FORMATION ULYS SOFT 2 RUE DE LA CESIERE F74600 SEYNOD FRANCE TEL : FAX : a PERSONNALITES - 1 -

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1 Doc : Dernière mise à jour : 18/06/2010 a PERSONNALITES ULYS SOFT 2 RUE DE LA CESIERE F74600 SEYNOD FRANCE TEL : FAX : FORMATION - 1 -

2 DOTELEC PERSONNALITE Les principes de Dotelec PERSONNALITES Organisation Création de l arborescence contenant toutes les entités et individus. Groupe Gestion des groupes pour une sélection plus rapide des destinataires. Publipostage Création et lancement du publipostage. Annuaire Module de recherche, gestion des entités et individus. Possibilité d imprimer la liste affichée sous forme d annuaire. Administration Paramétrage des droits d accès, champs utilisateur, étiquettes - 2 -

3 DOTELEC PERSONNALITES - Sommaire GESTION DE L ARBORESCENCE... 4 GESTION DES ORGANISMES (ENTITES)... 5 GESTION DES INDIVIDUS... 6 GESTION DES GROUPES... 7 CREATION D UN PUBLIPOSTAGE 1 / CREATION D UN PUBLIPOSTAGE 2 / UTILISATION D UN PUBLIPOSTAGE RÉIMPRIMER UN PUBLIPOSTAGE RECHERCHER UNE ENTITE / UN INDIVIDU ADMINISTRATION 1 / ADMINISTRATION 2 /

4 GESTION DE L ARBORESCENCE Cliquez sur "Organisation" du menu DOTELEC Personnalités. La partie gauche de la fenêtre correspond à l organisation des différentes catégories, organismes et unités. Les différents boutons (d utilisation et de gestion) permettent de gérer les branches de l arborescence. Développer l arborescence Refermer l arborescence Rechercher une branche Imprimer l organisation Ajouter une catégorie, un organisme ou une unité Modifier une catégorie, un organisme ou une unité Supprimer une catégorie, un organisme ou une unité Couper une branche Coller une branche La partie droite fait référence aux membres qui appartiennent à la catégorie, organisme ou unité sélectionné Modification de la fonction de la personne visualisation des ses coordonnées directes Imprimer la liste contacts Ajouter un contact dans la catégorie Supprimer un contact de la catégorie Visualiser la fiche contact - 4 -

5 GESTION DES ORGANISMES (ENTITES) Pour ajouter un organisme dans la catégorie, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant dans le menu de gauche La fenêtre de choix d un contact apparaît pour vous permettre de le sélectionner afin de l ajouter dans la liste. Si l organisme n existe pas il suffit de le créer Pour modifier une fiche existante, il suffit d utiliser le bouton La fenêtre contenant les renseignements apparaît à l écran. Différents onglets permettent d accéder aux informations - Informations (généralités sur l entité ou l individu) - Remarque, (vous pouvez ajouter/consulter les remarques) - Pièces jointes, (vous pouvez ajouter/consulter des documents pièces jointes) - Historique (consultation de l historique de modification/envoi de publipostage ) - Membre pour une entité (consultation/gestion des membres de l entité) Une fois votre organisme créé, vous pourrez ensuite modifier la fiche afin d ajouter différents éléments Depuis l onglet membres, vous pouvez : Ajouter un membre Rendre inactif un membre Visualiser la fiche individu Changer la fonction d un membre (affichage de la fenêtre correspondante) Imprimer la liste - 5 -

6 GESTION DES INDIVIDUS Pour ajouter un individu dans un organisme, Sélectionnez l organisme depuis l arborescence puis vous pouvez soit : Editer la fiche de l organisme et utiliser l onglet «membre» Cliquer sur le bouton dans le menu de droite dans l arborescence La fenêtre de choix d un contact apparaît pour vous permettre de le sélectionner. Si l entité ou l individu n existe pas il suffit de le créer Une fois que vous avez sélectionné l individu, vous devez renseigner les informations suivantes : la fonction les dates de début et éventuellement de fin (ainsi que actif ou non) si l individu est contact principal de l organisme forcer l utilisation de l adresse personnelle pour les mailings (uniquement pour cette fonction) les coordonnées se référant à la fonction les champs utilisateurs Validez ensuite les informations, l individu apparaîtra dans la liste des membres

