S U P P O R T D E C O U R S. EXCEL 2007 Tableur

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1 Table des matières S U P P O R T D E C O U R S EXCEL 2007 Tableur Les tableaux et graphiques croisés dynamiques 1 Tableau croisé dynamique : notions de base... 2 Quand préférer un tableau croisé dynamique? Créez un tableau croisé dynamique... 3 Créez un tableau croisé dynamique... 3 Anatomie d un tableau croisé dynamique... 4 Zone des valeurs... 4 Zone des étiquettes de lignes... 4 Zone des étiquettes de colonnes... 4 Zone de filtre du rapport... 4 Suivez les modifications aux données... 4 Des modifications ont été apportées aux données sources... 4 La plage de données sources a été étendue par l ajout de nouvelles lignes ou colonnes... 5 Gagnez du temps avec les nouveaux outils... 5 Différez la mise à jour de la disposition... 5 Recommencez d un seul clic... 5 Relocalisez le tableau croisé dynamique Personnalisez un tableau croisé dynamique... 6 Apportez les changements de présentation courants... 6 Appliquer un style de tableau pour rétablir le quadrillage... 6 Changez le format des nombres... 6 Remplacez les cellules vides par des zéros... 7 Changez un nom de champ... 7 Modifiez la disposition... 9 Modifiez les opérations de synthèse... 9 Utilisez les options de totaux cumulés Contrôlez l affichage des données du rapport Groupez les champs Triez dans un tableau croisé dynamique Filtrez le tableau croisé dynamique Effectuez des calculs dans un tableau croisé Créez un champ calculé Graphique croisé dynamique et autres affichages des données Améliorez les rapports de tableau croisé dynamique avec les macros Exemple 1 : Actualiser les données à chaque changement de feuilles Exemple 2 : Créer une base de données dynamique FREDERIC PERRET EXCEL 2007 Tableaux Croisés Dynamiques 1 15

2 Un tableau croisé dynamique peut transformer en quelques secondes un million de lignes de données en rapport de synthèse. En plus de synthétiser et calculer les données, un tableau croisé dynamique permet de modifier facilement une analyse en déplaçant simplement un champ d une zone du rapport dans une autre. 1 Tableau croisé dynamique : notions de base Un tableau croisé dynamique (ou TCD) permet de créer une vue interactive d un jeu de données, vous pouvez le faire pivoter et voir les données sous différentes perspectives. Les données elles-mêmes ne sont pas modifiées et ne sont pas connectées au tableau croisé dynamique, celui-ci est simplement un outil servant à créer une autre façon de voir ces données. Avec un tableau croisé dynamique, vous pouvez facilement et rapidement catégoriser les données dans des groupes, synthétiser de grandes quantités de données en un résumé explicite et réaliser toutes sortes d opérations. Vous pouvez interactivement faire glisser et déposer des champs dans votre rapport, modifier dynamiquement votre perspective et recalculer les totaux en fonction de cette nouvelle perspective. Effectuer des opérations sur des données et améliorer la présentation des données. Utiliser un tableau croisé dynamique diminue le nombre d actions mais il réduit aussi les possibilités d erreur humaine. Quand préférer un tableau croisé dynamique? En règle générale, un tableau croisé dynamique vous sera utile dans toutes les situations suivantes : - Vous avez une grande quantité de données transactionnelles devenues difficiles à analyser et à résumer - Vous devez trouver des relations parmi vos données et les regrouper - Vous devez trouver une liste de valeurs uniques dans un champ de vos données - Vous devez trouver des tendances sur différentes périodes de temps - Vous prévoyez de fréquentes demandes de modifications de votre analyse des données - Vous devez créer des sous-totaux qui comprennent fréquemment de nouveaux ajouts - Vous devez organiser vos données afin de pouvoir facilement les mettre en graphique FREDERIC PERRET Maîtriser les tableaux et graphiques croisés dynamiques 2 15

