COMMENT PREPARER MA DADS-U AVEC EBP PAYE V21.0.4?

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1 EBP PAYE COMMENT PREPARER MA DADS-U AVEC EBP PAYE V21.0.4? Cette notice n'est valable qu'après installation de la version comprenant la mise à jour de la DADS-U (version et supérieure) Vous ne connaissez pas le numéro de version de votre application? Lancez votre application EBP et cliquez dans la barre des menus en haut de l écran sur?, puis sélectionnez A propos de Paye Votre application est bien en version ou supérieure, reportez-vous au chapitre 3 en page 3 Votre application n est pas en version ou supérieure, reportez-vous au chapitre 1 en page 3 1

2 A tout moment, dans le déroulement des étapes qui vont suivre, vous avez la possibilité d accéder à l aide en ligne de votre application en cliquant sur la touche F1 de votre clavier. Nous vous souhaitons une très bonne génération DADS-U! Sommaire Comment mettre à jour mon application?... 3 Comment mettre à jour mon ou mes dossiers?... 3 Je contrôle les formules de mes cumuls DADS-U... 3 Je clôture le mois de décembre... 8 Je prépare mon fichier DADS-U... 9 Je télécharge et j installe l outil de contrôle DADS-U Je contrôle ma DADS-U Je consulte ou/et je corrige ma DADS-U Je consulte Je corrige Je déclare ma DADS-U en fichier test ou réel Je créé une déclaration "Annule et Remplace" Je déclare une déclaration "Annule et Remplace" J imprime ma DADS-U

3 Comment mettre à jour mon application? A effectuer si vous ne possédez pas la version ou supérieure. La mise à jour nécessite une connexion Internet. Pour mettre à jour votre application EBP, cliquez sur? dans la barre de menus, puis sélectionnez Rechercher les mises à jour. Comment mettre à jour mon ou mes dossiers? Une fois la mise à jour de votre application terminée, ouvrez votre dossier. Un message vous demande si vous souhaitez le mettre à jour. Répondez oui à celui-ci. La mise à jour du dossier se lance. En fin de mise à jour de dossier, celui-ci s ouvre automatiquement. Je contrôle les formules de mes cumuls DADS-U Pour contrôler les cumuls DADS-U, passez par la barre des menus en haut de votre écran, cliquez sur Déclarations, puis sélectionnez Configuration des cumuls N4DS. Visuel des cumuls DADS-U sans les codes de rubriques : Pour afficher les codes de rubriques, cochez en bas à gauche de l écran l option Afficher les codes. 3

4 Visuel des cumuls DADS-U avec les codes de rubriques : Vous avez la possibilité d importer les cumuls DADS-U. Cette opération permet de récupérer les formules d origine avant toutes les modifications utilisateurs. Nous vous rappelons que cette opération permet de récupérer le paramétrage dit "standard" des cumuls DADS-U et que le fait de réimporter les cumuls viendra écraser toutes les modifications que vous auriez pu faire. 4

5 Cliquez sur Outils dans la barre des menus en haut de votre écran, puis sélectionnez Importation et enfin Cumuls N4DS Une nouvelle fenêtre s ouvre. Faites un double clic sur le répertoire qui convient à la nature de votre dossier (Exemple : Standard) Double-cliquez sur le fichier Standard.cum (dans le cas où vous avez choisi précédemment le répertoire Standard). 5

6 La fenêtre d importation des cumuls s ouvre. Les cumuls préfixés par # sont ceux que vous possédez déjà. Par défaut, toutes les lignes sont cochées. Cependant, vous avez la possibilité d importer au choix une ou plusieurs lignes. Pour décocher toutes les lignes, cliquez sur le bouton. Une fois votre sélection opérée, cliquez sur le bouton, puis sur le bouton. 6

7 A chaque fois que vous modifiez une formule, l icône de la rubrique ainsi que le bouton de la ligne modifiée s affichent en vert. Si par contre votre formule est fausse ou si vous faites appel à un code de rubrique inexistant, l icône de la rubrique ainsi que le bouton de la ligne modifiée s'affichent en rouge. 7

