Guide Utilisateur ONLINE E-support HRG

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1 Guide Utilisateur ONLINE E-support HRG Heures d ouverture : du lundi au vendredi, de 9h à 18h Téléphone : esupport.france@hrgworldwide.com

2 Sommaire Page Informations importantes... 3 Informations importantes... 3 Pourquoi réserver en ligne?... 3 Que peut-on réserver via l outil?... 3 Délais de réservation... 3 Restrictions:... 3 Rôles: voyageur et chargé de voyage... 4 Ouverture de session / Login... 5 Fermeture de session... 6 Votre profil 7 Souhaitez-vous que quelqu un d autre réserve votre voyage?... 9 La page d accueil de l outil de réservation en ligne Réserver avec l outil de réservation en ligne L exemple suivant porte sur une planification de voyage avec réservation de vol et d'hôtel Visualiser, modifier ou annuler une réservation existante Aide et support Hotline/helpdesk HRG Annexe 1. Lecture des conditions d achat Annexe 2. Modification d une réservation avant émission Annexe 3. Envoi d un modèle de voyage Annexe 4. Demande d assistance Personnes Handicapées Annexe 5. Les passagers voyageant pour différentes entités Annexe 6. Quand utiliser l outil de commande en ligne?

3 Informations importantes Veuillez lire attentivement les informations importantes ci-après avant d utiliser l outil. Pourquoi réserver en ligne? Réserver en ligne est simple et rapide. L outil est disponible à tout moment et partout via Internet et vous donne accès aux données les plus actuelles concernant les vols, les trains, les hôtels ou les locations de véhicules. Que peut-on réserver via l outil? Vous pouvez réserver des vols, des trains, des hôtels et des véhicules de location. Prestation Billet d avion Aller/ Retour vol simple (ex. Paris-Barcelone-Paris) Billet d avion Aller/ Retour vol non direct (ex. Paris- Londres New York- Londres- Paris) Avion Aller/ Simple Réseau SNCF (Thalys, Eurostar, Lyria, TGV, TER, Corail Teoz, Corail Intercités, Corail Lunéa) Billet Aller simple & Billet Aller/ Retour Autres réseaux TRAIN Multi-passager RAIL (plusieurs passagers de communautés différentes dans une seule réservation, soumis à conditions) Multi-passager AIR (jusqu à 4 passagers de la même communauté dans une seule réservation, soumis à conditions) Utilisation de l outil oui oui oui oui non oui oui Délais de réservation Vous disposez d une plus grande flexibilité: le système est disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an. Cependant le dossier pourra être traité par HRG (i.e émission et facturation du dossier) uniquement pendant les heures d ouverture de l agence HRG BTC La Défense : du lundi au vendredi de 08h30 à 18h30 Implant Equipe Degrémont : du lundi au vendredi de 08h30 à 18h30. Restrictions: La réservation ainsi que l autorisation doivent être établies au plus tard 24 heures avant le départ. Pour les vols avec des conditions tarifaires pour lesquelles le billet doit être établi 3

4 le jour même, la réservation doit être validée avant 15 heures. Pour les départs prévus le samedi ou le dimanche, la réservation doit être effectuée le vendredi, avant 15 heures. Rôles: voyageur et chargé de voyage Deux rôles sont attribués dans le système de réservation en ligne: - le voyageur - le chargé de voyage. La présente instruction est basée sur le rôle du voyageur. Lorsque les informations concernent le chargé de voyage, ceci est précisé dans le présent document. Réservation pour lui-même Réservation pour une autre personne Voyageur Oui Non Chargé de voyage Oui Oui 4

5 Ouverture de session / Login 1. Ouvrez votre navigateur Internet 2. Entrez l adresse URL de votre site de réservation en ligne (retrouvez votre adresse URL sur le portail de voyage) 3. La page de démarrage de l outil s affiche. 4. Entrez votre identifiant (nom de login) et votre mot de passe. Identifiant : prénom.nom Si vous avez oublié votre mot de passe ou lors de votre première connexion, entrez votre nom d utilisateur et cliquez sur le lien «Obtenir votre mot de passe». Votre mot de passe est alors envoyé sur votre adresse 5. Cliquez sur «Se connecter». Si vous avez le message d avertissement suivant : Cliquer sur : Cela signifie que vous avez préalablement quitté l outil sans vous déconnecter. 5

