ENVOI INFORMATIQUE. A l attention des Présidents de Club, Présidents C.C.R. et Responsables de Ligue. Version du 1 er Juillet 2014

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1 FÉDÉRATION FRANÇAISE DE TAROT ZA Les Grandes Terres - Route de Saint Germain du Bois OSLON Téléphone : Télécopie : Mail : webmaster@fftarot.fr ENVOI INFORMATIQUE A l attention des Présidents de Club, Présidents C.C.R. et Responsables de Ligue Version du 1 er Juillet 2014 Rectificatif Date de mise en application Pages concernées Nom de fichier V.O. 20 juin pages EP2003.xls 1 1 er juillet 2009 Refonte sur 5 pages EP pdf 2 09 décembre 2012 toutes EP doc 3 1 er juillet , 3, 5, 7, 8 EP pdf

2 SOMMAIRE Présentation... 3 Le nom des fichiers... 3 Le tableau exploitable... 4 Le contrôle des tableaux... 5 Le bordereau d envoi... 6 La procédure de transmission sur 8

3 Présentation La fédération est dotée depuis quelques années d un système de gestion des joueurs et des Pcn sous Excel. Cette évolution a permis d établir une chaîne numérique complète depuis l arbitrage jusqu à la confection du classement national. L utilisation de : - Extar vous permet d obtenir directement vos tableaux de PCN et de nous les transmettre facilement via clé USB ou messagerie Internet. - TraitementPcn 102 vous permet de contrôler les tableaux pcn prêts à être envoyés à la FFT afin de faciliter leurs transferts dans la base Aurelia. - Bordepcn vous permet de confectionner les bordereaux d accompagnement des tableaux de pcn en respectant les procédures de codification. Le nom des fichiers Les tableaux de PCN et PP étant enregistrés dans la base FFT, il convient qu ils aient tous un nom différent. La codification vous est rappelée ci-dessous, vous la retrouvez aussi dans les programmes Extar lorsque vous déplacez le curseur de la souris au dessus des zones réservées à l entrée des numéros. Il y a 7 caractères : le premier indique la catégorie de tableau : o 1 Championnat de France. o 2 Open nationaux. o 3 Championnat de Ligue. o 4 Tournois organisés par une ligue. o 5 Championnats de Comité. o 6 Tournois organisés par un Comité. o 7 Tournois organisés par un club. o 8 Tournois organisés par un club (+ de 100 tableaux déclarés) o 9 Réclamations, Rachats, Rectifications, Séjours et Stages. Les 2 suivants indiquent le numéro de comité ou de ligue : o 01 Comité Ile de France o 13 Comité Franche Comté o 92 Ligue Nord Les 2 suivants indiquent o soit le type d épreuve s il s agit d une compétition : 11 Open individuel 12 Première série 13 Deuxième série 14 Promotion 15 Jeunes 16 Libre 21 Triplette D1 22 Triplette D2 3 sur 8

4 22 Triplette D3 31 Coupe de France 41 Quadrette D1 42 Quadrette D2 43 Quadrette D3 51 Triathlon 61 Libre par équipe de 4 71 Libre Senior 72 Duplicaté Senior o soit le numéro du club à l intérieur du comité : Les 2 derniers, le numéro d ordre. Ainsi, si vous organisez le championnat 1 ère série du comité Midi-Pyrénées, le tableau des PCN s appelle : il n y a pas d erreur possible. Si vous êtes responsable du club de Macon, et que vous sortez des récapitulatifs de PCN pour vos tournois de régularité : , puis , etc. Le tableau exploitable Le format du tableau Excel utilisable est le suivant : NumLicenceJoueur NomJoueur PrenomJoueur Pcn Pp FISCHER Franck Lorra 1P COURTNEY Renaud Lorra 1P AFOUTNI Mustapha Lorra 1P MICHAUX René Norma 1P Il est composé de 5 colonnes : Numéro de licence Nom Prénom (cette colonne peut être vide, mais elle doit exister ) PCN (il doit obligatoirement y avoir une valeur) PP (il doit obligatoirement y avoir une valeur, éventuellement 0) ATTENTION, La base lit le numéro de licence et affecte les PCN et les PP à ce numéro, elle ne contrôle pas la correspondance entre le nom et le numéro!!! Vous pouvez laisser les noms et prénoms attachés, la base ne les lit pas, c est uniquement un moyen de contrôle pour la fédération lors de la vérification. 4 sur 8