7 GESTION DES GROUPES Les groupes permettent de rassembler plusieurs catégories, entités, individus tout en paramétrant des filtres de sélections (géographique, fonctions, champs utilisateurs ) Depuis la fenêtre contenant la liste des groupes, vous pouvez : Visualiser la liste des utilisateurs Créer un nouveau groupe Modifier un groupe Supprimer un groupe Lorsque vous sélectionnez un groupe, les publipostages adressés à ce groupe apparaissent en bas La fenêtre de création/modification d un groupe, propose les différents critères pour filtrer les contacts : Choix du code et du nom du groupe Attribution des droits d accès Administrateur et Utilisateur Sélection des catégories qui seront intégrées au groupe Sélection des filtres sur la géographie (pays, région, ville ) Sélection des filtres sur la fonction du membre Sélection des filtres sur les champs utilisateurs Le bouton de remise à zéro Le bouton de visualisation réinitialisera les champs pour recommencer les choix vous permettra de vérifier les contacts de votre groupe Dans la fenêtre de visualisation des contacts, les personnes inscrites en rouge correspondent aux individus qui ont l option signaler la présence dans un mailing activée dans la fiche individu (gestion des entités/individus) - 7 -

8 CREATION D UN PUBLIPOSTAGE 1 / 2 Pour créer un publipostage, cliquez sur "Publipostage" du menu DOTELEC Personnalités. La fenêtre contenant la liste des publipostages apparaît. Vous pourrez alors : Ouvrir/Visualiser/Imprimer un publipostage Créer un nouveau publipostage Dupliquer un publipostage Supprimer un publipostage Terminer un publipostage (l archiver) L historique d impression du publipostage apparaît en bas de la fenêtre. Vous pouvez également visualiser les remarques en cliquant sur le bouton ou même l historique du publipostage ou des impressions avec le bouton Pour réimprimer un publipostage déjà imprimé il suffit de le sélectionner dans la liste du bas puis de cliquer sur Lorsque vous créez/modifiez/imprimez un publipostage, la fenêtre suivante apparaît. Sélection du modèle de document Choix du type de mailing Sélection des droits d accès Remarques Gestion de la requête (listes des contacts) Utilisation du mailing Pour créer le document de mailing, vous pouvez : o Sélectionner un modèle de document depuis la liste, et le créer en cliquant sur. o Aller chercher un document existant, le nom apparaît alors dans la liste de modèles. Cliquer ensuite sur o Ajouter un document existant (au format RTF,DOC) en le faisant glisser sur l icône

9 CREATION D UN PUBLIPOSTAGE 2 / 2 Le document s ouvre ainsi que la fenêtre d étiquettes (champs de fusion) de DOTELEC Personnalités. Vous devez alors mettre en forme votre document en utilisant les champs de fusion Pour cela, utilisez le copier de la fenêtre d étiquettes et coller dans votre document. Choisissez le type de mailing, que vous souhaitez imprimer (publipostage ou étiquettes) Sélectionnez les droits d accès : utilisateur (utilisation) et administrateur (modification et suppression) Insérez des remarques Pour sélectionner les destinataires, cliquez sur. La fenêtre de choix de groupes de destinataires apparaît pour vous permettre de sélectionner les différents groupes et critères. Ajout ou suppression d un groupe, ajout d un contact (entité ou individu) Visualisation de la liste des contacts du groupe sélectionné Critère de présence ou non dans les destinataires finaux. Sélection géographique des destinataires Option du mailing Choix du type d envoi pour les entités (Tout le monde, Anonyme ou Contacts principaux) Vous pouvez visualiser la liste de votre requête en cliquant sur Validez ensuite votre choix Une fois votre document créé et les destinataires choisis, vous pouvez utiliser le mailing