8 Je clôture le mois de décembre La préparation de votre DADS-U requiert que vous soyez sur le mois de décembre clôturé. Avant de clôturer le mois de décembre, assurez-vous que les bulletins sont justes et qu ils ont été imprimés. Pour clôturer le mois de décembre, cliquez sur Gestion dans la barre des menus, puis sélectionnez Clôturer le mois. La clôture du mois de décembre ne génère pas, contrairement à n importe quelle autre clôture mensuelle, l'ouverture du mois suivant. Vous ne pouvez accéder au mois de Janvier 2016 qu à partir du moment où vous avez clôturé l exercice. Si vous avez besoin de commencer vos bulletins de Janvier 2016, vous pouvez éventuellement procéder à une clôture de l'exercice mais celle-ci n'a pas de caractère obligatoire pour préparer votre fichier DADS-U. 8

9 Je prépare mon fichier DADS-U Pour préparer votre fichier DADS-U, cliquez sur Déclarations dans la barre des menus en haut de l écran, sélectionnez le type de DADS-U, puis cliquez sur Préparer DADS-U. Sélectionnez la norme à utiliser (N4DS V01X11 pour les salaires 2016), puis cliquez sur OK. Dans le cas où vous n avez jamais préparé de DADS-U pour cet exercice, l éditeur s ouvre automatiquement. 9

10 Dans le cas où vous avez déjà préparé une DADS-U, le message suivant s affiche : Si vous cliquez sur le bouton Consulter, l éditeur s ouvre avec la DADS-U préalablement préparée. Cela signifie que la DADS-U affichée est telle que vous l avez laissée lors du dernier enregistrement. Si vous cliquez sur le bouton Remplacer, l éditeur s ouvre avec une nouvelle DADS-U générée à partir des données actuelles de l exercice. Cela signifie que les corrections manuelles faites préalablement dans l éditeur sont perdues. 10

11 Je télécharge et j installe l outil de contrôle DADS-U Tous les ans, Net-Entreprises fournit gracieusement un outil de contrôle vous permettant d effectuer les contrôles sur votre fichier DADS-U avant de l envoyer. Pour télécharger cet outil, rendez-vous sur la page suivante : Une fois l outil de contrôle DADS-U V01X11 téléchargé, n'oubliez pas de l'exécuter pour l'installer. Pour ce faire, double-cliquez sur le fichier préalablement téléchargé. Il faut ensuite relancer le logiciel de paye EBP et ouvrir l éditeur de déclaration en cliquant sur le menu Déclarations, en sélectionnant le type de déclaration que vous souhaitez préparer, puis en cliquant sur Préparer DADS-U. EBP n est en aucun cas responsable des dysfonctionnements que vous pourriez rencontrer sur le site de Net-Entreprises ou avec l outil de contrôle. Pour tout problème de téléchargement de l outil, nous vous conseillons de contacter directement Net Entreprises. Net-Entreprises mettant à jour régulièrement l'outil de contrôle, assurez-vous de disposer de la dernière version téléchargeable. 11

12 Je contrôle ma DADS-U Assurez-vous en bas de page à droite de votre écran que l éditeur est bien sur la norme : N4DS V01X11. Pour vous assurer que l'outil de contrôle correspondant à la norme N4DS V01X11 est bien installé, cliquez sur Outils dans la barre des menus en haut de votre écran, puis sélectionnez Paramétrage de l outil de contrôle. Une fenêtre s ouvre vous permettant de renseigner le chemin de l outil de contrôle que vous avez installé en étape 6. Cliquez ensuite sur le bouton OK. 12

13 Cliquez sur le bouton Contrôler dans la barre d'outils de l'éditeur de déclaration pour contrôler les données. Il y a trois niveaux de contrôle dans l éditeur de DADS-U : Paye : Affiche les messages produits par le logiciel EBP Paye lors de la préparation du fichier. Editeur : Affiche les messages produits par l éditeur de déclaration. Outil contrôle : Affiche les messages produits par l outil de contrôle. 13

14 Je consulte ou/et je corrige ma DADS-U Pour consulter ou corriger votre fichier DADS-U, vous devez être dans l éditeur. Je consulte Pour consulter votre DADS-U préalablement préparée, cliquez sur Déclarations, sélectionnez le type de déclaration que vous souhaitez consulter, puis cliquer sur Préparer DADS-U. Sélectionnez la norme à utiliser (N4DS V01X11 pour les salaires 2016), puis cliquez sur OK. La boite de dialogue ci-dessous s ouvre : Si vous cliquez sur le bouton Consulter, l éditeur s ouvre avec la DADS-U préalablement préparée. Cela signifie que la DADS-U affichée est telle que vous l avez laissée lors du dernier enregistrement. Si vous cliquez sur le bouton Remplacer, l éditeur s ouvre avec une nouvelle DADS-U générée à partir des données actuelles de l exercice. Cela signifie que les corrections manuelles faites préalablement dans l éditeur sont perdues. 14

