GUIDE D'UTILISATION DU PORTAIL IAM

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1 GUIDE D'UTILISATION DU PORTAIL IAM CONNEXION ET UTILISATION IAM Table des matières Généralités... 3 Objectifs du document... 3 Évolutions du portail... 3 Signaler un INCIDENT demander du support Contacter le service desk... 3 Acceder au portail IAM a travers le reseau INTRANET de l etat de vaud... 4 L acces au portail IAM S EFFECTUE en 3 ETAPES... 4 Étape 1 : Connexion au portail 5 Étape 2 : Connexion au portail sécurisé IAM... 6 Étape 3 Authentification... 7 Authentification forte par carte MATRICS... 10

2 Authentification forte par SMS Authentification forte par certificat SG-PKI Authentification forte en cliquant sur une application du portail IAM Utilisation du portail IAM (une fois authentifié) Accès aux applications Messages d'information par application éditer mon profil Informations générales ACCES a la page d edition de mon profil Menu «Mon profil» Menu «Authentification» Authentification simple Authentification forte par carte MATRICS A uthentification forte par SMS Enregistrement des cartes SG-PKI Le portail IAM est disponible sur des appareils mobiles Introduction Depuis un ordinateur de bureau ou portable Depuis une tablette Depuis un smartphone... 26

3 GENERALITES OBJECTIFS DU DOCUMENT Ce document s adresse aux collaborateurs se connectant au portail IAM depuis le réseau intranet de l Etat de Vaud. Il vous guide dans les opérations suivantes : Accéder au portail IAM et aux applications protégées par IAM Vous authentifier Editer votre profil Il présente d autre part les évolutions liées à la dernière version du portail IAM. ÉVOLUTIONS DU PORTAIL Le portail IAM adopte la charte graphique de l Etat de Vaud. Cette évolution lui permet en particulier de s adapter aux supports mobiles comme les tablettes ou les Smartphones. D autre part, IAM met à disposition de ses usagers intranet le mode d'authentification par certificat, dans un premier temps le certificat SG-PKI. SIGNALER UN INCIDENT DEMANDER DU SUPPORT CONTACTER LE SERVICE DESK Vous pouvez signaler un incident ou demander des explications complémentaires au service desk : Par téléphone au Par à l'adresse helpdesk@vd.ch

4 ACCEDER AU PORTAIL IAM A TRAVERS LE RESEAU INTRANET DE L ETAT DE VAUD L ACCES AU PORTAIL IAM S EFFECTUE EN 3 ETAPES

5 ÉTAPE 1 : CONNEXION AU PORTAIL Le portail IAM est disponible à l'adresse suivante : En utilisant cette adresse dans votre navigateur, vous accédez au portail de l État de Vaud. Cliquez sur le lien «Portail sécurisé IAM» encadré en rouge ci-dessus.

6 ÉTAPE 2 : CONNEXION AU PORTAIL SÉCURISÉ IAM A l issue de l'étape 1, vous arrivez sur la page suivante. Bloc encadré en rouge Le bloc encadré en rouge correspond au guide d'utilisation IAM. Il est disponible au format PDF. Pour consulter ce document, vous devrez disposer d'un lecteur de fichier PDF. La plupart des ordinateurs disposent aujourd'hui d'une telle application. Si ce n'est pas le cas, veuillez installer le lecteur de votre choix. Si vous disposez d'un tel lecteur, il est possible de l'imprimer.

