REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR DU CONSEIL ACADEMIQUE

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1 REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR DU CONSEIL ACADEMIQUE (Adopté par le Conseil académique du 20 janvier 2014, PV n 1, p. 5 ; modifié par le Conseil académique du 30 juin 2014, PV n 9, p ). Conditions de fonctionnement du Conseil académique Procédure d installation des membres du Conseil académique suite aux élections et de l entrée en fonction de certains membres du Conseil académique Droits et devoirs des membres du Conseil académique TITRE I DES CONDITIONS DE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL ACADEMIQUE Article 1 er Le Conseil académique se réunit à l initiative du Recteur ou à la demande de cinq au moins de ses membres. Le Recteur fixe les lieu, jour et heure des séances et adresse les convocations. Sauf urgence, les convocations sont envoyées cinq jours au moins avant les séances. En cas d extrême urgence, le Recteur peut convoquer le Conseil par courrier électronique ou même par téléphone. L urgence et l extrême urgence sont reconnues par le Conseil préalablement à l examen de l ordre du jour. L extrême urgence ne peut être reconnue que si la moitié au moins des membres du Conseil sont présents. Article 2 1 er. Le Bureau du Conseil académique fixe l ordre du jour des travaux. En cas d urgence ou d extrême urgence, et sans préjudice du 2, dernier alinéa, le Recteur peut compléter l ordre du jour fixé par le Bureau, voire fixer lui-même l ordre du jour complet. Il veille à informer sans délai le Bureau de son initiative et est tenu de motiver celle-ci, fût-ce oralement, devant le Conseil. 2. Tout membre du Conseil peut demander au Recteur d inscrire une question à l ordre du jour. Cette question est portée à la plus prochaine séance du Bureau si elle est parvenue, accompagnée d'une note explicative, au Recteur huit jours au moins avant ladite séance. Sauf pour les réunions convoquées d urgence et d extrême urgence, l ordre du jour est envoyé aux membres du Conseil au moins cinq jours avant les séances. Tout membre du Conseil peut, par motion d ordre, demander qu une question figurant à l ordre du jour soit examinée par priorité absolue ou avant une autre. Il doit justifier brièvement sa demande qui est aussitôt soumise au vote. Un point urgent ne peut être ajouté, séance tenante, à l ordre du jour du Conseil qu'avec l accord de la moitié des membres présents. 1

2 Article 3 Les questions soumises aux délibérations du Conseil sont communiquées au Secrétaire, qui les enregistre et veille à réunir, avant les séances, les éléments nécessaires à l appréciation du Conseil. Tout point à l ordre du jour, soumis au vote du Conseil, comporte la formulation claire de la décision proposée, accompagnée d un bref rapport justificatif émanant de l auteur de la proposition, de nature à fonder, dans un sens ou un autre, l appréciation du Conseil et destiné à être modifié ou complété à la lumière des débats en vue du libellé de la motivation formelle de la décision. La documentation exhaustive relative à chaque point soumis au vote du Conseil est tenue à la Chancellerie à la disposition de ses membres, à partir du jour de l envoi de la convocation. A l issue des débats sur chaque décision proposée, le Recteur en synthétise la teneur et en dégage la conclusion, s assure expressément que toutes les oppositions éventuelles ont pu s exprimer, invite les membres du Conseil ayant manifesté leur opposition ou préféré l abstention à s en expliquer plus amplement s ils le souhaitent et suggère en séance, si la décision est inchangée, le libellé de celle-ci et de sa motivation formelle. Le cas échéant, lorsqu à l issue de débats, aucune décision claire ne peut être identifiée ou qu aucune motivation ne peut être formalisée, le Recteur indique que la décision proposée sera une seconde fois soumise au vote du Conseil le plus rapidement possible en fonction du calendrier des séances et des particularités de la décision proposée, en attirant l attention du Conseil sur le caractère irrégulier d une décision non assortie d une motivation formelle. Le cas échéant, le Recteur sollicite, pour le délai qu il détermine, de la part de l auteur de la proposition, un complément au rapport justificatif. Lorsqu à l issue des débats, une décision claire peut être