Appels à projets européens : Villes et Communautés intelligentes Séminaire d information Pôle Joubert 29 janvier 2015

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1 Appels à projets européens : Villes et Communautés intelligentes Séminaire d information Pôle Joubert 29 janvier 2015 Comment monter un projet européen Philippe FOURNAND pfo@algoe.fr Algoé Lyon. Siège social 193, rue de Bercy Société anonyme Tél 33 (0) bis, route de Champagne BP au capital de euros Fax 33 (0) CS Tour Gamma A siret Ecully Cedex Paris Cedex 12 NAF 7022Z. RCS LYON B N TVA intracommunautaire FR

2 1 POURQUOI MONTER UN PROJET EUROPÉEN? 2 COMMENT MONTER UN PROJET EUROPÉEN? 3 COMMENT MONTER UNE PROPOSITION? Pole Joubert Comment monter une projet européen 29/01/2015 Algoé 2

3 COMMENT MONTER UN PROJET EUROPÉEN? Pole Joubert Comment monter une projet européen 29/01/2015 Algoé 3

4 Comment monter un projet européen? 1. Consolider une stratégie 2. Identifier les projets 3. Identifier les financements 4. Monter une réponse gagnante 5. Conduire le projet 6. Bâtir sur une vision: la post-expérimentation Pole Joubert Comment monter une projet européen 29/01/2015 Algoé 4

5 COMMENT MONTER UNE PROPOSITION? Pole Joubert Comment monter une projet européen 29/01/2015 Algoé 5

6 Monter une proposition Rappel Un call européen est une compétition Selon les calls, la Commission peut recevoir peu ou beaucoup de propositions 20 en 2014, 5 au dessus du seuil, 3 financées (autour de 25M ) Beaucoup de compétiteurs sont expérimentés («usual suspects») Seules les meilleures propositions sont retenues Selon un processus d évaluation décrit plus loin avec plusieurs critères La proposition doit répondre clairement à tous les critères de l appel à projets Le contenu de l appel à projets, rien que le contenu de l appel à projets, toujours le contenu de l appel à projets. Ce qui ne veut pas dire que l on ne peut pas être innovant et original : seules les très bonnes propositions répondant à tous les critères sont financées.. Pole Joubert Comment monter une projet européen 29/01/2015 Algoé 6

7 Monter une proposition la démarche Valider la pertinence du projet Définir les atouts stratégiques du projet VISION STRATÉGIQUE Identifier les complémentarités nécessaires Trouver les bons partenaires IDENTIFICATION DES PARTENAIRES Assurer la cohérence du projet Elaborer une stratégie commune à partir de stratégies et d expertises individuelles MISE EN COHÉRENCE Structurer le projet et son mode de fonctionnement Définir les rôles et la feuille de route du projet en confirmant les objectifs scientifiques, industriels et économiques STRUCTURATION Finaliser et déposer le projet Rédiger et déposer le projet DÉPÔT Pole Joubert Comment monter une projet européen 29/01/2015 Algoé 7

8 Monter une proposition les partenaires Un projet européen est mené par un consortium, dont les règles imposent: Au moins 3 partenaires Au moins 3 Etats Membres de l UE Prime à l excellence et la capacité de déploiement H2020: focale sur les PME Smart City : partenariat ville/ industrie Les consortiums regroupent traditionnellement: Experts Laboratoires PME Universités Collectivités Grand groupes Pole Joubert Comment monter une projet européen 29/01/2015 Algoé 8

9 Monter une proposition Définir l organisation du projet: General Assembly: rassemble l ensemble des partenaires, instance décisionnelle supérieure Steering Committee: pilote le projet (WP leaders) WP Committees: pilotent la réalisation des actvités du WP Advisory Board: expertise stratégique externe Stakeholdes groups and users: participent aux expérimentations, sont les cibles de dissémination, testent et accréditent les avancées du projet (cibles de plus en plus clés pour les calls) Pole Joubert Comment monter une projet européen 29/01/2015 Algoé 9

10 Monter une proposition La participation dans l équipe de personnes expérimentées est toujours un plus Identifier les rôles et les attribuer au sein du consortium : Project Coordinator: rôle du project leader Technical Coordinator: expertise technique Administrative Coordinator: management du projet, interface avec la CE Work Package leader: responsable de la conduite du WP, supervise les Task Leaders Task Leader: responsable de l implémentation d une tâche à l intérieur d un WP La clarification des rôles et responsabilités afférentes doit être établie au plus tôt Pole Joubert Comment monter une projet européen 29/01/2015 Algoé 10

11 Monter une proposition Co-construire un concept soutenant l ensemble du projet et s assurer qu il soit partagé et intégré! S assurer de la correspondance du concept et de ses déclinaisons opérationnelles avec le contenu du Call Valider l approche (concept et approche) auprès de la CE, établir des points d étape Un concept gagnant est un concept simple à récrire et résumer (abstract) Call CE Concept Objectifs Adéquation Déclinaison opérationnelle : programme de travail Pole Joubert Comment monter une projet européen 29/01/2015 Algoé 11