7 ÉTAPE 3 AUTHENTIFICATION Choix de connexion à IAM Intranet Le présent document adresse les fonctions et les écrans relevant de la connexion au portail IAM depuis le réseau INTRANET. Portail IAM, avec ou sans authentification forte La plupart des applications mises à disposition par l État de Vaud à travers le portail IAM sont disponibles à travers une authentification simple. L authentification simple est basée sur le couple «identifiant / mot de passe» et ne requiert aucun autre moyen. L authentification forte est basée sur le couple «identifiant / mot de passe», et requiert en outre un second moyen d'authentification parmi la liste ci-dessous: La carte MATRICS Le code SMS transmis à l usager par le système à l issue de l authentification simple La carte SG-PKI En fonction du niveau de sécurité exigée par l application à laquelle vous souhaitez accéder, le système exigera soit une authentification simple, soit une authentification forte. Authentification simple d'abord! Ainsi, en cliquant sur le lien «Portail IAM» ou «Portail IAM avec authentification forte», une page s'affiche vous proposant de saisir votre compte utilisateur et mot de passe. Une fois ces champs remplis, cliquez sur le bouton «Log In». Plusieurs possibilités peuvent alors se présenter :

8 1. Votre saisie est validée. Vous êtes alors redirigé vers la page qui donne accès à l'application (par exemple le portail IAM). 2. Votre identifiant ou votre mot de passe sont erronés : le système affiche le message ci-dessous, et vous disposez de 2 tentatives supplémentaires pour vous connecter. En cas d échec répété, votre compte est bloqué. Authentification forte Si vous avez cliqué sur le lien «Portail IAM avec authentification forte», une deuxième phase dans l'authentification est nécessaire. C'est la phase qui correspond à l'authentification forte. En fonction des moyens d authentification que vous aurez choisi pour votre compte, le système vous demandera un numéro figurant sur votre carte MATRICS, ou de saisir le code transmis par le système sur votre téléphone portable, ou encore d insérer votre clé (SuisseID ou SG-PKI). REMARQUE: Si vous disposez déjà d'un compte IAM, vous pouvez contacter le service desk de l État de Vaud pour demander que votre numéro de téléphone portable soit enregistré comme moyen d authentification pour votre compte. Vous aurez alors la possibilité d utiliser votre téléphone comme moyen d authentification par SMS. Vous pouvez aussi demander une carte MATRICS en contactant le service desk de l État de Vaud. Celle-ci vous sera envoyée par courrier postale sous 2 jour, mais seulement à la condition que votre demande soit motivée par une demande d accès à une application nécessitant une authentification forte. Voici le synoptiques en 5 phases qui vous permet d'accéder à une application nécessitant une authentification forte.

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10 AUTHENTIFICATION FORTE PAR CARTE MATRICS L'authentification par carte MATRICS nécessite la saisie d'un code affiché dans un tableau sur une carte papier. Chaque cellule est identifiée par le nom d'une colonne (A à J) et le numéro d'une ligne. Voici un exemple de carte matrics (les cellules sont volontairement valorisées à «xxx» La page permettant l'authentification forte par carte MATRICS est affichée ci-dessous. Les zones encadrées en rouge sont utiles pour l'authentification par carte MATRICS. Il s'agira de rechercher sur votre carte MATRICS les 4 caractères affichés à l'intersection de la colonne «C» et la ligne «7», de saisir cette valeur dans le champ texte «Cellule C7» et de cliquer sur le bouton «Login». Après avoir saisi le code de la cellule indiquée, cliquez sur le bouton «Login». Vous êtes alors authentifié, et redirigé vers la page d accueil de l application demandée.

11 AUTHENTIFICATION FORTE PAR SMS L'authentification forte par SMS nécessite : Que vous disposiez du téléphone portable sur lequel vous recevrez le code SMS transmis par l Etat de Vaud. Que celui-ci corresponde au no de téléphone déclaré à l Etat de Vaud, et associé à votre compte en tant que moyen d authentification forte. Après avoir validé votre identifiant et votre mot de passe, le système vous transmet par SMS le code que vous devrez saisir dans la fenêtre ci-dessous. Après avoir saisi votre code SMS, cliquez sur le bouton «Login». Vous êtes alors authentifié, et redirigé vers la page d accueil de l application demandée.

