GESCIM : Introduction

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1 GESCIM : Introduction Ce document est une notice simplifiée pour l utilisation du logiciel GESCIM. Il permet de prendre en main le logiciel et de découvrir ses principales fonctions. Bien sûr l ensemble des techniques de saisie et de paramétrage n est pas explicité, mais l utilisateur trouvera une aide détaillée sur l aide de GESCIM (clique sur ) Ce document est organisé en plusieurs chapitres : Tableau de bord des emplacements Page 1 Enregistrement d un emplacement et d une nouvelle concession Page 2 Consultation des emplacements et concessions *Emplacement Page 3 *Concession, titulaire, ayant-droit et défunt Page 4 Mouvements de corps Page 5 Visualisation d un emplacement Page 6 Légende des couleurs : Les écritures en rouge renvoient à des numéros de pages. Les écritures en vert renvoient à une aide en ligne sur le logiciel Gescim. Documentation GESCIM version Révision 22 Janvier 2008 SIRAP 2007 Didactitiel-gescim.doc

2 GESCIM : Tableau de bord des emplacements et concessions Gestion des en-têtes de colonnes - Les colonnes peuvent être redimensionnées, en tirant le bord d une colonne. - L ordre de présentation des colonnes peut être changé, en faisant glisser une colonne La présentation modifiée du tableau de bord est mémorisée pour le prochain accès. - Les dossiers contenus dans le tableau de bord peuvent être trié en cliquant sur un des en-têtes de colonnes. Système de filtrage 3 modes de filtrage des dossiers en cours d'affichage (peuvent être cumulés). Pour revenir à la liste originale, cliquer sur le bouton <Annuler le filtre> en bas à gauche du tableau de bord Alertes sur l échéance des concessions en fin de durée. Lancement du traitement de l alerte sur l'échéances des concessions et affichage des emplacements concernés, la colonne à l extrême droite affiche l'état des alertes. Cliquer Liste des options de l alerte : - tous les cimetières choix du cimetière -choix de l échéance Dans le mois en cours Dans les 3 mois Dans les 6 mois Jusqu'à la fin de l'année Dans les 5 ans à venir jusqu'à ce jour SIG Cartographie des emplacements présents dans la liste du tableau de bord. La cartographie peut être intégrée dans GESCIM, voir Gescim Ressources et le SIG Editop Liste des emplacements Cette liste est classée par défaut par numéro d emplacement. Cette liste peut être modifiée et mise à jour en utilisant soit le module de requête, le bouton alerte, le bouton recherche ou le bouton filtre. Détails de certaines colonnes : - La dernière colonne, indique l Etat de l emplacement ( voir la gestion des termes). Consulter un emplacement Accès à l'écran de saisie d'un emplacement - aux concessions présentes - défunts - les titulaires - ayant-droit ( et héritier ) - non ayant-droit Requête Module de requête sur les toutes informations des emplacements: - pour l'affichage dans la liste des emplacements du tableau de bord général - pour l'export des données dans d autres fichiers (Excel..) - pour une représentation thématique des emplacements dans le SIG Editop - pour un Mailing ( voir Editions et courriers ) Recherche Module de recherche rapide sur un et un seul des critères suivants : - Emplacement, - Concession, - Nom de concession, - Titulaire, Ayant-droit, défunt, Editions Permet d afficher, d imprimer, de faire un mailing ou d exporter la liste des dossiers affichés dans le tableau de bord. Cette fonction utilise tous les dossiers présents dans le tableau de bord et dans l ordre d affichage. Création d un emplacement Cliquer sur le bouton <Nouveau> pour enregistrer un emplacement et une concession dans l'ordre de saisie : - la référence de l emplacement, - la ou les concessions, - les titulaires, ayants-droit, défunts. Un assistant est disponible pour la création Voir page 2 pour les détails de la procédure explications. SIRAP GESCIM Page 1