6 6. Puis vous accédez à la page principale où vous pouvez effectuer vos réservations ou encore modifier ou annuler des voyages déjà saisis mais non traités pour émission par HRG. Si vous utilisez le nouveau système de réservation en ligne pour la première fois, vous devez d abord saisir votre profil (cf.la procédure de création de profils). Fermeture de session Pour se déconnecter du système : Allez dans Ma session Cliquez sur Se déconnecter 6

7 Votre profil Vous devez saisir dans votre profil toutes les informations importantes vous concernant ainsi que vos préférences en termes de voyage, afin de pouvoir ensuite procéder à des réservations. Toutes les préférences de placement et repas indiqués dans votre profil (places isolées, repas spéciaux etc ) seront prises en compte au moment de la réservation. Cela implique que ces préférences ne seront pas automatiquement confirmées par les fournisseurs. Celles-ci seront attribuées en fonction du remplissage du train ou de l avion De nombreux champs ont déjà été pré-remplis. Il vous faut toutefois remplir et valider tous les champs, et plus particulièrement ceux obligatoires marqués d un astérisque (*). Explications sur les champs de saisie (selon entités): > Centre de coût : votre centre de coût. > Business Unit : la Business Unit à laquelle vous êtes rattachée. > Matricule : votre numéro de matricule. Pour les externes qui n ont pas de NNI (pour les «ex-gdf» uniquement), veuillez insérer E Après avoir rempli tous les champs, enregistrez vos données. Vous avez à présent établi votre profil et pouvez procéder à des réservations, des modifications ou des annulations. Afin de voir tous les champs obligatoires non remplis, faites «Sauvegarder» sur votre profil avant la mise à jour. Cela vous permettra de visualiser plus facilement tous les éléments à renseigner obligatoirement. Attention : Nous attirons votre attention sur les cartes de réduction ou d abonnement SNCF, et plus particulièrement sur les cartes fréquences point à point. L outil n appliquera une réduction que sur les trajets qui lui auront été indiqués. Par exemple, si vous indiquez une carte abonnement fréquence sur Paris-Marseille, l outil ne vous proposera pas de tarif abonné sur Paris-Lyon à moins que vous ne rajoutiez cet itinéraire dans les trajets couverts par cet abonnement. Pour les abonnements entre Paris et Lyon, nous vous conseillons donc de rentrer les itinéraires suivants : 7

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9 Souhaitez-vous que quelqu un d autre réserve votre voyage? 1. Ouvrez la zone «Profil». Cliquez sur le lien suivant sous «Informations sur le voyageur». 2. Recherchez le chargé de voyage à l aide de la fenêtre de recherche. 3. Sélectionnez la personne souhaitée, cliquez sur le lien «Cliquez ici pour ajouter des chargés de voyage à votre liste», puis confirmez et enregistrez. 4. Si aucun résultat ne s affiche et que la personne n est pas encore saisie dans le système, vous devez faire la demande de création du profil. Vous trouverez de plus amples informations sur le rôle de chargé de voyage à la page 18. 9

10 La page d accueil de l outil de réservation en ligne Depuis la page d accueil, vous pouvez accéder aux différentes fonctions: Recherche rapide Vous pouvez consulter et/ou réserver ici rapidement les hôtels et les vols Cliquez ici pour faire une réservation. Cliquez ici pour visualiser, modifier ou annuler vos réservations Cliquez ici pour modifier votre profil Se déconnecter Ici, vous pouvez vous déconnecter et quitter le système. Voyages en attente Les voyages en attente s affichent ici. Vous pouvez sélectionner un voyage pour le visualiser, le modifier ou l annuler. Dossiers de voyage Ces liens constituent un autre moyen d accéder aux fonctions ci-après: 10