15 Je corrige Pour corriger votre DADS-U, il vous suffit de double-cliquer sur la ligne symbolisée par la croix rouge en bas de l'écran. Votre curseur va automatiquement se positionner sur la ligne de la rubrique en erreur. Le ne correspond pas à une erreur mais à une information. 15

16 Plusieurs possibilités s offrent à vous pour corriger une ligne Cas N 1 : vous connaissez la valeur attendue dans la rubrique. Dans ce cas, vous pouvez renseigner directement la cellule de la colonne Valeur. Il peut aussi y avoir des menus déroulants avec un choix multiple. A vous de sélectionner dans ce cas la valeur attendue. Pensez à enregistrer la modification en cliquant sur l icône disquette ou en cliquant sur le menu Fichier puis en sélectionnant Enregistrer. en haut et à gauche de l écran Si vous préparez une nouvelle fois votre fichier DADS-U et cliquez sur Remplacer, toutes les données que vous aurez préalablement modifiées directement dans l éditeur seront perdues! Cas N 2 : la rubrique en erreur est le résultat d une formule paramétrable dans la configuration des cumuls. Dans ce cas, allez dans la barre des menus, sélectionnez Déclarations, puis cliquez sur configuration des cumuls DADS-U. Modifiez la ou les formules souhaitées. Cas N 3 : la valeur manquante dans l éditeur correspond à un élément du dossier ou d une fiche salarié. Vous pouvez effectuer la correction directement dans votre dossier mais il faudra dé-clôturer le mois de décembre pour avoir accès aux données du dossier. (Outils > Maintenance technique > Maintenance sur les bulletins). Pour le cas N 2 et le cas N 3, il faudra préparer une nouvelle fois votre fichier DADS-U en cliquant sur le bouton Remplacer. Si vous avez procédé à des corrections manuelles directement dans l éditeur, le fait de remplacer le fichier écrasera toutes les modifications effectuées manuellement. 16

17 Je déclare ma DADS-U en fichier test ou réel Vous avez corrigé toutes les erreurs de votre fichier DADS-U et vous voulez déclarer votre fichier. Pour déclarer votre fichier, passez par la barre des menus en haut de votre écran, cliquez sur Déclarations, sélectionnez le type de déclaration que vous souhaitez déclarer, puis cliquez sur Déclarer DADS-U. L assistant de déclaration s ouvre. Cliquez sur le bouton 17

18 Deux possibilités vous sont offertes : Cochez Envoi traditionnel si vous souhaitez générer vos informations pour les envoyer manuellement aux organismes Cochez Envoi par EBP télédéclaration / jedeclare.com si vous souhaitez que vos informations soient envoyées directement par EBP télédéclaration. EBP a mis à votre disposition une notice explicative pour l envoi par EBP télédéclaration. Celle-ci est disponible sur le site de l assistance online (rappel : Cliquez sur le bouton 18

19 Cochez le type de déclaration que vous souhaitez faire. Si vous cochez Fichier de test, votre fichier sera transmis à titre d essai et vous pourrez renouveler l opération par la suite autant de fois que vous le désirez. Si vous cochez Fichier réel, votre fichier sera transmis à titre définitif et vous ne pourrez pas déclarer un nouveau fichier. Cliquez sur le bouton Sur l écran suivant, vous avez la possibilité de changer le chemin de génération du fichier. Par défaut, il s'agit du chemin de votre dossier. Si vous souhaitez changer ce chemin, cliquez sur le bouton, puis cliquez sur le bouton 19

20 Vous avez la possibilité de joindre un Certificat de contrôle à votre fichier. Ce certificat permet d accélérer le traitement de votre fichier par les organismes destinataires. Si Ne pas certifier le fichier par l outil de contrôle est coché, cliquer sur écran vous informant des conséquences de la non-certification du fichier. affiche un Cochez Accéder au site Net-Entreprises si vous souhaitez être dirigé automatiquement sur le site pour déposer votre fichier (possible si votre ordinateur possède une connexion Internet valide), puis cliquez sur le bouton 20

21 Si Certifier le fichier par l outil de contrôle est coché, cliquer sur vous informant que votre fichier est prêt. affiche un écran Cochez accéder au site Net-Entreprises si vous souhaitez être dirigé automatiquement sur le site pour déposer votre fichier (possible si votre ordinateur possède une connexion Internet valide), puis cliquez sur le bouton 21