12 AUTHENTIFICATION FORTE PAR CERTIFICAT SG-PKI L authentification forte par certificat SG-PKI nécessite au préalable : Que vous en ayez fait la demande auprès de votre hiérarchie, et que cette demande ait été validée. Que vous ayez obtenue le certificat SG-KI à l issue de la procédure d enrôlement prévue par l administration cantonale (présentation devant un officier LRA de l Etat de Vaud). Bouton d'authentification forte par SG-PKI disponible sur le portail intranet (portail.etat-de-vaud.ch) Pour réaliser une authentification forte par certificat SG-PKI, vous devez disposer d'une carte valide. La carte SG-PKI prend la forme d'une clé USB qu'il faut brancher à l'ordinateur utilisé pour vous connecter. Une fois la clé SG-PKI branchée sur un des ports USB de l ordinateur, vous pouvez cliquer sur le bouton encadré en rouge «SG-PKI LOG-IN» sans saisir votre login ni votre mot de passe. En fonction du navigateur, il est possible qu'une fenêtre s'affiche pour vous demander de choisir le certificat à utiliser. Dans ce cas, vous pouvez choisir le premier certificat de la liste. Vous devez ensuite saisir le code PIN associé à votre clé SG-PKI dans le panneau ci-dessous. Après la saisie du code PIN de la clé SG-PKI, cliquez sur le bouton OK. Si le code PIN saisi est correct et si la carte SG-PKI est valide, vous êtes alors authentifié, et redirigé vers la page d accueil de l application demandée.

13 AUTHENTIFICATION FORTE EN CLIQUANT SUR UNE APPLICATION DU PORTAIL IAM Vous pouvez choisir de réaliser une authentification simple dans un premier temps pour accéder depuis le portail à une application qui ne nécessite pas d'authentification forte. Si vous essayez dans un second temps d accéder depuis le portail à une application nécessitant une authentification forte, le système vous invitera au préalable à procéder à une authentification forte à l aide d un des moyens associés à votre compte IAM et présenté dans les paragraphes précédents (carte MATRICS, SMS, ou certificat SG-PKI).

14 UTILISATION DU PORTAIL IAM (UNE FOIS AUTHENTIFIÉ) ACCÈS AUX APPLICATIONS Une fois authentifiée, le système vous affiche la page d accueil du portail IAM illustrée ci-dessous. Pour accéder à une application présentée dans la liste («Liste des applications disponibles»), vous pouvez : Cliquer sur le titre de l application. Dans ce cas, l'application s affichera dans l'onglet courant du navigateur. En d'autres termes, la page du portail IAM disparaît au profit de l'application ciblée. Cliquer sur l'icône située dans la marge à gauche du titre, l application s ouvre dans un nouvel onglet du navigateur. Pour quitter le portail et clore votre session IAM, veuillez utiliser le bouton «Quitter portail». Dans le cas où l'ordinateur utilisé pour se connecter au portail IAM est partagé par plusieurs personnes, nous vous recommandons fortement d utiliser ce bouton pour éviter les confusions de droits d accès entre les différents utilisateurs de l ordinateur.

15 MESSAGES D'INFORMATION PAR APPLICATION Le portail IAM vous informe des événements de maintenance prévus sur les applications pour lesquelles vous disposez de droits d'accès en affichant un message sur fond rouge, comme illustré ci-dessous. Ces messages sont, en général, affichés quelques jours avant l'intervention sur les applications. Ainsi, les utilisateurs du portail IAM peuvent prendre note de l'indisponibilité de l'application et s organiser en conséquence.

16 EDITER MON PROFIL INFORMATIONS GENERALES Le bouton «Editer mon profil» vous permet de gérer les paramètres de votre compte. Cette fonction vous permet par exemple de déclarer un nouveau moyen d authentification, tel que l authentification par SMS, et d indiquer à cette occasion le numéro de téléphone à utiliser pour l envoi du SMS contenant le code de connexion. ACCES A LA PAGE D EDITION DE MON PROFIL Vous devez au préalable vous être authentifié et vous trouver sur la page d accueil du portail IAM. Une fois authentifiée, vous disposez d'un bouton «Éditer mon profil» dans l onglet situé dans la partie supérieure de l'écran.

