GUIDE D UTILISATION SIMPLIFIE COMPTABILITE - MODACC

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1 MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET DIRECTION GENERALE DES DOUANES ET DROITS INDIRECTS PROJET SYDONIA ++ CONGO GUIDE D UTILISATION SIMPLIFIE COMPTABILITE - MODACC SYDONIA+ + Serveur MODACC Caisse

2 Modacc.pif MODACC - Percepteur Sommaire Page 2

3 I - Introduction à la comptabilité SYDONIA++ II - Les différents types de paiement 2 1 : Paiement de déclarations au comptant Procédure de paiement d une déclaration au comptant Affichage de la quittance à l écran 2 2 : Les paiements divers Procédure de paiement divers Présentation de la quittance à l écran I - Introduction à la comptabilité SYDONIA++ Page 3

4 Le module comptable de SYDONIA++ (MODACC) est un système de gestion de caisse qui permet de prendre les déclarations en comptabilité et de percevoir les droits et taxes. Le système gère : le paiement des déclarations en douane ; et assure également la prise en compte et la délivrance de quittances pour des transactions non directement liées aux déclarations, (un encaissement ou décaissement). Les procédures de paiement anticipé et/ou différé (crédit) pour les droits et taxes liquidées sur les déclarations ; procédures réservées à des opérateurs dûment autorisés. Le système propose une série d états comptables qui permettent de suivre, quotidiennement ou par session de travail, les opérations effectuées par les caissiers et de ventiler les droits et taxes recouvrés ou les remboursements réalisés. Il existe un fichier de suivi complet disponible pour les opérations de contrôle et d audit. Opérations de caisse La liquidation des déclarations est le fait générateur de la dette douanière et crée dans le système une obligation financière égale au montant des droits et taxes liquidés sur la déclarations. Par le système comptable, le caissier reçoit et enregistre le paiement des droits et taxes reportés sur le bulletin de liquidation et assure ainsi, l extinction de la dette douanière. L obligation peut également être réglée soit : - par un paiement au comptant ; - par un paiement différé après la prise en garantie sur un compte de crédit. Le module offre la possibilité de prendre en compte, les paiements divers (redevances, amendes, pénalités, etc ). La fonction d ouverture du journal est en principe réservée aux receveurs ou aux personnes responsables de la comptabilité. Les fonctions comptables de SYDONIA sont contrôlées au moyen du journal de caisse. Le journal est le moyen de définir la période comptable de référence et d enregistrer les transactions et les quittances. Le journal doit être ouvert pour permettre au caissier d effectuer des transactions. Les sessions de travail permettent à plusieurs caissiers de travailler simultanément ou en séquence dans une journée comptable, et d individualiser les opérations effectuées par chaque caissier. II - Les différents types de paiement Page 4

5 2 1 : Paiement de déclarations au comptant Le terme déclaration au comptant désigne les déclarations pour lesquelles les droits et taxes liquidés doivent être payés (au caissier de la douane) pour obtenir le bon à enlever des marchandises. Le paiement réel pouvant s effectuer en espèces, par chèque ou tout autre moyen de paiement. C est l option de paiement de base, elle permet de délivrer une quittance pour le paiement des droits et taxes liquidées sur les déclarations et d éteindre ainsi la dette douanière. Après cette opération la déclaration aura le statut Payée dans la base de données. Procédure de paiement d une déclaration au comptant Pour payer une déclaration, le caissier clique : Fonctions \ Encaissements \ Déclaration (comptant) Figure 1 : écran de menu de la procédure de paiement d une déclaration au comptant Automatiquement s affiche L écran de saisie de la quittance de paiement au comptant Affichage de la quittance à l écran L écran de saisie de paiement au comptant affiche la quittance en quatre zones de travail (cadrans). Page 5

6 Figure 2 : écran de saisie d une quittance de paiement d une déclaration au comptant Cadran Identification Liste de déclarations Autres paiements Moyens de paiement Devise Information (champs de saisie) Code déclarant ou entreprise (nom et adresse s il s agit d un occasionnel) et nombre de déclarations à payer. Références (en fonction du mode de travail ) des déclarations à payer, le montant à payer apparaît automatiquement. Codes transaction, référence et montant à payer pour les autres paiements Code moyens de paiement (espèces, chèques, traite ), référence du moyen de paiement (N de chèque), banque et montant du paiement (Facultatif) permet d enregistrer les paiements en devise autre qu en unité monétaire nationale. Une quittance peut être délivrée au même usager pour un maximum de cinq déclarations et de dix autres paiements. Le caissier saisit ensuite : Code déclarant et/ou code de l entreprise, le système affiche automatiquement le nom et l adresse. Pour un occasionnel on saisit nom et adresse. Si on saisit un code d entreprise après un code déclarant, les données entreprise se superposent et effacent les données déclarant. Le nombre de déclarations à payer (maximum de 5 déclarations par quittance). L identification de(s) la déclaration(s) suivant le mode de travail choisi. Note: Pour saisir la référence des déclarations il faut être connecté au serveur. Autres charges non directement liées aux déclarations, si besoin est. Saisir le code transaction (<F8> est disponible pour afficher la table), la référence et le montant à payer. Page 6

