Formation Fonctions Collaboratives

Transcription

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2 Formation Fonctions Collaboratives 2

3 Introduction Ergonomie Données initiales Messagerie Gestion de ressources Agenda partagé Disque virtuel Publication Sommaire Applications tierces 3

4 Introduction 4

5 Educ-Horus Le premier logiciel orienté Vie Scolaire : 100 % web 100 % compatible ENT Un logiciel qui a fait ses preuves Collèges et lycées Commercialisé depuis 2003 En direct ou dans le cadre de généralisations 5

6 Educ-Horus : fondements Décharger les établissements des problèmes techniques (installations de serveurs, mises à jour, sauvegardes, etc.) tout en offrant un niveau de fonctionnalités au moins équivalent aux logiciels classiques de type client lourd et en s intégrant dans les architectures ENT 6

7 Educ-Horus : mais encore Educ-Horus fournit aussi de puissantes fonctionnalités collaboratives : Messagerie Gestion des ressources Agenda partagé Partage de fichiers Publication Applications tierces Ces fonctionnalités «profitent» de leur intégration avec celles de vie scolaire 7

8 Educ-Horus : mise en œuvre Un logiciel web sécurisé : https : certificats de dernière génération Protection par login et mot de passe, avec délégation possible au socle ENT Un logiciel conçu pour monter en charge : Multi-établissements nativement Architecture redondée, haute disponibilité Performance des accès 8

9 utilisateurs En ligne 9

10 Ergonomie 10

11 Educ-Horus «standard» Barre d applications Utilisateur connecté Recherche d élève Barre des fonctionnalités Barre des écrans Champ de saisie Bouton d action Notification messages ou journal Lien permettant l ouverture d une boîte de dialogue 11

12 Educ-Horus «intégré» Déport des applications et fonctionnalités 12

13 Educ-Horus «intégré» IMPORTANT : Lorsque Educ-Horus est intégré dans un autre ENT, ce sont généralement les fonctions collaboratives décrites dans le présent support qui font doublon L administrateur peut donc désactiver certaines fonctionnalités collaboratives d Educ-Horus, sachant que ces dernières ont l avantage de l intégration avec la vie scolaire (prise en compte des salles de classes dans la gestion des ressources, listes de diffusion, etc.) 13

14 Boîtes de dialogue Un clic sur un lien déclenche l ouverture d une boîte de dialogue de détails et modifications Toujours vérifier la confirmation ou le message d erreur Sauf indication contraire, les actions ne sont effectives qu après validation explicite 14

15 Blocage de «popup» En cas de non affichage d une fenêtre (d impression en général), vérifiez que le navigateur ne fait pas de blocage et changer le paramètre pour «toujours autoriser les popups» venant du site Educ-Horus 15

16 Editions et Impressions Les éditions et impressions sortent au format PDF Nécessité d avoir un plugin dans le navigateur web permettant de lire ce format : Adobe reader Foxit reader Etc. 16

17 Installation d adobe reader 17

18 Données initiales 18

19 Les données initiales Educ-Horus tire ses données de différentes sources : SIECLE : données des élèves et parents Logiciel d emplois du temps : les enseignants, les matières, les salles de cours, les groupes, les cours Annuaire fédérateur : dans le cadre des ENT, mise à jour des adresses, etc. 19

20 Données élèves et parents Proviennent de SIECLE Contiennent tout ce qui est nécessaire à la vie scolaire En cas d utilisation de SMS, s assurer que l autorisation est bien positionnée dans SIECLE, ou passer le paramètre SMSDeuxParents à true Ne pas faire de création ou de modification directement Educ-Horus sauf circonstance exceptionnelle, mais réimporter 20

21 Données d emplois du temps La gestion des élèves et particulièrement des absences s appuie directement sur les emplois du temps Il est essentiel d avoir les données les plus justes possibles en amont pour la justesse en aval : Reporter les modifications ponctuelles dans Educ- Horus (cf. sur les absences) Réimporter en cas de changements structurels (rôle de l adjoint de direction) 21

22 Données de l annuaire fédérateur Dans les ENT, l annuaire fédérateur permet de mettre à jour automatiquement certaines données régulièrement : adresses et téléphone fixe des parents par exemple Mais cette annuaire ne contenant pas l exhaustivité des informations nécessaire il ne peut se substituer complétement à l import des données de SIECLE 22

23 Messagerie 23

24 Messagerie : principes Semblable à un webmail simplifié Intégration des groupes de vie scolaire Possibilité de savoir si un message a été lu Redirection vers une adresse mail Communication possible avec les élèves et les parents 24

