Guide de référence des tâches Sametime Communicate

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1 Guide de référence des tâches Sametime Communicate

2 ii Guide de référence des tâches Sametime Communicate

3 Table des matières Guide de référence des tâches Sametime Communicate iii

4 iv Guide de référence des tâches Sametime Communicate

5 Guide de référence des tâches Sametime Communicate Initiez-vous à l'utilisation d'ibm Sametime ; entrez en contact avec plusieurs personnes dans le cadre de conférences électroniques (salles de discussion) et devenez membre d'une communauté de diffusion étendue. Initiation à Sametime 1

6 Tableau 1. Initiation à Sametime. Afin de faciliter votre apprentissage, le tableau ci-dessous décrit comment effectuer les tâches Sametime de base. Ajouter un groupe personnel ou public Cliquez sur > Nouveau et sélectionnez Groupe. Cliquez ensuite sur Ajouter un nouveau groupe personnel ou Rechercher un groupe public et entrez le nom du groupe. Cliquez sur Ajouter pour créer le groupe dans votre liste de contacts. Ajouter un contact à votre liste de contacts Ajouter votre emplacement géographique pour que vos correspondants puissent le connaître Changer votre état de disponibilité Modifier votre message d'état Cliquez sur pour ouvrir la boîte de dialogue Nouveau contact. Vous pouvez choisir de Rechercher une personne ou d'ajouter une personne externe par son adresse électronique. Lorsque vous avez trouvé la personne que vous voulez ajouter, affectez-la à un groupe et cliquez sur Ajouter. Cliquez deux fois sur votre emplacement géographique dans votre carte d'état pour pouvoir définir un nouvel emplacement et des informations détaillées le concernant (ville, région, pays et fuseau horaire). Cliquez sur votre icône de disponibilité (telle que ) dans votre carte d'état pour ouvrir le menu de changement d'état. Choisissez entre Je suis disponible, Je suis absent(e), En réunion et Ne pas déranger pour changer d'icône d'état de disponibilité. Cliquez deux fois sur votre message d'état pour pouvoir créer un nouveau message personnalisé. Tableau 2. Configuration et personnalisation de votre client. Ce tableau décrit succinctement certaines des opérations courantes de configuration et de personnalisation du client Sametime. Ajouter et gérer des communautés de serveur Cliquez sur > Nouveau et sélectionnez Communauté de serveur. Complétez la boîte de dialogue afin d'ajouter une communauté de serveur. Optimiser pour l'accessibilité Définir vos préférences concernant l'historique des discussions Cliquez sur pour développer la zone Afficher les détails de connexion du serveur de votre carte d'état. Cette zone vous permet de gérer facilement toutes vos communautés de serveur et vos périphériques d'appels préférés. Cliquez sur > Préférences et sélectionnez Accessibilité. Sélectionnez toutes les options afin d'optimiser pour l'accessibilité. Cliquez sur > Préférences et sélectionnez Historique des discussions. Dans la zone Voulez-vous enregistrer les discussions?, choisissez Enregistrer les discussions, Ne pas enregistrer les discussions ou Me demander d'enregistrer les discussions. Indiquez ensuite l'emplacement où vous voulez enregistrer les discussions. 2 Guide de référence des tâches Sametime Communicate

