L'étape de planification de votre projet technologique

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1 L'étape de planification de votre projet technologique Résumé : Pour gérer l ensemble des contraintes de votre projet - humaines, matérielles, temporelles et surtout financières et accroître ses chances de succès, de plus en plus d entreprises utilisent des méthodologies de planification de projet. Explications : La fabrication d un prototype, suivie éventuellement de la fabrication d une petite série, concrétise la mise en œuvre de votre projet. Avant tout, le projet doit être rentable. Ceci implique la gestion d une multiplicité de contraintes : humaines, matérielles, temporelles et surtout financières. Ces contraintes seront consignées dans un «cahier des charges», qui servira de référence tout au long du développement. Pour gérer l ensemble de ces paramètres et augmenter les chances de succès du projet, un nombre croissant d entreprises utilisent des méthodologies de planification de projet. La méthodologie à suivre pour la planification consiste à : - Découper le projet en tâches - Consolider l équipe projet - Réaliser un calendrier du projet en optimisant l ensemble des tâches - Actualiser le calcul de rentabilité du projet - Dégager les moyens financiers, les ressources humaines et matérielles Utiliser cette méthodologie vous permettra d améliorer la productivité en : - Anticipant les implications du projet sur l entreprise - Optimisant les chances de réussite du projet

2 - Anticipant les actions correctrices nécessaires - Exploitant l expérience accumulée lors des projets précédents - Capitalisant l expérience pour les projets futurs La concurrence internationale et l'évolution technologique nécessitent un développement rapide des produits. Cela implique une bonne organisation avec des objectifs bien définis. Les produits issus de la R&D sont de plus en plus complexes : le travail en équipe est d une grande nécessité. De plus, cette approche globale du projet favorise la bonne circulation de l information, une organisation souple et des équipes dynamiques et motivées. Il faut à l origine, avoir une définition claire et précise de votre projet : - Ses caractéristiques essentielles, les motivations par rapport à la stratégie de l entreprise. - Ses objectifs concrets, en particulier les spécifications techniques précises du produit, les buts poursuivis par le projet de R&D. Ces étapes ont été effectuées au préalable durant la phase de l étude de faisabilité. 1. Découpez votre projet en tâches Il est important d identifier les tâches à exécuter en interne ou en sous-traitance. La liste obtenue doit être ensuite structurée en : - Regroupant les tâches - Hiérarchisant les tâches par lots de travail - Déterminant des options possibles - Déterminant la chronologie des tâches Pour ce faire, on utilise des techniques comme le brainstorming ou les groupes de travail. En outre, chaque tâche devra être définie précisément en termes de : - Délivrable technique - Durée (délai imparti et charge de travail nécessaire) - Latitude acceptée pour les dates de début et de fin - Compétences nécessaires pour sa réalisation - Criticité (un allongement de la durée d une tâche critique entraîne un bouleversement du planning global du projet) Il est important à ce stade, de pouvoir déterminer les grandes phases du développement ainsi que les dates clés. On assignera à ces dates, des tâches : on parlera alors de jalons.

3 Ceci permettra au responsable projet de : - Evaluer l état d avancement - Valider les actions - Entreprendre les actions correctrices nécessaires - Donner le feu vert aux actions suivantes ou arrêter le projet En pratique, le responsable projet fait l évaluation du projet vis-à-vis de sa direction, ou sous forme de réunions avec les membres de l équipe projet. 2. Constituez votre équipe projet La composition de l équipe projet, son management, la communication interne, seront des facteurs indispensables au succès du projet. Le rôle de l équipe projet est d assurer la mise en œuvre et le suivi de la phase de développement. Déjà constituée lors de la phase de faisabilité, sa composition devra probablement évoluer, pour rencontrer les exigences inhérentes à la réalisation des tâches telles que définies précédemment. L équipe projet assurera aussi le suivi des activités sous traitées. En effet, il est hasardeux de se baser sur l hypothèse que ces tâches seront réalisées, selon le cahier des charges sans actions correctrices. Rien n empêche d intégrer des compétences extérieures dans l équipe projet. Exemples : - Un ingénieur d une entreprise sous traitante - Un chercheur d un organisme scientifique 3. Réalisez un calendrier du projet en optimisant l ensemble des tâches Les étapes précédentes vous ont permis de : - Découper le projet en tâches hiérarchisées et définies en termes de durée, de délivrables techniques et de coûts. - Associer à ces tâches les ressources nécessaires à leur réalisation A partir de la liste obtenue, il faut à présent opérer la planification proprement dite de l ensemble du projet : - Organiser séquentiellement les activités qui ont une interdépendance au sein du projet. - Attribuer à l ensemble du projet un calendrier de réalisation : chaque tâche sera définie par une durée, une date de démarrage, une date de fin. - Dresser l organigramme du projet.