3 GESCIM : Enregistrement d un emplacement et d une nouvelle concession Informations sur le titulaire Boutons de navigation 2 ou 4 étapes Procédure: - Depuis le tableau de bord des emplacements, cliquer sur <Nouveau> - Un assistant de création est lancé, il comporte 2 à 4 étapes suivant le type d emplacement. 4 pages pour un emplacement classique et 2 Pages (donc sans les pages concession et titulaire) pour un ossuaire, une fosse commune ou un jardin du souvenir... Les zones obligatoires de saisie sont marquées en rouge, si la saisie est faite le texte repasse en noir. Un document réglementaire peut être associé et visualisé par le bouton «règlements» Détails des pages mode 4 étapes -Etape 1 informations générales : Numéro d emplacement : saisie manuelle ou automatique ( voir la gestion de cimetières dans les paramètres de Gescim). Emplacement sans concession : option permettant de ne pas contrôler la saisie de la concession et du demandeur ( par défaut les emplacements suivants sont sans concession :ossuaire, jardin du souvenir, champ cinéraire..). Etape 2 concession : Numéro : saisie manuelle ou automatique ( voir la gestion de cimetières dans les paramètres de Gescim).Pour une concession non perpétuelle, après la saisie de la durée et de la date de début, les autres dates sont renseignées automatiquement. -Etape 3 et 4 Titulaire et Défunt : Saisir au moins le nom du titulaire/ayant-droit (par défaut destinataire courrier) et du défunt ( le défunt n est pas obligatoire). Option : Informations sur le défunt Récapitulatif du dossier avant création de l emplacement+concession+titulaire+défunt 4 SIRAP GESCIM Page 2

4 Gestion de cimetière GESCIM : Consultation d une concession «Emplacement» «Ossuaire / Fosse commune / Jardin du souvenir Clic-droit pour modifier la ref. de l emplacement ou du cimetière. Afficher un document réglementaire. (Word, Pdf, page Web)=clic gauche Modifier le document attaché au règlement de cette phase = clic droit module de recherche de défunts Boutons de navigation pour passer d un emplacement à un autre - Type d emplacement : Le choix conditionne l affichage des informations de cet écran : * Tombe particulière et apparentée : grille concession(s) + travaux + mouvements de corps + historique + coupe de l emplacement. * Ossuaire/fosse commune/jardin du souvenir : défunts + travaux + mouvements+ historique+coupe. - Type de superficie : le choix de superficie peut permettre de renseigner automatiquement : dimensions et surface emplacement. - Nombre de places : Saisir ce chiffre, le logiciel gérant automatiquement le nombre de défunts et le nombre de places libres. - Muvements de corps : en mode saisie permet de lancer l assistant de création d un mouvement ( voir page 4 Ossuaire / /fosse commune /Jardin du souvenir -Defunts : Liste de tous les défunts de l emplacement Avec un module de recherche intégré des défunts Double-clic sur une ligne de la grille des défunts pour accéder à la fiche du défunt - Edition : Fiche de l emplacement avec informations sur les mouvements de corps, l historique, les travaux, et toutes les informations sur la ou les concessions et pour chaque concession les titulaires/ayants-droits/défunt. - Cartographie : localisation de l emplacement dans Editop en mode SIG déporté ( par défaut) ou en mode SIG intégré ( voir Gescim Ressources et dans Gescim à la rubrique GESTION, gestionnaire de dossiers pour la définition du «dossier SIG» pour le dossier GESCIM) - Règlement :ajout d un document à rattacher aux emplacements : passer en mode saisie et faire un clicdroit sur Règlement pour sélectionner un document (Word/Open Office, PDF ou même une page Web ) SIRAP GESCIM Page 3

5 Gestion de cimetière GESCIM : Concession et ses titulaires, ayants-droit et défunts «Concession» «Titulaire, Ayant-droit, défunt» Partie affichée si Ayant-droit Partie affichée si titulaire ou ayant-droit Partie affichée si défunt Boutons de navigation pour passer d un titulaire/ayant-droit/défunt à un autre - Nature de l acte : numéro d enregistrement de la concession, Si ce numéro change ( revente, renouvellement..) une mise en historique est proposée pour mémoriser la concession et les informations sur le titulaire et les défunts. - Durée : saisir le type de durée puis la date de début de la concession, les dates d échéance et de reprise par la ville sont calculées automatiquement. - Titulaire, ayant-droit et défunt : cliquer sur le bouton + pour ajouter une personne. - Mouvement de corps : à utiliser pour la saisie des anciens mouvements de corps. Utiliser le bouton mouvement de corps dans l écran emplacement pour les mouvements actuels. - Reprise :le bouton Reprise oui/non permet de sélectionner cette concession pour une reprise dont les informations sont remplies par la procédure de reprise du menu général de Gescim. - Document : liste des courriers générés dans cet écran et des documents ajouté manuellement. - Courriel : préparation d un courriel avec toutes les informations de la concession, les adresses sont celles des titulaires et ayant-droits et celles des services à consulter ( voir la gestion des termes ) Ecran Titulaire, Ayant-droit ou Défunt Le Cet écran est légèrement différent suivant la catégorie de personne : - Titulaire : marquage si celui-ci est destinataire des courriers, par défaut le premier saisi de la concession devient destinataire courrier. saisir une adresse pour envoyer un courriel depuis l écran concession. - Ayant-droit : Informations particulière : lien avec le titulaire et type d ayant-droit. - Défunt : Lien avec le titulaire et détails sur le défunt SIRAP GESCIM Page 4

