Consignes de l évaluation certificative DIRIGEANT D AGENCE

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1 DIRIGEANT D AGENCE Consignes de l évaluation certificative 1

2 INFORMATIONS GÉNÉRALES POUR L ÉVALUATION CERTIFICATIVE Méthodologie La présente évaluation certificative visant l obtention d un permis a pour but de déterminer si vos actions professionnelles sont en accord avec le référentiel de compétences de l OACIQ. Chacune de ces compétences sera examinée dans cette évaluation et c est la réussite de chacune d elles qui permettra la délivrance de votre permis. Le relevé des résultats de l évaluation certificative que vous recevrez présentera d ailleurs l atteinte ou non de chacune des cinq compétences. Compétences du référentiel de dirigeant d agence Cinq compétences composent le référentiel de compétences de dirigeant d agence : Gérer une agence dans le domaine du courtage immobilier ou hypothécaire Diriger l agence de façon à ce qu elle remplisse ses obligations et ses responsabilités liées au courtage immobilier et hypothécaire Superviser les activités professionnelles des courtiers et du personnel administratif de l agence Conseiller et accompagner les courtiers afin de favoriser leur développement professionnel Collaborer en tant que dirigeant d agence et s assurer de la collaboration des courtiers avec les différents partenaires Chacune des compétences du référentiel a été élaborée à la suite d une analyse de situations professionnelles suivie d un processus de validation auprès des praticiens et professionnels du secteur afin de s assurer que le référentiel correspond à la réalité tout en répondant aux exigences de la profession. Déroulement de la session d évaluation La présente évaluation sera composée d une mise en situation cherchant à s approcher le plus possible de la pratique des dirigeants d agences. Le déroulement de la séance d évaluation sera le suivant : Horaire Remise du cahier de consignes au candidat Explication du déroulement de l évaluation certificative 15 minutes Remise de l évaluation et validation de celle-ci par le candidat 10 minutes Évaluation certificative 3 ½ heures Matériel Pendant l évaluation, vous aurez le droit d avoir sur le bureau vos crayons, vos gommes à effacer et vos correcteurs liquides ainsi qu une calculatrice financière non programmable et une boisson. Les dictionnaires, les feuilles blanches, les notes personnelles et les notes de cours sont interdits. Vous recevrez une enveloppe identifiée à votre nom. Vous devrez attendre le signal du surveillant avant de l ouvrir. Elle contiendra la mise en situation, les directives spécifiques ainsi que tous les documents pouvant vous être utiles (tableau de bord, courriels, dossiers de courtiers, statistiques, feuilles-réponses, etc.). Vous aurez dix minutes après la remise de l enveloppe pour en vérifier le contenu. Vous devrez cocher vis-à-vis chaque document et signer l attestation au bas de la liste. Il est de votre responsabilité d indiquer au surveillant toute feuille manquante afin qu il vous en remette une copie avant le début de l évaluation. Si vous avez besoin de feuilles-réponses supplémentaires durant la séance d évaluation, levez la main et le surveillant vous en remettra. Placer TOUS les documents, utilisés ou non, dans l enveloppe principale qui vous a été remise, à défaut de quoi votre évaluation certificative NE SERA PAS CORRIGÉE. 2