7 Le code moyen de paiement (<F8> est disponible pour afficher la table); La référence du moyen de paiement (par exemple le numéro de chèque et le code banque); Le montant pour ce mode de paiement ; (Facultatif ) Code pour la devise de paiement. Note: Il est possible d utiliser jusqu à dix moyens de paiement différents pour une même quittance (par ex. : paiement partiel par chèque et complément en espèces). Valider le paiement En fin de saisie, sélectionner Menu Local, Action pour un contrôle serveur puis Valider pour enregistrer le paiement dans le système. Voir Menu local - Action. Le menu local Sur l écran ci-dessus le 'menu local est activé. Pour y accéder il suffit de bouger la souris et de placer le curseur sur l option «menu local» de la ligne inférieure de l écran et de cliquer le bouton droit ou gauche. Il est également possible d accéder au menu local par <F9> ou en cliquant le bouton de la souris partout sur l écran. Les options du menu local concernent la fonction en cours d utilisation sur l écran actif. Le menu local affiche les options suivantes sur la ligne supérieure: - Action Cadrans Mode de travail Les options du menu local fonctionnent comme suit: Action Contrôle local Cette option permet de contrôler les données saisies par rapport aux fichiers de référence et de vérifier la cohérence du document. Le système affiche une fenêtre indiquant que les données sont correctes ou une fenêtre contenant la liste des erreurs. F2 - Valider Cette option confirme les données saisies et assure le traitement de la quittance dans le système comptable. En fin de traitement une fenêtre propose à l utilisateur l impression de la quittance. Cadrans Permet à l utilisateur de se déplacer parmi les différentes parties de la quittance. Mode de travail Permet à l utilisateur de choisir le mode d identification de la déclaration(s) à payer. On peut utiliser au choix la référence déclarant, le numéro d enregistrement ou de liquidation. Cette option permet également le calcul et le paiement en devise étrangère. Page 7

8 2 2 : Les paiements divers Cette option permet de percevoir et de délivrer des quittances pour des redevances ou d autres paiements collectés par la douane mais ne sont pas liquidés sur les déclarations. Il peut s agir d amendes, consignations, cautions ou perceptions pour le compte de tiers (droits de port ou de magasinage par exemple). Autres paiements concerne le recouvrement de toutes les sommes qui n ont pas un lien direct avec une déclaration. Procédure de paiement divers Pour payer une déclaration le caissier choisit dans le menu principal : Fonctions \ Encaissements \ Divers Figure 3 : écran de menu de paiement divers Automatiquement s affiche L écran de saisie de la quittance de paiement divers Présentation de la quittance à l écran Figure 4 : écran de saisie d une quittance de paiement divers Le système affiche la quittance autres paiements en trois parties. Page 8

9 Cadran Information 1. Identification Code déclarant ou code entreprise; s il n y a pas de code déclarant, saisie du nom et de l adresse. 2. Code transaction Code de la transaction demandée, référence et montant à payer 3. Moyens de paiement Devise étrangère Code du moyen de paiement (espèces, chèque, etc.) Numéro de référence du document (par exemple N de chèque) Code banque et guichet bancaire Montant pour ce moyen de paiement (facultatif) pour le paiement dans une devise autre que la devise nationale Pour la saisie de la quittance de paiements divers, le caissier saisit les données sur l écran. La procédure est la même que pour Paiement d une déclaration au comptant à l exception des numéros de déclarations. Le menu local Pour accéder au 'menu local il suffit de bouger la souris et de placer le curseur sur l option «menu local» de la ligne inférieure de l écran et de cliquer le bouton droit ou gauche. Il est également possible d accéder au menu local par <F9> ou en cliquant le bouton de la souris partout sur l écran. Les options du menu local concernent la fonction en cours sur l écran actif. Le menu local affiche les options suivantes sur la ligne supérieure: - Action Cadrans Mode de travail Les options du menu local fonctionnent comme suit : Action Contrôle local Cette option permet de contrôler les données saisies par rapport aux fichiers de référence et de vérifier la cohérence du document. Le système affiche une fenêtre indiquant que les données sont correctes ou une fenêtre contenant la liste des erreurs. F2 - Valider Cette option confirme les données saisies et assure le traitement de la quittance dans le système comptable. En fin de traitement une fenêtre propose à l utilisateur l impression de la quittance. Cadrans Permet à l utilisateur de se déplacer parmi les différentes parties de la quittance. Page 9

10 Mode de travail Permet le calcul et le paiement en devise étrangère. En fin de saisie, sélectionner Menu Local, Action pour un contrôle serveur puis Valider pour enregistrer le paiement dans le système. Voir Menu local - Action. Page 10