11 «Voyage en attente» : tout voyage finalisé dans l outil mais non envoyé à HRG pour émission. Le dossier est envoyé à HRG uniquement lorsque la fonction «Confirmer ce voyage» a été sélectionnée. «Voyage préparé» : tout voyage confirmé et envoyé à HRG mais dont la date n est pas encore passée. Réserver avec l outil de réservation en ligne L exemple suivant porte sur une planification d un voyage avec réservation de vol et d'hôtel. 1. Allez dans la zone «recherche rapide» de la page d accueil ou ouvrez la zone «Planifier un voyage» Quel est la différence entre la «recherche détaillée» et «Planifier un voyage»? L onglet «Planifier un voyage» vous permet d indiquer plus de critères de recherche alors que la «recherche rapide» est un format déjà filtrée vous permettant de réserver plus rapidement. Le lien de la recherche avancée vous permet de basculer directement sur «Planifier un voyage» tout en conservant les champs déjà renseignés 2. Sélectionnez la prestation que vous souhaitez réserver (vol, train, hôtel ou location de véhicule). 3. Puis indiquez les détails concernant votre voyage : a) Sélectionnez le type de voyage. L option «Aller / Retour» est sélectionnée par défaut. b) Entrez le lieu de départ et le lieu de destination ou cliquez sur la fonction de recherche. Toutes les villes sont pré-enregistrées, il vous suffit donc de taper les premières lettres et l intitulé exact vous sera proposé c) Choisissez la date du voyage. Utilisez pour cela le menu déroulant ou cliquez sur le calendrier. 4. Cliquez sur 11

12 5. La page de résultats qui s affiche contient la liste de tous les vols/trains et tarifs parmi lesquels vous pouvez choisir la solution qui vous convient. En cliquant sur le groupe de tarifs, vous accédez à des informations sur les conditions d achats du Groupe tarifaire sélectionné. Pour plus de détails cliquez sur «Légende des colonnes de votre affichage» (voir ci-dessous) Tarif Abonné Air France Ce tarif a été spécialement négocié pour votre société et ne peut être accordé qu aux collaborateurs. Les tarifs particuliers sont plus avantageux que les tarifs publics 12

13 6. Pour ajouter un hôtel ou un véhicule de location à votre réservation, cliquez sur le symbole «Ajouter un hôtel» ou «Ajouter une voiture». La date d arrivée s implémente automatiquement à partir de la date de réservation du vol. Entrez à présent les critères voulus pour la recherche d un hôtel. 13

14 Tous les hôtels disponibles s affichent. Dans le cas d un voyage de plusieurs jours, veuillez utiliser en priorité un hôtel du programme hôtel GDF SUEZ. 7. Pour terminer votre réservation, il vous suffit d accepter les conditions tarifaires et de suivre les instructions de l outil de réservation en ligne. Pour les entités qui utilisent Résacar pour leurs locations de véhicules, n oubliez pas que vous pouvez y accéder via le site en cliquant dans la rubrique «Plus de Services» : Puis sur le lien suivant : Vous arrivez alors directement sur la page d accueil «résacar» : 14

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16 Les codes d économies en fin de réservation : Indiquez le type de tarif sélectionné dans le menu déroulant Le second exemple suivant porte sur la réservation d un train 1. Ouvrez la zone «Planifier un voyage» 2. Sélectionnez la prestation Avion / Train et le type de recherche «Recherche de train» Il est possible de réserver un même train jusqu à six personnes en même temps, pour peu que ceux-ci appartiennent au même compte. Il vous suffit d indiquer le nombre de voyageurs dans la fenêtre de recherche. 3. Même actions que pour l avion (page11) 4. Même actions que pour l avion (page 11) 5. La page de résultats qui s affiche contient la liste de tous les trains et tarifs parmi lesquels vous pouvez choisir la solution qui vous convient. 6. L ajout d autres prestations et la finalisation de la réservation se font de la même manière que pour l aérien. 16

17 Lors d une réservation pour plusieurs passagers, les imputations comptables qui sont à rentrer en fin de réservation peuvent être différentes : Exemple : J ai réservé un aller-retour en train pour Mr Godard et Mr Valliquet, à la fin de la réservation, je peux tout de même personnaliser pour chacun les imputations comptables (dans cet exemple le Code Analytique et le Numéro de DB). 17