3 Renseignements : Le silence est de rigueur durant l évaluation. Inscrivez tous les renseignements demandés sur la première page de la copie d évaluation. Il est interdit de manger durant la séance. Vous devez éteindre vos téléphones cellulaires et vos téléavertisseurs. Veuillez retirer le couvercle ou l étui de votre calculatrice et le ranger. (S il vous est impossible de le retirer, vous devez en aviser le surveillant pour une vérification.) L Organisme peut annuler l évaluation certificative d une personne qui est inscrite à une session d évaluation sous de fausses représentations ou qui affecte le déroulement de cette session de façon grave, répétée ou continue, notamment par la fraude, le plagiat, la tricherie ou par sa collaboration à de telles manœuvres. Cette personne ne pourra être admise à toute autre évaluation certificative qu après une période de 12 mois suivant la date de l annulation de l évaluation par l Organisme. Le candidat ne pourra obtenir ni voir sa copie d évaluation certificative corrigée, celle-ci étant la propriété de l OACIQ. Le candidat ne pourra pas recevoir le résultat de son évaluation certificative en téléphonant à l OACIQ. Il sera avisé par courrier. Le candidat est autorisé à sortir pour aller aux toilettes. Une seule personne à la fois peut quitter la salle à cet effet. Le candidat doit alors indiquer sur la feuille de présence l heure de sortie et l heure de retour. À partir du moment où un candidat aura terminé son évaluation, l accessibilité aux toilettes sera restreinte afin de limiter les bris de confidentialité. Après avoir remis votre copie, veuillez quitter immédiatement le couloir adjacent à la salle. Précisions : Les mises en situation contenues dans l évaluation certificative se situent en l an Tous les documents prennent donc cette donnée en considération. Vous le devez aussi. Afin d être évalué justement, soignez votre calligraphie. Prenez pour acquis qu aucun des documents n est frauduleux. Les fautes de retranscription (ex. : Louis Garant au lieu de Louis Galant) seront comptabilisées. Notez que seuls les formulaires et feuilles-réponses seront corrigés. Informations importantes : Ceci n est pas une évaluation sous forme de questions-réponses. Il s agit plutôt d un cas fictif ressemblant dans la mesure du possible à une situation que vous pourriez retrouver dans le cadre de votre pratique professionnelle en tant que dirigeant d agence. La direction d agence demande une gestion simultanée de plusieurs dossiers, ce qui représente l un des aspects importants de la présente évaluation certificative. Dans l ensemble du scénario, vous devrez agir comme si vous étiez déjà à la direction de l agence décrite et faire les actions nécessaires pour compléter le scénario. Plus précisément, vous devrez gérer les différents dossiers qui sont sur votre bureau. Veuillez noter que le terme «tâche» est utilisé pour identifier tous les types de dossiers : courriels, réunions, charges de la journée, messages téléphoniques reçus, etc. Cette évaluation certificative comporte de nombreuses «tâches» dont les niveaux d importance et d urgence varient. Vous devez donc décider de l ordre de priorité de vos tâches, du moment auquel vous exécutez chacune d elles et de la façon dont vous vous y prenez. Il vous faut également justifier la manière dont vous avez établi vos priorités en ce qui a trait à ce que vous avez à gérer. Les agences doivent superviser leurs courtiers et valider leurs dossiers de transactions. Il est possible que l on vous demande de vous pencher sur un ou plusieurs dossiers de ce type. Si c est le cas, il est probable que vous ayez des commentaires à faire à votre courtier. Aux fins de la présente évaluation certificative, vous pouvez exceptionnellement écrire directement sur les formulaires. Dans la réalité, plusieurs façons de travailler sont adéquates. Il en est de même dans cette évaluation. C est donc en grande partie la justification de vos choix et de votre approche qui permettra aux correcteurs de déterminer votre niveau de maîtrise de chacune des compétences évaluées. 3

4 Comment réaliser cette évaluation certificative : L élément central de la certification est le Tableau de bord (ci-dessous). Ce tableau représente votre agenda et comprend les différentes tâches (dossiers, rencontres, courriels, téléphones) que vous avez à gérer. Tableau de bord Exemple Jeudi 25 novembre 2050 Charges de la journée A B C Tâche 1 Tâche 2 Tâche 3 Rendez-vous, réunions, rencontres 9 h 13 h 10 h E 14 h Rendez-vous 2 11 h 15 h D 12 h Rendez-vous 1 16 h Courriels Répondre Répondre à tous Transférer Imprimer Supprimer Courrier entrant Brouillons Modèles Envoyés Corbeille F G Sujet : courriel 1 De : M. Allard h 14 Sujet : courriel 2 De : Mme Allard h 15 Le contenu de chacun des courriels est fourni dans la présente évaluation certificative. Message téléphonique Message téléphonique De : M. Brière De : Personnel administratif Heure : 8 h 03 Heure : 8 h 14 Date : Date : Téléphone : Téléphone : poste 1213 H Message I Message Contenu du message laissé par M. Brière sur un sujet touchant la direction d agence. Contenu du message laissé par un des membres du personnel sur un sujet touchant la direction d agence. Urgent Urgent Notes supplémentaires Voir chacune des tâches pour des notes explicatives supplémentaires. Comme on le voit sur le Tableau de bord ci-haut, chaque tâche est identifiée par une lettre. Vous devez prendre connaissance de l ensemble des éléments compris dans le Tableau de bord. Cela vous permettra de déterminer vos choix dans l organisation de votre temps et de vos priorités. Vous devrez présenter vos choix et les justifier. Par la suite, vous devrez accomplir les tâches en expliquant vos actions et gestes. Il existe trois types de feuilles-réponses (planification, explications, courriels). Chacune d entre elles a une fonction spécifique. Un exemple ainsi que les directives propres à chacune vous sont présentés dans les pages suivantes. 4

