Comment PREPARER et DECLARER une ATTESTATION DEMATERIALISEE avec EBP PAYE?

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1 PAYE Comment PREPARER et DECLARER une ATTESTATION DEMATERIALISEE avec EBP PAYE? Mise à jour du 08/09/2015 1

2 SOMMAIRE Préambule Qui doit déclarer? Quand? Comment?... 3 ETAPE 1 Je prépare un solde de tout compte... 4 ETAPE 2 Je contrôle les formules de mes cumuls DADS-U ETAPE 3 Je prépare l'attestation employeur dématérialisée ETAPE 4 Je télécharge l'outil de contrôle ETAPE 5 Je contrôle l'attestation employeur dématérialisée ETAPE 6 Je consulte et/ou corrige mon attestation employeur dématérialisée Je consulte Je corrige ETAPE 7 Je déclare mon attestation employeur dématérialisée ETAPE 8 Comment préparer une attestation employeur dématérialisée ANNULE et REMPLACE

3 Préambule La délivrance de l'attestation d'assurance chômage ainsi que la transmission d'un exemplaire de celle-ci à Pôle Emploi ont été rendues obligatoires par le décret n du 30/03/06 paru au JORF du 01/04/06. Cette attestation permet au salarié de faire valoir ses droits auprès de Pôle emploi. A compter du 1 er janvier 2012 : Les établissements de 10 salariés et plus sont dans l obligation d établir une attestation d assurance chômage par voie électronique (décret n du 01/02/11, arrêté du 14/06/11 relatif aux conditions de transmission dématérialisée des attestations mentionnées à l article R du code du travail). Les établissements de moins de 10 salariés ont la possibilité de commander des attestations papier sur le site de Pole-emploi.fr. 1- Qui doit déclarer? Tous les employeurs à l exception des particuliers qui ont un service dédié quels que soient le secteur d activité, les conditions d exercice de la profession et la durée d engagement (CDI, CDD ). 2- Quand? L employeur doit impérativement effectuer cette déclaration au moment de la résiliation, de l expiration ou de la rupture d un contrat de travail et en remettre un exemplaire au salarié. 3- Comment? Vous disposez de deux services pour transmettre l attestation d assurance chômage. 1. Saisie de formulaire directement sur net-entreprises ou sur jedeclare.com 2. Le dépôt d une attestation sous forme de fichier généré par votre logiciel de paye. Vous devez impérativement disposer d un logiciel de paye agréé et conforme à la norme en vigueur pour générer un fichier sur le site. La norme actuellement en vigueur est la N4DS V01X09. Pour préparer une attestation dématérialisée avec votre application EBP, vous devez disposer de la version Pro au minimum. Avant de préparer votre attestation dématérialisée, il est nécessaire de préparer le Solde de Tout Compte du salarié. 3

4 ETAPE 1 Je prépare un solde de tout compte Pour préparer un Solde de Tout Compte, vous devez préparer le bulletin qui servira à la création de celui-ci. Pour ce faire, passez par la liste des salariés sur la gauche de votre écran et cliquez sur le salarié. Sélectionnez ensuite l onglet Bulletin. 4

5 Préparez le bulletin de votre salarié en y indiquant les éventuelles rubriques de solde de tout compte (primes, solde de congés payés, ). Pour indiquer la date de sortie du salarié, cliquez sur l onglet Fiche, puis sur le sous-onglet Entrée / Sortie. Cliquez sur le bouton. 5

6 Dans la fenêtre Changement de situation, sélectionnez le motif du changement de situation qui aura lieu à la date de sortie du salarié, puis cliquez sur le bouton OK. La Date de sortie indiquée correspond à la date de fin de Période de Paye définie dans l onglet Bulletin. Le motif de départ sélectionné lors de la sortie du salarié apparait ensuite dans la section Changements de situation. Cliquez sur Enregistrer dans le menu Fiche pour valider la date de sortie. Revenez ensuite sur l onglet Bulletin du salarié et contrôlez celui-ci. 6

7 Cliquez ensuite sur le bouton disponible en bas de votre écran. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Elle va vous permettre de saisir les différentes informations relatives au Solde de Tout Compte. 7

