MAPA Cahier des clauses techniques particulières n 1/2014 Fourniture et mise en place d un logiciel de gestion de plannings et prestations associées

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1 CENTRE DEPARTEMENTAL DE L ENFANCE ET DE LA FAMILLE Cahier des Clauses Techniques Particulières (C. C. T. P.) N 1/2014 ********************** Fourniture et mise en place d un logiciel de gestion des plannings et prestations associées Marché à procédure adaptée (article 28 du Code des marchés publics) VISA CDEF VISA TITULAIRE 1

2 I. DISPOSITIONS GENERALES Le Centre Départemental de l Enfance et de la Famille de Chamalières représenté par Monsieur LAMAISON Directeur, procède à un marché qui porte sur la fourniture et mise en place d un logiciel de gestion des plannings et prestations associés. La présente consultation est un marché à procédure adaptée (article 28 du Code des Marchés Publics). Il s agit d un marché de fourniture. II. PRESENTATION DU CDEF POUR TOUTE INFORMATION COMPLEMENTAIRE, VOUS POUVEZ CONSULTER NOTRE SITE INTERNET : Le Centre Départemental de l Enfance et de la Famille (CDEF) est un Etablissement Public autonome. Il est régi par les dispositions du Code de l Action Social et des Familles relatives aux institutions sociales et médico-sociales et la loi N du 02 janvier 2002 rénovant l action sociale et médico-sociale. Le personnel du CDEF relève du titre IV du statut général de la Fonction Publique relatif à la Fonction Publique Hospitalière. Le personnel se compose de professionnels : un directeur et un directeur-adjoint, personnel administratifs, cadres socio-éducatifs, cadre de santé, infirmières, éducateurs spécialisés, éducateurs de jeunes enfants, puéricultrices et auxiliaires de puériculture, sage-femme, conseillère en économie sociale et familiale, psychologues, psychiatres, personnel technique et d entretien, veilleurs de nuit et maîtresses de maison. Chaque service dispose de cycles de travail spécifiques liés à son organisation en matière d accueil d usagers. Le CDEF est une structure sociale qui accueille en urgence, 365 jours sur 365 et 24 heures sur 24, des mineurs de la naissance à 18 ans, des jeunes majeurs et des mères isolées avec leurs enfants. Au titre de la Protection de l Enfance, le CDEF a pour mission l accueil d urgence, l évaluation et l orientation des personnes accueillies. LE CDEF possède une capacité d accueil de 219 lits ou places. VISA CDEF VISA TITULAIRE 2

3 Cet établissement est composé de plusieurs services dont l organisation diffère fortement. Ainsi, plusieurs roulements du temps de travail sont à prévoir. Vous trouverez en annexe du présent CCTP, un planning type représentatif de l organisation des services du CDEF. POUPONNIERE FOYERS - 4/8 ans (Foyer Petite Enfance) - 8/14 ans (Foyer Pré-adolescents) - 14/18 ans Adolescentes - 14/18 ans Adolescents CENTRE MATERNEL SERVICE D ACCOMPAGNEMENT A LA RELATION FAMILIALE Accompagnement dans le cadre d un placement Alternative au placement SERVICE DE FAMILLE D ACCUEIL D URGENCE ET DE RELAIS ESPACE DE RENCONTRES FAMILIALES SERVICE MOBILE D ACCUEIL D URGENCE ET D EVALUATION SERVICE MEDICAL ET PARAMEDICAL ADMINISTRATION SERVICES LOGISTIQUES (SERVICES RESTAURATION BLANCHISSERIE TECHNIQUE) III. EQUIPEMENT INFORMATIQUE DU CDEF Le CDEF possède trois serveurs dont un prévu pour la mise en place du logiciel. Caractéristiques du serveur informatique : Serveur Xeon E5506 fréquence : 2.13ghz RAM : 6go Système d exploitation : Windows server standard 2008 SP2 64 bits Deux logiciels sont présents sur le serveur : Logiciel Comptabilité et logiciel de classement de bureau IV. MISE EN PLACE DE DEMONSTRATIONS PAR LES CANDIDATS Chaque candidat devra effectuer une démonstration de leur logiciel dans les locaux du CDEF sur rendez-vous. Un document attestant de sa visite lui sera transmis. La présentation devra prendre en compte les plannings du CDEF (plannings à repos variables). Le candidat devra paramétrer dans son logiciel, les plannings transmis dans un fichier / pièce jointe du présent CCTP afin que la démonstration soit plus concrète pour les professionnels. VISA CDEF VISA TITULAIRE 3