5 EXEMPLE Feuille-réponse de la planification Directives : Inscrivez les tâches contenues dans le tableau de bord du présent scénario selon l ordre de priorité des dossiers que vous avez à traiter cet avant-midi ou plus tard, le cas échéant. N oubliez pas d indiquer dans la deuxième colonne la lettre correspondant à la tâche. AGENDA Inscrivez la date Date : _Jeudi 25 novembre 2050 TÂCHES Inscrivez la lettre 8:45 9:00 de la tâche E 9:00 9:15 E Description de la tâche à effectuer (Par exemple : Planification de la réunion annuelle avec l équipe des courtiers) 9:15 9:30 E 9:30 9:45 B Description de la tâche à effectuer 9:45 10:00 G Description de la tâche à effectuer 10:00 10:15 A Description de la tâche à effectuer 10:15 10:30 E Suite de la tâche à effectuer (Par exemple : la réservation de la salle de réunion) 10:30 10:45 C Suite de la tâche à effectuer 10:45 11:00 11:00 11:15 11:15 11:30 11:30 11:45 5

6 EXEMPLE Feuille-réponse des explications Directives : Vous pouvez utiliser plus d une page pour écrire vos réponses. 1. Écrivez la raison pour laquelle vous avez décidé de réaliser cette tâche avant une autre. Indiquez dans l encadré la lettre correspondant à la tâche : A, B, C,... TÂCHE E 2. Décrivez de façon détaillée la démarche, les actions et les gestes que vous faites pour l ensemble de la tâche en tenant compte de vos responsabilités de dirigeant d agence et des personnes impliquées. 1 1) Justifiez les raisons qui vous motivent à accomplir cette tâche à ce moment, exemple : La planification de l ordre du jour de la réunion annuelle des courtiers doit être terminée avant 11 h, car l avis de convocation doit être acheminé au plus tard demain matin pour joindre tous les courtiers dans les délais prescrits. 2 2) Expliquez comment vous faites la tâche, et ce, en fonction de l information et des documents pertinents contenus dans les différents dossiers que vous avez en votre possession. En cas de besoin, vous pouvez utiliser plus d une feuille-réponse des explications. Exemples : Identifiez les points importants que vous présentez à la réunion et expliquez pourquoi vous présentez à cette réunion chacun des points choisis. Spéficiez les questions que vous poserez lors de l entrevue avec le candidat et ce que vous chercher à savoir par ces questions. Détaillez la façon dont vous gérez le conflit, etc. 6

7 EXEMPLE Feuille-réponse des courriels Directives : Si vous désirez répondre par un courriel lors de la réalisation d une des tâches, vous devez simuler la rédaction d un courriel sur ces feuilles-réponses. Indiquez dans l encadré la lettre correspondant à la tâche : A, B, C,... TÂCHE F Contrat de courtage Date : Le 25 novembre 2050, 10 h 35 De : À : Votre nom Monsieur Allard CC : Objet : Réponse à votre courriel Bonjour Monsieur Allard, En réponse à votre courriel reçu le 24 novembre, sachez que je suis très heureux de savoir que vous serez présent pour cet événement d envergure. Votre participation est largement appréciée. N hésitez surtout pas à me contacter si vous avez des questions. Votre signature 7