17 En cliquant sur le lien, le système vous affiche la page ci-dessous, correspondant par défaut au menu «Mon profil». MENU «MON PROFIL» Le menu «Mon profil» vous permet de consulter les informations générales d identité associées à votre compte. Il s agit : De votre identifiant pérenne De votre titre De vos nom et prénom De votre adresse Si vous désirez modifier l une de ces informations, vous devez vous adresser au service desk de l Etat de Vaud.

18 MENU «AUTHENTIFICATION» Le menu «Authentification» vous permet de gérer vos différents moyens d authentifications. Les paramètres en cas de changement ou oubli du mot de passe Les paramètres liés à l utilisation d une carte MATRICS Les paramètres liés à l authentification par SMS AUTHENTIFICATION SIMPLE Vous devez renseigner ces paramètres dans les cas: Vous souhaitez changer votre mot de passe. Vous souhaitez indiquer les questions secrètes de sécurité à utiliser en cas d oubli de votre mot de passe, lors d une demande d un nouveau mot de passe. Modifier son mot de passe Si vous cliquez sur le bouton «Modifier» de la ligne intitulée «Mot de passe», le système affiche la page cidessous.

19 En saisissant le mot de passe et le nouveau mot de passe deux fois, le nouveau mot de passe est pris en compte par IAM. Vous pouvez alors votre nouveau mot de passe dès la prochaine connexion. Répondre aux questions de sécurité Tout utilisateur souhaitant obtenir un nouveau mot de passe (en cas d oubli) doit au préalable répondre aux questions de sécurité qui seront posées à cette occasion par le système. La page ci-dessous vous permet de saisir vos réponses, qui seront comparées à celles que fournirez dans le cadre de la procédure de demande de votre nouveaumot de passe. Cliquez pour cela sur le lien «répondre».

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21 AUTHENTIFICATION FORTE PAR CARTE MATRICS Dans la mesure où votre compte est associé à une adresse postale, vous avez la possibilité de demander la production d'une carte MATRICS en cliquant sur le bouton «activer». Cette fonction requiert une authentification forte, qui sera exigée si vous n êtes authentifié que de manière simple (identifiant et mot de passe uniquement). Voir ci-dessous. En cliquant sur le bouton «S'authentifier», vous devrez réaliser une authentification forte en passant par les 2 phases (1 Login / Mot de passe et 2 seconde phase d'authentification). Vous aurez ensuite la possibilité d'appeler le service desk pour demander la production d'une carte MATRICS et l'attribution des droits nécessaires dans IAM. A

22 UTHENTIFICATION FORTE PAR SMS Pour bénéficier du droit de s'authentifier fortement par SMS, vous devez en faire la demande auprès du service desk. Une fois que ces droits vous auront été attribués, et à la condition que vous soyez authentifié fortement, vous aurez la possibilité de changer le numéro de téléphone lié à l authentification par SMS en cliquant sur le bouton «modifier». Si vous n êtes pas déjà authentifié fortement, la page suivante est affichée. Puis vous pouvez modifier le numéro de téléphone à utiliser lors de l authentification (bouton «Modifier»).

23 ENREGISTREMENT DES CARTES SG-PKI Les certificats SG-PKI sont enregistrés automatiquement aux comptes IAM qui en disposent lors de la procédure d enrôlement effectué auprès d un officier LRA.

24 LE PORTAIL IAM EST DISPONIBLE SUR DES APPAREILS MOBILES INTRODUCTION L'utilisation du portail IAM est facilitée pour les utilisateurs de Tablettes et Smartphones. Les pages de login s'adaptent en fonction du format de l'écran facilitant ainsi la saisie du compte et du mot de passe lors de la demande d'accès au portail. DEPUIS UN ORDINATEUR DE BUREAU OU PORTABLE L'écran de login est présenté ci-dessous.

25 DEPUIS UNE TABLETTE L'écran de login est présenté ci-dessous.

26 DEPUIS UN SMARTPHONE L'écran de login est présenté ci-dessous.