DOCUMENT D UTILISATION DU CONNECTEUR MAILEVA CONNECT

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1 DOCUMENT D UTILISATION DU CONNECTEUR MAILEVA CONNECT Pour Dynamics CRM version 2013 Version : 01 - Date : 24/02/2013

2 SOMMAIRE SOMMAIRE 2 CONTEXTE ET OBJECTIFS DU DOCUMENT 3 Contexte 3 Objectifs 3 Documents liés / Références 3 PRÉREQUIS 4 Poste utilisateur 4 SERVICE MAILEVA 6 Description 6 Traitement du pays 6 Règles de saisie 6 Sommaire ENVOI DE DOCUMENT À UN DESTINATAIRE 7 Formulaires 7 Envoi d un document 7 1. Format de document 2. Modification de l adresse 3. Validation de l envoi ENVOI DE DOCUMENT À UNE LISTE DE DESTINATAIRES 10 Liste marketing 10 Envoi d un document Format de document 2. Validation de l envoi JOURNAL MAILEVA CONNECT 15 Visualisation des journaux Détail destinataire Document d utilisation du connecteur Maileva Connect - Pour Dynamics CRM version /16

3 CONTEXTE ET OBJECTIFS DU DOCUMENT Contexte Ce document présente l utilisation du connecteur MAILEVA. Objectifs L objectif de ce connecteur permettra : l envoi d un document unitaire (par exemple un devis) au service Maileva qui procédera à son impression et à son expédition. d envoyer un document unitaire (par exemple un mailing) dans le cadre d une campagne marketing au service Maileva qui procédera à son impression et à son expédition à une liste d expéditeurs. Contexte et objectifs du document Documents liés / Références Aucun. Document d utilisation du connecteur Maileva Connect - Pour Dynamics CRM version /16

4 PRÉREQUIS Poste utilisateur En fonction de la configuration du poste client, il est possible que le connecteur ne s affiche pas à cause d une incompatibilité entre Internet Explorer et le Silverlight. Dans ce cas, il sera affiché une page blanche ou l écran suivant (même si le composant Silverlight est installé) : Pour corriger le problème, Il faut ajouter l url CRM (ou dans le cas où vous avez plusieurs organisations CRM online l extension dynamics.com) dans les paramètres d affichage de compatibilité d Internet Explorer. L accès à ces paramètres se fait Internet Explorer > Outils > Paramètres d affichage de compatibilité. Contexte et objectifs du document Document d utilisation du connecteur Maileva Connect - Pour Dynamics CRM version /16

5 Contexte et objectifs du document Document d utilisation du connecteur Maileva Connect - Pour Dynamics CRM version /16

6 SERVICE MAILEVA Description Pour que le service soit actif, il faut qu un contrat soit établi entre DOCAPOST et votre société. Si aucun contrat n est établi, vous serez redirigé vers le lien suivant : Si vous êtes redirigé vers cette page, vous devez contacter votre administrateur afin de valider les modalités du contrat et vérifier que vous êtes autorisé à accéder à cette fonctionnalité. Traitement du pays Une règle a été mise en place pour le traitement du pays. Les pays sont intégrés dans une liste. Si un pays est saisi dans la fiche Microsoft Dynamics CRM et qu il existe dans la liste, alors il sera sélectionné. Si aucun pays n est saisi dans la fiche Microsoft Dynamics CRM, il sera sélectionné par défaut le pays «France». S il est saisi un pays dans la fiche Microsoft Dynamics CRM qui n existe pas dans la liste pays, alors la liste sera positionnée sur «Choisissez un pays». Service Maileva Règles de saisie Les règles de saisie suivantes ont été définies au niveau du connecteur : Nom du destinataire obligatoire. Code postal + ville obligatoires. Code pays est sélectionné en fonction du pays choisi. La limite maximale des caractères est de 38. Document d utilisation du connecteur Maileva Connect - Pour Dynamics CRM version /16

7 ENVOI DE DOCUMENT À UN DESTINATAIRE Dans ce chapitre, il est présenté comment envoyer un document à un unique destinataire. Pour réaliser cette action, il faut afficher un formulaire d un des types suivant : Compte Contact Opportunité Devis Commande Facture Formulaires Sur les formulaires de ces entités, un bouton dans le ruban permet de réaliser cette action. Le ruban de ces entités a été personnalisé afin d y ajouter le bouton suivant : Envoi de document à un destinataire Envoi d un document 1. Format de document Le connecteur autorise l envoi de document de type : Document d utilisation du connecteur Maileva Connect - Pour Dynamics CRM version /16