4 En général, l élaboration de l organigramme global du projet et son optimisation devront être modulées en tenant compte entre autres : - Des contraintes extérieures : délais, coûts, moyens. - De la limitation des risques du projet : certains résultats intermédiaires cruciaux doivent pouvoir être vérifiés en cours de route. - Des possibilités de réalisation de plusieurs tâches en parallèle (réduction de la durée du projet). La réalisation du calendrier permet une estimation de la durée totale du projet, qui doit être en adéquation avec les impératifs de délais de réalisation, et donc de rentabilité. La structuration du projet permettra encore : - Un suivi, une coordination par le responsable du projet. - Une vision globale du projet, tant pour le responsable projet et la direction que pour les membres de l équipe. Les outils de planification Une littérature abondante est disponible sur les outils et méthodologies de planification de projet. Deux d entre eux sont cités communément : le diagramme de Gantt et la méthodologie PERT. Le diagramme de Gantt : il s agit d un diagramme qui planifie sur un tableau, l enchaînement des opérations, avec comme repères, une échelle de temps (composante horizontale) et l ensemble des tâches. Le planning en réseau PERT : il représente l ensemble des tâches, leur liaison de dépenses, ainsi que les dates limites d enclenchement d opérations simultanées. Chaque entreprise a ses spécificités et les logiciels ne sont pas toujours capables d optimiser l ensemble des situations rencontrées. 4. Actualisez le calcul de rentabilité de votre projet Le découpage du projet en tâches permet de se faire une idée plus fine du déroulement du projet. C est également au cours de la planification, que ces tâches se verront adjoindre les ressources humaines et matérielles pour leur réalisation dans le calendrier imparti. L entreprise a donc une meilleure vision du coût réel que la recherche va occasionner. Il est donc impératif à ce stade, de relire les conclusions de la faisabilité économique, afin de les actualiser en fonction des précisions apportées. 5. Dégagez les moyens financiers, les ressources humaines et matérielles Pour affiner le budget du développement (fabrication du prototype, d une petite série ), il faudra prendre en compte notamment : - Les coûts horaires des ressources humaines - Les coûts d achat ou d immobilisation d équipements - Les coûts des matières premières

5 - Les coûts de la sous-traitance : expertises, expérimentations - Les frais de licence liés à l acquisition d une technologie - Les frais généraux - Les frais liés à la stratégie de la propriété intellectuelle - Etc. L entreprise doit à présent dégager les moyens financiers selon les options et orientations choisies : - Mobilisation des fonds propres - Recours à un emprunt bancaire - Mobilisation de capitaux à risque - Etc. Votre projet représente souvent un investissement important pour votre entreprise. Pour y faire face, la Région wallonne vous offre la possibilité de bénéficier d une aide financière sous forme : - De subvention entreprise - D avance récupérable Le projet va mobiliser des ressources importantes pour votre entreprise en interne et en externe. Il est important de déterminer le niveau d implication des ressources pour mener à bien le projet, en terme de : Ressources humaines Pour chaque tâche, vous avez déterminé la qualification requise, la charge de travail nécessaire et le délai imparti. Ce délai sera fonction de l implication des personnes dans leurs tâches quotidiennes et des impératifs techniques du projet (attente de résultats basés sur des expérimentations ou sur d autres tâches). Vous n avez peut-être pas la ou les compétences en interne. Vous devrez éventuellement : - Engager du personnel pour renforcer votre équipe. - Entreprendre une ou des formations spécifiques - Faire appel à des compétences externes : entreprise, centres de recherche Ressources de production Pour planifier, il faut tenir compte des ressources de production qui devront être mobilisées spécifiquement pour le projet, en interne ou en externe. Ressources technologiques Vous avez identifié et validé les technologies nécessaires au déroulement du projet sur base de l étude de faisabilité. Il faudra tenir compte, pour la maîtrise du projet : - Du degré de maîtrise de la technologie en interne. - Des difficultés prévisibles.

6 - De la possibilité d acquérir des équipements ou d adapter les installations à disposition pour la réalisation du projet. - De l implication de prestataires technologiques externes éventuels : entreprises, centres de recherche. Dans le cadre d une intervention extérieure à l entreprise, il peut s agir : - De sous-traitance - D accord d expertise - De coopération avec une autre entreprise ou un centre de recherche - D une alliance Si vous décidez de développer votre projet technologique en partenariat avec une autre entreprise ou un centre de recherche, vous devez être attentif à : - Choisir le partenaire adéquat. - Établir un contrat de partenariat solide. Quelques liens utiles : vous y trouverez une liste de logiciels