7 Tableau 2. Configuration et personnalisation de votre client (suite). Ce tableau décrit succinctement certaines des opérations courantes de configuration et de personnalisation du client Sametime. Définir des notifications pour des événements spécifiques Cliquez sur > Préférences et sélectionnez Notifications. Sélectionnez un événement spécifique pour lequel vous voulez définir une notification. Choisissez ensuite le son ou le type d'affichage de notification que vous voulez associer à l'événement sélectionné. Modifier la police de caractères utilisée pour les discussions par écrit ou la liste des contacts Pour modifier la police de caractères utilisée pour les discussions par écrit, cliquez sur > Préférences et sélectionnez Fenêtre de discussion et script de discussion. Dans la zone Police de discussion, indiquez la police que vous voulez utiliser. Pour modifier la police de caractères utilisée pour votre liste de contacts, cliquez sur > Préférences et sélectionnez Liste de contacts. Dans la zone Police de caractères de la liste de contacts, indiquez la police que vous voulez utiliser. Tableau 3. Gérer vos contacts. Le tableau ci-dessous décrit les opérations de gestion de vos contacts. Personnaliser l'affichage d'un nom dans la liste de contacts Filtrer et trier votre liste Cliquez avec le bouton droit (faites Ctrl + clic sur Macintosh) sur le nom de contact concerné. Sélectionnez Modifier le pseudonyme et entrez le nom souhaité dans la zone. Dans la barre d'actions de votre liste de contacts, cliquez sur Contacts. Sélectionnez ou désélectionnez les options qui permettent de trier et filtrer votre liste de contacts par communautés de serveur, contacts en ligne uniquement ou groupes et contacts par ordre alphabétique. Importer ou exporter une liste de contacts Pour importer une liste de contacts, cliquez sur > Gérer les contacts > Importer la liste de contacts et sélectionnez l'emplacement source de l'importation. Créer une liste personnalisée à l'aide de Principaux contacts Définir une alerte unique. Pour exporter une liste de contacts, cliquez sur > Gérer les contacts > Exporter la liste de contacts et sélectionnez l'emplacement cible de l'exportation. Cliquez sur contacts. pour ouvrir le panneau Principaux Vous pouvez créer votre propre liste personnalisée ou utiliser les options de Contacts fréquents ou Contacts récents pour laisser Sametime créer une liste à votre place. Sélectionnez un contact et cliquez avec le bouton droit (faites Ctrl + clic sur Macintosh). Pour personnaliser une alerte, cliquez sur Alertes > M'alerter lorsque et complétez toutes les zones. Guide de référence des tâches Sametime Communicate 3

8 Tableau 4. Discussions par écrit. Ce tableau présente les opérations que vous effectuerez couramment lors de vos discussions avec vos collègues. Inviter d'autres personnes à une discussion existante Dans une fenêtre de discussion active, sélectionnez. Ensuite, tapez et sélectionnez le nom du contact que vous voulez ajouter à la discussion existante, puis cliquez sur Envoyer pour lui transmettre l'invitation. Afficher et gérer l'historique des discussions Cliquez sur > Historique des discussions pour ouvrir l'afficheur Historique des discussions. Vous pouvez parcourir l'historique plus facilement en vous aidant de Toutes les discussions, de Discussions à plusieurs, des noms de contact et des dates. Envoyer une capture d'écran annotée Envoyer un fichier Enregistrer et envoyer des scripts de discussion Dans une fenêtre de discussion ouverte, sélectionnez et capturez la partie souhaitée de votre écran. Utilisez les outils de la fenêtre Capture d'écran pour annoter votre capture d'écran. Cliquez sur Envoyer pour envoyer automatiquement la capture d'écran à votre correspondant. Cliquez sur Ajouter pour coller la capture d'écran dans la fenêtre de discussion sans l'envoyer. Dans une fenêtre de discussion ouverte, faites glisser le fichier à envoyer dans la zone de saisie de message, ou sélectionnez et Parcourir pour choisir le fichier à envoyer. Dans une fenêtre de discussion ouverte, vous pouvez choisir d'enregistrer manuellement le script de la discussion, empêcher vos contacts de l'enregistrer ou envoyer ce script par courrier électronique. Dans une fenêtre de discussion ouverte, cliquez sur sélectionnez l'une des options suivantes : Enregistrer le script de discussion en tant que, Empêcher l'enregistrement du script de discussion et Envoyer le script de discussion. et Tableau 5. Partage instantané. Si Partage instantané est disponible, reportez-vous au tableau ci-dessous pour en savoir plus sur le partage de votre écran avec d'autres personnes. Commencer à partager votre Cliquez sur un ou plusieurs contacts de votre liste de écran contacts, puis cliquez sur. Faites défiler jusqu'à Partage instantané et sélectionnez ce que vous voulez partager. Autoriser quelqu'un d'autre à partager son écran Reprendre le contrôle du partage Ou bien, sélectionnez ouverte. dans une fenêtre de discussion Lors d'une session de Partage instantané, cliquez sur dans la palette flottante. Le participant qui souhaite prendre le contrôle doit alors cliquer sur dans sa fenêtre de partage d'écran. Lors d'une session de Partage instantané pendant laquelle un autre participant a pris le contrôle de votre écran, cliquez sur dans la palette flottante. 4 Guide de référence des tâches Sametime Communicate