8 L action sur le bouton Maileva affichera la fenêtre suivante : Envoi de document à un destinataire Il est automatiquement récupéré le nom (nom complet pour un contact) et l adresse de l entité concernée. Le connecteur récupère les informations de l adresse à partir des champs standards de type adresse de Microsoft Dynamics CRM. Des pictogrammes d aide sont présents sur l interface afin d apporter un complément d informations sur l utilisation du connecteur. Document d utilisation du connecteur Maileva Connect - Pour Dynamics CRM version /16

9 2. Modification de l adresse Avant l envoi du document, il est possible de modifier l adresse affichée. Le document sera envoyé à l adresse qui apparaît dans la boîte de dialogue. La modification de cette adresse n entraîne pas la modification de l adresse de la fiche CRM. 3. Validation de l envoi Le bouton «envoyer» permet l envoi du document. Une fois le document envoyé, un message d information s affichera : Il contient un numéro qui vous servira pour le suivi. Un enregistrement «Journal Maileva Connect» est créé avec ce numéro. Envoi de document à un destinataire Document d utilisation du connecteur Maileva Connect - Pour Dynamics CRM version /16

10 ENVOI DE DOCUMENT À UNE LISTE DE DESTINATAIRES Le principe d envoi est le même sauf que le document sélectionné sera envoyé à une liste de contacts ou comptes ou prospects. L envoi de document se réalisera depuis une liste marketing. Liste marketing L entité liste marketing a été personnalisée de façon à retrouver le bouton Maileva Connect dans le ruban. Envoi d un document 1. Format de document Le connecteur autorise l envoi de document de type : Envoi de document à une liste de destinataires Document d utilisation du connecteur Maileva Connect - Pour Dynamics CRM version /16

11 Dans notre exemple, nous avons choisi une liste marketing composée de deux contacts : Envoi de document à une liste de destinataires Document d utilisation du connecteur Maileva Connect - Pour Dynamics CRM version /16

12 L action sur le bouton Maileva Connect affichera la fenêtre suivante : Envoi de document à une liste de destinataires Document d utilisation du connecteur Maileva Connect - Pour Dynamics CRM version /16

13 Il apparaîtra automatiquement l adresse du contact sélectionné. Envoi de document à une liste de destinataires Document d utilisation du connecteur Maileva Connect - Pour Dynamics CRM version /16

14 2. Validation de l envoi L action sur le bouton envoyer permettra d envoyer le document sélectionné aux différents expéditeurs. Un message d information s affichera avec le numéro correspondant : Envoi de document à une liste de destinataires Document d utilisation du connecteur Maileva Connect - Pour Dynamics CRM version /16

15 JOURNAL MAILEVA CONNECT Lors de l envoi d un document à un ou plusieurs destinataires, un numéro s affiche dans le message d information. Ce numéro vous permet de suivre l état du document envoyé. Dans ce chapitre, il sera suivi l envoi précédent (envoi à 2 contacts), celui avec le numéro : alsy_ Visualisation des journaux L entité liste marketing a été personnalisée de façon à retrouver le bouton Maileva Connect dans le ruban. Les enregistrements sont visibles depuis l espace de travail de Dynamics CRM : Journal Maileva Connect Au journal Maileva Connect, il est rattaché autant d enregistrement de type destinataires que de destinataires de l envoi. Dans notre cas, la liste marketing est constituée de deux destinataires (contacts). Sur le journal Maileva Connect, nous pouvons donc visualiser : Un journal Maileva Connect a les statuts suivants : En attente de réception (attente du fichier de réception) En attente de réalisation (attente du deuxième fichier, avec l état des destinataires) Envoyé (l envoi a réussi pour tous les destinataires) Envoyé partiellement (l envoi a échoué pour au moins un destinataire) Erreur (erreur dans le processus, par exemple pas de réception du fichier des états des destinataires) Document d utilisation du connecteur Maileva Connect - Pour Dynamics CRM version /16

16 1. Détail destinataire Un enregistrement destinataire reprend les informations suivantes : Référence client du destinataire : Compteur créé lors de l envoi. Cette information est transmise au service comme paramètre interne afin de pourvoir faire la correspondance lors de la réception de l état d envoi des destinataires Journal Maileva Connect : Lien vers le journal Maileva Connect Commande Devis Facture Opportunité Compte Contact Information spécifiant le destinataire Journal Maileva Connect Le champ «motif de non validité» permet d afficher le message d erreur de l échec d envoi au destinataire. L enregistrement aura les statuts suivants : En attente de réalisation (par défaut à la création) Envoyé (l envoi a été réussi) Erreur (l envoi a échoué) Document d utilisation du connecteur Maileva Connect - Pour Dynamics CRM version /16