EXPRESSION ECRITE - ADMINISTRATIF/COMMERCIAL

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1 CATALOGUE FORMATION EXPRESSION ECRITE - ADMINISTRATIF/COMMERCIAL

2 NOS FORMATIONS 1. COMMUNICATION ECRITE-PRISE DE NOTE COMPTE RENDU DE REUNION 2. SECRETARIAT ADMINISTRATIF 3. SECRETARIAT COMMERCIAL 4. CREER DES PRESENTATION QUI ONT UN IMPACT! 5. TOUTES LES TECHNIQUES POUR BIEN REDIGER SES COURRIERS 6. ACCELERER VOS PRISES DE NOTES : «L écriture simplifiée» 7. REDIGER VOS S DE MANIERE EFFICACE 8. LES OUTILS ESSENTIELS AU SERVICE DU MANAGER 9. CREER-MODIFIER-CONVERTIR-PROTEGER VOS FICHIERS PDF 10. COMPTE RENDU PROFESSIONNEL «NIVEAU PERFECTIONNEMENT» 11. NOTE DE SYNTHESE «NIVEAU PERFECTIONNEMENT»

3 COMMUNICATION ECRITE PRISE DE NOTE-COMPTE RENDU DE REUNION Objectifs : Acquérir une méthode de prise de notes efficace lors de réunions Savoir synthétiser pour structurer les idées à développer Savoir rédiger et présenter un compte rendu de réunion COMMUNICATION ECRITE La rédaction d un message professionnel Le contenu et l analyse d un message La forme du message La communication interne Rédaction, présentation et caractéristiques de : Les notes de service, d informations Les consignes La note de synthèse La communication externe : Rédaction et présentation de La lettre professionnelle dans le cadre administratif, des ressources humaines Les lettres commerciales (l appel d offre, les réclamations, la lettre publicitaire) LA PRISE DE NOTES POUR UNE REUNION ET LA REDACTION DE COMPTE RENDU DE REUNION Acquérir une méthode de prise de notes efficace lors de réunions Savoir synthétiser pour structurer les idées à développer Savoir rédiger et présenter un compte rendu de réunion LA PRISE DE NOTE Analyse de son propre système de prise de notes et de restitution des données. Objectifs : prendre conscience de ses points forts et points faible Contenu : Quelle est ma propre prise de notes Quelles sont les difficultés rencontrées lors de la prise de note dans le cadre d une réunion Quelles sont les difficultés rencontrées lors de la rédaction du compte rendu quelles sont les attentes de l entreprise en matière de restitution d idées. Etape n 1 Se préparer à la prise de note Objectifs : anticiper afin d éviter les difficultés de compréhension lors du discours des intervenants Anticiper afin d éviter les pertes de temps engendrées par des soucis d organisation matérielle Contenu : Savoir s informer et se documenter sur l objet de la réunion, les intervenants

4 Méthode des questions clé (QQOQCP) savoir se préparer intellectuellement et matériellement Se préparer psychologiquement Préparer le poste de travail Préparer ses outils Préparer les pages de saisies ETAPE N 2. La prise de note pendant la réunion Objectifs : Acquérir une méthode de prise de notes non codée combinant plusieurs méthodes facilement exploitable qui convienne le mieux en fonction du contexte de la réunion tout en respectant sa pratique personnelle Les capacités à développer : la concentration et l écoute la mémorisation Pour saisir l enchaînement des idées tout en notant ce qui vient de se dire L analyse Discerner et noter l essentiel Repérer les mots clés Les procédés d écriture synthétique simples non normés Les abréviations courantes et signes courants pour une écriture littérale Le style télégraphique Les symboles Exercices pratiques à partir de situations orales et écrites ETAPE N 3 LA PRISE DE NOTE APRÈS LA RÉUNION Objectifs : Exploiter ses notes afin de se préparer à la restitution des idées énoncées lors la réunion Contenu : La relecture immédiate de ses notes La synthèse : Regrouper et reclasser rapidement des idées énoncées lors de la réunion Mettre en valeur les idées essentielles Application à partir d un cas pratique complet : mise en situation d entreprise préparation en vue de la prise de note prise de notes synthèse de la prise de note pour restitution future DUREE 21 H

5 MODULE SECRETARIAT ADMINISTRATIF Objectif : Acquérir une meilleure gestion des tâches quotidiennes sur son poste de travail par l apprentissage ou la mise à jour des connaissances spécifiques aux métiers du secrétariat LA COMMUNICATION Contribuer au maintien d une communication d entreprise de qualité Savoir se positionner dans la hiérarchie Utiliser les bons moyens de communication Communication orale Etablir et faciliter la relation de communication Au poste d accueil Présentation Elocution Au téléphone Le filtrage L orientation Prise de note des messages Transmission des messages La fiche téléphonique Communication écrite Définition de la communication Externe et interne Rédiger et Présenter : Une lettre professionnelle (administrative) Une note de service Une note d information Un compte rendu de réunion Un rapport Autres outils de communication utilises Savoir utiliser le moyen de communication le mieux adapté face à une situation d urgence ou non Fax Répondeur enregistreur Messagerie électronique :