3 2 Créez un tableau croisé dynamique Pour la création d un tableau croisé dynamique, la source de données doit absolument avoir une mise en forme tabulaire, c est-à-dire : - La première ligne des données sources est formée des étiquettes ou des en-têtes de champs décriant l information de chaque colonne. - Chaque colonne des données sources représente une catégorie unique de données. - Chaque ligne des données sources contient des éléments individuels dans chaque colonne. - Aucun des noms de colonnes des données sources ne sert aussi d élément de données qui pourrait être utilisé en tant que filtre ou critère de recherche (par exemple, des noms de mois, des dates, des années, des noms d employés, etc.). Créez un tableau croisé dynamique Créer un tableau croisé dynamique Cliquez dans une cellule de vos données sources Onglet Insertion > groupe Tableaux Méthode 1 Cliquez sur le bouton TblCroiséDynamique Méthode 2 Cliquez sous le bouton TblCroiséDynamique Choisissez TblCroiséDynamique La boîte de dialogue Créer un tableau croisé dynamique apparait. Vous choisissez où sont les données à analyser et où vous voulez placer le tableau croisé dynamique. Cliquez sur OK Excel ajoute une nouvelle feuille de calcul contenant un tableau croisé dynamique vide. À droite de l écran se trouve le volet Liste de champs de tableau croisé dynamique. Ce volet vous aide à construire le tableau croisé dynamique. La méthode consiste à ajouter les champs voulus au tableau croisé dynamique en faisant glisser les champs à inclure dans le rapport vers les zones voulues : Filtre du rapport, Étiquettes de colonnes, Étiquettes de lignes et valeurs. Le tableau croisé dynamique apparait et vous pouvez déplacer les champs dans les différentes zones pour modifier l affichage. FREDERIC PERRET Maîtriser les tableaux et graphiques croisés dynamiques 3 15

4 Anatomie d un tableau croisé dynamique Un tableau croisé dynamique est formé de quatre zones. Les données que vous placez dans ces zones définissent aussi bien son résultat que son apparence. Zone des valeurs La zone des valeurs est la zone qui effectue les opérations. Elle doit contenir au moins un champ et une opération à appliquer à ce champ. Les champs de données que vous déposez ici sont ceux que vous voulez mesurer ou calculer. Il est aussi possible que le même champ soit déposé plusieurs fois dans la zone des valeurs, mais avec une opération différente. Zone des étiquettes de lignes La zone Étiquettes de lignes est composée des intitulés placés en colonne sur la gauche du tableau croisé dynamique. Zone des étiquettes de colonnes La zone Étiquettes de colonnes est composée des intitulés placés au sommet des colonnes du tableau croisé dynamique. Zone de filtre du rapport La zone Filtre du rapport est un ensemble facultatif d une ou plusieurs listes déroulantes placées audessus du tableau croisé dynamique. Déposer un champ dans la zone Filtre du rapport permet de filtrer les éléments de données selon ce champ. Cette zone se révèle très utile pour filtrer les résultats dynamiquement. Suivez les modifications aux données Mettre à jour le cache de tableau croisé dynamique en prenant un nouvel instantané des données est appelé actualiser les données. Deux raisons principales entraînent le besoin d actualiser les données : - Des modifications ont été apportées aux données sources. - La plage des données a été étendue par l ajout de nouvelles lignes ou colonnes. Des modifications ont été apportées aux données sources Actualiser les données du TCD Cliquez dans une cellule du tableau croisé dynamique Onglet Options > groupe Données Cliquez sur Actualiser Remarque La commande Actualiser est également disponible via le clic-droit sur le TCD. FREDERIC PERRET Maîtriser les tableaux et graphiques croisés dynamiques 4 15