identifiée mais qu aucune motivation ne peut être formalisée, la décision proposée peut être une seconde fois soumise au vote du Conseil, conformément à l alinéa précédent, si un quart au moins des membres présents le demandent en séance. Lorsqu il est impossible, pour des raisons de calendrier ou autres, de soumettre une seconde fois la décision proposée au vote du Conseil ou, si à l issue d une seconde délibération, aucune motivation ne peut davantage être formalisée, le Recteur attire l attention du Conseil sur le caractère irrégulier d une décision non assortie d une motivation formelle mais la décision est prise en l état. Même lorsqu une décision claire peut être identifiée et bien qu une motivation puisse être formalisée à l issue des débats, la décision proposée peut être une nouvelle fois soumise au vote du Conseil, si un tiers au moins des membres présents le demandent en séance. Le cas échéant, le Recteur sollicite, pour le délai qu il fixe, de la part d un groupe de travail ad hoc dont il détermine la composition en séance, un rapport sur une nouvelle instruction du point. Article 4 Le Recteur préside le Conseil ; s'il est absent ou empêché, il est remplacé par le Pro-Recteur. En cas d absence ou d empêchement du Recteur et du Pro-Recteur, la présidence des séances est assurée par le Vice-Recteur ayant cette compétence dans ses attributions en application de l article 41 des Statuts. Le Conseil délibère quel que soit le nombre des membres présents. Seuls les membres effectifs ont le droit de vote. Toutefois, lorsqu un suppléant remplace le titulaire empêché, il exerce le droit de vote du membre qu il remplace. Le vote par lettre, par télégramme, par courrier électronique ou par procuration n est pas admis. 2

3 Article 5 1 er. Le membre suppléant ne peut siéger qu en l absence du membre titulaire qu il remplace. 2. Le membre titulaire appartenant aux catégories e et g de l article 29 1 er des Statuts ne peut être remplacé que par le suppléant élu avec lui. 3. Le membre titulaire appartenant aux catégories f et h de l article 29 1 er des Statuts peut être remplacé par n importe quel membre suppléant du Conseil académique de sa catégorie. A cet effet, le suppléant est muni d un écrit par lequel le titulaire à remplacer donne pouvoir à ce suppléant de siéger valablement en son nom pour la séance donnée. Le suppléant qui remplace le titulaire empêché peut siéger sans avoir à remplir les conditions prévues par l article 44, al. 1 er, 2 à 4 du Règlement électoral. Article 6 Le Recteur, ou celui qui préside en son absence, assure la police des séances. En accord avec la majorité des membres du Conseil, il peut notamment limiter le temps de parole ou le nombre des interventions de chaque membre, mais sans discrimination, ou retirer la parole à celui qui l a obtenue s il s écarte du débat ; il peut également proposer au Conseil, lorsqu il juge celui-ci suffisamment éclairé de passer au vote ; il peut refuser que soit abordée au titre des «Divers» une question dont il estimerait qu elle devra faire l objet d un vote, la présente énumération n'étant pas limitative. Article 7 1 er. Le Conseil, même en cours d examen d un point fixé à l ordre du jour, peut décider à la demande d un membre de reporter la discussion à une séance ultérieure en raison de l insuffisance des documents soumis au Conseil pour fonder son appréciation. 2. Tout point figurant à l ordre du jour d une séance du Conseil est reporté lorsqu un tiers au moins des membres du Conseil en fait la demande. La demande de report est adressée par écrit ou courrier électronique au Recteur avant la séance ; elle peut également être formulée en séance, lors de l approbation de l ordre du jour de la séance ou même lors de l examen du point. Dans ce cas, le point est réinscrit à la plus proche réunion du Conseil académique, où la décision sera prise en dernier ressort, à charge pour le Recteur de tenter, dans l intervalle, de concilier les points de vue. Un même point ne peut faire qu une seule fois l objet d une telle procédure. Article 8 Lorsque le Conseil d administration a fixé le budget en application de l article 48, al. 1 er des Statuts organiques, le Recteur le soumet sans délai au Conseil académique, à charge pour celui-ci de communiquer son avis dans les quinze jours ouvrables suivant la séance du Conseil d administration au cours de laquelle le budget a été fixé. 3