18 Visualiser, modifier ou annuler une réservation existante Tant que le billet n'a pas été émis, vous avez la possibilité de modifier ou d'annuler vos réservations dans le système. Si vous souhaitez faire des modifications après l émission du billet, vous devez contacter l agence HRG France 1. Cliquez sur «Accueil» ou ouvrez la zone «Mes voyages». 2. Vous trouverez les voyages en instance sous «Voyages planifiés». Sélectionnez la réservation que vous voulez visualiser, modifier ou annuler. 3. Les détails s affichent. Cliquez ici pour modifier la réservation. Cliquez sur ce bouton en bas de page pour annuler le voyage. Ce bouton vous permet de programmer le voyage à une autre date 18

19 4. Suivez les instructions du système pour terminer la procédure. Réserver en tant que Chargé de voyage. Si vous organisez des voyages pour une ou plusieurs personnes, vous disposez de la fonction Chargé de voyage. Cette fonction vous permet de planifier des voyages pour une tierce personne mais aussi de gérer son profil. Si vous disposez déjà d un login et d un mot de passe en tant que chargé de voyage, voici le processus à suivre : 1. Cliquez sur l onglet «Chargé de voyages» 2. Entrez à présent le nom et/ou le prénom de cette personne et cliquez sur «Rechercher». 3. Sélectionnez la personne et en cliquant sur Votre voyageur s ajoute automatiquement dans votre sélection. Cliquez sur «Réserver» 19

20 4. Vous revenez directement sur l onglet «Planifier un voyage». Un message vous indique que vous travaillez sur le profil du voyageur sélectionné. Vous pouvez commencer à préparer le voyage pour ladite personne. Pour vous déconnecter de la session du voyageur sélectionné, cliquer sur l icône «cliquez ici». Un message vous demandera de valider ce choix. 20

21 Approbation du voyage / Approbateur Si votre voyage nécessite une demande d approbation, une autorisation est requise. Cette autorisation est octroyée par votre valideur. Si vous êtes approbateur, voici la procédure à suivre pour accepter ou refuser une demande de voyage. Procédure d approbation ou de refus d un voyage Important: si vous n'approuvez pas dans le délai stipulé dans la réservation, votre dossier est automatiquement annulé. Lors de la finalisation de votre réservation un message vous rappelle le dernier délai pour la validation Il existe deux possibilités pour accepter ou refuser un voyage: 1) Accès direct à la page Internet correspondante: 1. Réception d un dont l expéditeur est : no-reply@hrgworldwide.com et l objet : «Accord nécessaire pour la réservation». L contient une pièce jointe «Notification». 2. Cliquez sur cette pièce jointe pour accéder directement au système. Vous pouvez alors visualiser les données relatives aux voyages ainsi qu aux frais engendrés par votre collaborateur. 3. Vérifiez les données relatives au voyage de votre collaborateur et donnez votre autorisation ou refusez le voyage, le cas échéant. 4. Cliquez pour cela sur le bouton correspondant et suivez ensuite les instructions du système pour terminer la procédure. Votre tâche est terminée. 5. Votre collaborateur reçoit automatiquement votre autorisation ou votre refus par e- mail. 21

22 2) Accès à la page Internet correspondante via Internet et login: 1. Ouvrez votre navigateur Internet 2. Connectez vous dans AETM avec votre Identifiant et mot de passe. Attention: si le voyageur est d une communauté autre que celle du valideur, le valideur devra se connecter dans la communauté du voyageur en utilisant la fonctionnalité ci-dessous dans la page de connexion en dessous de Identifiant 3. Sur la page d accueil vous accéder directement à la liste de vos voyages à approuver. Il vous suffit de cliquer sur le voyage que vous souhaitez valider. 4. Vérifiez les données relatives au voyage de votre collaborateur et donnez votre autorisation ou refusez le voyage, le cas échéant. 5. Cliquez pour cela sur le bouton correspondant et suivez ensuite les instructions du système pour terminer la procédure. Votre tâche est terminée. 6. Votre collaborateur reçoit automatiquement votre autorisation ou votre refus par e- mail. Il faut savoir qu il est possible d approuver un voyage à partir de son Blackberry (même procédure que 1). Toutefois, il faudra préalablement faire la manipulation suivante : 1) Lancez son navigateur Internet de Blackberry 2) Cliquez sur la touche de menu 22