5 La plage de données sources a été étendue par l ajout de nouvelles lignes ou colonnes Lorsque les modifications apportées aux données sources affectent la plage, vous devez mettre à jour la plage capturée par le cache de tableau croisé dynamique. Modifier la source de données du TCD Cliquez dans une cellule du tableau croisé dynamique Onglet Options > groupe Données Cliquez sur Changer la source de données Remarque La commande Actualiser est également disponible via le clic-droit sur le TCD. Gagnez du temps avec les nouveaux outils Différez la mise à jour de la disposition Le volume de données à traiter pouvant être vite considérable, de simples modifications dans la disposition peuvent entraîner de lourds calculs et du temps de traitement pendant lequel il faudra patienter. Pour remédier à ce problème, vous pouvez différer la mise à jour. Différer la mise à jour de la disposition Cliquez dans une cellule du tableau croisé dynamique Dans le volet Liste de champs de tableau croisé dynamique, cochez la case Différer la mise à jour de la disposition Pour mettre à jour, cliquez ensuite sur le bouton Mettre à jour Remarque N oubliez pas d ôter la coche (Différer la mise à jour de la disposition) lorsque vous avez fini de construire le tableau croisé. Recommencez d un seul clic Lorsque vous avez beaucoup de modification à apporter dans la disposition d un tableau croisé dynamique, il est souvent plus facile de repartir à zéro. Différer la mise à jour de la disposition Cliquez dans une cellule du tableau croisé dynamique Onglet Options > groupe Actions Cliquez sur Effacer > Effacer tout FREDERIC PERRET Maîtriser les tableaux et graphiques croisés dynamiques 5 15

6 Relocalisez le tableau croisé dynamique Une fois le tableau créé, il peut s avérer nécessaire de le déplacer. Déplacer le TCD 3 Personnalisez un tableau croisé dynamique Même si les tableaux croisés dynamiques fournissent un moyen très rapide de synthétiser les données, un paramétrage plus précis permet d affiner les informations extraites du tableau croisé dynamique. Apportez les changements de présentation courants Quelques modifications sont nécessaires dans presque tous les tableaux. Ces améliorations rendent le tableau plus facile à comprendre et à interpréter. Appliquer un style de tableau pour rétablir le quadrillage Appliquer un style de TCD Cliquez dans une cellule du tableau croisé dynamique Onglet Création > groupe Styles de tableau croisé dynamique Choisissez le style voulu Changez le format des nombres Le tableau croisé dynamique ne garde pas les formats numériques que vous avez pu utiliser dans les données sources. Mise en forme d un champ Cliquez dans une cellule de la zone de valeurs Onglet Options > groupe Champ actif Cliquez sur Paramètres de champs FREDERIC PERRET Maîtriser les tableaux et graphiques croisés dynamiques 6 15

7 La boite de dialogue Paramètres des champs de valeurs s ouvre Cliquez sur Format de nombre La boite de dialogue Format de cellule s ouvre Remplacez les cellules vides par des zéros Un des points-clés d une bonne conception de feuille de calcul demande de ne jamais laisser de cellules vides dans la partie numérique de la feuille. Remplacer des cellules vides par des zéros Cliquez dans une cellule du TCD Onglet Options > groupe Options du tableau croisé dynamique Cliquez sur Options > Options La boite de dialogue Options du tableau croisé dynamique s ouvre Onglet Disposition et mise en forme Dans la partie Format, mettez la valeur 0 pour les cellules vides. Changez un nom de champ Chaque champ a un nom dans le tableau croisé dynamique final qu il est possible de personnaliser. Changer un nom de champ Sélectionnez une cellule du tableau croisé dynamique contenant la valeur appropriée. Onglet Options > groupe Champ actif Cliquez sur Paramètres de champs FREDERIC PERRET Maîtriser les tableaux et graphiques croisés dynamiques 7 15

8 La boite de dialogue Paramètres des champs de valeurs s ouvre Saisissez le nom voulu dans la zone Nom personnalisé FREDERIC PERRET Maîtriser les tableaux et graphiques croisés dynamiques 8 15