6 ORGANISATION ADMINISTRATIVE La gestion des dossiers Préparer le traitement d un dossier Collecter des informations Traiter le dossier Savoir trouver les sources d informations à l intérieur ou à l extérieur de l entreprise Le classement Mettre en place et gérer Des modes de classement Accessibles à tous Savoir adopter le bon classement Les différents types de classement et leurs règles Alphabétique Numérique Chronologique Thématique Géographique La gestion des dossiers informatiques Outils bureautique associé : Environnement WINDOWS La visualisation de l information Les tableaux Les diagrammes et graphiques La gestion du temps Etablir l ordre des priorités Savoir repérer l urgence Savoir : Tenir un agenda, Tenir un planning Les différents types de planning Tenir un échéancier Nombres d heures : 28 H

7 MODULE SECRETARIAT COMMERCIAL Objectif : Acquérir les connaissances et les outils nécessaires au poste de secrétaire commerciale. ORGANISATION ADMINISTRATIVE Le classement Mettre en place et gérer des modes de classement accessibles à tous Savoir adopter le bon classement Les différents types de classement et leurs règles Alphabétique Numérique Chronologique Thématique Géographique La gestion des dossiers informatiques OUTIL BUREAUTIQUE ASSOCIE : ENVIRONNEMENT WINDOWS La gestion des dossiers Préparer le traitement d un dossier Collecter des informations Traiter le dossier Savoir trouver les sources d informations à l intérieur ou à l extérieur de l entreprise La gestion du temps Etablir l ordre des priorités Savoir repérer l urgence La liste des tâches Tenir un agenda, Tenir un planning (Les différents types de planning) Tenir un échéancier OUTILS BUREAUTIQUES ASSOCIES : L AGENDA ELECTRONIQUE OUTLOOK -EXCEL (création de planning)

8 ADMINISTRATION COMMERCIALE Création et gestion des Documents commerciaux devis commande bon de livraison facture avoir SUIVI DES DOSSIERS COMMERCIAUX CLIENTS OU FOURNISSEURS 4H la lettre commerciale Gérer Les réclamations o faire face à une Réclamation o répondre à une Réclamation o rédiger une lettre De réclamation Suivi des règlements LA RECHERCHE DE NOUVEAUX FOURNISSEURS l appel d offre le tableau comparatif des offres Valoriser l image de l entreprise auprès de ses clients La plaquette de publicité Les offres promotionnelles Les tarifs présentation en image de l entreprise OUTILS BUREAUTIQUES: ASSOCIES WORD - PowerPoint Nombre d heures : 28

9 CREER DES PRESENTATIONS QUI ONT UN IMPACT! Objectif : Vous avez à présenter pour une réunion, vos résultats, vos analyses, vos objectifs venez acquérir le savoir-faire afin de produire des présentations claires et percutantes. DEFINIR L OBJECTIF DE LA PRESENTATION Définir les sources Définir le public Définir les contraintes de temps MAITRISER L UTILISATION DE DIVERSES SOURCES D INFORMATION Excel : Créer ou récupérer les tableaux nécessaire à la présentation Word : Créer ou récupérer les documents nécessaire à la présentation Internet : Créer des liens MAITRISER LE POTENTIEL DU LOGICIEL POWERPOINT Bien connaitre et utiliser tous les types de diapositives : Texte-image-tableaux, graphiques, organigramme, vidéo, son, processus MAITRISER LES LIENS ENTRE LES DIFFERENTS LOGICIELS DE LA SUITE MICROSOFT Ceci afin d obtenir une mise à jour des informations. DUREE 14 H

10 BIEN REDIGER VOS COURRIERS PROFESSIONNELS Objectifs : Apprendre à alléger les phrases, choisir le ton juste, utiliser les mots de liaison et les signes de ponctuation appropriés afin de rédiger un courrier professionnel dans les règles de l art. Transmettre les informations par écrit de façon claire et concise. 1 Qu est ce que le style professionnel? Caractéristiques de l écriture professionnelle Transmettre le message dans les meilleures conditions Alléger les phrases Construire les paragraphes, l'introduction et la conclusion Articuler les idées Utiliser les mentions obligatoires : objet, référence, pièces jointes... Les règles à respecter 2 -Structurer et organiser les plans de rédaction selon le destinataire L entrée en relation Demande de renseignements La commande Les réclamations Demande de règlement Promotions publicitaires Litiges Contestation Déclaration de sinistre Etc 3- Choisir le ton juste en s adaptant aux circonstances Découvrir les formules standard : pour expliquer, confirmer, convaincre, refuser, s'excuser, remercier Les principes des formules de politesse 4 Auto-contrôle Se relire pour vérifier : le contenu le style la grammaire, l'orthographe DUREE 14 H