9 Tableau 5. Partage instantané (suite). Si Partage instantané est disponible, reportez-vous au tableau ci-dessous pour en savoir plus sur le partage de votre écran avec d'autres personnes. Capturer et enregistrer une image instantanée de l'écran partagé Définir l'emplacement d'enregistrement des images instantanées d'écran partagé Lors d'une session de Partage instantané, cliquez sur dans la fenêtre de partage d'écran. Cliquez ensuite sur OK. Cliquez sur > Préférences > Partage instantané, puis sélectionnez Parcourir pour pouvoir choisir l'emplacement d'enregistrement des images instantanées. Tableau 6. Initiation aux conférences électroniques. Consultez le tableau ci-dessous pour vous initier à l'utilisation des conférences électroniques. Trouver une conférence électronique Cliquez sur pour ouvrir le panneau Conférences électroniques. Dans la zone Saisissez une conférence électronique à rechercher, tapez le nom de la conférence électronique que vous recherchez. Créer une conférence électronique Recevoir des notifications concernant l'activité d'une conférence électronique Si la conférence que vous recherchez ne figure pas dans les résultats de recherche, assurez-vous que vous l'avez bien ajoutée à votre liste Mes conférences électroniques. Cliquez sur Aucune correspondance trouvée. Cliquez ici pour parcourir ou rechercher des salles de réunion. pour ouvrir les conférences électroniques dans un navigateur et faire une recherche dans toutes celles auxquelles vous avez accès. Cliquez sur pour ouvrir le panneau Conférences électroniques. Cliquez sur pour ouvrir les conférences électroniques dans un navigateur. Naviguez ensuite jusqu'à un dossier dans lequel vous êtes autorisé à créer une conférence électronique, ou créez un nouveau dossier de conférences électroniques. Cliquez sur Nouvelle conférence électronique et complétez les zones des onglets Détails, Personnes et Script de discussion. Dans le panneau Conférences électroniques, sélectionnez une conférence et cliquez avec le bouton droit (faites Ctrl + clic sur Macintosh) pour afficher un menu d'options supplémentaires, puis sélectionnez M'alerter lorsque. Sélectionnez les conférences électroniques auxquelles vous voulez associer l'alerte, puis indiquez les détails dans les sections M'alerter lorsque et Préférences de notification et cliquez sur OK. Guide de référence des tâches Sametime Communicate 5