5 Le contrôle des tableaux Tous les tableaux sont contrôlés au moins 2 fois avant import dans la base Aurelia. Le premier de ces contrôles est effectué soit : par le Président de la CCR du Comité pour les «Régularités, Grand Prix et Festivals», par le Président de ligue pour toutes les compétitions. Le deuxième de ces contrôles est effectué par les salariés au siège à Oslon, ou par des administrateurs ou arbitres nationaux délégués sur cette mission. Ces contrôles ont pour but de vérifier le formalisme des tableaux, l absence de doublons, l ajout de numéro de licence pour les «en-cours», l ajout éventuel de zéros dans la colonne pp enfin, la conformité du numéro de tableau. Pour réaliser cette vérification, on utilise le logiciel TraitementPcn 102.xls : il s agit d un fichier Excel qui permet d effectuer rapidement toutes les opérations énumérées ci-dessus. De plus, à l initialisation, ce logiciel crée les répertoires utiles et stocke les informations répétitives. De nouveaux fichiers corrects sont créés et les anciens sont stockés en archives. Un diaporama d utilisation «Notice ControlePcn» est disponible sur la clé Usb remise à l Assemblée Générale ou en téléchargement sur le site Internet FFT. 5 sur 8

6 Le bordereau d envoi C est une nouveauté de la saison , les bordereaux d envoi des pcn doivent être codifiés afin que les joueurs puissent suivre leurs évolutions, et en cas de réclamations, retrouver rapidement les bordereaux incriminés. Chaque transmission à la FFT porte un nom unique composé de la lettre «P» suivi du code du club à 4 chiffres, puis de la lettre «E» suivi de 2 chiffres pour le numéro de l'envoi. Lorsqu il s agit d un comité, la codification est toujours la lettre P suivie du numéro de comité à 2 chiffres, puis la référence 99 pour indiquer la présence de championnats ou 98 pour des tableaux de comité ou de clubs non référencés, enfin cela se finit par la lettre «E» suivi de 2 chiffres pour le numéro de l'envoi. Exemples de bordereaux reçus cette année : Envoi du CCR Bourgogne : P4202E01 : Envoi N 1 pour le club de Macon P4298E01 : Envoi de tournois saison 2011 Envoi du Président ligue 94 P4299E01 : Envoi N 1 de championnats du Comité Bourgogne Si l on ouvre ce dernier bordereau, voilà ce qu on y trouve : Il est à noter que l intitulé dans ce tableau est celui que les joueurs vont retrouver sur leur feuille de route Soyez précis sur les lieux et dates, et soignez l orthographe. 6 sur 8