11 ACCELERER VOS PRISES DE NOTES : L'ECRITURE SIMPLIFIEE Les objectifs: Acquérir une méthodologie d'écriture rapide, éprouvée et l'utiliser en toutes circonstances. Noter l essentiel rapidement pour une retranscription pertinente 1 Découvrir les principes de l'écriture simplifiée Créer et utiliser ses propres abréviations. Utilisez l écriture simplifiée tout en donnant libre cours à votre créativité Oubliez (provisoirement) l orthographe des mots S'approprier l'écriture des voyelles et des consonnes. Utiliser les tracés polysyllabiques Agir sur la calligraphie Abrégez les terminaisons Remplacer sa prise de notes habituelle par une prise de notes simplifiée. Se créer un glossaire d'abréviations 2 - Acquérir une vitesse progressive S'entraîner à écrire vite et bien quelle que soit la vitesse de parole des personnes. Comment doubler sa rapidité de prise de notes initiale. Acquisition progressive de l écriture à l aide de : a. Cahier d exercices b. dictées de textes à vitesse et difficultés croissantes, c. entraînement sur divers documents d entreprise. 3 S entraîner à l'écriture simplifiée en toutes circonstances Au téléphone En réunion En entretien ou en rendez-vous Pendant les exposés et les conférences 4 Finalité des documents La relecture des notes Privilégier l'automatisme de reproduction des sons Réintégrer l'orthographe et la grammaire DUREE : 21 h

12 REDIGER VOS S DE FACON EFFICACE Les objectifs: Maîtriser les techniques pour bien rédiger un message électronique et gérer sa correspondance électronique. Renforcer l image de votre entreprise par une rédaction professionnelle et pertinente. 1. L' pour qui, pour quoi? Le courrier électronique au service de l entreprise Spécificités : rapidité, immédiateté L' par rapport au téléphone et à la lettre Adapter les règles de la communication écrite à la rédaction des s Protéger l image de l entreprise 2. Comment gérer sa messagerie Lire et traiter ses messages Répondre à bon escient Classer et organiser ses messages 3. La rédaction du mail Ecrire aisément grâce à un schéma type Construire des phrases courtes et lisibles Utiliser un vocabulaire précis Adopter un style vivant et concret Prévenir les pièges de la communication par Utiliser l option prioritaire 4. Envoyer un mail : Déterminer l objet du mail de manière efficace : a) communiquer ou obtenir une information, b) transmettre une consigne, c) confirmer un accord, d) valider une procédure... e) autres Envoyer des pièces jointes Utiliser les formules de politesse Insérer sa signature ou sa carte de visite 5. L objet pour déterminer l importance du mail Rédiger l objet du message de manière efficace Susciter l attention du correspondant DUREE : 7 h

13 LES OUTILS BUREAUTIQUES AU SERVICE DU MANAGER Les objectifs: Utiliser les applications bureautiques pour améliorer son efficacité et sa productivité 1 Accéder rapidement aux applications et aux dossiers Organiser son poste de travail Afficher la barre d'outils lancement rapide Intégrer des raccourcis dans la barre "lancement rapide" Définir des raccourcis de dossier Utiliser l'explorateur windows 2 - Excel: Acquérir les fonctions essentielles Organiser ses données. Mettre en place des formules de calcul. Appliquer une mise en forme conditionnelle Créer des graphiques pour illustrer vos chiffres. Générer un tableau croisé dynamique 3 - Outlook : la communication efficace Personnaliser sa messagerie et ses s. Maîtriser l'envoi et la réception de pièces jointes. Utiliser les fonctionnalités de demande de réunion Différencier vos rendez-vous avec la mise en forme automatique Organiser votre boîte de réception Utiliser les codes couleur et les dossiers avec les règles Catégoriser vos contacts pour une meilleure recherche Transformer rapidement un message en rendez-vous, en contact Planifier ses activités, organiser des réunions. 4 - PowerPoint : structurer l'information et l'enrichir Créer et structurer une présentation : le mode plan. Enrichir chaque diapositive : images, diagrammes. Importer un tableau ou un graphique Excel. Concevoir la documentation associée. Animer une présentation. 5 - Word : Créer et personnaliser vos documents Automatiser la présentation : styles et modèles. Utiliser les modèles du logiciel Intégrer des images, des graphiques. Travailler en mode plan Intégrer une table des matières automatique à partir du plan DUREE : 21 h

