Date de création : Date de modification :

Transcription

1 Titre Conversion BCDI-PMB Rubrique Conversion N 2.3 Auteur Hutin, Viviane / Boulo, Edith Version PMB : / Dans BCDI Date de création : Date de modification : Vérifier que le champ Type de nature est renseigné Types nature = vide Le cas échéant, compléter les notices. 2. Supprimer les exemplaires mis au pilon NB : cette opération n'est pas obligatoire si vous tenez à conserver ces exemplaires dans votre base, mais il faudra ensuite modifier le statut des exemplaires concernés dans PMB, il ne sera pas importé. Suppression des documents et notices des ouvrages en un exemplaire mis au pilon Recherche en document (Statut = ~Mis au pilon~ ou Statut = ~Perdu~) et Nb. Exe. =1 Supprimer Supprimer ensuite les exemplaires perdus ou mis au pilon Recherche en exemplaire Statut = ~Mis au pilon~ ou Statut = ~Perdu~ Supprimer 3. Vérifications à faire en exemplaire Vérifier que tous les exemplaires des documents autres que périodiques aient une cote Cote E. = vide sauf Support = ~Périodique~ Corriger éventuellement les fiches une à une : ajouter la cote. Il n'est pas utile d'effectuer cette opération pour les cotes des documents, seule la cote des exemplaires est exportée. NB : dans PMB, les cotes sont obligatoires pour tous les exemplaires, y compris pour les périodiques ; lorsqu une cote est absente dans le fichier issu de BCDI, c est la mention

2 "archives" qui apparaît alors. Si l on souhaite adapter cette mention aux pratiques de son CDI, il faut alors effectuer une modification par lots pour les exemplaires des revues que l on souhaite ne pas faire figurer en archives. Vérifier que tous les exemplaires présents dans la base aient un code exemplaire (c'est le code exemplaire qui est exporté, et non le numéro d'exemplaire) Si ce n'est pas le cas, renseignez le champ code exemplaire à partir du champ n exemplaire : Recherche exemplaire : Code exemplaire = vide Cliquer sur le bouton de changement par lot. Rechercher : TOUT Remplacer par : cliquer sur le bouton Champ, puis cocher «N exemplaire» Décocher la case «confirmer le changement à chaque fiche» OK 4. Préparer des lots pour la conversion Monographies Tout sauf Support = ~Périodique~ sauf Support = ~Internet~ Format de sortie : mémonotices Répondre "Oui" aux questions concernant l export des exemplaires et des fichiers ressources Enregistrer son fichier d export. Périodiques (si vous avez une grosse base, constituez plusieurs lots) Support = ~Périodique~

3 ou Support = ~Périodique~ et Date de parution < 2001 Support = ~Périodique~ et Date de parution > 2000 Notices internet : uniquement celles que vous avez créées (ne pas convertir les memodocnet vous les insérerez plus tard) Support = ~Internet~ sauf Identité D. = ~MDN-~ 2.Conversion BCDI PMB Administration > Conversion/export > Conversion de fichiers externes Cliquer sur "Parcourir", puis sélectionner votre premier fichier d'export de mémonotices (sauf notices internet) Type de conversion : 'mémonotice bcdi -> unimarc iso 2709'

4 Après un temps (variable selon la taille du fichier), un nouvel écran s'affiche : cocher «Lancer l'import des exemplaires à partir de ce fichier» Dans l'écran suivant, laisser les valeurs par défaut, et cocher «ignorer les ISSN», et dédoublonnage sur ISBN : non Messages d'erreur : Pour les documents autres que périodiques, noter les messages d'erreur qui pourraient apparaître à l'issue de la conversion, pour contrôle ultérieur ;

5 Pour les périodiques : la conversion des périodiques génère un grand nombre d'erreurs, dus au fait que, dans le fichier xml, chaque notice comporte le numéro d'exemplaire. Ce numéro est importé une première fois, puis rejeté les fois suivantes ; c'est normal. Pour les notices de sites internet : Lors de la deuxième étape de la conversion, cocher «lancer l'import des notices à partir de ce fichier». 3. Cas particuliers 1. Documents sans notices L'export au format mémonotices concerne uniquement les notices : les documents sans notices (revus non dépouillées ou en attente de dépouillement) ne seront donc pas exportés. Pour récupérer ces documents, il faut donc créer des notices fictives (appelées «notices objet»), pour chacun des documents sans notices. La manipulation est décrite dans l'annexe jointe. 2. Documents comportant plusieurs notices Ce cas concerne les notices du kiosque onisep en particulier, mais peut concerner d'autres documents, suivant les cas. Dans BCDI, toutes les notices, qu'elles décrivent l'intégralité du document ou une de ses parties, sont rattachées à la même fiche document. Dans PMB, il est possible d'avoir une notice principale, rattachée au document, et des notices «filles», rattachées à la notice principale. Lors de l'import dans PMB, une seule des notices BCDI sera rattachée à l'exemplaire, et il ne s'agira pas nécessairement de la notice générale. Les autres notices apparaîtront comme des notices générales, sans exemplaires. Il faudra donc effectuer plusieurs manipulations dans PMB suite à l'import : Onglet Catalogue > Paniers > Gestion > Ajouter un panier