8 Dans l onglet Informations salarié, sélectionnez par le biais d'une liste déroulante le statut particulier du salarié. Si celui-ci n a pas de statut particulier, laissez cette zone vide. Dans l onglet Préavis, cochez la case correspondante à la situation et indiquez si besoin la période. 8

9 Dans l onglet Rupture du contrat de travail, renseignez la date du dernier jour travaillé et payé ainsi que le motif de rupture du contrat à l'aide de la liste déroulante. Selon le motif sélectionné, il peut vous être demandé d autres d informations. Renseignez obligatoirement le champ Versement d une indemnité transactionnelle Dans l onglet Chômage total sans rupture de contrat de travail, cliquez sur le bouton OK pour valider les informations du Solde de Tout Compte. Si une information est manquante, une boîte de dialogue s affiche vous indiquant le champ manquant à renseigner. 9

10 Vous venez de créer le Solde de Tout Compte. Le Bouton Suppr STC est maintenant disponible. Celuici vous permet d annuler le Solde de Tout Compte si vous le souhaitez. 10

11 ETAPE 2 Je contrôle les formules de mes cumuls DADS-U Les cumuls repris dans une Attestation Employeur Dématérialisée sont identiques à ceux utilisés en DADS-U. Par conséquent, la définition de leurs calculs est modifiable à partir du menu Déclarations, option Configuration des cumuls DADS-U. Visuel des cumuls DADS-U sans les codes de rubriques : Pour afficher les codes des rubriques, cochez en bas à gauche de l écran l option Afficher les codes. 11

12 Vous avez la possibilité d importer les cumuls DADS-U si vous souhaitez obtenir le paramétrage par défaut. Cette opération permet de récupérer les formules d origine avant toutes les modifications utilisateurs. Pour ce faire, dans la barre des menus en haut de votre écran, sélectionnez Outils, Importation, puis Cumuls N4DS Une nouvelle fenêtre s ouvre. Double-cliquez sur le répertoire qui convient à la nature de votre dossier, puis sur le fichier *.cum (standard.cum dans le cas où vous avez choisi précédemment le répertoire Standard). 12

13 La fenêtre d importation des cumuls s ouvre. Par défaut, toutes les lignes sont cochées. Cependant, vous avez la possibilité d importer au choix une ou plusieurs lignes. Pour décocher toutes les lignes, cliquez sur le bouton Aucune. Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur le bouton Importer, puis sur le bouton Fermer. Nous vous rappelons que cette opération permet de récupérer le paramétrage dit "standard" des cumuls DADS-U et que le fait de réimporter les cumuls viendra écraser toutes les modifications que vous auriez pu faire. 13

14 A chaque fois que vous modifiez une formule, l icône de la rubrique ainsi que le bouton de la ligne modifiée s affichent en vert. Si la formule fait appel à une rubrique ou variable inexistante, l icône de la rubrique ainsi que le bouton de la ligne modifiée s'affichent en rouge. Il est alors nécessaire d'importer l'élément manquant en passant par le menu Outils, option Importation. 14

15 ETAPE 3 Je prépare l'attestation employeur dématérialisée Pour préparer une attestation dématérialisée, cliquez sur Déclarations dans la barre de menus en haut de votre écran, puis sélectionnez Attestation employeur dématérialisée et Préparer Attestation Employeur La fenêtre ci-dessous s ouvre : 15

16 Sélectionnez à l aide de la liste déroulante le salarié concerné par l attestation dématérialisée. Les informations du Bulletin du dernier jour travaillé payé, du Bulletin du solde de tout compte ainsi que la Période d emploi se renseignent automatiquement d après les informations du solde de tout compte créé précédemment. Cliquez ensuite sur le bouton OK. 16

17 Après la phase de préparation et la sélection de la norme à utiliser, l éditeur s ouvre : Si vous voulez modifier des informations, reportez-vous à l'étape 6 B- Je corrige. 17