22 Je créé une déclaration "Annule et Remplace" Vous ne devez préparer une déclaration "Annule et Remplace" que si Net-Entreprises ou un organisme vous y invite. Nous vous conseillons, avant de préparer votre déclaration "Annule et Remplace", d effectuer une sauvegarde de votre dossier (Menu Dossier, Option Sauvegarde). Pour préparer une déclaration "Annule et remplace", vérifiez bien que l option est cochée dans les paramètres du dossier. Pour vous en assurer, cliquez sur Dossier dans la barre des menus en haut de votre écran, sélectionnez Propriétés, puis Paramètres généraux. La fenêtre des Paramètres généraux du logiciel WinPaye s ouvre. Dans l onglet Options, la case Autoriser les DADS-U "Annule et remplace" doit être cochée. Cliquez sur le bouton pour valider votre choix. 22

23 Pour préparer votre déclaration "Annule et remplace", cliquez sur Déclarations dans la barre des menus en haut de votre écran, sélectionnez le type de déclaration qui vous souhaitez préparer, puis cliquez sur Préparer DADS-U "Annule et Remplace". La boite de dialogue ci-dessous s ouvre vous demandant de confirmer votre action. Une déclaration "Annule et remplace" ne peut remplacer qu une déclaration dite "Normale". Il faut donc que vous ayez déjà préparé et déclaré une première déclaration en réel pour pouvoir préparer une déclaration de type "Annule et remplace". Cliquez sur le bouton pour valider votre choix. 23

24 Une nouvelle déclaration s ouvre. Vous pouvez effectuer les modifications et/ou corrections demandées précédemment par Net-Entreprises ou l organisme concerné. Cliquez sur l icône pour enregistrer votre déclaration. 24

25 Je déclare une déclaration "Annule et Remplace" Pour déclarer votre DADS-U "Annule et remplace", suivez les indications du paragraphe Je déclare ma DADS-U en fichier test ou réel (page 17) de ce document. (hormis le fait de sélectionner Déclarer DADS-U Annule et Remplace et de ne pas cocher Fichier de test) Une fois déclarée, si vous souhaitez revenir dans l éditeur de déclaration, cliquez sur Déclarations dans la barre des menus en haut de votre écran, sélectionnez le type de déclaration, puis cliquez sur Préparer DADS-U "Annule et Remplace". La boite de dialogue ci-dessous s ouvre : Si vous cliquez sur le bouton, l éditeur s ouvre avec la DADS-U "Annule et remplace" préalablement préparée. Cela signifie que la DADS-U "Annule et remplace" affichée est telle que vous l avez laissée lors du dernier enregistrement. Si vous cliquez sur le bouton, l éditeur s ouvre avec une nouvelle DADS-U "Annule et remplace" générée à partir des données actuelles de l exercice. Cela signifie que les corrections manuelles faites préalablement dans l éditeur sont perdues. Si vous souhaitez consulter votre déclaration DADS-U initiale, cliquez sur Déclarations, sélectionnez le type de déclaration que vous souhaitez consulter, puis cliquez sur Préparer DADS-U. Sélectionnez la norme à utiliser (N4DS V01X11 pour les salaires 2016), puis cliquez sur OK. 25

26 La boite de dialogue ci-dessous s ouvre : Si vous cliquez sur le bouton, l éditeur s ouvre avec la DADS-U Initiale. Cela signifie que votre DADS-U Initiale affichée est telle que vous l avez déclarée initialement. Attention, vous ne pouvez rien modifier, celle-ci s ouvrant en lecture seule. Si vous cliquez sur le bouton Remplaçante, l éditeur s ouvrira avec la DADS-U "Annule et remplace". Cela signifie que votre DADS-U "Annule et remplace" affichée est telle que vous l avez laissée lors du dernier enregistrement. 26

27 J imprime ma DADS-U L impression du fichier DADS-U n est pas obligatoire et les documents papier ne peuvent pas être transmis aux différents organismes. Pour imprimer un état papier de votre fichier DADS-U, cliquez sur Fichier dans la barre des menus de l éditeur de déclaration, puis sélectionnez Imprimer. Vous pouvez imprimer soit : La structure sélectionnée en sélectionnant Imprimer la grille courante, La structure sélectionnée et son arborescence en sélectionnant Imprimer les rubriques à partir de la sélection, La totalité du fichier en sélectionnant Imprimer toutes les rubriques du fichier Un état récapitulatif en sélectionnant Etat récapitulatif. Nous vous rappelons que les éditions papier de votre fichier DADS-U ne pourront pas être envoyées aux organismes destinataires. 27