Bulletin d information N 10

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1 Bulletin d information N 10 Vous trouverez ci- dessous des précisions sur les évolutions ou corrections mises à votre disposition ce Jeudi 20 Janvier 2005 au matin. 1. L ECRAN BAV A mi-février 2005, l écran BAV se substituera complètement à l édition papier pour information périodique sur les ordres en anomalie. Cet écran sera mis à jour quotidiennement. Cet écran sera accessible à partir de la page Astel dans la partie : «les Nouvelles de l association» en cliquant sur le lien «Etat BAV» (ce lien n apparaît que si des ordres n ont pas été émis) et dans Comptes en cliquant sur le menu «Ordre non émis». astel@coopanet.com Novembre 2004 Mise à jour du d juin yyyy - Page 1 / 15

2 L écran BAV se présente ainsi : L écran BAV présente les éléments suivants : ICC Nom / Prénom Bénéficiaire : fournisseurs,. Type d Ordre Montant de l ordre Type d anomalie Action correctrice. astel@coopanet.com Novembre 2004 Mise à jour du d juin yyyy - Page 2 / 15

3 Cette liste au format HTML peut être imprimée (comme les fiches de codification) : astel@coopanet.com Novembre 2004 Mise à jour du d juin yyyy - Page 3 / 15

4 2. POSITION Définition La position représente «l état technique» du dossier d un majeur, il indique la position du dossier en liaison avec la vie de la mesure du majeur, on distingue ainsi quatre positions possibles : A valider : le dossier est à valider : il apparaît dans l écran Validation/Dossier (LETAT) : les ordres ne peuvent être émis. Valide : le dossier fonctionne normalement : les ordres sont émis. En Clôture : suite à la Clôture du dossier (DDOSF) jusqu à l édition du CRG : les ordres de paiement ne sont plus émis (les émoluments peuvent être prélevés) : le dossier peut être rétabli. Clôturé : suite à l édition du CRG, le dossier est clôturé : les ordres ne peuvent plus être émis : le dossier ne peut être rétabli. Pour les dossiers dont la position est «En Clôture» ou «Clôturés», informations du dossier sont modifiables sauf: La date et le lieu de naissance Le service La date Comptable (CRG) Le code service La qualité toutes les Les ordres de paiement sont accessibles en consultation ou en suppression : ils ne sont plus émis. Les dossiers clôturés ne sont pas supprimés mais conservés avec la position «Clôturé» dans la liste des dossiers. Cela est nécessaire au service de tutelle qui a besoin de rechercher des informations sur un dossier clôturé et d'intégrer les dossiers clôturés dans les statistiques d'activité des années antérieures ( dont Dotation globale de financement ). Les dossiers sont donc conservés au moins 2 ans après leur clôture ( Cette période sera précisée ultérieurement). astel@coopanet.com Novembre 2004 Mise à jour du d juin yyyy - Page 4 / 15

5 Suppression des DDOS (1-2-3-F) Les évolutions liées à l apparition de la position et aux contraintes concernant l expérimentation sur réforme du financement des associations (DGF) imposent la suppression des écrans suivants pour lesquels les équivalents existent en Gestion Administrative (Dossier) : DDOS 1 DDOS 2 DDOS 3 DDOS F Rappel : les équivalents de ces écrans sont présentés avec leurs évolutions au point 3. astel@coopanet.com Novembre 2004 Mise à jour du d juin yyyy - Page 5 / 15

6 3. EVOLUTION DES ÉCRANS Situation administrative Cet écran reprend les éléments antérieurs en y apportant trois modifications : Service : Astel Comptes ou Astel comptes + Astel Placement Position : A valider / Valide / En Clôture / Clôturé Téléphone : déplacement de cette zone dans la partie adresse Remarque : Le déplacement de la zone Téléphone peut impliquer une modification des profils (Habilitations) des usagers. astel@coopanet.com Novembre 2004 Mise à jour du d juin yyyy - Page 6 / 15

7 Fiche de codification : Mouvements administratifs L objectif est d associer, lors de la clôture d un dossier, un mouvement administratif de type de mouvement "Sortie" à une modification de l état du dossier pour limiter le nombre de saisies pour l utilisateur et la fiabilité des statistiques (associations, DGF, ). La modification de cet écran permet d associer à un type de mouvement (association) «Sortie» un état de dossier : Main Levée, Transfert ou Décès. Cette association se fait lors de la création ou de la modification d un mouvement administratif ayant un type de mouvement "Sortie". astel@coopanet.com Novembre 2004 Mise à jour du d juin yyyy - Page 7 / 15

