Archivage des données HSPnet

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1 Page 1 de 7 Guide Quick de consultation Reference Guide rapide Archivage des données HSPnet Sommaire À partir de 2013, un processus d archivage annuel transfèrera les données de stages anciennes de la base de données active à une archive pour stockage permanent. La base de données active contiendra les données de stage modifiables pour 3 à 4 années scolaires à la fois, et les données de stage plus anciennes seront stockées dans la base de données d archive. L historique de stage en ligne pour les étudiants, enseignants, et superviseurs / précepteurs sera accessible par les deux bases de données, et affichera toujours un dossier longitudinal complet des stages attribués. 1. Généralités Le système HSPnet a été lancé en 2003 et la plupart des provinces ont accumulé jusqu à 12 années de données. Au fur et à mesure que la base de données augmente chaque année, la performance du système affecte tous les utilisateurs. Débutant en 2013, un processus annuel d archivage a été introduit pour résoudre cette question en séparant les données HSPnet en données en ligne maintenues dans le système «actif» pour accès instantané, et en données archivées qui sont disponibles sur une base limitée. Les données en ligne comprennent : Les données de base tous les dossiers nonstage, y compris les étudiants, le personnel, et les informations de configuration des organismes demandeurs (programmes, cours) et organismes receveurs (sites, services, et destinations). Les données de stage chaque «transaction» de stage qui se passe entre des organismes demandeur et receveur. Les données archivées comprennent les anciennes données de stage seulement, disponibles pour analyse de données historiques ou si nécessaire, pour être mises à jour manuellement si des corrections importantes sont nécessaires. Les données archivées ne seront pas disponibles dans les écrans des utilisateurs (par ex. boîte d entrée / de sortie) ou dans les rapports et assistants de routine qui mettent l accent sur les stages récents et à venir. Cependant, tous les écrans d historique de stage des étudiants, des enseignants et des superviseurs/précepteurs conserveront un historique longitudinal complet des stages attribués, disponible en données modifiables en ligne (3-4 années scolaires) et en lecture seule pour les données archivées. Voir l'annexe 1 pour des exemples d'écrans avant et après le processus d'archivage.

2 Page 2 de 7 Annuellement, le 1 er septembre, une autre année de données de stage anciennes (stages se terminant avant le 31 août) seront ajoutées à l archive, afin de réduire le système actif à un minimum constant de 3 années scolaires, ainsi que tous les stages à venir ou futurs. 2. Processus d archivage annuel Le processus annuel d archivage comportera trois activités importantes: A. Avis aux utilisateurs le centre d assistance publiera un «décompte vers l archivage» affiché sur la page de connexion de chaque province. B. Publication d assistants de pré-archivage le centre d assistance publiera des modèles dans les assistants principaux pour aider les utilisateurs avec l étape C voir l annexe 3 pour les instructions. C. Préparation des données par les utilisateurs selon les besoins, les utilisateurs peuvent se servir de la période d avis pour : Produire des rapports sur les données anciennes qui ne seront plus en ligne après l archivage; et Effectuer des mises à jour finales sur les anciens stages qui seront en lecture seule après l archivage (par ex. mettre à jour les heures de stage d un étudiant ou précepteur). D. Archivage planifié : début septembre (un samedi soir) toutes les bases de données seront temporairement indisponibles pendant que la plus ancienne année de données est archivée. 3. Accès aux données après l archivage Durant l archivage, les données de stage anciennes seront restructurées ou «dénormalisées» afin d assurer qu elles peuvent être stockées et analysées indépendamment du système actif. La dénormalisation est bénéfique car cela assure que les données archivées peuvent continuer à augmenter au fil du temps sans impact sur la performance, et cela réduit la charge de travail associée au maintien et à recherche dans la base de données. Par contre, les différences structurelles entre les données en ligne et archivées auront un impact quand les données de stage seront analysées au fil du temps. Par exemple, l accès aux données dans les bases de données en ligne et archivées auront besoin de requêtes différentes pour obtenir des données identiques ou équivalentes. Pour cette raison, des initiatives qui impliquent des données historiques nécessiteront des rapports personnalisés séparés pour chaque base de données. Par exemple une analyse de stages confirmés pour 2008/09 et 2009/10 nécessite deux rapports personnalisés : 2008/09 données archivées incluant les stages jusqu au 31 août 2009; 2009/10 données en lignes incluant les stages à partir du 1 er septembre 2009 ou plus tard. Pour des raisons de coût, certaines données ne seront pas gardées durant l archivage car elles ont peu ou pas d utilité en dehors de la base de données active lors d analyse courante. Par exemple, un indicateur qui servait à planifier un rappel serait supprimé, tout comme des données utilisées pour créer une fiche de travail qui sera vide après l archivage. Consultez l annexe 2 pour une liste des données qui ne seront pas archivées. Notez qu'une sauvegarde complète de la base de données sera faite avant chaque archivage, afin d'assurer, si nécessaire, le rétablissement de la base de données pour répondre à une demande imprévue d'accès (par exemple, des recherches spéciales ou une contestation judiciaire).