23 3) Sélectionner «Option» dans le menu, puis sur «Configuration du navigateur» 4) Sélectionnez «Prise en charge de Javascript» 5) Sortez de la configuration en enregistrant la modification. 23

24 Aide et support Hotline/helpdesk HRG Si vous avez des questions sur le système et sur ses fonctions, vous pouvez consulter l aide en ligne sur la page d accueil Vous pouvez également vous adresser à notre E-support : Téléphone : Heures d ouverture: du lundi au vendredi, de 9h à 18h esupport.france@hrgworldwide.com 24

25 Annexe 1. Lecture des conditions d achat Un élément important quand on réserve un vol est de savoir quelles sont les conditions d achat associées. o Est-ce un billet flexible que je pourrai modifier ou annuler sans pénalité? o Est-ce un billet semi-flexible que je pourrai modifier ou annuler avec des pénalités? o Est-ce un billet restrictif que je ne pourrai ni modifier, ni annuler? Premiers indicateurs : les icônes ou les libellés Quand l outil de réservation vous affiche des tarifs, il vous donne une première indication via des icônes ou un libellé de tarif. Les icônes sont les suivants : Ils sont associés aux tarifs comme présenté sur la figure A1.1. Un libellé de tarif est du type «Economique avec restriction» (Voir figure A1.2). Les conditions d achat A l affichage des tarifs, vous êtes invité à lire les conditions d achat. Vous devez également prendre connaissance de ces conditions quand vous finalisez votre réservation. Cette fonction s affiche ainsi : Figure A1.1 Figure A1.2 25

26 Une fois que vous avez cliqué sur les conditions d achat, une fenêtre s ouvre. Dans l onglet «résumé des conditions d achat» vous accédez directement aux conditions de modification et de remboursement du tarif sélectionné 26

27 En cliquant sur l onglet «conditions d achats», vous accédez aux conditions détaillées selon l affichage international. Ce qui suit va vous en expliciter les grandes lignes. Cliquez sur la rubrique «Pénalités et suppléments» Dans la partie droite qui détaille les pénalités et suppléments, il faut regarder deux rubriques «CHANGES» correspondant aux conditions de modification, et «CANCELLATIONS» correspondant aux conditions d annulation. Conditions de modifications «CHANGES» : 27

28 Voici comment s affiche les conditions pour un billet qui n est ni échangeable «CHANGES NOT PERMITTED», ni remboursable «TICKET IS NON-REFUNDABLE» Et voici les conditions de modification avec pénalités : Si l outil n affiche pas de rubrique CHANGES, c est que votre billet n est à priori pas soumis à conditions de modification. Lexique de lecture des conditions d achat Anglais Cancellation Changes Before departure After departure Penalties No Show Refund Any Time Not Refundable Not Permitted Français Annulation Modification Avant départ Après départ Pénalités de modification ou d'annulation Non présentation à l'aéroport / hotel Remboursement A tout moment Non remboursable Non premis 28

29 Annexe 2. Modification d une réservation avant émission Si vous souhaitez reprendre votre réservation, cliquez sur «Mes Voyages» puis «Mes voyages planifiés» puis «Afficher». Affichage de la réservation Vous pouvez alors modifier votre réservation 29

30 Annexe 3. Envoi d un modèle de voyage La fonctionnalité «modèle de voyage» vous permet de répéter un voyage (train, avion, hôtel ou voiture) déjà réservé pour un autre voyageur. Planifiez le déplacement du voyageur 1. Lorsque la réservation est validée (mise en attente ou confirmée), aller dans la rubrique «Mes Voyages» puis sélectionnez le déplacement que vous souhaitez envoyer en modèle de voyage Cliquez sur «options de gestion» puis sur «envoyer» 30