4 Lorsqu en application de l article 48, al. 4 des Statuts, le Conseil d administration rejette en tout ou en partie les amendements proposés par le Conseil académique, le Recteur soumet sans délai la décision du Conseil d administration au Conseil académique, pour permettre à celui-ci de communiquer un dernier avis dans les quinze jours ouvrables suivant la séance du Conseil d administration au cours de laquelle il a pris sa décision. En cas d extrême urgence motivée, notamment, par des exigences légales, les délais visés aux al. 1 et 2 du présent article peuvent être réduits par le Conseil d administration. Dans cette hypothèse, il peut être donné au Recteur la possibilité de présenter oralement au Conseil d administration convoqué d urgence les remarques et amendements formulés par le Conseil académique. Article 9 Sauf disposition légale contraire ou dérogation particulière figurant dans les Statuts organiques ou le présent Règlement d ordre intérieur, les propositions mises aux voix sont adoptées à la majorité simple des voix, abstentions non comptées. En cas de parité, la proposition mise aux voix est rejetée. Tout membre du Conseil peut demander qu il soit procédé au vote secret sur un point de l ordre du jour. Sauf si elle porte sur une question de personne, cette demande peut faire l objet d'un vote. Les décisions du Conseil sont immédiatement exécutoires, sauf s il en est décidé autrement par le Conseil qui, dans ce cas, fixe le délai d exécution. Article 10 Le Secrétaire de l Université assiste sans voix délibérative aux séances du Conseil, dont il rédige les procès-verbaux. Article 11 Les décisions du Conseil sont consignées dans des procès-verbaux approuvés par le Conseil et signés par le Recteur et le Secrétaire de l Université. Le Secrétaire établit un projet de procès-verbal de chaque séance, relatant le libellé de chaque décision prise par le Conseil et sa motivation formelle, y compris pour les décisions prises au vote secret, telle que cette motivation ressort du rapport justificatif, éventuellement complété, visé à l article 3 et des débats auxquels a donné lieu le point à l ordre du jour. Le Secrétaire inscrit l approbation de ce projet de procès-verbal à l ordre du jour de la séance suivante du Conseil. Les membres du Conseil introduisent auprès du Secrétaire, avant cette séance et par écrit, les demandes de correction audit projet de procès-verbal. Le procès-verbal est approuvé dans sa forme définitive par le Conseil. Toute décision prise par le Conseil est considérée comme étant exécutoire et peut être sans délai notifiée par écrit aux intéressés directs ou, le cas échéant, communiquée à la communauté universitaire ou aux tiers, sous une forme adaptée et efficace, déterminée par le Secrétaire dès la clôture de la séance du Conseil au cours de laquelle elle a été votée. 4

5 Par exception expressément décidée par le Conseil dans les conditions de forme, de quorum et de majorité requises pour la décision elle-même, une décision prise par le Conseil peut être considérée comme n étant exécutoire, ne pouvant être notifiée par écrit aux intéressés directs ou, le cas échéant, communiquée à la communauté universitaire ou aux tiers, sous une forme adaptée et efficace, déterminée par le Secrétaire, qu après l approbation du procès-verbal qui en relate le libellé et la motivation formelle. Un extrait synthétique des décisions exécutoires prises par le Conseil accompagnées de leur motivation formelle est notifié par écrit de manière individuelle aux intéressés directs et, le cas échéant, communiqué à la communauté universitaire ou aux tiers sous une forme adaptée et efficace déterminée par le Secrétaire ou par le Conseil en cas d exception visée à l alinéa précédent. Article 12 Les procès-verbaux auxquels sont joints les annexes et rapports sont groupés et conservés par le Secrétaire de l Université et classés selon l ordre chronologique. Les procès-verbaux sont tenus à la disposition des membres du Conseil, qui peuvent les consulter à la Chancellerie, mais sans déplacement. Les copies ou extraits à produire en justice ou ailleurs sont signés par le Recteur et le Secrétaire de l Université ou, à leur défaut, par deux membres du Conseil désignés par celui-ci. Il ne peut en être pris ou délivré copie ou extrait qu avec l autorisation du Bureau ou