Importation et comptabilité / im12exerc1

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1 Importation et comptabilité / im12exerc1 K. Zampieri, 5 octobre 2013 Table des matières 1 Importation et comptabilité / im12exerc Importation du fichier texte Calculs Importation du fichier Access Introduction Mots-Clés Importation de données, Analyse de données, Excel. Requis Fonctionnalités de base, Formules et Fonctions, Importation de données, Analyse de données. Fichiers im12xxx. Comprend [Minot-X1], [Minot-X2 :c03 :ex01..03]. Cet exercice importe des données contenant une comptabilité (format texte et format Access) et établit un grand-livre, une balance ainsi qu un journal général de la comptabilité. 1

2 Bureautique im12exerc1, October 5, Importation et comptabilité / im12exerc1 1.1 Importation du fichier texte On considère un fichier texte d extension.asc pour ASCII (American Standard Code for Interchange). Téléchargez le fichier texte. Créez un nouveau classeur et ouvrez le fichier texte. Excel Appelez Fichier>Ouvrir, choisissez le Type de fichier Texte (en bas à droite) puis parcourez l ordinateur pour pointer le fichier et cliquez sur Ouvrir. Sélectionnez le type de fichier texte de Largeur fixe. Excel Excel détecte bien un fichier texte de largeur fixe. Cliquez sur Suivant. Positionnez les taquets de sorte à respecter le tracé d enregistrement suivant :

3 Bureautique im12exerc1, October 5, NOM Début Longueur Format JOURNAL 1 2 AlphaNum PERIODE 3 7 Texte JOUR 10 2 Texte COMPTE 12 8 AlphaNum LIBELLE AUTO 20 3 Texte N PIECE 23 7 Texte MONTANT Numérique, séparateur décimales : virgule SENS 45 1 Texte D/C DATE ECHEANCE Date jj/mm/aaaa CODE RGLMT 56 3 Texte N CHEQUE 59 7 AlphaNum CONTREPARTIE 66 8 AlphaNum LETTRE 74 3 Texte DATE LETTRE Date jj/mm/aaaa LETTRAGE 87 1 Texte Voici la capture d écran correspondante. Rappel : la réglette donne des numéros d intervalle, non de position. Vérifiez ou confirmez les types de données de chaque colonne. Orientation La deuxième colonne désigne une «période» sous la forme AAA/MM : ce format n étant pas compréhensible par le tableur, il faut la marquer comme du Texte. Deux colonnes peuvent être signalées comme des dates : les 9è et 14è colonnes. La colonne COMPTE (4è colonne) est entièrement numérique et doit être de type Standard. La colonne MONTANT (7è colonne) est remplie par des 0

4 Bureautique im12exerc1, October 5, positionnés à gauche : Excel les transforme en chiffres vides dès lors que le type Standard est conservé. Terminez l importation. Cliquez sur Terminer. Validez votre tableau avec la solution. Le fichier importé ne comprenait aucun intitulé de colonnes : ajoutez-les.

5 Bureautique im12exerc1, October 5, Insérez une ligne 1 puis tapez les intitulés. Enregistrez votre classeur.

6 Bureautique im12exerc1, October 5, Calculs Ce problème crée le grand-livre (détail des données ordonnées et totalisées par compte), la balance (les seuls totaux des comptes) et le journal général comptable (les totaux des journaux comptables). Dupliquez l onglet l import du fichier texte et renommez-le calculs. Pour obtenir des résultats satisfaisants, il est nécessaire de détailler la colonne MONTANT. En effet, les chiffres exposés sont des débits ou des crédits, dans le sens comptable du terme, c.-à-d. selon la valeur indiquée dans la colonne Sens (D ou C). Il existe plusieurs manières d opérer : Les crédits sont considérés comme négatifs (convention comptable classique). Débits et crédits sont détaillés comme tels. Choisissons la seconde solution. Par conséquent, ajoutez les deux colonnes I intitulées DEBIT et J intitulées CREDIT. Formatez-les en Nombre, 2 décimales avec Séparateur de milliers. Calculez les colonnes I et J. La formule en I2 (recopiable vers le bas) est : =SI($H2="D";$G2;0) La formule en J2 (recopiable vers le bas) est : =SI($H2="C";$G2;0) Validez votre tableau avec la solution.

7 Bureautique im12exerc1, October 5, Dupliquez l onglet calculs et renommez-le grand-livre. Pour effectuer des sous-totaux cohérents, il faut d abord trier les données sur le critère voulu, ici le COMPTE : faites le tri. Orientation Excel Cliquez sur une cellule du tableau puis appelez Données>[Trier et filtrer]>trier. Choisissez Compte et cliquez sur OK. Validez votre tableau avec la solution.

8 Bureautique im12exerc1, October 5, Calculez les sous-totaux des DEBIT et CREDIT pour chacun des COMPTE. Excel Appelez Données>[Plan]>Sous-total puis choisissez COMPTE (dans A chaque changement), sélectionnez SOMME (dans Utiliser la fonction) puis décochez Lettrage et cochez DEBIT et CREDIT. Après quelques secondes... Validez votre tableau avec la solution.

9 Bureautique im12exerc1, October 5, Nous nous trouvons devant ce que les comptables appellent un grand-livre, c.- à-d. une comptabilité réordonnée par compte et totalisant les débits et crédits de chacun des comptes. Comment s appelle le mode d affichage de ce tableau? L affichage est en mode Plan. compte. Faites une présentation de la balance, c.-à-d. affichez les totaux pour chaque Cliquez sur le niveau 2 du mode Plan. Affichez le total général de la comptabilité.

10 Bureautique im12exerc1, October 5, Cliquez sur le niveau 1 du mode Plan. Revenez en mode Détail. Cliquez sur le niveau 3 du mode Plan. Comment supprimez l affichage en mode Plan? Excel Appelez Données>Sous-total>Supprimer tout et cliquez sur OK. Dupliquez l onglet calculs et renommez-le journal. Créez le journal général totalisant les écritures par Journal. Il faut d abord faire le tri puis le sous-total. D où : 1. Appelez Données>Trier et dans Trier par, sélectionnez Journal et cliquez sur OK. 2. Appelez Données>Sous-total puis choisissez JOURNAL (dans A chaque changement), sélectionnez SOMME (dans Utiliser la fonction) puis décochez Lettrage et cochez DEBIT et CREDIT. 3. Cliquez sur le niveau 2 du mode Plan. Validez votre tableau avec la solution. Tous les journaux comptables s équilibrent.

11 Bureautique im12exerc1, October 5, Importation du fichier Access Les données importées dans le premier problème sont également disponibles sous la forme d un fichier Access. Téléchargement Téléchargez le fichier Access puis Dans une nouvelle feuille, ouvrez le fichier fourni. Excel Appelez Données>[Données externes]>depuis Access puis pointez le fichier et cliquez sur Ouvrir. Importez la base dans la feuille active en A1. Excel Excel propose de présenter le tableau sous forme simple table ou de tableau croisé dynamique. Choisissez Tableau. Validez votre tableau avec la solution.

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