31 Une fenêtre s ouvrira et vous demandera de sélectionner le ou les voyageurs à qui vous souhaitez envoyer le modèle de voyage. Pour récupérer ce modèle : 1) Si vous êtes chargé de voyage : Sélectionnez le voyageur à qui vous avez envoyé le modèle de voyage. 2) Si vous êtes le voyageur : Aller dans l onglet «Mes voyages» puis «Modèles de voyages reçus» Cliquez sur «répéter» 31

32 Vous accédez au formulaire de la demande de voyage, pour pouvez alors cliquer sur «Confirmer» si vous souhaitez réserver le même voyage. L outil vous propose alors les tarifs disponibles. Les étapes suivantes jusqu à la finalisation du voyage sont identiques à une réservation classique. 32

33 Annexe 4. Demande d assistance Personnes Handicapées Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs à mobilité réduite et aux personnes à déficience visuelle de faire une demande d assistance auprès de la compagnie Aérienne via l outil de réservations en ligne. Cette fonctionnalité est valable uniquement pour les demandes Avion Réservation Dans le Récapitulatif et dans la rubrique «Préférences Avion» précisez votre type de demande d assistance puis finalisez votre voyage Un message de demande d assistance est automatiquement envoyé à la compagnie aérienne. Si la compagnie a besoin d informations complémentaires, un consultant HRG se rapprochera directement de l utilisateur 33

34 Annexe 5. Les passagers voyageant pour différentes entités Cette fonctionnalité permet aux chargés de voyages d effectuer des réservations pour une personne voyageant pour différentes communautés. Il faut bien entendu qu auparavant leur ait été donné le rôle de voyageur sur différentes communautés. Exemple : La compagnie Test France a 3 entités M. Victor Hugo fait partie de l entité «Filiale C» mais est parfois appelé à voyager pour la filiale A. Son profil voyageur a donc été créé sur la filiale C mais avec des droits de voyager sur la filiale A. Une chargé de voyages de la filiale A peut tout de même aller le sélectionner via l onglet «Chargé de voyages». Simplement, au moment de le sélectionner, il faut : soit choisir la communauté à facturer dans le menu déroulant : 34

35 soit taper le nom du passager puis choisir la communauté à facturer en cliquant devant la ligne adéquate puis sur «Confirmer». Le système vous confirme d ailleurs en permanence la communauté sur laquelle va être imputé le déplacement : 35

36 Annexe 6. Quand utiliser l outil de commande en ligne? Quand utiliser l'outil en ligne HRG? Scénarios Outil en ligne Via l'agence Exemple de voyages Aller-retour en Train X Paris-Lyon-Paris Aller-retour en Avion X Paris-Nice-Paris Aller-retour en Train avec un via X Lille-Paris-Strasbourg-Paris-Lille Aller-retour en Avion avec un via X Paris-Osaka-Saint Denis de la Réunion-Osaka-Paris Voyage circulaire en Train X Paris-Lyon-Marseille-Montpellier-Paris Lieu d'arrivée/départ différent en Train X Paris-Strasbourg en Train Location de voiture Dijon-Paris en Train Lieu d'arrivée/départ différent en Avion X Paris-Marseille en Avion Location de voiture Nice-Paris en Avion Voyage circulaire en Avion X Paris-Milan-Francfort-Paris Voyage Mixte Train / Avion X Paris-Marseille en Train Location de voiture Nice-Paris en avion Voyage Mixte Avion / Train X Paris-Toulouse en Avion Location de voiture Bordeaux-Paris en Train Location de Voiture X En utilisant Résacar Carte d'abonnement ou de réduction Avion ou Train X Air France ou SNCF 36

37 Multi-passagers Train X Jusqu'à 6 personnes Multi-passagers Avion X Jusqu'à 4 personnes Modification ou annulation de Billets émis X Même si la réservation initiale a été effectuée en ligne Modification ou Annulation (totale ou partielle) d'un dossier laissé en attente Mettre à jour mon profil voyageur X X Il est synchronisé en temps réel avec le logiciel utilisé par l'agence 37