du Recteur. TITRE II DE LA PROCEDURE D INSTALLATION DES MEMBRES DU CONSEIL ACADEMIQUE SUITE AUX ELECTIONS ET DE L ENTREE EN FONCTION DE CERTAINS MEMBRES DU CONSEIL ACADEMIQUE Article 13 Lorsque les élections ont lieu, en application des dispositions statutaires, le Conseil acte, au cours de la plus prochaine séance, l identité de ses membres désignés par l Assemblée plénière, en application de l article 29 1 er e à h des Statuts organiques. Article 14 Après chaque renouvellement du Conseil, le Recteur porte à la connaissance du Conseil la liste complète de ses membres telle qu elle sera publiée au Moniteur belge. Article 15 1 er. Le Conseil académique élit en son sein et à la majorité simple des voix, abstentions non comptées, les membres du Bureau figurant sous les litteras b à f de l article 37 des Statuts organiques, ainsi que leurs suppléants éventuels. Le corps étudiant présente deux candidats titulaires. Chacun des autres corps présente un candidat titulaire et, s il le veut, conjointement avec celui-ci, un candidat suppléant. Les Doyens et le 5

6 Président d entité visés à l article 29, 1 er, litteras c et d des Statuts présentent deux candidats Doyens titulaires et, s ils le veulent, conjointement avec l un d eux ou chacun d eux, un candidat Doyen suppléant ; leur proposition respecte les appartenances précisées à l article 37 des Statuts. Il est procédé à un scrutin séparé pour chacun des sièges à pourvoir au Bureau. Toutefois, le Conseil peut, par un vote spécial, décider de se prononcer par un seul scrutin sur deux ou plusieurs propositions formulées au nom du corps académique ou au nom de divers corps ou au nom des Doyens et du Président d entité ; dans ce cas chaque membre du Conseil indiquera, sur le même bulletin, un vote distinct sur chacune des propositions. Si la proposition formulée par l un des corps ou par les Doyens et le Président d entité ne recueille pas la majorité précitée, le corps qui l a présentée, ou les catégories c et d de l article 29 1 er des Statuts, peut soit proposer un ou deux autre(s) candidat(s) titulaire(s), soit (sauf pour ce qui concerne les étudiants) un ou deux autre(s) candidat(s) titulaire(s) et un ou deux autre(s) candidat(s) suppléant(s), soit maintenir sa proposition initiale. Dans ce dernier cas, si cette proposition n obtient pas la majorité des voix, abstentions non comptées, lors de ce second tour, le vote pour ce siège-là est reporté à la plus prochaine séance du Conseil, à laquelle la procédure est reprise comme si les deux premiers scrutins n avaient pas eu lieu. Les membres titulaires de la catégorie e de l article 37 des Statuts peuvent être remplacés par n importe quel autre membre effectif de la catégorie h de l article 29 1 er des Statuts. A cet effet, le suppléant est muni d un écrit par lequel le titulaire à remplacer donne pouvoir à ce suppléant de siéger valablement en son nom pour la séance donnée. 2. Le Recteur préside le Bureau du Conseil académique et fixe l ordre du jour de ses réunions. 3. Le Bureau du Conseil d administration peut se réunir simultanément avec le Bureau du Conseil académique. Dans ce cas, les deux organes se réunissent à l initiative conjointe du Président du Conseil d administration et du Recteur, qui fixent les lieu, jour et heure des séances et adressent les convocations selon les modalités prévues pour les Conseils dans les Règlements d ordre intérieur de ces derniers. Le Président du Conseil d administration et le Recteur co-président les réunions communes. Ils fixent de commun accord l ordre du jour en spécifiant les points qui relèvent de la compétence du Bureau du Conseil d administration et ceux qui relèvent de la compétence du Conseil académique. Pour les points qui relèvent d une compétence stricte du Bureau du Conseil d administration, seuls les membres du Bureau du Conseil d administration prévus à l article 27 des Statuts organiques prennent part au vote selon les modalités prescrites par le Règlement d ordre intérieur du Conseil d administration. Pour les points qui relèvent d une compétence stricte du Bureau du Conseil académique, seuls les membres du Bureau du Conseil académique prévus à l article 37 des Statuts organiques prennent part au vote selon les modalités prescrites par le Règlement d ordre intérieur du Conseil académique. De commun accord, le Président du Conseil d administration et le Recteur peuvent inviter aux séances conjointes des Bureaux toute personne à même d éclairer leurs membres sur les points inscrits à l ordre du jour. Le Secrétaire de l Université assiste sans voix délibérative aux séances communes des Bureaux. Il établit un projet de procès-verbal conjoint de chaque séance. Ce projet est soumis pour approbation aux membres du Bureau du Conseil d administration et aux membres du Bureau du Conseil 6

