GUIDE DE L UTILISATEUR DU VOLET WEB DU PROGICIEL EDC

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1 CLIENTS CARTOUCHES GUIDE DE L UTILISATEUR DU VOLET WEB DU PROGICIEL EDC CENTRE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS

2 Accès au volet WEB du progiciel EDC Accédez à votre compte d utilisateur Numéro du client : inscrire le numéro de votre ministère ou d organisme Nom d accès : inscrire les 4 premières lettres de votre nom ainsi que les 2 premières lettres de votre prénom. 3. Mot de passe : inscrire votre mot de passe. 4. Cliquez sur «Soumettre». Mémoriser : Si vous cochez «Mémoriser», vous n aurez qu à inscrire votre mot de passe les prochaines fois que vous accéderez au système. Si vous devez changer votre mot de passe : Cochez «Changer le mot de passe» et confirmez 2 fois votre nouveau mot de passe. À noter : Pour une meilleure efficacité, la résolution d écran devrait être de 1024 par 768 pixels. 2

3 Droits d accès Vous aurez accès aux cartouches des unités administratives auxquelles vous êtes autorisés. Vous pourrez : Faire des recherches et consulter l inventaire des cartouches. Visualiser et modifier les données nominatives des cartouches. Consulter et imprimer l historique d une cartouche. Commander des cartouches. Créer un horaire des rotations. Produire et imprimer un rapport avec des critères de recherche. 3

4 Page d accueil Module Inventaire Pour rechercher, visualiser, mettre à jour et imprimer les données et l historique d une cartouche. Pour commander des cartouches. Pour créer un horaire des rotations. Module Mon panier Pour finaliser une commande. Pour commander en lots des cartouches. Module Rapport Pour produire et imprimer un rapport avec des critères de recherche. Module Configuration Pour visualiser les jours fériés du CCD. Module Options Pour personnaliser l affichage des résultats d une recherche dans le module Inventaire. 4

5 Module Inventaire Recherche Cliquer sur le module Inventaire pour faire une recherche. Dans la liste déroulante, sélectionner le critère de recherche «Cartouche Numéro de cartouche» Inscrire le numéro de la cartouche. À noter : Si vous n inscrivez pas un numéro complet, le système vous donnera toutes les cartouches dont le numéro commence par les caractères inscrits Cliquer sur «Recherche». Vous pouvez visualiser et modifier les données nominatives de la cartouche. Vous pouvez aussi sélectionner une cartouche à gauche. 5. Cliquer sur «Mettre à jour» pour enregistrer les modifications. À noter : Si une cartouche n est pas dans l état disponible ou sortie, vous ne pourrez faire aucune modification. 5

6 Il est possible d inscrire des notes à une cartouche. Module Inventaire Notes Cliquer sur «+ Notes». Écrire une note relative à la cartouche. 3. Cliquer sur «Mettre à jour» pour enregistrer la note. 3. À noter : Un petit icône «Notes» apparaîtra parmi les autres icônes. Si vous avez sélectionné dans le module Options le champ «Notes», celui-ci apparaîtra dans les résultats de la recherche, à gauche de votre écran. 6

7 Module Inventaire Historique Cliquer sur «+ Historique» pour visualiser tous les états qui ont été attribués à une cartouche depuis son enregistrement dans le système EDC : la date et l heure l état le nom de la personne responsable de l état Exemples d états : DISPONIBLE SÉLECTIONNÉ CUEILLI SORTI RÉACTIVÉ 7

8 Module Inventaire Détails de cartouches Cliquer sur l icône «Imprimer détails de cartouches» pour visualiser et imprimer les données nominatives et l historique d une cartouche. 8

9 Module Inventaire Recherche avancée Cliquer sur «Afficher Recherche avancée». Compléter ou sélectionner les critères (filtres) de recherche désirés Cliquer sur «Recherche» Cliquer sur «Afficher Résultats de la recherche» pour voir la liste des cartouches. 5. Cliquer sur le bouton rouge «Filtres actifs» après avoir terminé votre recherche sinon vos futures recherches se feront avec les mêmes critères. 9

10 Module Inventaire Commander une cartouche Dans la liste déroulante, sélectionner le critère de recherche «Cartouche Numéro de cartouche». 8. Inscrire le numéro de la cartouche. 3. À noter : Si vous n inscrivez pas un numéro complet, le système vous donnera toutes les cartouches dont le numéro commence par les caractères inscrits. 3. Cliquer sur «Recherche». La fiche descriptive de la cartouche apparaît Vérifier l état de la cartouche pour savoir si elle est disponible au CCD. Si elle n est pas disponible, la cartouche sera rejetée de la commande Cliquer sur l icône «Ajouter à la commande» pour commander la cartouche. 6. Vous pouvez aussi sélectionner une cartouche à gauche et cliquer sur l icône «Ajouter à la commande». 7. Répéter les opérations pour chaque cartouche à commander. 8. Finaliser votre commande dans le module Mon panier (pages 17 à 21). 10

