FABRICANT D ECONOMIES. Facility Management Optimisation des Coûts

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1 2014 FABRICANT D ECONOMIES Facility Management Optimisation des Coûts

2 Sommaire Page 3 Page 4 Page 5 Page 9 Page 11 Notre cabinet Démarche d Optimisation Immobilière Le Facility Management Les principales étapes Conclusion 2

3 Notre Cabinet Notre Cabinet A propos Notre activité Notre Méthodologie > DoubleV Conseil accompagne ses clients de façon opérationnelle dans la réduction de leurs principaux postes de dépenses et dans la récupération de subventions publiques et parapubliques pour leur compte. > Notre guichet unique intègre l'éventail complet des optimisations, aides et subventions envisageables, facilitant ainsi l accès à ces sources d économies souvent complexes à obtenir. > Nous offrons un service de proximité livré clé en main, rémunéré au «success fees», en pourcentage des gains et/ou économies perçus par nos clients. COLLECTE Recueil des informations d audit ANALYSE Audit & détection des pistes d économie (en nos locaux) RAPPORT Remise des conclusions de l audit APPLICATION Chiffrage, constitution des dossiers & Exécution ECONOMIES Recouvrement des économies J+1 J+15 J+30 J+90 3

4 Le Facility Management Les problèmes constatés Opacité des factures Faible analyse critique des montants facturés Contrats non adaptés Factures hors contrats abusives Absence de contrôle / sanction de la société de gestion Défaut quantitatif et qualitatif du personnel dédié par le Property Manager Maintenance préventive sous dimensionnée 4 4

5 Notre expertise Maintenance Multi technique Génie Climatisation, chauffage, ventilation Electricité courants faibles Electricité courants forts Pilotage énergétique HQE exploitation Plomberie Ascenseurs Enveloppe bât. Travaux associés Multi- Services Nettoyage Propreté Entretien Espaces verts Restauration Conciergerie Coursiers Accueil et Sécurité Accueil Sûreté humaine Sécurité incendie PC de télésurveillance Gardiennage Aménagement des espaces de travail Conseil et études Gestion de la mobilité Space planning Déménagement Travaux associés Documentaire Courrier Reprographie Impression PAO et CAO Gestion électronique de documents Archivage Facility management global Prestation globale Pilotage de site Traçabilité Plan de progrès Pilotage énergétique 5 5

6 Facility Management De quoi parle-t-on? PÉRIMÈTRE D INTERVENTION D UNE DÉMARCHE D OPTIMISATION DE LA GESTION DES BÂTIMENTS FACILITY MANAGEMENT Prestations Services aux bâtiments (Entretiens, Sécurité, Gardiennages, Hall d accueil, Espace Vert ) Services aux occupants (Nettoyage, Courriers, Gardiennage, RIE) réalisées par Prestataires du bailleur qui refacturent l occupant Des prestataires de l entreprise Les services internes Géographie Local/régional National International 6 6

7 Les étapes du Facility Management (1) actuelle Etape 1 Analyse Définition du périmètre Audit Analyse du coût complet qualité de service requise entre le prestataire et le client. 7 7

8 Les étapes du Facility Management (2) actuelle cible Etape 1 Analyse Etape 2 Spécifications Définition du périmètre Audit Analyse du coût complet qualité de service requise entre le prestataire et le client Définition des besoins cibles qualité de service Re-engineering des processus Coût complet optimisé Définition des indicateurs clefs de performance 8 8

9 Les étapes du Facility Management (3) Internalisation des prestations clé Renégociation des contrats de sous traitance actuelle Etape 1 Analyse Définition du périmètre Audit Analyse du coût complet qualité de service requise entre le prestataire et le client cible Etape 2 Spécifications Définition des besoins cibles qualité de service Re-engineering des processus Coût complet optimisé Définition des indicateurs clefs de performance Mutualisation et synergies entre services Mutualisation et synergies entre sites Re-engineering des services Technologies (GTB, vidéo surveillance, ) Adaptation des niveaux de services Economies d énergie Amélioration de la productivité 9 9

10 Les étapes du Facility Management (4) actuelle cible Accompagnement au changement Début des prestations Etape 1 Analyse Etape 2 Spécifications Etape 3 Transition Définition du périmètre Audit Analyse du coût complet qualité de service requise entre le prestataire et le client Définition des besoins cibles qualité de service Re-engineering des processus Coût complet optimisé Définition des indicateurs clefs de performance Transfert des contrats Transfert du personnel Recrutement / Formation Communication interne Système d information 10 10

11 Les étapes du Facility Management (5) actuelle cible Accompagnement au changement Début des prestations Etape 1 Analyse Etape 2 Spécifications Etape 3 Transition Etape 4 Déploiement Définition du périmètre Audit Analyse du coût complet Identification de la qualité de service requise entre le prestataire et le client Définition des besoins cibles qualité de service Reengineering des processus Coût complet optimisé Définition des indicateurs clefs de performance Transfert des contrats Transfert du personnel Recrutement / Formation Communication interne Système d information Démarrage des prestations Formation des utilisateurs Optimisation des services Mise en œuvre du plan d économies Amélioration continue 11 Gestion de projet 11

12 Des leviers qui vont au-delà des charges Conclusion DES INTÉRÊTS MULTIPLES > Constituer un dossier pour réclamer des remboursements et diminuer les charges des années à venir > L évaluation objective de l existant et des besoins réels > La construction de solutions sur-mesure > L attention accordée à la consultation ( cahier des charges, présélection des prestataires, préparation de la phase de déploiement ) > L alignement des prestataires avec les objectifs > La planification du déploiement des solutions > La mise en place d un processus d optimisation continue > Entre 7 et 20% d économies sur les charges d exploitation et les fournitures de services aux occupants > Optimisation du niveau de prestation et de la qualité perçue NOTRE CONSTAT > Des économies avec un impact durable > Une diminution des montants des contrats comprise entre 7 et 20% > La création de conditions de négociation sur l ensemble des postes > La remise en question des contrats passés auprès des prestataires > Capacité de l organisation à générer de la performance durable 12 12

13 Sébastien Touzeau Responsable du Pôle Immobilier TEL : PORT : s.touzeau@doublev-conseil.fr 13