7 académique. Le Conseil d administration ratifie, à sa plus proche séance, les délibérations du Bureau du Conseil d administration pour ce qui a trait aux délégations de pouvoir qui lui ont été conférées par le Conseil d administration. Le Conseil académique ratifie, à sa plus proche séance, les délibérations du Bureau du Conseil académique pour ce qui a trait aux délégations de pouvoir qui lui ont été conférées par le Conseil académique. Les délibérations des Bureaux communs sont consignées dans des procès-verbaux conjoints approuvés par les Bureaux et signés par le Président du Conseil d administration, le Recteur et le Secrétaire de l Université. Pour les matières qui ont trait aux compétences du Bureau du Conseil d administration, les copies ou extraits à produire en justice ou ailleurs sont signés par le Président du Conseil d administration et le Secrétaire de l Université ou, à leur défaut, par deux membres du Bureau du Conseil d administration. Pour les matières qui ont trait aux compétences du Bureau du Conseil académique, les copies ou extraits à produire en justice ou ailleurs sont signés par le Recteur et le Secrétaire de l Université ou, à leur défaut, par deux membres du Bureau du Conseil académique. Article 16 A l initiative du Recteur, le Bureau du Conseil académique peut siéger en Bureau élargi, ouvert à tous les membres du Conseil académique visés aux litteras c et d de l article 29 1 er des Statuts organiques, pour exercer les compétences du Bureau dans les domaines suivants, la présente énumération n étant pas limitative : - La définition et le suivi des plans stratégiques facultaires ; - La ventilation des crédits d enseignement et de recherche. Dans ce cas, chacun des membres du Bureau élargi dispose d une voix délibérative. Il peut en outre s adjoindre des conseillers et observateurs avec voix consultative. Article 17 Le Conseil académique désigne au maximum sept Vice-Recteurs, s il est saisi d une proposition dans ce sens émanant du Recteur. Dans un premier temps, le Recteur soumet à l approbation du Conseil académique la liste et la description des domaines de compétences pour lesquels il entend se faire assister par des Vice- Recteurs. Dans un deuxième temps, et le cas échéant, le Recteur soumet à l approbation du Conseil le nom des Vice-Recteurs proposés pour les différents domaines de compétences précités. Les propositions visées à l alinéa précédent peuvent être soumises au vote du Conseil au cours de la même séance. Une fois élus par le Conseil académique conformément à l article 41 des Statuts, le Recteur présente au Conseil d administration les Vice-Recteurs qui lui apportent son concours. 7

8 Article 18 1 er. Le Conseil peut désigner des personnes auxquelles il assigne des fonctions spécifiques. Ces désignations ont toujours lieu au scrutin secret, sauf si le Conseil décide unanimement à l acquiescement immédiat, et à la majorité simple des voix, abstentions non comptées. 2. Dans l hypothèse où un dossier qui concerne spécifiquement une faculté et qui, soumis au Conseil des études, n a pas recueilli le consensus de cette assemblée, un représentant étudiant du Conseil académique appartenant à la faculté concernée par ledit dossier est d office invité au Conseil académique qui délibérera du dossier dont il est question, et pour ce point uniquement, pour autant qu aucun représentant étudiant siégeant au Conseil académique n appartienne à cette faculté. TITRE III DROITS ET DEVOIRS DES MEMBRES DU CONSEIL ACADEMIQUE Article 19 Il est interdit à tout membre du Conseil d être présent lors de la délibération et du vote d un point à l ordre du jour au sujet duquel il a un intérêt, direct ou indirect, soit personnellement soit comme représentant d autrui ou chargé de la défense des intérêts d autrui, autrement que par son élection au Conseil, soit au sujet duquel l un de ses parents ou alliés jusqu au quatrième degré inclusivement, a un