11 Module Inventaire Horaire des rotations Dans la liste déroulante, sélectionner le critère de recherche «Cartouche Numéro de cartouche». 3. Inscrire le numéro de la cartouche. 3. Cliquer sur «Recherche». 4. Cliquer sur «+ Horaire des rotations» ou sur l icône «Horaire des rotations» pour : Créer à l avance plusieurs commandes pour la cartouche Créer un horaire de rotation de commande pour la cartouche Créer à l avance plusieurs commandes pour la cartouche à partir d une liste 4. 11

12 Module Inventaire Horaire des rotations Créer à l avance plusieurs commandes pour la cartouche Dans la section Ajouter une nouvelle date de livraison, sélectionner : la date l adresse de livraison et le moment souhaité de la livraison (AM ou PM). Cliquer sur «Ajouter». L Horaire des rotations Dates de livraison futures apparaît. 3. Répéter les opérations pour ajouter d autres dates de livraison. 12

13 Module Inventaire Horaire des rotations Créer un horaire de rotation de commande pour la cartouche Dans la section Ajouter de nouvelles dates de livraison (rotation automatique), sélectionner : la date de début et la date de fin la périodicité l adresse de livraison et le moment souhaité de la livraison (AM ou PM). Cliquer sur «Ajouter». L Horaire des rotations Dates de livraison futures apparaît. 3. Répéter les opérations pour ajouter d autres dates de livraison. 13

14 Module Inventaire Horaire des rotations Créer à l avance plusieurs commandes pour la cartouche à partir d une liste Dans la section Ajouter plusieurs dates de livraison à partir d une liste, sélectionner le masque de la date, conformément à votre liste. Dans le champ Date, inscrire les dates ou copier-coller une liste de dates à partir d un fichier Word, Excel ou Txt. 3. Sélectionner l adresse de livraison dans la liste déroulante. 4. Cocher le moment souhaité de la livraison (AM ou PM). 5. Cliquer sur «Ajouter». L Horaire des rotations Dates de livraison futures apparaît. 6. Répéter les opérations pour ajouter d autres dates de livraison

15 Module Inventaire Horaire des rotations Horaire des rotations Dates de livraison futures Vous pouvez supprimer des dates dans l horaire des rotations en cliquant sur le «X» rouge en avant de la date. À noter : Le système ne produit pas de bons de commande lorsque vous commandez une cartouche avec l horaire des rotations. 15

16 Module Inventaire Les icônes suivants du module Inventaire ne sont pas utilisés : Ajouter aux favoris Ajouter à la liste de travail Rafraîchir La section «+ Mots clés» du module Inventaire n est pas utilisée. 16

17 Module Mon panier Cliquer sur le module Mon panier pour finaliser une commande. Changer le nom du destinataire au besoin. 3. Ne pas cocher «Retour». 4. Cocher «Réactivation prêt» seulement si la cartouche ne retourne pas au CCD sous la même appellation. 5. Vous pouvez enlever un article de la commande en cliquant sur le «X» rouge en avant du numéro de cartouche. 6. Ne pas utiliser la section Retours/Cueillette. 7. Continuer à la section Livraison pour envoyer la commande (page 21)

18 Module Mon panier Commander des valises vides Il est possible de commander des valises vides dans la section Autres services. Cliquer sur «+ Autres services». Sélectionner dans la liste déroulante «Transport de valises vides». 3. Inscrire la quantité de valises souhaitées. 4. Sélectionner dans la liste déroulante l unité administrative. 5. Vous pouvez modifier le nom du destinataire Cliquer sur «Ajouter Autres services». À noter : Le transport de valises vides s inscrit dans la commande au haut de la page Continuer à la section Livraison pour envoyer la commande (page 21). 18

19 Module Mon panier Commande en lot Cliquer sur «+ Ajouts en lot». Sélectionner «Cartouches par numéro de cartouche». 3. Inscrire les numéros des cartouches à commander ou copier-coller une liste à partir d un fichier Word, Excel ou Txt. À noter : Les numéros doivent absolument être inscrits un en dessous de l autre et être conformes aux numéros inscrits dans la base de données du CCD. 4. Changer le nom du destinataire au besoin. 5. Ne pas cocher «Retour». 6. Cocher «Réactivation prêt» seulement si les cartouches ne retournent pas au CCD sous la même appellation. 7. Continuer à la section Livraison pour envoyer la commande

20 Module Mon panier Livraison Sélectionner le type de livraison. Si vous choisissez «PAR DATE», inscrire la date et le moment souhaité de la livraison (AM ou PM). Sélectionner l adresse dans la liste déroulante. 3. Inscrire les instructions spéciales au besoin. 4. Cliquer sur «Envoyer commande». À noter : Les cartouches commandées au plus tard à 9 h 30 sont généralement livrées l après-midi même. Les cartouches commandées au plus tard à 14 h sont généralement livrées le lendemain matin

