Comment optimiser vos budgets. de télécommunications et. d affranchissement?

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1 Comment optimiser vos budgets de télécommunications et d affranchissement Partie 1 : Affranchissement

2 Pourquoi Coriolis et Neopost 2 fournisseurs de services B2B Des interlocuteurs identiques (Achats Services Généraux Informatique Finance) Une Approche similaire Un régulateur identique! Des racines historiques identiques : les PTT! 2

3 Présentation de Neopost Les enjeux Notre approche 3

4 Neopost Qui sommes nous Des solutions de traitement du courrier pour l entreprise Des solutions globales : matériel, logiciel, services Solutions d affranchissement Solutions de mise sous enveloppe Solutions «Courrier de Production» Solutions d impression d adresses Solutions d ouverture du courrier Solutions des documents Conseil en optimisation des courrier 4

5 Neopost Qui sommes nous Le Groupe Neopost En France N 1 européen, N 2 mondial collaborateurs 918 M de chiffre d affaires Présence dans 90 pays Côté au SBF collaborateurs en France (R&D, Production, Distribution, Service Clients) Société Neopost France entreprises clientes 140 M de CA 5

6 Présentation de nos sociétés Les enjeux Notre approche 6

7 Connaissez-vous le montant de vos annuelles en télécom et d affranchissement Des difficiles à évaluer de part leur nature : Multiplicité des solutions retenues au sein d un Groupe Multiplicité des sites de dépense Absence de facturation consolidée Peu de moyens de contrôle / suivi 7

8 Pourtant, ces budgets sont loin d être négligeables Mds 12 Dépenses annuelles des entreprises françaises et du secteur public Télécom (fixe + mobile) Affranchissement Fournitures de bureau Location Longue Durée de véhicules Source: données Arcep, Ufipa, SNLVD

9 et leur maîtrise représente naturellement un enjeu important Aujourd hui En réduisant de 10% les Télécom et Affranchissement Différence CA 100 M 100 M 0% budgets Télécom + Affranchissement 3 M 2,7 M -10% Résultat net 4 M 4,3 M +7,5% 9

10 Présentation de nos sociétés Les enjeux Notre approche 10

11 Notre approche : la mise en œuvre d un cercle vertueux Contrôle des plan d actions 11

12 Contrôle des plan d actions 12

13 Audit affranchissement Contrôle des plan d action 1. Connaître la typologie, la volumétrie des envois, les tarifs postaux et les solutions utilisés : comprendre qui dépense quoi et comment au niveau du courrier L analyse des coûts doit porter en priorité sur les affranchissements qui représentent le plus souvent l essentiel des coûts liés au courrier sortant Coût moyen d'un courrier sortant 1,20 1,00 0,80 0,60 0,40 0,20 0,00 Papier + enveloppe Impression Main d'œuvre Equipements courrier Affranchissement Total 2. Identifier les besoins & contraintes propres à chaque organisation et chaque métier 13

14 Audit affranchissement Contrôle des plan d action Collecte de données internes Factures mensuelles La Poste Statistiques issues des machines à affranchir Contrats fournisseurs (machines à affranchir, mise sous plis, etc.) Interviews Principaux services émetteurs de courrier : informations quantitatives et qualitatives liées aux flux courrier les plus importants Responsable salle courrier Responsable informatique Visite salle courrier Organisation / fonctionnement Mesure in situ des volumétries, formats et typologies de courriers traités 14

15 Audit affranchissement Contrôle des plan d action La cartographie complète des Dépenses annuelles (k ) par site / produit postal Volumes annuels de courrier par application / site Dépenses annuelles d'affranchissement par service Lettre recommandée AR Ecopli Lettre prioritaire Autres Comptabilité F DRH Comptabilié C 11% 24% 8% 6% 12% 20% 19% Comptabilité clients Comptabilité fournisseurs DRH Communication Services généraux Juridique Autres 0 Site 1 Site 2 0 Site 1 Site 2 15

16 Audit affranchissement Contrôle des plan d action Liste des besoins et contraintes liés au courrier Besoins et contraintes métier : Délais de distribution courrier, traçabilité, confidentialité, format papier, enveloppes utilisées, etc. Contraintes liées à l organisation : Contraintes liées au système d information, à l édition des flux, aux dimensions de la salle courrier, etc. 16

