A) La transmission dématérialisée de la DM au contrôle de légalité (M14 ou M4x)

Transcription

1 AMBRE - CORAIL La dématérialisation d une DM (décision modificative) Les logiciels Ambre et Corail permettent de transmettre par voie dématérialisée vos décisions modificatives (DM) : - aux services préfectoraux (contrôle de légalité) : partie A de ce document, - à votre trésorerie : partie B de ce document. A) La transmission dématérialisée de la DM au contrôle de légalité (M14 ou M4x) Important! La transmission à la Préfecture de vos DM par voie dématérialisée ne sera possible que si une convention a été conclue avec la Préfecture dans le cadre du dispositif Actes Budgétaires. De plus, il faut dématérialiser tous les documents budgétaires d un même exercice (le budget, l ensemble des DM, le compte administratif). A1. Prérequis - La saisie de la décision modificative sur Corail La DM doit avoir été saisie dans Corail (menu «Budget» - «Décisions modificatives»). A noter : l assemblée délibérante doit prendre une délibération pour adopter une DM. Vous pouvez, après avoir créé la DM dans cet écran, éditer un récapitulatif des éléments saisis ainsi que la délibération correspondante par le menu «Traitements». - Le paramétrage AB dans Ambre Le logiciel Ambre doit être correctement paramétré afin de disposer de tous les prérequis nécessaires au processus. Nous vous invitons à vous référer au document d aide présent dans Ambre (menu «?» - «Fiches pratiques» - «Dématérialisation AB : paramétrage»). A2. La dématérialisation de la DM (M14 ou M4x) Pour transmettre vos décisions modificatives par le biais d un tiers de télétransmission (S²low si vous avez opté pour notre solution mutualisée), vous devez créer un dossier budgétaire correspondant à chaque DM dans Ambre. Menu «Environnement» - «Gestion des dossiers budgétaires» : cliquez sur «Ajouter». SABI du CDG 32 1

2 Complétez tous les champs, puis validez à droite. Vous obtenez un dossier budgétaire au même titre que vos dossiers BP ou CA. Quittez cet écran puis allez dans le menu «Saisie du budget» - «Transfert des propositions de vote» : Cliquez sur «Transférer». Vous avez également accès à la «Saisie des annexes» concernées par la DM : Vous pouvez à présent accéder à la dématérialisation de la DM : Menu «Edition de la décision modificative» - «Maquette officielle M14 (ou M4x) 2014» Décochez les états que vous ne souhaitez pas dématérialiser (c est-à-dire non concernés par la DM) puis cliquez sur le bouton «Démat» : SABI du CDG 32 2

3 Une nouvelle fenêtre vous présente les étapes du processus de dématérialisation : vérifiez le répertoire de stockage des flux qui vont être créés, puis cliquez sur «Générer». A la fin du traitement, un message vous indique si le processus a pu aboutir : Dans le cas où la DM a été dématérialisée avec succès, vous pouvez cliquer sur le bouton «Flux scellé» pour accéder directement au fichier xml qui devra être déposé sur le portail de transmission (S²low ou autre) au contrôle de légalité. Par contre, si la DM n a pas pu être dématérialisée, Ambre affiche la liste des anomalies rencontrées. Vous devez donc corriger ces anomalies empêchant la création du flux, puis relancer le processus de dématérialisation (partie A2 de ce document). Le flux budgétaire ainsi généré et scellé est sous la forme : «xxx_2015_dm_x-scellé.xml» Il ne vous reste plus qu à le déposer sur le portail de transmission (S²low ou autre), ainsi que la délibération approuvant cette DM (dans un envoi distinct). SABI du CDG 32 3

4 B) La transmission de la DM à la trésorerie Important! La procédure est différente selon le protocole utilisé : INDIGO ou PES V2 (indépendamment du mode de transmission au contrôle de légalité et du protocole PES V2 utilisé pour les flux de mandats et titres). Il convient donc de vous rapprocher de votre trésorerie pour déterminer dans quel format le flux devra être déposé sur le portail de la DGFIP : INDIGO (voir partie B1) ou PES V2 (voir partie B2). B1. Si vous devez utiliser le protocole INDIGO Dans Corail : menu «Budget» - «Génération du fichier de transfert du budget». Cochez «Décision Modificative», indiquez le numéro de DM à transférer, renseignez ou vérifiez le répertoire de transfert, puis cliquez sur «Générer». Ce fichier contenant la DM est nommé «BUDGET». Il est à déposer sur la passerelle de transmission du portail de la DGFIP avec l ancien code application utilisé (en général GHEL450). Vous devrez également transmettre à votre trésorerie (par courrier ou par mail) la délibération correspondante visée par la Préfecture. B2. Si vous devez utiliser le protocole PES V2 Le traitement se fait en 2 temps : - Etape 1 : la dématérialisation de la DM Dans Ambre, il faut avoir créé le fichier dématérialisé du budget (parties A1 et A2 de ce document), même si vous ne procédez pas à l envoi dématérialisé des documents budgétaires au contrôle de légalité. Attention! Le flux xml ainsi généré dans Ambre n est pas exploitable en tant que tel par votre trésorerie! Seul un fichier PES pourra être déposé sur le portail de la DGFIP (étape 2 ci-dessous). SABI du CDG 32 4

5 - Etape 2 : la création du fichier PES de la DM dématérialisée Dans Corail, cliquez dans le menu «Téléprocédures» - «PES V2» - «Génération du fichier PES de PJ budgétaire (Dématérialisation AB)» : Cliquez sur «DM», sélectionnez dans la liste déroulante la DM dématérialisée (elle ne sera visible que si elle a été dématérialisée avec succès dans Ambre), renseignez ou vérifiez le répertoire de transfert puis cliquez sur «Générer». Le fichier ainsi généré est sous la forme : «PESALR_ _PJBUDGET.xml» Il est à déposer sur la passerelle de transmission du portail de la DGFIP avec le code application GHELPES2. Vous devrez également transmettre à votre trésorerie (par courrier ou par mail) la délibération correspondante visée par la Préfecture. SABI du CDG 32 5