COMMENT CLÔTURER ET / OU DECLÔTURER UN JOURNAL / MOIS?

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1 COMPTA Pratic COMMENT CLÔTURER ET / OU DECLÔTURER UN Préambule La clôture mensuelle JOURNAL / MOIS? Permet de rendre intangible un mois, c est à-dire qu elle empêche toute modification des lignes d écritures (ajout, modification ou suppression). Une fois votre clôture faite, il sera donc impossible de créer de nouvelles écritures sur le mois clôturé. Pour effectuer une clôture mensuelle il faut vous assurer que : Toutes les écritures d un journal et d un mois sont en statut validé. Toutes les écritures du même journal et de tous les mois précédents sont en statut validé. Tous les mois du même journal sont déjà clôturés mensuellement sur l exercice précédent. Si vous clôturez le mois de mars 2012, cela entrainera obligatoirement la clôture mensuelle automatique des mois précédents du même journal sur le même exercice. Les mois de janvier et février 2012 seront donc automatiquement clôturés. La déclôture mensuelle Si une clôture mensuelle à été effectuée à tort, il est possible d en demander la déclôture. La déclôture mensuelle ne peut être demandée que si l exercice courant n a pas encore fait l objet d une clôture annuelle. 1

2 La clôture mensuelle Etape 1 Pour faire votre clôture mensuelle, allez dans le menu de Navigation, en bas à gauche de votre écran, et cliquez sur Exercices / Clôtures. Puis dans la liste au-dessus, cliquez sur Open Guide Exercices / Clôtures et enfin sur le bouton Clôture mensuelle. 2

3 Etape 2 Sur l écran Gestionnaire de journaux, cochez le ou les mois que vous désirez clôturer. Soit cochez la case correspondant au mois, soit cochez la case correspondant au code journal si vous désirez clôturer plusieurs mois en même temps. Attention, la première ligne est cochée par défaut. Pensez à la décocher si vous ne souhaitez pas clôturer ce journal / mois. Etape 3 Une fois que votre choix est fait, sur la gauche de l écran dans la barre des Tâches, cliquez sur Clôturer journaux / mois. 3

4 Etape 4 Avant de lancer la clôture mensuelle, une boîte de dialogue s ouvre. Celle-ci vous indique que la clôture mensuelle est une action irréversible. Valider votre choix en cliquant sur le bouton Oui. Etape 5 Une nouvelle boîte de dialogue s ouvre : c est le compte rendu de l opération. Validez en cliquant sur le bouton OK. Si des erreurs ont été trouvées, par exemple, si des écritures non validées sont détectées, la colonne Statut affiche Echec. Cliquez sur le pour connaître le détail de l erreur. En double-cliquant sur la ligne portant le statut "Echec", la saisie par journal du journal/mois correspondant s ouvrira automatiquement. Vous avez toutefois la possibilité de déclôturer votre clôture mensuelle en passant par la maintenance sur les journaux. Le statut des écritures n en sera cependant pas modifié. 4

5 Déclôture d'un journal / mois Pour effectuer une dé-clôture il faut passer par la maintenance sur les journaux. Pour ce faire, cliquez sur le menu Outils puis Assistance comptable et enfin sur Maintenance sur les journaux. Nous vous conseillons vivement d effectuer une sauvegarde de votre dossier avant toute opération de maintenance. 5

6 Bienvenue dans l assistant de maintenance sur les journaux : Cette maintenance s effectue : - sur un journal d un exercice non clôturé, - à partir d un mois sélectionné et jusqu au dernier mois de l exercice. Cliquer sur le bouton Informations nécessaires à la déclôture : Sélectionnez : - l exercice sur lequel vous souhaitez intervenir - le journal à déclôturer - la période Vous devez saisir la raison de votre déclôture. Ce champ est obligatoire. Ces données seront reportées dans le journal des évènements. Cliquez sur le bouton Il faut que l'exercice sélectionné ne soit pas encore clôturé annuellement. Tous les journaux et mois de cet exercice ont été clôturés mensuellement. Si vous sélectionnez le journal ACHATS et la déclôture à partir du mois de SEPTEMBRE, les mois de septembre, octobre, novembre et décembre 2013 du journal des achats seront déclôturés. 6

7 Toutes les données nécessaires ont été collectées : La préparation de la déclôture est finie. Toutes les données nécessaires ont été collectées. Il vous est demandé de faire un contrôle des paramétres que vous avez choisis. Si tout est juste, cliquez sur le bouton Sinon, cliquez sur le bouton revenir en arrière. pour Opération terminée : Vous pouvez consulter le résumé des opérations en cliquant sur le bouton Cliquez sur le bouton 7