9 Modifiez la disposition Excel propose maintenant différentes dispositions Modifier la disposition Sélectionnez une cellule du tableau croisé. Onglet Création > groupe Disposition Ce groupe comprend quatre icônes : Sous-totaux : Place les sous-totaux au-dessus ou en-dessous de chaque groupe, ou les masque. Totaux généraux : Masque ou affiche les totaux généraux des lignes et des colonnes Disposition du rapport : Affiche le rapport sous forme compactée ou tabulaire ou en mode plan. Lignes vides : Insère ou supprime des lignes blanches à la suite de chaque groupe. Modifiez les opérations de synthèse Lorsque vous créez un tableau croisé, Excel synthétise par défaut vos données soit en comptant, soit en additionnant les éléments. Onze opérations sont disponibles au total. Changer un nom de champ Sélectionnez une cellule du tableau croisé dans la zone de valeurs. Onglet Options > groupe Champ actif Cliquez sur Paramètres de champs La boite de dialogue Paramètres des champs de valeurs s ouvre Choisissez la fonction voulue. Les fonctions proposées : Somme : Calcule le total de toutes les valeurs numériques. Nombre : Compte le nombre de cellules (cellules numériques, de texte et contenant une erreur) NBVAL() Moyenne : Calcule la moyenne. Max : Fournit la plus grande valeur. Min : Fournit la plus petite valeur. Produit : Multiplie toutes les cellules. Chiffres : Compte seulement les cellules numériques NB() Écartype et Écartypep : Calcule l écart type. Écartypep si le jeu de données contient toute la population et Écarttype si le jeu représente un échantillon de la population (répartition autour de sa moyenne). Var et Varp : Calcule la variance statistique (caractérise la dispersion d une distribution ou d un échantillon). Varp si le jeu de données contient toute la population et Var si le jeu représente un échantillon de la population FREDERIC PERRET Maîtriser les tableaux et graphiques croisés dynamiques 9 15

10 Utilisez les options de totaux cumulés Lorsque vous voulez créer des totaux cumulés ou comparer un élément à un autre, vous disposez d auters possibilités. Changer un nom de champ Sélectionnez une cellule du tableau croisé dans la zone de valeurs. Onglet Options > groupe Champ actif Cliquez sur Paramètres de champs La boite de dialogue Paramètres des champs de valeurs s ouvre. Placez-vous sur l onglet Afficher les valeurs Vous pouvez modifier l opération sur un champ particulier pour l appuyer sur d autres cellules de la zone de valeurs. Les autres affichage de valeurs proposés : Différence par rapport : Montre la différence d un élément comparé à un autre ou à l élément précédent. % de : Exprime la valeur d un élément en pourcentage d un autre. Différence en % par rapport : Exprime en pourcentage la variation d un élément à un autre. Résultat cumulé par : Calcule un total cumulé. % par ligne : Donne les pourcentages de chaque valeur par rapport au total de 100% par ligne. % par colonne : Donne les pourcentages de chaque valeur par rapport au total de 100% par colonne. % du total : Donne les pourcentages de chaque valeur par rapport au total de 100% pour tout le tableau. Index : Calcule l importance relative des éléments. 4 Contrôlez l affichage des données du rapport Il existe parfois des situations spéciales qui demandent des synthèses plus apporfondies. Groupez les champs Groupez des champs de date Sélectionnez un en-tête de date. Onglet Options > groupe Groupe Cliquez sur Grouper les champs FREDERIC PERRET Maîtriser les tableaux et graphiques croisés dynamiques 10 15

11 La boite de dialogue Grouper s ouvre. Réglez les valeurs de groupement. Groupez des champs numériques Sélectionnez une valeur de la colonne. Onglet Options > groupe Groupe Cliquez sur Grouper les champs La boite de dialogue Grouper s ouvre. Réglez les valeurs de groupement. Triez dans un tableau croisé dynamique Par défaut, les éléments d un champ de tableau croisé sont triés dans l ordre croissant du nom de cet élément. Le tri peut se faire selon trois méthodes : - Les boutons de tri et de l onglet Options - Les menus cachés de la section des champs du panneau Liste de champs - La méthode manuelle FREDERIC PERRET Maîtriser les tableaux et graphiques croisés dynamiques 11 15