8 L écran Clôture L action de Clôture d un dossier signifie la fin de la gestion du majeur par l association En cliquant sur le bouton Clôturer, les informations suivantes sont précisées : Date d arrêté des comptes. Date d édition des CRG Présence de Lettres chèques dans les trois derniers mois (provision du compte de passage de l association). Rappel des modifications à effectuer sur la page Situation Juridique La clôture entraîne les conséquences suivantes : Les ordres sont bloqués. La position du dossier passe à «En clôture» Modification automatique de l état du dossier si un mouvement administratif de sens association Sortie a été associé (ce n est pas obligatoire) lors de la Clôture du dossier : l éventuel état associé sera alors reporté en Situation Administrative. Exemple : astel@coopanet.com Novembre 2004 Mise à jour du d juin yyyy - Page 8 / 15

9 Ce dossier est clôturé le 13/01/2005 ; les comptes seront arrêtés le 31/05/2005, le CRG sera édité le 25/02/2005. Un Mouvement administratif de type sortie, associé avec un état transfert, a été saisi. On note aussi les informations suivantes : Une ou des LCP ont été émises et doivent être provisionnée(s). Tous les mouvements de type sortie ne sont pas associés à un Etat. Suite à la clôture on retrouve ces modifications sur la situation administrative : Remplacement du bouton Clôture par le bouton Rétablir astel@coopanet.com Novembre 2004 Mise à jour du d juin yyyy - Page 9 / 15

10 Modification de l état du dossier par celui associé au mouvement administratif : ici transfert Passage de la position de «Valide» à «En Clôture» astel@coopanet.com Novembre 2004 Mise à jour du d juin yyyy - Page 10 / 15

11 On retrouve dans la page Mouvements Administratifs du dossier le mouvement créé lors de la clôture du dossier : L état associé est présent dans le détail du mouvement ainsi que le commentaire saisi : astel@coopanet.com Novembre 2004 Mise à jour du d juin yyyy - Page 11 / 15

12 Rétablir un dossier Un dossier peut être rétabli jusqu au 25 du mois de clôture. Le rétablissement ne modifie pas l état du dossier, mais toutes les informations sont accessibles et des ordres peuvent être émis : l état du dossier est celui indiqué lors de la clôture et la position du dossier est «Valide». Pour rétablir un dossier il suffit de cliquer sur le bouton «Rétablir», en haut à gauche de la page dossier du majeur. La confirmation du rétablissement est demandée : astel@coopanet.com Novembre 2004 Mise à jour du d juin yyyy - Page 12 / 15

13 Le dossier est ensuite de nouveau en position «valide» : L éventuel mouvement administratif de sortie n est pas supprimé lors du rétablissement d un dossier : 4. RAPPEL SUR LES MODIFICATIONS DES CODES NATURES. astel@coopanet.com Novembre 2004 Mise à jour du d juin yyyy - Page 13 / 15

14 Pour améliorer les temps de réponse et la qualité du service Astel, la possibilité de modifier les codes natures des opérations, qui était réalisable sur l ensemble des opérations présentes dans Astel depuis Mars 2003, a été limitée aux opérations des 12 derniers mois. La modification sera possible sur les 12 derniers mois glissants jusqu en Février 2005 pour que les associations puissent affecter les opérations qui ne l auraient pas été pour diverses raisons. A partir de Février 2005, les affectations des codes natures ne seront plus possibles que sur les 4 mois précédents le mois en cours à l identique du fonctionnement d Astel Comptes. astel@coopanet.com Novembre 2004 Mise à jour du d juin yyyy - Page 14 / 15

15 5. RAPPEL DES COORDONNÉS DE L ASSISTANCE ; Pour toute question nécessitant une réponse rapide (notamment à la connexion), contactez notre équipe d assistance utilisateurs (EAU) : -par mail de préférence ( en cliquant sur le bouton Votre ASSISTANCE du menu ASTEL ) -ou à défaut par téléphone au Votre contact répondra à votre question ou la transmettra à la personne la plus qualifiée pour y répondre. Selon la nature des questions que vous vous posez, vous pouvez aussi contacter : - le Conseiller Produits et Services de votre délégation générale, - votre agence si votre question est d ordre bancaire. - Mr ROHART ou MUNCH par mail grâce au bouton ou à l adresse astel@coopanet.com Nous restons à votre disposition pour tous renseignements complémentaires. Cordialement, l équipe Astel. astel@coopanet.com Novembre 2004 Mise à jour du d juin yyyy - Page 15 / 15