7 La procédure de transmission Au niveau des clubs : Dès la fin de chaque tournoi il faut : - Vérifier la codification pcn - faire «sauvegarde classement» et aussi «export pcn» Avant d envoyer les tableaux pcn, il faut : - fabriquer un bordereau d envoi à l aide du programme «Bordepcn» - créer un dossier sur son ordinateur (pour mieux s y retrouver) - y placer tous les tableaux pcn avec les classements respectifs - y placer le bordereau d envoi - compresser, si besoin - envoyer le tout au CCR de votre comité - le règlement peut être envoyé par la poste ou par virement, chaque comité est libre sur sa procédure interne. Au niveau d un arbitre responsable d une compétition : Dès la fin des séances, proclamation des résultats et remise éventuelle des convocations, il doit transmettre dans les plus brefs délais au Président CCN, l ensemble des fichiers de la compétition. C est le CCR qui est chargé de l Export du classement général, l Export du tableau de pcn et la réalisation du bordereau des qualifiés. Au niveau du CCR du Comité : Dès la réception des fichiers, il place les tableaux pcn dans le dossier «FFT-Pcn contrôle» et vérifie les tableaux à l aide du programme «TraitementPcn 102». Après traitement, il s assure que le nombre de tableaux traités dans le dossier «FFT-PcnArchive» est équivalent au nombre de tableaux créés dans «FFT-Pcn». Les tableaux situés dans «FFT-Pcn» qui concernent les clubs sont à expédier directement à la fédération. Le règlement peut être fait soit par chèque (voie postale) ou par virement (demander référence compte au trésorier national) Les tableaux situés dans «FFT-Pcn» qui concernent les compétitions sont à expédier au Président de Ligue avec tous les documents utiles, le règlement peut suivre par voie postale ou virement. Au niveau des Présidents de Ligue : Dès réception d un dossier de compétition, il s assure que celui-ci est complet (Classement de chaque séance, Classement général, Bordereau des qualifiés, Bordereau d envoi des Pcn/PP et règlement. Il doit vérifier la compatibilité avec le nombre de qualifiés prévu, les indices et l attribution des pcn et pp, la bonne constitution du tableau pcn et la correspondance financière. 7 sur 8

8 Procédure de transmission des PCN à la FFT L envoi des tableaux PCN doit obligatoirement respecté les procédures suivantes : Une fois les PCN en leur possession, les présidents de CCR et présidents de ligue doivent envoyer régulièrement (merci de ne pas stocker pour ne pas surcharger la fin de saison): 1 - Par mail à l adresse suivante : pcn.fftarot@free.fr - Fichier des PCN en format Excel avec le bordereau correspondant. 2 - Par courrier : - Le règlement des PCN par chèque rédigé à l ordre de la FFT - A Monsieur Laurent FONTAN. Trésorier-Adjoint FFT. 16 rue du Pouy AUCH Régularités, Grands Prix, Festivals (par le CCR) (Chaque transmission à la FFT porte un nom unique composé de la lettre «P» suivi du code du club à 4 chiffres, puis de la lettre «E» suivi de 2 chiffres pour le numéro de l'envoi.) Exemple : P1102E01 est l envoi n 1 du club 02 du comité 11 C est le 1 er envoi de PCN du club Atout d honneur de Vélizydu comité IDF CLUBS ou Arbitre Responsable Bordereau PCN Classements Tableaux PCN (N du tableau, Intitulé, Nombre de joueurs, Indice) Chèque (avec référence du bordereau au dos) Sauvegarde pour archivage CCR COMITE - 1 Bordereau PCN par Club - Tableaux PCN correspondants (N du tableau, Intitulé, Nb de joueurs, Indice, etc.) - 1 Chèque (avec référence du bordereau au dos) - Archivage 1 Fichier compressé de tous les éléments avec la codification de l'envoi Trésorier adjoint FFT Vérification des tableaux et chèque Compétitions (par le Président de Ligue) (Chaque transmission à la FFT porte un nom unique composé de la lettre «P» suivi du code du comité à 2 chiffres puis 99, puis de la lettre «E» suivi de 2 chiffres pour le numéro de l'envoi.) Exemple : P1199E01 est l envoi n 1 du comité 11 C est le 1 er envoi de PCN championnats du comité IDF Arbitre Responsable ou Directeur d'épreuve Ensemble des fichiers EXTAR (Toutes les Séances) Chèque (avec référence du bordereau au dos) Archivage Président de Ligue Vérification des PP et Validation Fabrication des : - Tableaux PCN - Bordereaux des Qualifiés - Bordereaux PCN - 1 Chèque (avec référence du bordereau au dos) Archivage Trésorier adjoint FFT Vérification des tableaux et chèque 8 sur 8