ARCHIV SYSTEM La mémoire vive de votre entreprise

Transcription

1 Votre société a fait appel à nos services afin de réaliser un audit de ses procédures d archivage. Afin de mieux connaître votre fonctionnement, nous vous saurions gré de bien vouloir répondre au questionnaire suivant. Merci d apporter des réponses les plus complètes et détaillées possibles. Vous nous permettrez ainsi de diagnostiquer plus aisément la situation de l archivage au sein de votre entité. Nom et adresse du site : 1. FONCTIONNEMENT GENERAL DE L ARCHIVAGE 1.1. Dans votre structure, une personne est-elle officiellement 1 en charge de l activité d archivage? Si vous avez répondu oui à la question précédente, merci de préciser les informations suivantes : Nom et prénom : Fonction : Pourcentage du temps consacré à cette mission : Connaissance de la discipline 2 : 1.2. Selon vous, quel est le niveau d efficacité de votre activité d archivage? Très efficace Assez efficace Peu efficace Pas efficace du tout Si vous avez répondu peu ou pas efficace à la question précédente, merci d indiquer pourquoi : 1.3. Avez-vous mis en place des procédures d archivage (Charte d archivage, procédure de versement des archives, procédure de communication, procédure d élimination, etc.)? Si oui, lesquelles? 1 Nous entendons par officiellement que cette fonction soit inscrite dans sa fiche de poste, apparaisse dans l organigramme, etc. 2 A-t-elle un diplôme en relation avec les archives ou la documentation, a-t-elle suivi une formation en interne et si oui par quel organisme et de quelle durée. 1

2 1.4. Avez-vous connaissance des principaux textes de lois qui régissent votre activité? Si oui, pouvez-vous préciser : 1.5. Que voudriez-vous voir changer dans la gestion de vos archives? (Retrouver vos documents plus rapidement, gagner de la place, passer moins de temps à archiver, etc.) 1.6. Avez-vous une idée du coût de la gestion de vos archives? Si oui, à combien estimez-vous ce coût? 2. PRODUCTION ET ENREGISTREMENT DES DOCUMENTS 2.1. Quel est, approximativement, le métrage linéaire d archives produit annuellement par votre structure? 2.2. Quelles sont les grandes typologies d archives créées et gérées par votre structure? Types Documents de société Documents principaux Constitution et acquisition de société Capital (augmentation, réduction, etc.) Conseils d administration, assemblées générales Activités société et filiales (rapports annuels) Immobilier (titres et actes de propriété, dossier de gestion immobilière, etc.) Quantité (mètres linéaires) Mettre un point d interrogation si vous ne savez pas Documents comptables et financiers Comptabilité des ventes / achats Comptabilité générale Comptabilité analytique/contrôle de gestion Fiscalité Documents commerciaux Marketing / publicité (plan marketing, plan média, études de marché, essais et validations de produits, etc.) Vente et relation client (dossier client, contrat, accord de distribution, dossiers de marchés publics, etc.) 2

3 Documents sociaux / Ressources humaines Dossiers de carrière des dirigeants et des salariés Gestion des effectifs (tableau d effectifs, registre unique, conventions collectives, règlement intérieur, expatriation, etc.) Rémunération, déclaration, cotisations Prévoyance (contrat ou convention avec la mutuelle, etc.) Relations sociales et conditions de travail (élections sociales, comité d entreprise, CHSCT, plan de prévention des risques, etc.) Licenciement, accident du travail Documents techniques / Documents métiers Détaillez ci-dessous les documents propres à l activité de votre entreprise : Autres typologies d archives 2.3. Vos archives sont-elles inventoriées? Si oui : Partiellement Quel est le support de cet inventaire? Papier Cet inventaire est-il centralisé? Pourcentage du temps consacré à cette mission : Electronique Pourcentage (%) 3. CONSERVATION ET COMMUNICATION DES DOCUMENTS 3.1. Quel est approximativement le métrage linéaire d archives que vous conservez au sein de votre structure? 3.2. Ces archives sont-elles conservées dans un local dédié? Si non, où sont-elles conservées? 3

4 3.3. Comment gérez-vous l accès à ces archives? Accès contrôlé et tracé Accès partagé Accès libre 3.4. Le local d archives est-il équipé des installations suivantes? Détection incendie Détection intrusion Moyens d extinction automatique Autres moyens d extinction (Extincteurs, robinet d incendie armé) Pièges contre les nuisibles 3.5. Combien de fois consultez-vous les archives conservées en interne? Plusieurs fois / jour Plusieurs fois / semaine Plusieurs fois / mois Moins d une fois / mois 3.6. Vous arrive-t-il de ne pas retrouver les archives que vous cherchez? Si oui, à quelle fréquence? Souvent Quelques fois Rarement 3.7. Comment jugez-vous le délai moyen pour retrouver un document? Très rapide Assez long Rapide Trop long 4. ELIMINATION DES ARCHIVES 4.1. Avez-vous connaissance des délais de conservation légaux de vos archives (délai de prescription notamment)? Partiellement 4.2. Procédez-vous à des destructions régulières de vos archives? Si oui, quelle est la date de la dernière destruction? 4.3. Connaissez-vous le mode de destruction de vos archives? Incinération Broyage Lacération Enfouissement Autre (précisez) : 4

5 4.4. La destruction des archives fait-elle l objet de la remise d un certificat de destruction? 5. GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS 5.1. Utilisez-vous un logiciel de gestion documentaire pour gérer vos archives? Si oui, lequel et en êtes-vous satisfait? 6. EXTERNALISATION DES ARCHIVES 6.1. Faites-vous appel à un prestataire externe pour gérer vos archives? Si non, envisagez-vous de faire appel à un prestataire dans l avenir? Si vous avez répondu oui à la question précédente, merci de préciser les informations suivantes : Nom du prestataire : Depuis quand faites-vous appel à ce prestataire? Êtes-vous globalement satisfait de ses services? Qu aimeriez-vous améliorer? (Plusieurs réponses possibles) Les coûts globaux d archivage Les délais de communication La fiabilité des communications des documents Le conseil/ les propositions d optimisation Le reporting L efficacité dans la destruction de vos archives (délai, confidentialité) Autre (précisez) : Si vous avez d autres attentes qui ne sont pas prises en compte par ces questions, merci de les indiquer dans l encart ci-dessous : 5

6 Nous vous remercions d avoir pris de votre temps afin de répondre à ce questionnaire, il nous permettra de mieux appréhender votre mode de fonctionnement. Nous vous serions également reconnaissants de nous fournir tout document que vous auriez en votre possession et qui serait lié à la gestion de vos archives (plan de classement, tableau de gestion, inventaire, guide et/ou procédures d archivage). Pour toute question ou demande complémentaire, n hésitez pas à nous contacter : Mathieu De Bruyne 116 boulevard Cordier Saint-Quentin contact@archivsystem.fr