4 V. ORGANISATION DES FORMATIONS 15 agents doivent être formés. Le CDEF dispose d une salle informatique dotée de 4 postes, ainsi, nous prévoyons 4 journées de formation. Cependant, pour des raisons organisationnelles, un seul groupe ne pourra être formé pendant une journée mais par demi-journée. Ainsi, il est prévu 2 demi-journées par groupe. VI. FONCTIONNALITES DU PLANNING - Le logiciel doit être adapté à la gestion des plannings et des horaires spécifiques à la fonction publique hospitalière. - Le logiciel doit être adapté à une organisation différenciée par service (éducatif, technique et administratif) et sur 365 jours d activité en fonction du calendrier de chaque année. - Organisation et calcul du temps de travail permettant une corrélation quant à l élaboration d une fiche individuelle pour chaque agent avec : - un calcul des horaires hebdomadaires et annuels, - un récapitulatif des droits à congés et des congés pris, - un décompte des dimanches et jours fériés travaillés, - un report possible d une année sur l autre. - Intégration les différents modes de congés (CA, RH, repos compensateurs, repos compensateurs trimestriels pour les agents en servitude d internat, fériés, RTT, récupération d heures supplémentaires, autorisations d absence, astreintes) et calcul du report pour chaque catégorie en fonction des jours travaillés. - Possibilité d avoir une fiche récapitulative par agent mentionnant : Les droits à congés et RTT Le nombre d heures travaillés Les congés maladie Les droits à CA supplémentaires et CA fractionnés - Calcul des jours de maladie par agent (congés maladies ordinaires, maternité, accident du travail, congés longue maladie, congés longue durée, mi-temps thérapeutiques.) - Suivi des jours fériés pris et des dates de récupération. - Possibilité de gérer les temps partiels = 30 % à 90 % - Possibilité d avoir des outils statistiques relatifs aux : Maladies ordinaires Accidents du travail Congés longue maladie Congés longue durée Temps partiel thérapeutique Congés maternité - Lisibilité du planning pour chaque agent et pout chaque service. - Lecture et utilisation en réseau. - Possibilité d avoir un système de blocage en cas de dépassement des droits à congés et RTT. - Le logiciel devra être installé sur 15 postes avec 10 accès simultanés. VISA CDEF VISA TITULAIRE 4

5 VII. CONTRAT DE MAINTENANCE La maintenance doit être préventive et corrective à savoir : 1. aide téléphonique gratuite et immédiate avec une possibilité de contact par mail 2. télémaintenance 3. intervention sur site en cas de dysfonctionnement ne pouvant être résolu à distance 4. mises à jour des logiciels avec prise en main à distance 5. mise en conformité avec la réglementation en vigueur en matière de temps de travail dans la fonction publique hospitalière 6. correction de tout incident de fonctionnement ou d anomalie du logiciel 7. maintenance évolutive au niveau technologique ou suite aux demandes formulées par le CDEF ou dans le cadre de l évolution de la réglementation en matière de temps de travail. 8. Accès direct à la hot line : Le personnel du CDEF doit avoir un accès direct à la hot line en cas de problèmes rencontrés. Le titulaire du marché doit être en mesure de répondre à toute demande formulée par le personnel dans un délai maximum de 48 heures. Chamalières, le 3 février 2014 Fait à Le,.. M. J-M. LAMAISON Directeur MENTION «Lu et approuvé» Le Fournisseur (cachet et signature) VISA CDEF VISA TITULAIRE 5