25 Liste de messages Rechercher dans tous les messages Classer les messages sélectionnés dans un label Consultation et gestion des labels La couleur rouge indique que le message n a pas été lu Pour rediriger ses messages vers une adresse mail Pour gérer les autorisations de communication des parents et élèves Le symbole trombone indique la présence d au moins une pièce jointe 25

26 Rédaction d un message Rechercher des destinataires grâce aux filtres proposés Taper quelques lettres du nom d un destinataire connu Liste des destinataires Passer en plein écran Possibilité d intégrer directement des fichiers de son disque virtuel ou d autres éléments multimédia Lancer le correcteur d orthographe 26

27 Communication avec les familles Non activée, par défaut, dépend du paramétrage de l administrateur Cocher l accés dans Extranet > Menus Droits par profil (pour parents et élèves) : MessagerieParentsConsultation MessagerieParentsCpes MessagerieParentsDirection MessagerieParentsPersonnels MessagerieParentsProfesseurPrincipal MessagerieParentsProfesseurs MessagerieParentsSurveillants 27

28 Communications avec les familles Possibilité pour chaque personnel de définir qui peut ou pas lui envoyer des messages («élèves et parents» dans le menu gauche) Autoriser ou interdire tous Autorisation individuelle 28

29 Gestion de ressources 29

30 Gestion de ressources En administrateur : Ressources Avec un autre profil auquel on a donné les droits : Ressources > Gestion Les ressources sont classées en catégories Les droits sont définis sur les catégories Les salles de classe constituent une catégorie spécifique : les réservations sont possibles sur des créneaux non occupés par des cours 30

31 Catégories de ressources Restreindre les droits de réservation aux «Utilisateurs autorisés» Seules les ressources jamais réservées peuvent être supprimées Permet aux non autorisés de voir la disponibilité d une ressource avant de demander sa réservation à une personne autorisée 31

32 Empêcher l utilisation Pour empêcher l utilisation d une ressource (ex : matériel en réparation) : Créer une catégorie à autorisations restreintes sans autoriser aucun utilisateur Basculer provisoirement la ressource dans cette catégorie, ce qui empêchera quiconque de la réserver Re-basculer la ressource dans sa catégorie d origine lorsqu elle est à nouveau disponible 32

33 Réservation Dans l onglet Ressources des utilisateurs «Mes réservations» ou «Toutes les ressources» Vision globale de toutes les ressources d une catégorie Informations complémentaires en passant le pointeur de la souris sur une réservation Possibilité de «dessiner» directement sur le planning le créneau voulu 33

34 Modalité de réservation Les professeurs peuvent saisir le début et la fin de réservation directement en cliquant sur leurs cours A la validation, un message d erreur apparait pour signaler si la ressource n est pas disponible Réservation possible pour quelqu un d autre Seuls l auteur de la réservation ou un membre de Direction peuvent supprimer celle-ci 34

35 Agenda partagé 35

36 Agenda personnel L écran «Emplois du temps» d Educ-Horus sert également d agenda pour l utilisateur 36

37 Mode «agenda» ou «cours» pour certains profils Agenda personnel Possibilité de «dessiner» directement un événement sur le planning Légende 37

38 Création d un événement Possibilité d associer des documents Possibilité de réserver des ressources directement Type d événement : Public : visible sur tous les emplois du temps Partagé : invitations lancées à d autres participants Privé : visible uniquement par l utilisateur Privé visible : ne concerne que l utilisateur mais visible par les autres personnes qui regarderaient son agenda Indique que l utilisateur n est pas disponible pour un autre événement à ce moment-là 38

39 Participants Dans le cas des événements «partagés» Choix des participants grâce aux filtres Possibilité de contrôler la disponibilité des participants 39

40 Disponibilités Bouger (flèches ou souris) pour changer l horaire Vert si l utilisateur est disponible, rouge sinon Indique que l utilisateur n est pas disponible 40

41 Invitations Lors qu on invite des participants, ceux-ci reçoivent un message Ils peuvent alors cliquer sur le message et accepter ou refuser L initiateur est averti En cas de modification de l événement les participants sont à nouveau notifié En cliquant sur l événement la couleur des participants indique leur venue (vert) ou pas (rouge) 41

42 Applications d agenda Le bouton «Mon export icalendar» permet : De télécharger tout son agenda au format ical Ou de copier une URL pour la coller dans une application qui supporte la superposition dynamique d agenda : Google Agenda Outlook Etc. 42

43 Disque virtuel 43

44 Stocker des fichiers Menu Fichiers «Mes documents» constitue la racine des dossiers de l utilisateur. Il faut créer au moins un sous-dossier de «Mes documents» pour pouvoir y déposer des fichiers Des icônes apparaissent au passage du pointeur de la souris : Créer un sous-dossier Partager le dossier (cf. page suivante) Renommer le dossier Supprimer le dossier Cliquer pour télécharger. Des icônes apparaissent également au passage du pointeur de la souris pour effectuer une action sur le fichier On peut ajouter plusieurs fichiers d un coup en les mettant «à plat «dans une archive zip et en cochant cette case Pour rajouter un fichier dans le dossier 44