6 Gestion de cimetière GESCIM : Mouvement de corps Procédure de création d un mouvement de corps depuis l écran des emplacements. 1 Passer en mode modification de l emplacement. Un assistant de création est disponible, il comporte 2 à 4 étapes suivant le type de mouvement. - 2 étapes pour une opération d inhumation ou d exhumation - 4 étapes pour une exhumation suivi d une inhumation dans le cimetière.( exemple illustré ci-contre ). Les zones obligatoires de saisie sont marquées en rouge, si la saisie est faite le texte repasse en noir. Ces zones varient suivant le type de mouvement de corps. Un document réglementaire peut être associé et visualisé par le bouton «règlements» 2 Dans cet exemple d une opération d exhumation suivi d une inhumation, deux opérations sont créées avec le transfert d un défunt d une conncession à une autre. -Etape 1 informations générales : Numéro d opération : saisie manuelle avec indication de la dernière opération ou mode automatique ( voir la gestion de cimetières dans les paramètres de Gescim ), Choix d une concession si plusieurs présentes dans l emplacement, Le type d opération est contrôlé : pas d exhumation si aucun défunt présent. -Etape 2 demandeur : Saisie manuelle ou choix dans la liste des demandeurs de la concession, lancement procédure 3 - Etape 3 défunt : Saisie manuelle ou choix dans la liste des défunts de la concession, - Etape 4 Mouvement de corps : A cette étape, l écran propose de saisir 2 groupes d informations : - les informations générales sur le mouvement ( quelque soit le type d opération), - les informations de la seconde opération, dans cet exemple la réinhumation : Saisir manuellement les informations ou cliquer sur le bouton de recherche de l autre concession. 4 Valider le mouvement : des contrôles sont effectués sur les poinrts suivants : - unicité des deux numéros d opération. - zones de saisie obligatoire. SIRAP GESCIM Page 5

7 GESCIM permet de visualiser les emplacements et les concessions dans Editop. Les emplacements sont cartographiés dans un niveau spécifique ( niveau codifié CONCES ). GESCIM : Cartographie d un emplacement. Version SIG intégré à partir de la version du SIG Editop Pour le paramétrage des relations GESCIM avec le SIG vérifier les points suivants : - Gescim Ressources, partie SIG - Gescim : menu GESTION pour vérification dans le gestionnaire de dossier. - Gescim : menu ECHANGE pour le code EDIGéO des emplacements et la table de relation entre les attributs Editop et les données de GESCIM. (exemple de relation : état administratif, nom de la concession ). Exemple de 2 thématiques : - emplacement attribués :bleu - concessions perpétuelles :rouge Visualisation d un emplacement - Créer l emplacement dans le SIG. SIG intégré du tableau de bord Dans le tableau de bord : - Cliquer sur le bouton SIG pour visualiser les emplacements sélectionnés présents dans la liste du tableau. - de bord ou l emplacement en cours dans la liste (voir figure ci-contre). Dans l écran emplacement : - Cliquer sur le bouton SIG pour visualiser l emplacement (voir figure ci-dessous). - GESCIM propose de mettre à jour les attributs déclarés en commun avec Editop. Cartographie intégrée GESCIM permet de visualiser les emplacements depuis : - le tableau de bord des emplacements. - L écran emplacement Les fonctions principales du SIG sont disponibles pleinement à l intérieur de GESCIM. Cette option est disponible avec le SIG Editop version et plus. Voir Gescim Ressources pour activer l option SIG intégré. Visible seulement en mode SIG intégré SIG intégré d un écran emplacement Outils intégrés du SIG - Les boutons de navigation permettent de changer d emplacement et de se cadrer automatiquement dans la partie SIG pour l emplacement en cours. - La procédure de cartographie du dossier reste identique à celle utilisée dans le mode SIG déporté. Boutons de navigation pour passer d une concession à une autre dans le même emplacement Fonctions toujours disponibles en mode cartographie intégrée : - Courriers - Editions SIRAP GESCIM Page 6

8 NOTES: Documentation GESCIM version Révision 22 Janvier 2008 SIRAP GESCIM Page 7