intérêt personnel, direct ou indirect. Il est interdit à tout membre du Conseil académique d intervenir comme avocat, notaire, consultant ou expert dans le cadre d une procédure judiciaire, administrative ou disciplinaire contre l Université. Il est interdit à tout membre du Conseil académique d intervenir comme conseil d une partie ou de siéger comme membre d une Commission de discipline, de la Commission de recours, de la Commission d appel contre le refus d inscription d étudiants ou de la Commission électorale, ou d officier comme Commissaire général. Article 20 L existence d un conflit d intérêts potentiel ou avéré au sens des dispositions qui précèdent est annoncée au Conseil par le membre concerné, ou évoquée, de manière étayée, par un autre membre ou par le Recteur, avant le début de la délibération relative au point de l ordre du jour se trouvant à l origine du conflit d intérêts potentiel ou avéré, ou en cours de séance, si le conflit n apparaît qu à ce moment. En cas de doute sur l existence du conflit d intérêts et si le membre concerné n entend pas se retirer d initiative, le Recteur soumet la question au Conseil. Le membre concerné est contraint de se retirer si la proposition de son retrait est adoptée en séance à la majorité des suffrages des membres présents. Article 21 Sans préjudice du devoir de rendre compte de l exécution de sa mission auprès de l Assemblée plénière, le membre du Conseil académique est tenu de respecter le secret des informations, déclarations, opinions et faits considérés comme confidentiels, ou présentant par nature ou en raison 8

9 de leur contexte un caractère sensible, ou encore ayant trait à des personnes envisagées individuellement. En considération de la collégialité des délibérations et des décisions du Conseil, le membre est tenu de respecter, en outre, le secret des positions prises par un autre membre. Article 22 En toutes hypothèses et toutes circonstances, hormis les procédures, de quelque nature qu elles soient, où il doit assurer sa défense dans le cadre d une procédure judiciaire, administrative ou disciplinaire, le membre du Conseil académique veille lorsqu il s exprime en cette qualité et aussi longtemps qu il conserve cette qualité, à ne communiquer à des tiers aucun élément dont la divulgation peut porter préjudice à l Université ou pouvant ébranler la confiance en celle-ci. Lorsqu il exerce sa liberté d opinion, le membre du Conseil s en tient à une forme d expression demeurant compatible, par sa modération et son caractère constructif, avec son devoir de loyauté envers l Université et avec le respect dû à la décision prise par le Conseil. Article 23 En cas de manquement par un membre du Conseil académique aux devoirs visés par les articles 19 à 22, le Conseil émet, à la majorité des suffrages, sur proposition du Recteur, les recommandations qui s imposent. En outre, hormis pour le Recteur, auquel s applique l article 49 des Statuts organiques de l Université, une plainte peut être déposée auprès de la Commission de discipline constituée par l Assemblée plénière si un point en ce sens est inscrit à l ordre du jour et voté par le Conseil à une majorité des trois quarts des membres présents. Article 24 Sur la simple invocation de la crainte ou du sentiment personnel qu il pourrait exister un risque de partialité dans le traitement pouvant lui être réservé au sein de l Université, en raison de sa qualité de membre du Conseil académique et aussi longtemps qu il conserve cette qualité, le membre soumis au pouvoir hiérarchique ou d évaluation d un ou plusieurs autres membres ou appelé à exercer un tel pouvoir sur un ou plusieurs autres membres, peut exiger que toute décision ou évaluation le concernant ou à laquelle il doit participer ne soit arrêtée ou exécutée, si possible, qu en l absence de celui ou ceux des membres qu il indique ou, à tout le moins, en présence d un nombre suffisant d assesseurs pour garantir l impartialité du processus de décision ou d évaluation. Toute demande en ce sens doit être adressée, selon le cas, au Doyen ou au chef de service compétent, qui y fait droit d office. Article 25 Les dispositions de l article 23 ne sont pas immédiatement exécutoires. Cet article entrera en vigueur lors de la première réunion du Conseil académique qui suivra les résultats des élections dites générales, normalement prévues en décembre