10 UTILISATION D UN PUBLIPOSTAGE Lorsque vous cliquez sur le bouton pour utiliser le mailing, Si avez choisi l option publipostage. une fenêtre contenant la liste des destinataires apparaît Vous pouvez : - sélectionner les destinataires parmi la liste - imprimer uniquement la liste affichée à l écran - imprimer le mailing (cette opération peut être longue) - modifier le document de mailing (ne modifie pas le modèle de départ) - ouvrir les documents (Attention, cette option peut être longue et nécessiter beaucoup de ressources) Si vous choisissez l impression étiquette ou liste Sélectionnez le modèle d étiquette (prédéfini par l administrateur) puis cliquez sur imprimer Les étiquettes apparaitront à l écran et vous pourrez alors les imprimer Si vous cliquez sur l onglet vous pourrez vérifier le paramétrage des étiquettes. Vous pourrez alors modifier l étiquette (nom, prénom, adresse.) Vous pouvez également modifier le gabarit des étiquettes pour être conforme à votre planche

11 RÉIMPRIMER UN PUBLIPOSTAGE Si vous souhaitez réimprimer un publipostage, il vous suffit d aller dans la fenêtre de publipostage Sélectionnez alors le publipostage que vous souhaitez réimprimer dans l historique d impression Le numéro de DOTELEC Courrier est inscrit dans la colonne N Dep. Cliquez ensuite sur le bouton pour réimprimer cette édition Vous ouvrez alors la même fenêtre que pour votre première impression. ATTENTION la réimpression d un publipostage réutilise un publipostage déjà enregistré dans DOTELEC Courrier. Le numéro de courrier départ restera le même Si vous modifiez le document, vous retrouverez la modification uniquement sur cette impression L historique du publipostage (et du courrier départ) sera mis à jour

12 RECHERCHER UNE ENTITE / UN INDIVIDU Pour rechercher une entité ou un individu, cliquez sur "Annuaire" du menu DOTELEC Personnalités. 3 possibilités de recherche s ouvrent à vous : Recherche d un individu par ordre alphabétique Recherche d une entité par ordre alphabétique Recherche par saisie du nom d une entité ou d un individu avec possibilité de saisie partielle et prise en compte du nom phonétiquement filtre par fonction

13 ADMINISTRATION 1 / 2 Lorsque vous cliquez sur "Administration" du menu DOTELEC Personnalités : Le choix configuration personnalité vous permet de gérer les pays et les fonctions. Vous pouvez alors : Ajouter Modifier Supprimer Le choix Champs utilisateurs vous permet de personnaliser des champs pour le classement de chaque entité, fonction et utilisateur. Il suffit de cocher la case et de saisir un titre pour le champ utilisateur, cliquez ensuite sur afin de paramétrer les différentes valeurs que peut prendre le champ utilisateur. Le choix Etiquette vous permet de créer les gabarits d étiquettes qui serviront aux utilisateurs pour éditer les publipostages. Cette fenêtre se décompose en 2 parties : le gabarit et l étiquette. Vous pouvez alors : Ajouter Modifier Supprimer Lorsque vous ajoutez ou modifiez un gabarit (ou étiquette) il vous suffit d inscrire les paramètres (nom, marges, nombre d étiquettes ) et d enregistrer le modèle Vous pouvez vous donner un aperçu du résultat en cliquant sur

14 ADMINISTRATION 2 / 2 La gestion des droits utilisateurs vous donne la liste des utilisateurs. Sélectionnez la personne pour laquelle vous souhaitez modifier les informations Validez ou annulez le droit en double cliquant sur la ligne correspondant au droit. Administration Gestion de Personnalités Gestion de l organisation Création de groupes de mailing Gestion des groupes de mailing Création de mailings Gestion des mailings Création de contact Gestion des contacts Administre le logiciel, tous les droits Ajout/modification de l arbre des catégories Possibilité de créer de nouveaux groupes de mailing Modification/suppression des groupes de mailing Possibilité de créer des mailings Modification/suppression des mailings Création de nouveaux contacts Modification/suppression des contacts Vous pouvez également choisir le(s) point(s) d entrée de l arbre pour les personnes qui ont le droit de gestion de l organisation

15 LES AUTRES PRODUITS DOTELEC DOTELEC COURRIER Logiciel de gestion du courrier. Répond aux exigences de la loi n du 12 avril 2000 Enregistrement des courriers «Arrivée» et «Départ» Diffusion aisée des courriers par le biais de la numérisation Création des réponses directement à partir du logiciel. DOTELEC DELIBERATIONS Logiciel de gestion des actes administratifs, projets, arrêtés, décisions et délibérations Compatible avec les tiers de télétransmission

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