14 CREER, MODIFIER, CONVERTIR ET PROTEGER DES FICHIERS PDF Les objectifs: - créer des fichiers PDF depuis des applications bureautiques ou des périphériques - utiliser les logiciels PDF Créator, Adobe, Free Scanner et autres services en ligne gratuits - Modifier et protéger ses documents par le PDF 1 - Qu est ce qu un fichier PDF? - Reconnaître un fichier PDF - Comment l ouvrir? - Pourquoi transformer ses fichiers en format PDF? - L interface du logiciel Adobe - Personnaliser sa barre d outils - Spécificités du fichier PDF 2 - Création de fichiers Pdf depuis : - Des applications : Word, Excel, Powerpoint, Office 2007, OpenOffice - Un scanner ou une imprimante - Des pages Web/HTML - Les logiciels PDF Créator, FreeScanner 3 - Modification de PDF - Ajouter des pages dans un PDF - Supprimer des pages dans un PDF - Fusionner plusieurs PDF en un seul fichier - Extraire une partie du PDF - Mise en page du PDF 4 Convertir un fichier PDF - Utiliser les logiciels adéquats pour assurer une bonne conversion des fichiers 5 - Recherche dans les fichiers - Utilisation de la fonction recherche 6 - Protection des fichiers - Depuis Acrobat - Depuis MS Office - Lors de la création du PDF DUREE : 7 h

15 REDIGER UN COMPTE RENDU PROFESSIONNEL PREFECTIONNEMENT Les objectifs: Utiliser toutes méthodologies pour faciliter la tâche rédactionnelle afin de rédiger des comptes rendus adaptés, lisibles et percutants. 1 Avant la réunion : Collecter les informations nécessaires Distinguer les différents types de réunion. Choisir ses outils Préparer un support Déterminer l'objectif du compte rendu. 2 - Rédaction du compte rendu : Concevoir et organiser la présentation du document : Regrouper les informations reçues présentation, longueur du document, numérotation. Le style «rapporté», les mentions obligatoires Rédiger des titres explicites Utiliser le plan ou le modèle approprié au contenu du compte rendu 3 - La structure : Organiser un sommaire permettant l'accès aux informations clefs Introduction Développement Adapter son vocabulaire à celui des destinataires Organiser la liaison entre les différents paragraphes Conclusion 4 - Ecrire pour être lu : Etre correct : révision orthographique rapide. Etre clair : ponctuation, typographie, présentation DUREE : 7 h

16 NOTE DE SYNTHESE : PERFECTIONNEMENT Les objectifs: Analyser les documents afin d en transmettre le contenu de manière synthétique et cohérente Acquérir les outils d analyse et de synthèse permettant de mener à terme chacune des étapes méthodologiques et de les enchaîner efficacement 1 Analyse du sujet Analyser la mise en situation pour comprendre les attentes du destinataire Identifier les demandes du destinataire Analyse lexicale et syntaxique Distinguer le thème, prendre en compte le contexte général, Utiliser ses capacités personnelles de compréhension et d analyse. 2 - Évaluer rapidement les textes de référence Trouver la fonction (l utilité) des documents du dossier Hiérarchiser les textes, et les répartir en fonctions des demandes Evaluer : la variété des textes, la relation des textes entre eux, le plan, le contenu, le style... Déterminer l importance du document à partir de sa nature, sa date de parution et de son intitulé Techniques de lecture active et sélective 3 Sélectionner et hiérarchiser ses notes Noter des mots-clés, Codifier les textes afin de dégager l'essentiel de l'information Noter les informations utiles : idées essentielles, idées secondaires, Organiser sa prise de notes : le tableau de mots-clés, les approches thématiques 6 Organiser les informations Évaluer, compléter, regrouper et classer ses notes A partir de ses notes, dégager et mettre en valeur l'essentiel d'un document Élaborer le plan détaillé de la note (parties, sous-parties et paragraphes) Utiliser les types de plans, de raisonnement, marquer les articulations logiques 7 - Rédiger une note La page de garde Le sommaire Structurer son texte : les différentes parties du texte, les titres Utiliser l'écriture synthétique Écrire l'introduction, la conclusion, le développement Respecter les règles de la lisibilité et relire son texte : mise en page, soin, syntaxe, vocabulaire, orthographe DUREE : 7 h

17 TARIF Coût horaire de formation : 70 HT Coût support pédagogique : 15 HT par participant (Pour un effectif de 1 à 6 participants) ORGANISATION DE LA FORMATION Par journée ou par demi-journée

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