6 Créer un panier de notices «Notices sans exemplaire» Onglet Catalogue > Paniers > Collecte > Par procédure de sélection Sélectionner le panier «Notices sans exemplaire», puis choisir la procédure de sélection «Notices sans exemplaires (sauf périodiques)» Retourner en gestion des paniers. Cliquer sur le panier créé, puis examiner les notices une par une : lorsque la notice principale d'un document ne comporte pas d'exemplaire, rechercher la notice de dépouillement comportant cet exemplaire. Le supprimer, puis le recréer en le liant à la notice principale lier ensuite les notices «filles» (décrivant une partie du document) à la notice mère (celle qui comporte maintenant l'exemplaire) : en modification de notice, rubrique «notice mère», rechercher et sélectionner la notice décrivant le document principal. 3. Autres modifications à effectuer après la conversion : Voir fiche 2.5

7 Annexe : Conversion des documents sans notices à partir de BCDI Il s'agit de créer des notices fictives, pour permettre l'export au format xml. Ces notices seront ensuite supprimées dans PMB, ne laissant que les bulletins, les notices mères et les exemplaires de revues. Avant de commencer, sauvegarder votre base data. 1. Créer une nouvelle base à partir de la base data : dans BCDI3 Dans votre répertoire BCDI3, créer un dossier vide appelé autrement que data ex : nobj Sélectionner tous les fichiers de votre base data, les copier, les coller dans ce nouveau répertoire. Créer un utilisateur (gestionnaire) rattaché à cette nouvelle base. Outils > Autoriser Cliquer sur un bouton vide Au bas de l'écran, entrer un mot de passe (le nom de votre nouveau répertoire, ici : nobj) et cliquer sur le premier bouton Dans l'écran suivant, renseigner uniquement le chemin des données Enregistrer pour revenir à l'écran précédent, puis enregistrer à nouveau 2. Créer une nouvelle base à partir de la base data : dans BCDI 2006 Ouvrir BCDI 2006 à partir de BcdiC.exe, avec le mot de passe admin. Cliquer sur un des boutons vides à gauche de l'écran Indiquer, comme dans l'écran ci-dessous : le nom de la base : nobj le répertoire de la base :..\nobj Puis cliquer sur «recopier depuis», et sélectionner votre base principale. Répondre «oui» au message d'alerte : les données de votre base principale (contenue dans le dossier data) sera recopié dans la nouvelle base nobj.

8 Cliquer ensuite sur l'onglet «groupes d'utilisateurs», cliquer sur un bouton vide à gauche de l'écran, pour ajouter un nouvel utilisateur, relié à la base nobj, avec tous les droits et le mot de passe nobj 3. Supprimer tous les documents comportant des notices Ouvrir la base nobj, avec le mot de passe nobj. Recherche : documents tout sauf titre=vide Supprimer (attention : opération très longue pour une grosse base). Il ne reste que les documents sans titre dans la base.

9 4. Créer des notices pour ces documents sans titres Aller en Catalogage pour BCDI2006 ou Editer notice pour BCDI3 Double cliquer dans le champ document ; sélectionner le 1 er document. Mettre un titre en notice ex «notice objet» pour les périodiques ( pour les autres documents renseigner la fiche notice complètement). Enregistrer. Dupliquer (sauf pour les notices autre que périodiques). Récupérer le second intitulé dans le champ document. Enregistrer et ainsi de suite. Contrôler pour finir que tous vos documents comportent une notice (si vous avez créé par erreur plusieurs notices objet pour le même document, cela n'a pas d'importance). 5. Convertir ces notices En recherche experte de notices, choisir «tout» Exporter au format mémonotices Procéder ensuite comme pour les autres lots à convertir. Aller en recherche expert document. rechercher tout sauf titre=vide supprimer Il ne restera que les documents sans titre si vous n aviez pas tout fait..si vous avez tout fait tout doit être supprimé sinon c est que vous avez oublié quelques documents. Pour les périodiques cela crée des bulletins avec des notices de dépouillement ayant pour titre «notice objet», et des exemplaires. Si la revue n existait pas cela crée aussi la notice mère du périodique et ses bulletins. Pour les autres type de document, la notice et l exemplaire sont créés. 6. Nettoyer la base PMB des notices objet Catalogue > Recherche > Toutes notices Dans la zone titre, indiquer "notice objet" lancer la recherche. Mettre toutes les notices dans un panier de notices (ex : panier de notices à supprimer) Catalogue > Paniers > Action > Suppr de la base sélectionner le panier contenant les notices objet, puis «éléments non pointés» pour supprimer ces notices de la base