17 Contrôle des plan d actions 17

18 affranchissement Contrôle des plan d action Identifier les leviers d pertinents (prenant en compte les besoins et contraintes internes) Estimer les potentielles associées 1. Utilisation de référentiels de comparaison pour jauger la performance «affranchissement» 2. Analyse de la pertinence des «cinq leviers d courrier» 18

19 affranchissement Contrôle des plan d action L utilisation de référentiels de comparaison permet d identifier et d estimer rapidement les potentiels d économie Prix moyen pli Montant moyen affranchissement d'un courrier par hôpital selon les volumes annuels 0,75 0,70 0,65 0,60 Bonnes pratiques affranchissement 0, Volumes annuels courriers sortant 19

20 affranchissement Contrôle des plan d action Les leviers sont nombreux Optimisation du couple besoin / service Choix du niveau de service réellement adapté au besoin utilisateur Exemples : choix du tarif postal le mieux adapté au besoin client / utilisation d un opérateur postal alternatif Externalisation Utilisation sur site ou en externe d un prestataire pour la gestion de certains flux courrier Exemple : courriers marketing, envoi des convocations aux AG, etc. Regroupement / mutualisation Economies liées au regroupement partiel ou total des volumes courrier Exemple : regroupement des volumes courrier sur un site en vue de l utilisation de solutions «courrier Industriel» Dématérialisation Dématérialisation totale ou partielle de certains flux courriers Exemples : dématérialisation de certains flux (factures, fiches de paie, etc.) Optimisation du processus de production du courrier Tirer partie des solutions informatiques de gestion de documents et d adresse pour réduire les coûts du courrier physique émis. Tirer partie des solutions d automatisation de mise sous pli. Exemples : utilisation d une base de données centralisée pour la gestion des adresses, regroupement automatisé au sein d un même courrier des documents adressés à un même destinataire, utilisation d une mise sous pli pour optimiser le coût le traitement manuel du courrier 20

21 Contrôle des plan d actions 21

22 plan d actions affranchissement Contrôle des plan d action 1. Valider les solutions présentant le meilleur compromis / contraintes métier 2. Définir comment on va atteindre les Valoriser pour votre organisation les bénéfices des 5 leviers en prenant bien en considération les impacts liés au changements! 22

23 plan d actions affranchissement Contrôle des plan d action Levier Economie potentielle Investissemen t requis Impacts émetteurs courrier Impacts salle courrier Impact SI Adéquation besoins et contraintes internes Adéquation couple besoin / service + Nul Faible Faible Nul Regroupement / mutualisation ++ Moyen Optimisation du processus de création / production du courrier ++ Externalisation Nul Important Nul Dématérialisation Important L assistance d un prestataire externe spécialiste du courrier peut s avérer précieuse pour vous orienter vers les bons choix 23

24 Contrôle des plan d actions 24

25 Affranchissement Contrôle des plan d action Assurer la réalisation concrète des Communiquer les pistes retenues, les enjeux financiers associés ainsi qu un guide des bonnes pratiques au niveau de chaque service concerné Selon la nature retenues, un accompagnement personnalisé (exemple : formation opérateur salle courrier) peut s avérer nécessaire pour atteindre pleinement et durablement les objectifs 25

26 Contrôle des plan d actions 26

27 Contrôle des d affranchissement Contrôle des plan d action Suivre les indicateurs régulièrement pour assurer la réalisation dans le temps des Déployer une solution informatique qui vous permet de suivre facilement les indicateurs clefs et vous permet également de mettre en alertes automatiques pour vous avertir de tout dérapage ou assurer ce suivi manuellement ST 27

28 Contrôle des d affranchissement Contrôle des plan d action Mes sites continuent-ils d utiliser la lettre prioritaire Ont-ils respecté les consignes AVANT LA CONSIGNE APRES LA CONSIGNE Nouvelle action à mettre en place! 28

29 Contrôle des d affranchissement Contrôle des plan d action Alertes automatiques : contrôlez en automatique! Je donne comme règle à mes utilisateurs de ne pas dépasser 50% Lettre Prioritaire MyNeopost Mon site dépasse les 50% de lettre prioritaire sur le mois Je reçois une alerte en automatique me spécifiant qui a dépassé 29

30 Rappel : la mise en œuvre du cercle vertueux Contrôle des plan d actions 30

31 Les 4 facteurs clés de succès 1 - Prendre en compte les contraintes métiers 2 - Prendre en compte les besoins et les usages actuels et futurs 3 - Ne pas négliger l accompagnement 4 - Bien déterminer les indicateurs de suivi et la fréquence de leur contrôle 31