Accès Client IndemniPro

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2 Accès Client IndemniPro SCM Services d assurances Nous sommes heureux de fournir les instructions étape par étape suivantes pour simplifier le processus d accès à vos données par le biais du système Accès Client sur le Web. 1. Ouverture de session 3 2. Chercher un dossier de réclamation 4 3. Explorateur de réclamations 5 a) Données générales sur la réclamation / Réserves 5 b) Écran des documents 6 c) Notes de l expert en sinistres 7 d) Courriels envoyés 7 e) Entrer une note 8 f) Noms 9 g) Écran des rappels 9 h) Écran des photos 10 i) Écran des réclamations transmises par le Web Soumettre une réclamation par le Web Visualiser les appeles reçus après les heures 15 2

3 1. Ouverture de session Ouvrez votre navigateur Internet et allez à Si vous avez un nom d utilisateur et un mot de passe, entrez cette information dans les cases fournies à cette fin et cliquez sur «Login» (ouverture de session). Votre nom d utilisateur et mot de passe devraient demeurer confidentiels et être utilisés seulement par vous. Si d autres membres du personnel de votre compagnie doivent accéder au système, veuillez nous en informer et nous leur fournirons des noms d utilisateur et mots de passe différents. Si vous n avez pas l information d ouverture de session ou si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur le lien fourni. Notre système de données client est aussi disponible en français et vous pouvez y accéder en cliquant sur le bouton «Français». Message d aide : Vous pouvez accéder directement à cet écran en cliquant sur le lien Si désiré, vous pouvez marquer d un signet cette adresse URL et accéder à la page d ouverture de session directement lors de visites futures. 3

4 2. Chercher un dossier de réclamation Une fois connecté, le menu principal s affichera. C est ici (entre autres choses) que vous pouvez faire une recherche de dossiers en utilisant différents critères. Par exemple, si vous savez que notre numéro de dossier est , vous pouvez entrer « » ou «1046» dans le champ du numéro de dossier SCM. Vous pouvez aussi faire une recherche en combinant d autres critères. Plus vous sélectionnez de critères, plus les résultats de la recherche seront affinés. Une fois les critères désirés entrés, vous avez 3 options : Message d aide : Si vous n êtes pas certain des détails précis du dossier que vous recherchez, vous pouvez faire une recherche en utilisant une partie des détails et en sélectionnant l option appropriée au menu déroulant. Par exemple, si vous savez que le nom de l assuré commence par un «T», vous pouvez taper la lettre «T» et choisir l option «Commence par» dans la liste déroulante. 1. Cliquez sur «Afficher dossiers individuels». Le système affichera un par un, dans la page de l Explorateur de réclamations, tous les dossiers correspondant à vos critères de recherche. 2. Cliquez sur «Afficher liste de dossiers» Ce bouton appliquera les critères de recherche entrés pour produire une liste sommaire des données de réclamation. Une fois que le dossier de réclamation désiré est trouvé dans la liste, vous pouvez accéder directement au dossier en cliquant sur le lien du numéro de dossier SCM situé dans la colonne à l extrême gauche de l écran. 3. Cliquez sur «Produire un rapport» Ce bouton appliquera les critères de recherche entrés pour produire un rapport bordereau. Ce rapport peut être visualisé dans la fenêtre de navigation ou téléchargé en format Excel pour consultation future. 4