18 ETAPE 4 Je télécharge l'outil de contrôle L outil d'autocontrôle permet d effectuer, avant dépôt sur net-entreprises ou avant transmission, le précontrôle de votre fichier d'attestation employeur. Tous les ans, Net-Entreprises fournit gracieusement un outil de contrôle vous permettant d effectuer les contrôles sur votre attestation employeur avant de l envoyer. Pour télécharger cet outil, rendez-vous sur la page suivante : Les contrôles effectués correspondent à ceux signalés et décrits pour les déclarations de nature 15. Le bilan produit ne préjuge toutefois en rien de son acceptabilité ultérieure par Pôle emploi. Les questions techniques relatives à l utilisation de cet outil et aux bilans produits, peuvent être adressées par voie de messagerie à aedemat@pole-emploi.fr (en joignant pour toute question sur un résultat de contrôle, votre fichier AED et le bilan correspondant). 18

19 ETAPE 5 Je contrôle l'attestation employeur dématérialisée Une fois que l outil de contrôle est installé, relancez le logiciel de paye et ouvrez l éditeur de déclaration en cliquant sur le menu Déclarations. Pour revenir sur votre attestation, cliquez sur Déclarations dans la barre des menus, puis sélectionnez Attestation employeur dématérialisée et enfin Préparer Attestation Employeur Sélectionnez à l'aide d'une liste déroulante le salarié concerné par l attestation dématérialisée, puis la norme à utiliser. Si vous n avez pas préparé d attestation pour ce salarié, l éditeur s ouvre automatiquement. Si vous avez déjà préparé une attestation pour le salarié, le message suivant s affiche : Si vous cliquez sur le bouton Consulter, l éditeur s ouvre avec l attestation dématérialisée préalablement préparée. Cela signifie que vous ouvrez votre Attestation dématérialisée telle que vous l aviez laissée lors du dernier enregistrement. Si vous cliquez sur le bouton Remplacer, l éditeur s ouvre avec une nouvelle Attestation dématérialisée. Cela signifie que les modifications faites manuellement sous l éditeur de déclaration sont perdues. EBP n est en aucun cas responsable des dysfonctionnements que vous pourriez rencontrez sur le site de net-entreprises ou avec l outil de contrôle. Pour tout problème de téléchargement de l outil, nous vous conseillons de contacter directement net-entreprises. 19

20 Afin de vérifier que l outil de contrôle est correctement paramétré, cliquez sur Outils dans la barre de menus de l'éditeur puis sélectionnez Paramétrage de l outil de contrôle Une fenêtre s'ouvre vous permettant de renseigner le chemin de l outil de contrôle que vous avez installé en Etape 4. Cliquez ensuite sur le bouton OK. Cliquez sur le bouton Contrôler dans la barre d'outils de l'éditeur de déclaration pour contrôler les données. Il y a trois niveaux de contrôle dans l éditeur de l Attestation Employeur Dématérialisée. Paye : Affiche les messages produits par le logiciel EBP Paye lors de la préparation du fichier. Editeur : Affiche les messages produits par l éditeur de déclaration. Outil de contrôle : Affiche les messages produits par l outil de contrôle. 20

21 ETAPE 6 Je consulte et/ou corrige mon attestation employeur dématérialisée Pour corriger ou consulter votre Attestation Employeur dématérialisée, vous devez être dans l éditeur. Je consulte Pour consulter votre Attestation Employeur Dématérialisée préalablement préparée, cliquez sur le menu Déclarations puis sélectionnez Préparer Attestation Employeur Je corrige Pour corriger votre Attestation Employeur Dématérialisée, double-cliquez sur la ligne visée. Votre curseur va automatiquement se positionner sur la ligne de la rubrique à corriger. 21