12 Structurer le projet La structuration du projet englobe le programme de travail, le management du projet et les actions connexes (évaluation, communication, dissémination, administratif) Elle doit être claire et équilibrée PROJECT WP1 Data Creation and Use WP2 Open ITS System WP3 Decision Support Tools WP4 Traveller information Services WP5 Freight Information Services WP6 Experimentation WP7 Pre-design and Evaluation WP8 Dissemination WP9 Project Management WP10 Technical Coordination T1.1 Data creation T1.2 Data use and contractual arrangements T2.1 Data standardisation for multimodal urban mobility T2.2 OptiCities Urban Mobility Portal T2.3 Inter-connexion between personal devices and in-car Systems T3.1 Integration of traffic prediction into TMS T3.2 Multimodal Mobility Management T3.3 Integrated soft modes priority for Public Transport T4.1 Multimodal realtime urban navigator T4.2 Interfaces with in-car navigation systems T4.3 Real-time car pooling and social media WP techniques (RTD activities) T5.1 Freight vehicles management and driver assistant T5.2 Urban freight navigator T5.3 Dangerous goods and oversized vehicles service Expérimentations T6.1 Coordination T6.2 Lyon experimentations T6.3 Madrid experimentations T6.4 Torino experimentations T6.5 Gothenburg implementation and experimentation T6.6 Wroclaw experimentations T6.7 Birmingham experimentations Evaluation T7.1 Evaluation methodology plan T7.2 Pre-design phase T7.3 In-itinere evaluation of the experimentation T7.4 Ex-post evaluation, data processing and analysis T7.5 Follow, recommendations to decision makers and business model T8.1 Dissemination strategy Dissémination T8.2 Promotion tools T8.3 Written dissemination T8.4 Media and social media T8.5 Networking and events T8.6 Replication T9.1 General Project Management T9.2 Project reporting to the EC and audits Management T9.3 Quality Management T9.4 Project meetings T9.5 Implementation and Management of collaborative tools T10.1 Technical Coordination Coordination Technique Pole Joubert Comment monter une projet européen 29/01/2015 Algoé 12

13 Etablir un plan d exploitation Quels livrables soutiendront un développement commercial? Quels sont les modèles économiques? Impossible d'afficher l'image. Votre ordinateur manque peut-être de mémoire pour ouvrir l'image ou l'image est endommagée. Redémarrez l'ordinateur, puis ouvrez à nouveau le fichier. Si le x rouge est toujours affiché, vous devrez peut-être supprimer l'image avant de la réinsérer. EFFECTIVENESS Which businesses? When? How much? SCALABILITY TRANSFERABILITY Pole Joubert Comment monter une projet européen 29/01/2015 Algoé 13

14 Budget: ventiler et consolider Répartir le budget, de façon collégiale, dans un souci d équilibre: Veiller à bien croiser le volume d investissement (homme.mois) avec le budget: les coûts salariaux diffèrent fortement entre structures et pays Équilibrer entre partenaires et pays le budget doit être alloué en fonction des compétences. Préserver une enveloppe pour la finalisation du montage (last minute adjustments!) Limiter la sous-traitance Veiller à bien justifier l ensemble des coûts prévisionnels. Pole Joubert Comment monter une projet européen 29/01/2015 Algoé 14

15 Contenu de la proposition IMPACTS OBJECTIFS MÉTHODOLOGIE PROGRAMME DE TRAVAIL VISION BACKGROUND Pole Joubert Comment monter une projet européen 29/01/2015 Algoé 15

16 Contenu de la proposition 1. SCIENTIFIC AND/OR TECHNICAL QUALITY 1.1. CO N C E P T A N D O B J E C T I V E S 1.2. PR O G R E S S B E Y O N D T H E S T A T E -O F -T H E -A R T 1.3. S/T M E T H O D O L O G Y A N D A S S O C I A T E D W O R K P L A N 1.4. RI S K S A N D A S S O C I A T E D C O N T I N G E N C Y P L A N S 2. IMPLEMENTATION 2.1. MA N A G E M E N T S T R U C T U R E A N D P R O C E D U R E S 2.2. IN D I V I D U A L P A R T I C I P A N T S 2.3. CO N S O R T I U M A S A W H O L E 2.4. RE S O U R C E S T O B E C O M M I T T E D 3. IMPACTS 3.1. EX P E C T E D I M P A C T S 3.2. DI S S E M I N A T I O N A N D E X P L O I T A T I O N O F R E S U L T S 4. ETHICS ISSUES 5. CONSIDERATION OF GENDER ASPECTS Pole Joubert Comment monter une projet européen 29/01/2015 Algoé 16

17 Contenu de la proposition Ce qu il faut faire + Tenir des propos clairs, objectivés Développer une vision, un concept (original, clair, bridge the gap) Illustrer, schématiser, contextualiser Expliciter clairement le quoi, le pourquoi, le comment et le combien Adresser l ensemble de la problématique du Call Avoir une approche marketing: il faut vendre son projet! Relire sa proposition en se projetant en tant qu évaluateur Ce qu il ne faut pas faire - Négliger un chapitre, un thème Rédiger un document purement technique, académique Noyer le lecteur dans les références scientifiques Estimer qu un chapitre fort va rattraper une partie faible Pole Joubert Comment monter une projet européen 29/01/2015 Algoé 17

18 Monter une proposition en synthèse Valider l approche (concept et approche) auprès de la CE, établir des points d étape Mettre en place un consortium fort, équilibré et pertinent: représentativité des compétences, structures, Etats Membres Co-construire un concept soutenant l ensemble du projet et s assurer qu il soit partagé et intégré! S assurer que ce concept réponde exactement au Call Préciser ce qui sera fait dans la proposition et ce qui est prévu de faire pour exploiter et disséminer Établir une démarche claire, structurée Anticiper, anticiper, anticiper! Animer le montage en mettant tous les partenaires à contribution Procéder aux négociations budgétaires au plus tôt Project Coordinator: affirmer votre leadership, il faut un capitaine dans le bateau! Pole Joubert Comment monter une projet européen 29/01/2015 Algoé 18