45 Partager des fichiers Filtre pour retrouver des utilisateurs Parents et élèves apparaissent si les droits d échange (messagerie) ont été positionnés 3 types de partage possibles 45

46 Partager des fichiers Les fichiers partagés par un autre utilisateur apparaissent dans un sous-dossier sous le nom de l utilisateur Seuls les fichier d un dossier sont concernés par le partage, pas les sous-dossiers : on ne peut pas partager toute une arborescence 46

47 Types de partage En lecture seule : Documents administratifs Ressources pour les élèves En écriture seule : Dépôt de devoir par les élèves En lecture/écriture : Collaboration entre plusieurs personnes sur des documents 47

48 Publication 48

49 Site établissement Educ-Horus propose une fonctionnalité simple de création de pages d information au niveau de l entrée du site Les pages sont organisées en Catégories Les pages sont accessibles par les utilisateurs authentifiés ou non 49

50 Site établissement Menu Site Internet Catégories Pages au sein d une catégorie Ordre d affichage 50

51 Créer une page Insérer des images ou fichiers du disque virtuel administrateur 51

52 Consulter les pages du site A l arrivée sur le site, où en cliquant sur l onglet Site Basculer vers les fonctionnalités en mode connecté Pages rangées dans les catégories Applications tierces (expliquées plus tard) 52

53 Journal de l établissement Le journal est une sorte de blog établissement On peut y publier : Dates des conseils de classe Journal de l établissement Menus de la cantine Etc. Publication par la Direction, ou les autres profils/utilisateurs auxquels on a donné accès au menu Communication > Publication 53

54 Journal établissement Derniers articles dans l ordre chronologique inversé Accès aux archives des mois antérieurs 54

55 Publier un article On choisit qui peut consulter l information Permet de rendre l article public et directement visible en page d accueil avant connexion. Si plusieurs articles sont visibles, il y a une rotation aléatoire automatique 55

56 Les blogs Possibilités de publication accrues par rapport au journal d établissement Possibilité de rendre un blog public Chaque utilisateur peut créer autant de blog qu il le souhaite et y faire participer d autres utilisateurs Les élèves et parents néanmoins ne peuvent pas créer de blog mais participer à un blog pour lequel on leur a paramétré des droits en modification 56

57 Créer et éditer un blog Communication > Blogs : édition Les blogs pour l utilisateur Les articles du blog Accès aux commentaires sur l article 57

58 Ajouter un blog URL Internet pour l accès public Rendre le blog public ou non (accessible aux seuls utilisateurs autorisés en lecture ) Permet à ces utilisateurs de modifier / publier des articles du blog 58

59 Ajouter un article Si le blog est modéré, seul le créateur initial du blog peut modifier cette date Editeur riche avec possibilité d insérer des fichiers, des images, etc. 59

60 Consulter les blogs Communication > Blogs : consultation Recherche par mots-clés dans les blogs et les articles Lorsqu on clique sur l étoile, celle-ci change de couleur et le blog fait alors partie des favoris de l utilisateur et reste affiché en permanence 60

61 Les blogs : cas d usage Voyage scolaire : un enseignant crée le blog et publie des infos et photos à destination des familles et personnels de l établissement Découverte professionnelle : un enseignant crée le blog et délègue la création d articles aux élèves CDI : le professeur documentaliste publie des article sur des œuvres et les élèves peuvent commenter 61

62 Applications tierces 62

63 Authentification unique Educ-Horus intègre son propre serveur CAS 2.0 (Central Authentication Service), ce qui lui permet d offrir des fonctionnalités SSO (Single Sign On : authentification unique) aux applications compatibles : on peut connecter d autres applications à Educ- Horus en indiquant comme serveur CAS : Les utilisateurs seront alors connectés automatiquement à cette application avec leur login Educ-Horus 63

64 Intégrer une application En administrateur : Applications Permet d obtenir l ensemble des login et informations de base des utilisateurs d Educ-Horus pour les intégrer dans une application tierce Choix des profils qui peuvent accéder à l application Un nouvel onglet correspondant à l application apparaît dans le bandeau Educ-Horus des utilisateurs concernés L intégration Frame permet de conserver le bandeau Educ-Horus et de basculer facilement entre les applications L URL de l application permettant l accès CAS 64

65 Exemples d applications CAS est devenu une sorte de standard de fait Exemples d applications intégrables : Moodle Chamilo GRR Des ressources pédagogiques Etc. 65

66 Fin