12 Filtrez le tableau croisé dynamique Par défaut, les éléments d un champ de tableau croisé sont triés dans l ordre croissant du nom de cet élément. Filtrer les données peut se faire selon plusieurs méthodes : - En ajoutant des champs à la zone Filtre du rapport - En utilisant les menus cachés de la section des champs du panneau Liste de champs 5 Effectuez des calculs dans un tableau croisé Dans l analyse des données par un tableau croisé dynamique, vous rencontrerez souvent le besoin de développer votre analyse en y incluant des données reposant sur des opérations qui ne font pas partie du jeu original de données. Excel fournit un moyen d effectuer des opérations dans le tableau croisé dynamique à travers les champs calculés et les éléments calculés. Créez un champ calculé Insérer le champ calculé directement dans le tableau croisé dynamique est la meilleure option, car elle élimine le besoin de gérer les formules, fournit l adaptation aux modifications dans la source de données et permet la souplesse dans la modification de la formule. Créer un champ calculé Sélectionnez une cellule du tableau croisé. Dans les Outils de tableau croisé dynamique Onglet Options Cliquez sur Calcul Cliquez sur Champs, éléments et jeux Choisissez Champ calculé Donnez un nom au champ calculé Composez votre formule, en utilisant les champs proposés si besoin Cliquez sur Ajouter Cliquez sur OK FREDERIC PERRET Maîtriser les tableaux et graphiques croisés dynamiques 12 15

13 6 Graphique croisé dynamique et autres affichages des données Les graphiques croisés dynamiques permettent de voir en un clin d œil ce que les données mettent en lumière. Créer un graphique croisé dynamique Cliquez dans le tableau croisé. Onglet Options > groupe Outils Cliquez sur Graphique croisé dynamique RQ Vous pouvez également passer Insertion > Graphiques Cliquez sur Champs, éléments et jeux Choisissez Champ calculé Donnez un nom au champ calculé Composez votre formule, en utilisant les champs proposés si besoin Cliquez sur Ajouter Cliquez sur OK FREDERIC PERRET Maîtriser les tableaux et graphiques croisés dynamiques 13 15

14 7 Améliorez les rapports de tableau croisé dynamique avec les macros Une macro est un ensemble d actions enregistrées, elle peut être exécutée sur demande. ASTUCE Afficher l onglet Développeur Cliquez sur Fichier > Options Cliquez sur Personnaliser le ruban Cochez la case Développeur dans les onglets principaux Exemple 1 : Actualiser les données à chaque changement de feuilles Vous avez vu comment actualiser un tableau croisé, mais vous souhaitez automatiser cette action. Créer une macro Onglet Développeur > groupe Code Cliquez sur Enregistrer une macro Nommez la macro dans Nom de la macro Cliquez sur OK L enregistrement des différentes manipulations démarre. Réalisez les différentes manipulations. Stoppez la macro en retournant sur l onglet Développeur > groupe Code Cliquez sur Arrêter l enregistrement Visualiser le code d une macro enregistrée Onglet Développeur > groupe Code Cliquez sur Macros Sélectionnez la macro désirée Cliquez sur Modifier La fenêtre de VisualBasic comportant le code de la macro s ouvre. FREDERIC PERRET Maîtriser les tableaux et graphiques croisés dynamiques 14 15

15 Affecter une macro à l onglet d une feuille Cliquez-droit sur l onglet de la feuille Choisissez Visualiser le code La fenêtre de VisualBasic s ouvre. Dans la 1 ère liste déroulante, choisissez Worksheet Dans la 2 ème liste déroulante, choisissez Activate Dans la procédure qui apparait, ajouter l appel de la macro Call NomDeLaMacro Fermez la fenêtre de VisualBasic Exemple 2 : Créer une base de données dynamique Comme nous l avons vu, lorsque nous rajoutons des lignes ou des colonnes, il faut redéfinir la plage de cellules entrant en compte dans la construction du tableau croisé. Pour pallier à ceci, nous pouvons créer une base de données dynamique. Affecter une macro à l onglet d une feuille Cliquez dans une cellule de la base de données onglet Formules > groupe Noms définis Cliquez sur Gestionnaire de noms Créez un Nouveau nom Saisissez le nom voulu dans la zone Nom Dans la zone Fait référence à :, saisissez la formule suivante : =DECALER(Base!$A$1;;;NBVAL(Base!$A:$A);NBVAL(Base!$1:$1)) Validez par OK Placez-vous dans le TCD et Changer la source de données par le nom que vous venez de créer. Validez par OK. FREDERIC PERRET Maîtriser les tableaux et graphiques croisés dynamiques 15 15