3 Page 3 de 7 ANNEXE 1 Exemples d écrans HSPnet Exemple #1A Historique des stages de l étudiant AVANT l archivage tel qu affiché en août 2016 Les heures des étudiants sont modifiables par -- par ex. pour inscrire des quarts de stage manqués L écran des détails de stage est visible par Exemple #1B Historique des stages de l étudiant APRÈS l archivage tel qu affiché en septembre 2016 Les heures des étudiants sont en lecture seule pour les stages archivés Des détails de stage limités sont disponibles par et comprennent l historique de la demande et les commentaires/alertes Des entrées ont été supprimées pour les cours où l étudiant n a pas été affecté

4 Page 4 de 7 Exemple #2A Boîte d entrée/de sortie AVANT l archivage tel qu affiché en août 2016 Exemple #2B Boîte d entrée/de sortie APRÈS l archivage tel qu affiché en septembre 2016

5 Page 5 de 7 Exemple #3A Écran de maintenance des cohortes AVANT l archivage tel qu affiché en août 2015 Exemple #3B Écran de maintenance des cohortes APRÈS l archivage de l année 2011/12 tel qu affiché en septembre 2015 Exemple #3C Écran de maintenance des cohortes APRÈS l archivage de l année 2012/13 tel qu affiché en septembre 2016 NOTE Après l archivage de l année scolaire 2013/14 en septembre 2017, cette cohorte serait vide et disparaitra de l écran.

6 Page 6 de 7 ANNEXE 2 Données non-archivées Les données suivantes ont peu ou pas d utilité en dehors de la base de données active et ne seront pas conservées après l archivage : Type de données 1. Les données utilisées pour bâtir les écrans suivants : Fiche d inscriptions Fiches de travail de groupe et individuelles Maintenance des cohortes 2. Le statut des données ou «instantanés» qui sont utilisées dans le système actif, mais ne seront plus profitables pour les données anciennes. 3. Les demandes qui sont affichées comme liées dans la boîte d entrée/de sortie ( ) afin de demander qu elles soient considérées ensemble. 4. Les choix sauvegardés par le sélecteur de sites par l étudiant. Explication Quand les données de stage sont archivées, la cohorte et les entrées des fiches de travail associées seront supprimées une fois qu elles seront vides. Chaque entrée de stage archivée gardera toutes les références détaillées à la cohorte et au cours d origine pour fin d analyse des données, mais il ne sera pas pratique d utiliser ces données après l archivage pour reconstruire les écrans de cohortes ou des fiches de travail (voir l annexe 1 pour des exemples de captures d écran). Par exemple, les signaux seront supprimés si leur seul but était d indiquer l affichage d un rappel dans le passé. Les détails de chaque demande (y compris l historique complet de stage) sera maintenu dans l archive, mais les données utilisées auparavant pour afficher l icône de demandes liées ( ) ne peuvent être appliquées en dehors de la base de données active. Les choix sauvegardés d un étudiant dans le sélecteur de sites seront supprimés lors de l archivage en raison du volume de données. Cependant, même après l archivage, l historique de l étudiant affichera si une demande de stage a été attribuée automatiquement ainsi que le rang de celle-ci. Par exemple, indique que le stage a été attribué automatiquement au premier des neuf choix de l étudiant. 5. Les horaires de correspondance Ces données sont utilisées pour la fonction de correspondance programmée qui alerte automatiquement les utilisateurs pour produire de la correspondance selon un horaire (par ex. «10 jours après la fin du stage»). Puisque les horaires sont définis dans l écran des cohortes pour un cours, cette information ne sera plus applicable une fois le cours archivé.

7 Page 7 de 7 ANNEXE 3 Assistants pré-archivage Le centre d assistance publiera des «modèles» dans les écrans d assistants de rapports pour aider les utilisateurs à extraire une copie des données anciennes avant l archivage. Par exemple, ce modèle produira une liste Excel de tous les stages qui sont terminés avant le 1 er septembre 2009 (la limite pour le premier archivage en C-B) : Pour utiliser le modèle du centre d assistance : 1. Cliquez Copier pour créer une copie locale du modèle pour votre propre utilisation. 2. Cliquez Générer pour produire votre rapport selon vos accès aux données.

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