21 Module Mon panier Bon de livraison Le bon de commande apparaît avec les informations suivantes: Liste des cartouches acceptées ou rejetées car elles ne sont pas disponibles Nombre de cartouches Nombre de dossiers (figure par défaut) Numéro de la commande Type de livraison Date de livraison Adresse de livraison Imprimer votre bon de commande au besoin. À noter : Les instructions spéciales n apparaîtront pas sur le bon de commande. Cliquer sur le bouton «Fermer» ou sur le «X». 21

22 Module Rapport Cliquer sur le module Rapport pour imprimer un rapport avec des critères de recherche. Dans la liste déroulante, sélectionner un type de rapport. Deux types de rapports sont utilisés: Rapport de cartouches (selon un besoin spécifique). Articles de commandes (cartouches commandées à l intérieur d une période donnée). 22

23 Module Rapport Rapport de cartouches Sélectionner et définir les champs que vous voulez afficher sur votre rapport avec les flèches de gauche à droite. Choisir l ordre d affichage en cliquant sur les flèches du haut et du bas. 3. Sélectionner un critère de tri dans la liste déroulante «Trier par»

24 Module Rapport Rapport de cartouches Inscrire au moins un filtre. Exemple 1 : Si vous voulez la liste des cartouches disponibles. Sélectionner le champ «État», le type «Égal» et la valeur «DISPONIBLE». Cliquer sur «Ajouter». Exemple 2 : Si vous voulez la liste des cartouches d une unité administrative en particulier. Sélectionner le champ «Unité administrative», le type «Égal» et le nom de l unité administrative dans la valeur. Cliquer sur «Ajouter». Pour retirer un critère (filtre), cliquer sur le «X» rouge à droite. 24

25 Module Rapport Rapport de cartouches Sélectionner le format d affichage désiré pour votre rapport : PDF, HTLM ou EXCEL. Cliquer sur «Créer». 3. Votre rapport est affiché. Vous pouvez l imprimer et l enregistrer

26 Module Rapport Articles de commande Sélectionner le critère de tri «Date de livraison» dans la liste déroulante. Sélectionner le filtre «Date de livraison». Sélectionner le type «Plus grand que». Sélectionner la valeur souhaitée dans le calendrier. Cliquer sur «Ajouter». 3. Sélectionner le filtre «Date de livraison». Sélectionner le type «Plus petit que». Sélectionner la valeur souhaitée dans le calendrier. Cliquer sur «Ajouter». 4. Pour retirer une date (filtre), cliquer sur le «X» rouge à droite. À noter : La période entre les deux dates (filtres) ne doit pas excéder 200 jours

27 Module Rapport Articles de commande Sélectionner le format d affichage désiré pour votre rapport : PDF, HTLM ou EXCEL. Cliquer sur «Créer». 3. Votre rapport est affiché. Vous pouvez l imprimer et l enregistrer. 27

28 Module Configuration Cliquer sur le module Configuration et sélectionner «Jours fériés». Visualiser les jours fériés du CCD. 28

29 Module Options Cliquer sur le module Options pour personnaliser l affichage des «Résultats de la recherche» dans le module Inventaire. Sélectionner les champs que vous voulez afficher avec les flèches, de gauche à droite. 3. Choisir l ordre d affichage en cliquant sur les flèches du haut et du bas. 4. Sélectionner la position des résultats de recherche dans la liste déroulante (gauche, haut, droite ou bas). 5. Sélectionner le nombre de résultats par page. Le choix «Implicite» correspond à Cliquer sur «Mettre à jour» pour enregistrer les modifications

30 Quitter Après 10 minutes d inactivité, un message indiquant que votre session est expirée apparaîtra. Cliquer sur «OK» pour continuer. Pour sortir du volet Web du progiciel EDC, utiliser le bouton «Quitter» seulement. Pour toute question ou commentaire sur le volet WEB du progiciel EDC, vous pouvez rejoindre une personne-ressource au , poste

31 Lexique Ancien numéro : si le numéro de localisation de la cartouche a changé. Cartouche-Numéro de cartouche : numéro de localisation de la cartouche. Champ 4, Champ 5 : ne sont pas utilisés au CCD. Date d entrée : date d entrée de la cartouche au CCD. Date de début, Date de fin : ne sont pas utilisés au CCD. Date de retrait : date de retrait définitif de la cartouche au CCD. Délai : sans délai (SD) pour les cartouches. Description : description de la cartouche (facultatif). Disposition : destruction confidentielle (par défaut). Emplacement : adresse de localisation de la cartouche au CCD. Ensemble : n est pas utilisé au CCD. État : activité de la cartouche (ex: DISPONIBLE, SORTIE, RÉACTIVÉE, etc.). Intervalle : n est pas utilisé au CCD. Mots clés : n est pas utilisé au CCD. N/A : champ libre. Niveau d accès : n est pas utilisé au CCD. Nom et Prénom : nom de la personne responsable de cartouche (facultatif). Numéro CD : numéro de système de la cartouche au CCD. Source : cartouche (par défaut). Sous unité administrative : n est pas utilisé au CCD. Unité administrative : unité administrative responsable de la cartouche. Volume : 0.2 pi 3 généré par le système. Voûte : cochée par défaut pour les cartouches. # bte client : n est pas utilisé pour les cartouches. 31