Intervenant : Peut-on innover en communication interne?

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1 Intervenant : Peut-on innover en communication interne?

2 L innovation par l intranet 2.0 Conseil général des Hauts-de-Seine

3 1. Le contexte du projet

4 1. Le contexte du projet 1.1 Le contexte Un intranet actuel riche en terme de contenus mais: Un intranet très top-down : peu d information ascendante et transversale Un intranet très administratif, dans le fond comme dans la forme Un outil peu souple et peu intuitif ne permettant pas le développement de fonctionnalités nouvelle génération Attente bonne maquette Décision Refonte du portail intranet pour offrir des fonctionnalités 2.0

5 1. Le contexte du projet 1.2 Les objectifs 1 Rendre l agent acteur de son intranet 2 Mieux partager l information et développer l esprit de communauté 3 Valoriser l organisation et les activités Cible Les 6500 agents du conseil général, répartis sur plus de 200 sites dont 4 sites centraux, et disposant d un ordinateur personnel ou partagé. La refonte du portail intranet s inscrit dans une stratégie globale de communication interne impulsée par le directeur général des services.

6 1. Le contexte du projet 1.3 La méthodologie Consultations et entretiens approfondis en interne sur les attentes, atelier de brainstorming, panel d étude sur le mode de navigation => implication de toutes les strates hiérarchiques dans la réflexion Etude sur les tendances intranet : bench auprès de collectivités et entreprises => définition des grands axes d orientations pour le nouvel intranet Constitution de l équipe projet avec rétro-planning du chantier, répartition des rôles MOA / MOE / prestataire Sopra Group => le choix d une solution open source : Liferay

7 1. Le contexte du projet 1.4 Le planning Début 2011 Septembre 2011 Octobre 2011 Novembre 2011 Janvier 2012 Début de la réflexion Atelier de travail ergonomie et graphisme Cahier des charges utilisateur Cahier des charges applicatif Story-board et maquettes des principaux écrans Février 2012 Mars 2012 Avril 2012 Juin 2012 Découpes html, ateliers de spécifications fonctionnelles Développement Recette et contribution Ouverture du nouvel intranet

8 2. Les axes du nouvel intranet

9 2.1 Les axes éditoriaux 2. Les axes du nouvel intranet Accessibilité des contenus Arborescence intuitive par besoin, graphisme, raccourcis, moteurs de recherche performants, formulaires de contacts, FAQ généralisées Hiérarchisation des contenus Ergonomie épurée, valorisation des actualités, double niveau d information avec système de «push» éditoriaux Convivialité et interactivité du portail Rich média : mélange des contenus textes, vidéos, images avec notamment une web TV

10 2.2 Les axes graphiques 2. Les axes du nouvel intranet Les objectifs identifiés pour la création graphique et la navigation fédérer tous les agents autour d un outil commun à l identité visuelle forte une ergonomie moderne et conviviale un intranet intuitif, simple d utilisation, épuré et accessible La création Mettre en valeur le territoire des Hauts-de-Seine

11 2. Les axes du nouvel intranet maquette de la Home

12 2. Les axes du nouvel intranet maquette de la Home Attente bonne maquette

13 2. Les axes du nouvel intranet 2.3 Un portail intranet Un espace «Ma direction» Un espace dédié à l information des directions dans la rubrique «Ma direction». Contribution des contenus des espaces «Ma direction» par des correspondants intranet travaillant dans les directions pour lesquelles il publie. Animation du réseau de correspondants par le service de communication interne. Attente bonne maquette

14 3. Les fonctionnalités du nouvel intranet

15 3. Les fonctionnalités 3.1 Reprise des applications déjà existantes Application mobilité interne Application gestion du temps Octime Application organigramme dynamique E-Chart Application de réservation des salles Application de workflow pour les demandes d impression à la reprographie Application petites-annonces

16 3.2 Un espace personnalisé 3. Les fonctionnalités «Ma Page», un espace personnalisé et personnalisable mon profil, mes raccourcis intranet mes raccourcis internet, mes communautés, mes widgets. Attente bonne maquette

17 3. Les fonctionnalités 3.3 Un profil enrichi Les agents peuvent enrichir leur fiche profil en précisant leurs expériences professionnelles passées, leur compétences et leurs centres d intérêt. Une barre incitative indique le niveau de remplissage du profil. Des mises en contact sont proposées par «profil similaire» (par famille métier). Attente bonne maquette Possibilité d ajout de profils dans sa liste de contacts.

18 3.4 Les communautés 3. Les fonctionnalités Les communautés sont des espaces d échanges et d interactions. - La communauté projet Réunit un nombre de personnes autour d un projet commun. La durée de vie sera souvent limitée à celle nécessaire à la réalisation du projet. On y pratique le travail collaboratif. - La communauté métier Elle s identifie par un cœur de métier commun. Ce sont des communautés professionnelles dont l objectif est le partage des connaissances et des savoir-faire. - Le blog thématique Communauté extra-professionnelle sur des thématiques ciblées. Ex : AOS, covoiturage L usage des communauté est précisé par une charte d usage. Chaque communauté est sous la responsabilité d un animateur.

19 3. Les fonctionnalités 3.4 Les communautés A l ouverture d une communauté, le community manager détermine le statut de sa communauté : ouverte, restreinte ou privée. Outils de gestion documentaire Gestion des fichiers et stockage Gestion des versions Visionneuse de documents bureautiques Les outils collaboratifs proposés pour les communautés Outils transverses Moteur de recherche Messagerie instantanée Gestion de son profil Outils d animation d équipes Calendrier partagé Notifications / alertes Gestion des tâches Forum de discussion, blog, wiki Listes de diffusion (gestion des contacts) Partage de favoris Échanges avec l extérieur de l espace Accès sécurisé Liens externes

20 3. Les fonctionnalités 3.5 Le wiktionnaire Un dictionnaire partagé contribué et enrichi par les intranautes Filtres par : - ordre alphabétique, - thématiques - mise à jour Attente bonne maquette

21 3. Les fonctionnalités 3.6 Un intranet accessible partout Un intranet accessible sur les principaux navigateurs mac et pc Un extranet: accès au site intranet depuis n importe quel ordinateur hors cg, avec login et mot de passe => en prévision pour 2013 Un intranet mobile, accessible sur smartphones => en prévision pour 2013 Chantier parallèle Poursuivre le déploiement de nouvelles applications outils, notamment dans le domaine de la dématérialisation des formulaires.

22 4. Le plan de communication interne

23 4. Le plan de communication