N'oubliez pas, par la suite, d'enregistrer très régulièrement votre fichier

Transcription

1 Avec ce tutoriel, nous allons réaliser un tableau récapitulatif des recettes et des dépenses du ménage. Il reprend des notions vues dans le tutoriel de création d'un calendrier. N'hésitez pas à vous y référer si vous avez oublié certaines manipulations. Ouvrez le logiciel de bureautique Open Office Double cliquez sur le logo Open Office pour lancer le logiciel. Sélectionnez le type de document "Classeur" (un seul clic suffit). Vous pouvez revoir l'illustration sur le tutoriel «Réaliser un calendrier...». Enregistrez tout de suite votre fichier sous le nom "budget 2011" (Fichier / Enregistrer sous). N'oubliez pas, par la suite, d'enregistrer très régulièrement votre fichier (Fichier / Enregistrer ou ). Commencez votre tableau Laisser une ligne blanche : c'est beaucoup plus simple si on veut ajouter une information tout en haut de la page. Commencez donc à taper votre texte sur la ligne 2. Je vous propose de suivre cet exemple, que vous pourrez personnaliser à votre convenance : En cellule C2, tapez le mot «Janvier». Sélectionnez cette cellule et tirez la «poignée» vers la droite jusqu'à voir «décembre» dans la «bulle» noire, à droite du pointeur de la souris. Mettez en forme votre texte Après avoir sélectionné les cellules qui vous intéressent, modifiez la police de caractères et la taille 11 janvier p1

2 en jouant sur ces boutons : Si vous voulez que tous les mois soient écrits en majuscules, après les avoir sélectionnés, cliquez sur Format / Modifier la casse / et choisissez «Majuscules». Ajustez automatiquement la largeur de colonne Sélectionnez les colonnes concernées (de C à N), en cliquant directement sur les entêtes de colonnes. Puis rendez-vous dans Format / Colonne / Largeur optimale / OK. Saisissez des valeurs dans la colonne «Janvier». Mise en forme des nombres Pour mettre en forme les nombres (ajout d'un espace pour les milliers, de deux chiffres après la virgule,...) rendez-vous dans Format / Cellules et cliquez sur le format qui vous convient dans la fenêtre qui s'affiche. Terminez par «OK» pour valider votre choix. Puisqu'il s'agit ici d'euros, vous pouvez aussi tout simplement cliquer sur (raccourci vers le format numérique «monnaie»). Retour sur l'importance de la sélection Vous pouvez sélectionner toutes les cellules qui seront concernées par ce format, même si elles sont vides, avant de faire votre manipulation. Vous vous éviterez ainsi de nombreuses manipulations (qui sont toutefois un bon exercice ;-). En cliquant directement sur les entêtes de colonnes (= les lettres en haut des colonnes), vous pourrez appliquer le format à toutes les cellules. Ce qui est plus simple si vous décidez d'ajouter des informations après coup. Cette manipulation fonctionne de la même manière pour les lignes. Il faut, dans ce cas, cliquer sur les entêtes de lignes (c'est-à-dire les numéros en tout début de page écran). Insertion d'une formule de calcul : sous-total pour les postes de dépenses et de recettes Nous allons insérer une formule de calcul qui nous permettra de faire un sous-total «Recettes» et un sous-total «Dépenses». Placez-vous dans la cellule C3, où s'affichera le résultat de notre calcul. Cliquez sur l'icône Sigma : dans la barre du haut, la barre de formule, «=SOMME()» s'affiche et le curseur clignote entre les deux parenthèses. Cliquez sur la cellule C4, restez cliqué et descendez jusqu'à C5. Dans la parenthèse vous voyez à présent «C4:C5», ce qui peut se traduire par «calcule la somme de la cellule C4 à la cellule C5». Appuyez sur la touche «entrée» de votre clavier pour valider. 11 janvier p2

3 Voici l'illustration de ce que vous avez fait : Répétez cette opération dans la cellule C7, pour avoir le sous-total des Dépenses. Calculons maintenant la différence, pour connaître notre épargne. Placez-vous dans la cellule C17, et tapez le signe =. Cliquez sur le sous-total des Recettes. «C3» vient se coller à notre signe =. Tapez le signe et cliquez sur le sous-total des Dépenses. «C7» vient s'afficher dans la cellule. Enfin, tapez sur la touche «entrée» de votre clavier pour valider. Voilà! L'essentiel est fait! Faites un copier/coller de vos formules de calcul dans les autres mois Ceci permettra que les totaux s'ajustent automatiquement lors de la saisie de données. 1ère méthode : Placez-vous dans la cellule C3 puis faites Édition / Copier (raccourci : ctrl+ C). Placez-vous ensuite en D3 et faites Edition / Coller (raccourci : ctrl + V). Répéter seulement le «collage» dans toutes les autres cellules (le texte à copier est toujours en mémoire). Par contre, pour copier la formule du sous-total des dépenses, il faut commencer par copier C7 (les deux formules de calcul étant différentes). 2ème méthode : Placez-vous en C3, cliquez sur la poignée (quand le pointeur de la souris se transforme en croix), restez cliqué et glissez jusqu'à décembre. Relâchez : la formule s'est copiée dans toutes les cellules. Répétez l'opération pour «Dépenses» et «Épargne». Mettez en forme votre tableau Passons maintenant à la présentation du tableau... Ce que je mets ici n'est qu'une suggestion. Mais elle vous permettra de vous familiariser avec la mise en forme de tableaux. Insertion de lignes blanches pour aérer le texte Sélectionnez la ligne au-dessus de laquelle vous souhaitez insérer une ligne blanche et faites un clic droit sur votre souris. Si vous sélectionnez plusieurs lignes, vous insérerez autant de lignes blanches que celles sélectionnées au-dessus de la première. Choisissez «Insérer» 11 janvier p3

4 Encadrez vos blocs Sélectionnez les cellules et faites vos bordures comme indiqué dans le tutoriel du calendrier. Je vous conseille d'ajouter une ligne blanche autour de vos blocs afin d'avoir un aspect plus aéré. Vous pouvez jouer avec les différents «boutons» pour voir ce que ça rend. Reproduisez cette manipulation pour chacun des blocs. Mettez de la couleur si ça vous plaît (tutoriel calendrier, page 2). En reprenant la partie «Impression» du tutoriel pour le calendrier (page 3), changez l'orientation de la page pour passer en mode paysage. Même en format paysage, le tableau est trop grand pour tenir sur une seule page. Nous allons donc le paramétrer afin que la première colonne soit imprimée sur toutes les pages. Pour cela, rendezvous dans Format / Zone d'impression / Éditer. 11 janvier p4

5 Cliquez sur le bouton en bas à droite : la fenêtre se réduit à une ligne. Sélectionnez les cellules A1 et B1. Tapez sur «Entrée» pour revenir à la première fenêtre, et une deuxième fois sur «Entrée» pour valider. Vous pouvez vérifier dans l'aperçu : les deux premières colonnes se retrouvent sur toutes les pages. Reste à mettre un beau titre à notre document. Pour cela, reprenez la page 4 du tutoriel sur le calendrier. Nous ne retirerons pas le pied de page, qui peut nous être utile. Je ne suis pas sûre qu'il soit judicieux d'imprimer ce document dès le mois de janvier, mais il est tout beau et fin prêt pour le mois de décembre! 11 janvier p5