) ; o probabilité que cette unité soit évaluée (probabilité élevée, probabilité peu élevée) ; o site web de l unité ; o effectif global de l unité. - Cliquer ensuite sur «Sauver», en haut à gauche de la fenêtre. Dépôt d un dossier «Établissement» Le formulaire reprend quelques renseignements sur le responsable de l établissement et le dépôt des dossiers. Version Page 7

8 Les fichiers suivants sont demandés : - auto-évaluation (1 fichier) ; - tableaux d indicateurs (1 fichier) ; - projet d établissement pour la période à venir (1 fichier) ; - organigramme de l établissement (1 fichier) ; - comptes financiers des quatre années tels qu approuvés par le conseil d administration (une archive zip de l ensemble de ces fichiers) ; - évaluations externes conduites à l initiative de l établissement : COS, visiting committee, (une archive zip de l ensemble de ces fichiers). Version Page 8

9 Dépôt d un dossier «Unité de recherche» Le formulaire reprend quelques informations du dossier unique. Pour le choix des établissements et organismes de rattachement, la saisie s appuie sur des listes existantes : la saisie d une partie du nom provoque l affichage des propositions de choix. Pour ajouter des établissements ou des organismes de rattachement (par exemple dans le cas d une unité mixte avec plusieurs organismes et plusieurs établissements), le bouton «+» permet d ajouter des lignes. Version Page 9

10 Ajouter des établissements Ajouter des organismes Aide à la saisie Version Page 10

11 Cinq fichiers sont demandés : - le bilan scientifique, en un seul fichier ; - le formulaire de bilan (classeur Excel), en un seul fichier ; - le projet scientifique, en un seul fichier ; - le formulaire de projet (classeur Excel), en un seul fichier ; - les fiches individuelles d activités, regroupées en un seul fichier zip. Version Page 11

12 Dépôt d un dossier «École Doctorale» Le formulaire reprend quelques renseignements sur le responsable de l ED et le dépôt des dossiers. Sept fichiers sont demandés : - la déclaration de politique de formation doctorale, en un seul fichier texte ; - le bilan de la période écoulée, en un seul fichier texte ; - les tableaux du bilan, en un seul classeur Excel ; - le projet pour la période à venir, en un seul fichier texte - les tableaux du projet, en un seul classeur Excel ; - la liste des unités de recherche rattachées, un seul fichier. Version Page 12

13 La saisie des établissements pour la co-accréditation est basée sur le même principe que ci-dessus. Dépôt des dossiers d évaluation Dépôt d un dossier «Master» ou «Licence» ou «Grade de master» ou «Grade de licence» Le formulaire reprend quelques renseignements sur le responsable du master (respectivement Licence), le domaine, la mention, les spécialités (éventuelles) et le dépôt des dossiers. Pour le choix du domaine, la saisie s appuie sur des listes existantes : la saisie d une partie du nom provoque l affichage des propositions de choix. La saisie de la mention est libre. La saisie des spécialités est libre. Le bouton (+) permet d ajouter autant de spécialités que nécessaire. Cohabilitations Pour les licences et les masters, il est possible de saisir des établissements en cohabilitation, au niveau de la mention ou des spécialités. Un dispositif d aide à la saisie permet de renseigner les différents établissements à prendre en compte : la sélection de l établissement permet de l ajouter à la liste des établissements cohabilités. Pour supprimer une saisie incorrecte, il suffit de sélectionner l établissement à supprimer et de cliquer sur la croix située en regard de cette liste. Suppression de l établissement sélectionné 3 établissements en cohabilitation pour cette spécialité Version Page 13

14 Aide à la saisie Ajout de spécialités Saisie des établissements pour cohabilitations Cinq fichiers sont demandés : - l offre globale de formation master (respectivement licence), en un seul fichier ; - le fichier principal, en un seul fichier ; - les annexes, en un seul fichier, éventuellement un zip de l ensemble des documents ; - les fiches RNCP, en un seul fichier, éventuellement un zip de l ensemble des documents ;. - La fiche d autoévaluation (grille d expertise master, respectivement grille d expertise licence). Version Page 14

15 Enregistrement d un dépôt Le menu situé en haut du formulaire de déclaration permet d enregistrer les éléments saisis (bouton Sauver). L appui sur le bouton Annuler annule la création ou les modifications depuis le dernier enregistrement. Consultation d'une déclaration En cliquant sur une déclaration dans les listes «déclaration en cours» ou «déclaration validée», les informations relatives à cette déclaration s affichent dans une nouvelle page. La partie supérieure rappelle le type de document (icone et texte), son titre, un ensemble de symboles, un menu d'actions sur le document et à droite l'état du document. Le menu affiché dépend des droits que l utilisateur possède sur le document, lesquels droits peuvent être liés à l'état du document (en cours, validé). Dans l'exemple ci-dessous, il n est pas possible de modifier le document (symbole du crayon barré), car la déclaration est validée (voir ci-dessous pour plus de précisions sur les états de la déclaration) : le bouton éditer n est, dans ce cas, pas proposé. Version Page 15

16 Modification d'une déclaration Le document déclaration est un formulaire de saisie permettant de fournir l'ensemble des informations nécessaires. Le paragraphe (Editer un document) précise comment procéder pour éditer les documents et remplir les informations attendues. En haut à gauche, on trouve le type de déclaration (établissement, unité de recherche ), ainsi qu'un icone. Sous ces informations le bouton Sauver permet de conserver les modifications tandis que le bouton Annuler abandonne la modification (ou la création). Les méthodes de création ou de modification sont les mêmes. Lors d'une modification, le formulaire est ouvert avec les informations précédemment saisies. En cas d'abandon en modification, les informations existantes sont conservées, en création le document n'est pas créé. État des déclarations Deux états sont associés aux déclarations : Version Page 16

17 - «en cours» pour les déclarations que vous êtes en train de créer et/ou de modifier et qui ne sont pas finalisées ; - «validé» : pour les déclarations que vous considérez terminées et qui peuvent être prises en compte par l'aeres. Les déclarations validées ne sont plus modifiables. Valider une déclaration Pour valider une déclaration en cours (état initial), le menu «changer d'état» propose l'item «Validé» : il faut le sélectionner et la déclaration passe à l'état déclaration validée. Lors de l édition d une déclaration (création ou modification), il est possible de sélectionner directement l état qui sera appliqué lors de l enregistrement à travers le menu déroulant situé en haut de la déclaration : L action «Sauver» se transforme alors en «Vers validé». Version Page 17

18 Edition des documents L'organisation de la présentation en édition d'un document est proche de la consultation. La partie supérieure rappelle la famille, le titre et propose un menu lié à l'édition : boutons sauver et annuler. La différence principale est qu'en édition les informations du document sont modifiables et ceci soit - directement pour de la saisie de texte - via un sélecteur de date - via une interface pour le téléchargement de fichier - via une aide à la saisie, lorsqu'il s'agit d'un lien vers un autre document freedom L'AERES peut repositionner l'état d'une déclaration à «en cours», dans ce cas, le déclarant reçoit un message électronique le lui indiquant. Edition de mél et impression d une déclaration Il est possible d imprimer ou d envoyer par mél, la déclaration. Un icone en haut à gauche de l écran permet de choisir l un ou l autre des choix. Dans le cas où l on clique sur l enveloppe pour créer un mél, on obtient la fenêtre suivante découpée en 2 parties : - dans la partie supérieure, les paramètres à saisir pour la création du mél ; - dans la partie inférieure, les éléments de la déclaration. Version Page 18

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