10 Tableau 7. Organiser vos conférences électroniques. Le tableau ci-dessous décrit comment organiser vos conférences électroniques. Trier et filtrer votre liste de conférences électroniques Gérer les dossiers de conférences électroniques Dans le panneau Conférences électroniques, cliquez sur Conférences électroniques dans la barre d'actions et sélectionnez la manière dont vous voulez filtrer vos conférences électroniques : Vue par activité de conférence électronique ou Vue par dossiers de conférence électronique. Vous pouvez également sélectionner Trier les conférences électroniques dans la vue et choisir de trier par Participants actifs, Texte non lu ou Nom. Dans le panneau Conférences électroniques, cliquez avec le bouton droit (faites Ctrl + clic sur Macintosh) sur un nom de dossier pour pouvoir gérer ce dossier de l'une des manières suivantes : v Supprimer le dossier v Renommer le dossier v Créer un dossier v Déplacer vers un nouveau dossier Tableau 8. Rechercher et enregistrer des informations clés à partir de conférences électroniques. Ce tableau explique comment gérer des informations à partir des discussions des conférences électroniques. Télécharger un fichier partagé dans une conférence électronique Créer une FAQ de conférence électronique Afficher les FAQ créées pour une conférence électronique Noter une FAQ Dans une fenêtre de conférence électronique active, cliquez avec le bouton droit (faites Ctrl + clic sur Macintosh) sur n'importe quel fichier qui a été téléchargé dans la Bibliothèque et sélectionnez Télécharger. Cliquez avec le bouton droit sur une conférence électronique de votre liste et sélectionnez Ouvrir les FAQ de conférence électronique. Cliquez sur Créer une entrée FAQ, entrez la question et sa réponse, puis cliquez sur Enregistrer. Dans une fenêtre de conférence électronique active, cliquez sur > Ouvrir les FAQ de conférence électronique. Dans une fenêtre de conférence électronique active, cliquez sur > Ouvrir les FAQ de conférence électronique. Cliquez sur la zone Evaluation moyenne (c'est-à-dire l'image représentant cinq étoiles) qui suit la question de FAQ pour ouvrir la boîte de dialogue Evaluez cette entrée FAQ. Sélectionnez votre évaluation et cliquez sur OK. Tableau 9. Initiation aux communautés de diffusion. Le tableau ci-dessous décrit succinctement les opérations de base de gestion des communautés de diffusion. Rejoindre une communauté de diffusion Cliquez sur pour ouvrir le panneau Communautés de diffusion. Cliquez ensuite sur Plus > Rejoindre des communautés de diffusion. Entrez un nom dans la zone Rechercher des communautés et sélectionnez dans la liste les communautés que vous voulez rejoindre. Cliquez ensuite sur Rejoindre. 6 Guide de référence des tâches Sametime Communicate

11 Tableau 9. Initiation aux communautés de diffusion (suite). Le tableau ci-dessous décrit succinctement les opérations de base de gestion des communautés de diffusion. Créer une communauté de diffusion Envoyer un Skill Tap, un sondage instantané, une demande de discussion ou une annonce à une communauté Cliquez sur pour ouvrir le panneau Communautés de diffusion. Cliquez ensuite sur Plus > Créer/Editer des communautés de diffusion. Sélectionnez Nouvelle communauté de diffusion, complétez les onglets Détails et Personnes, puis cliquez sur Enregistrer. Cliquez sur pour ouvrir le panneau Communautés de diffusion. Sélectionnez une communauté dont vous êtes membre, puis sélectionnez l'un des outils de diffusion en cliquant sur son icône dans la barre d'actions. Tableau 10. Fonctionnalités étendues des communautés de diffusion. Consultez le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur la gestion des communautés de diffusion. Définir des notifications pour des alertes de communauté de diffusion Créer une entrée FAQ d'après une question diffusée Skill Tap Rechercher des FAQ Skill Tap spécifiques Noter une FAQ Cliquez sur > Préférences et sélectionnez Notifications. Dans la section Evénements, sélectionnez Outils de diffusion. Ensuite, dans la section Evénement sélectionné, cliquez sur Créer un événement de notification et sélectionnez l'outil et la communauté pour lesquels vous voulez définir l'alerte. Après avoir reçu une question Skill Tap et y avoir répondu, fermez la fenêtre Skill Tap. Sélectionnez Ajouter à la FAQ Skill Tap et cliquez sur Soumettre. Cliquez sur pour ouvrir le panneau Communautés de diffusion. Cliquez avec le bouton droit (faites Ctrl + clic sur Macintosh) sur une communauté de diffusion et sélectionnez Afficher les questions courantes des communautés de diffusion. Cliquez sur pour ouvrir le panneau Communautés de diffusion. Cliquez avec le bouton droit (faites Ctrl + clic sur Macintosh) sur une communauté de diffusion et sélectionnez Afficher les questions courantes des communautés de diffusion.cliquez sur la zone Evaluation moyenne (c'est-à-dire l'image représentant cinq étoiles) qui suit la FAQ concernée pour noter la réponse. Guide de référence des tâches Sametime Communicate 7