22 Plusieurs possibilités s offrent à vous pour corriger une ligne : Cas N 1 : vous connaissez la valeur attendue dans la rubrique. Dans ce cas, vous pouvez renseigner directement la cellule de la colonne Valeur. Il peut aussi y avoir des menus déroulants avec un choix multiple. A vous de sélectionner dans ce cas la valeur attendue. Pensez à enregistrer la modification en cliquant sur l icône disquette ou en cliquant sur le menu Fichier puis en sélectionnant Enregistrer. en haut à gauche de l écran Si vous préparez une nouvelle fois votre fichier Attestation Employeur et cliquez sur Remplacer, toutes les données que vous aurez préalablement modifiées manuellement dans l éditeur seront perdues! Cas N 2 : la rubrique en erreur est le résultat d une formule paramétrable dans la configuration des cumuls DADS-U. Dans ce cas, cliquez sur Déclarations dans la barre des menus, puis sélectionnez configuration des cumuls DADS-U. Modifiez la ou les formules souhaitées. Cas N 3 : la valeur manquante dans l éditeur correspond à un élément du dossier ou d une fiche salarié. Vous pourrez de la même façon corriger directement dans votre dossier les éléments mais il faudra dé-clôturer le mois de décembre pour avoir accès aux données du dossier. (Menu Outils + Maintenance sur les bulletins). Pour le cas N 2 et le cas N 3, il faudra préparer une nouvelle fois votre fichier Attestation Employeur en cliquant sur le bouton Remplacer. Si vous avez procédé à des corrections manuelles directement dans l éditeur, le fait de remplacer le fichier écrasera toutes les modifications effectuées manuellement. 22

23 ETAPE 7 Je déclare mon attestation employeur dématérialisée Pour déclarer votre Attestation Employeur Dématérialisée, cliquez dans la barre des menus sur Déclarations puis sélectionnez Attestation employeur dématérialisée et enfin Déclarer Attestation Employeur Sélectionnez le salarié concerné par l attestation employeur dématérialisée et cliquez sur le bouton OK 23

24 L assistant de déclaration s ouvre. Cliquez sur le bouton Suivant > Cochez le type d envoi, puis cliquez sur Suivant > En ce qui concerne l'envoi par EBP télédéclaration, référez-vous à la notice dédiée pour de plus amples explications. 24

25 Cochez le type de déclaration que vous souhaitez faire. Si vous cochez Fichier de test, votre fichier sera transmis à titre d essai et vous pourrez renouveler l opération par la suite autant de fois que vous le désirez. Si vous cochez Fichier réel, votre fichier sera transmis à titre définitif et vous ne pourrez pas déclarer un nouveau fichier. Cliquez sur le bouton Suivant >. Sur l écran suivant, vous avez la possibilité de changer le chemin de génération du fichier. Par défaut, il s agit du chemin de votre dossier. Si vous souhaitez changer ce chemin, cliquez sur le bouton Parcourir... Cliquez ensuite sur le bouton Suivant. Il est important de noter ce chemin car vous devrez y accéder afin de retrouver votre fichier d Attestation employeur lorsque vous devrez le déposer sur le site de déclaration. 25

26 Cliquez sur Suivant > Votre fichier est prêt. Si vous cochez Accéder au site net-entreprises.fr, vous serez dirigé automatiquement sur le site pour déposer votre fichier (possible si votre ordinateur possède une connexion internet valide). Puis cliquez sur le bouton Terminer. 26

27 ETAPE 8 Comment préparer une attestation employeur dématérialisée ANNULE et REMPLACE Vous ne devez préparer une déclaration "Annule et Remplace" que si Net-Entreprises ou un organisme de tiers vous y invite. Pour ce faire, assurez-vous que l option est bien cochée dans les paramètres du dossier. Si ce n est pas le cas, cliquez sur Dossier dans la barre des menus en haut de votre écran, sélectionnez Propriétés, puis Paramètres généraux. Dans l onglet Options, cochez la case Autoriser les DADS-U "Annule et remplace". Pour préparer une Attestation Employeur Annule et remplace, cliquez sur Déclarations dans la barre des menus en haut de votre écran, sélectionnez Attestation Employeur dématérialisée, puis Préparer AE "Annule et Remplace". 27

28 Sélectionnez le salarié concerné par l attestation employeur dématérialisée et cliquez sur le bouton OK La boite de dialogue ci-dessous s ouvre vous demandant de confirmer votre action. Cliquez sur le bouton Oui pour valider votre choix. Une nouvelle déclaration s ouvre. Vous pouvez effectuer les modifications et/ou corrections demandées précédemment par Net-Entreprises ou l organisme de tiers. 28