5 3. Explorateur de réclamations a) Données générales sur la réclamation / Réserves L Explorateur de réclamations est une plate-forme centrale pour toute l information sur les réclamations. En plus des données de base sur les réclamations, l écran de l Explorateur de réclamations fournit aussi de l information détaillée sur les réserves. Pour visualiser les détails de transaction dans une ligne de réserve, cliquez sur le lien «détails» vis-à-vis de la description de la réserve. À partir de cet écran, vous pouvez aussi accéder à : Documents Liste de tous les documents relatifs à la réclamation. Notes de l expert en sinistres Journal de l expert contenant les activités effectuées pour le dossier en question. Courriels envoyés Registre de tous les courriels envoyés à partir du système Données Client. Entrer une note Vous pouvez entrer une note au dossier en question et en informer l expert en sinistres qui traite le dossier. Noms Vous pouvez visualiser tous les noms se rapportant au dossier. Rappels Vous pouvez enregistrer un article d agenda qui vous sera envoyé par courriel à la date que vous aurez choisie. Photos Visualiser les photos relatives au dossier. Réclamation Web Si la réclamation en question a été initialement soumise par voie électronique, vous pouvez visualiser le document original ici. 5

6 b) Écran des documents L écran des documents est l endroit central où sont stockés tous les rapports officiels. Ceux-ci sont sous forme de documents HTML, fichiers Microsoft Word, feuilles de calcul Excel, documents PDF, courriels, photos ou fichiers audio. Tous les documents peuvent être visualisés dans la fenêtre de navigation ou téléchargés pour visualisation ultérieure. Pour visualiser un document dans la fenêtre de navigation, cliquez sur le lien «Visualiser». Pour télécharger le document à votre ordinateur local pour visualisation ultérieure, cliquez sur le lien «Télécharger». Message d aide : Bien que les photos s affichent ici, dans la liste «Autres documents et pièces jointes», leur affichage sera meilleur si vous les visualisez directement à partir de l écran «Photos» (Rubrique «H» dans cette section). 6

7 c) Notes de l expert en sinistres Les notes de l expert en sinistres peuvent être visualisées selon un certain nombre de façons. Par défaut, les notes sont affichées en ordre chronologique, les notes les plus récentes étant situées au bas de la liste. En cliquant sur les boutons fournis, vous pouvez aussi trier vos notes : - Par sujet (Nom du réclamant / assuré) - Par type (Note client / conclusion / garanties / généralités / enquête / juridique) La section Disposition de la réclamation dans l entête présente un bref aperçu de l état de la réclamation. d) Courriels envoyés Tous les courriels envoyés à partir du système Données Client sont stockés dans le dossier de réclamation. Cliquez sur le lien «Visualiser» vis-à-vis du courriel pour ouvrir le document. 7 Message d aide : La capacité de copier et coller du texte à partir du système d accès aux données client vous permet de transférer facilement des données à votre propre système aux fins de préparation de tout rapport interne.

8 e) Entrer une note Le système Données Client est interactif et vous permet de correspondre directement avec le Coordonnateur des comptes ou l expert qui s occupe du dossier. Les notes entrées à cet écran sont automatiquement transmises par courriel aux destinataires qui sont entrés et sont enregistrées au dossier à des fins historiques. Pour être certain de recevoir une réponse, veuillez vous assurer de fournir votre adresse courriel. Une fois votre entrée terminée, cliquez sur «Sauvegarder Note». Cliquez sur le bouton «Notes envoyées» dans le haut de l écran pour visualiser les entrées antérieures. 8

9 f) Noms L écran des noms présente une liste de toutes les personnes concernées par la réclamation. g) Écran des rappels L écran des rappels vous permet d envoyer des avis de rappel à vous-même ou à d autres destinataires par courriel. Les dates peuvent être entrées manuellement ou sélectionnées à partir du calendrier contextuel fourni. Une fois votre nom, adresse courriel, date et texte de rappel entrés, cliquez sur «Sauvegarder rappel». 9

10 h) Écran des photos L écran des photos présente toutes les photos numériques stockées dans le dossier de réclamation sous forme de collection de vignettes. Pour visualiser une version plus grande de la photo, cliquez sur la vignette désirée. Une nouvelle fenêtre s ouvrira. 10

11 i) Écran des réclamations transmises par le Web Si la réclamation faisant l objet de la consultation a été initialement transmise à SCM par le Web, un bouton «Réclamation Web» sera affiché à l écran principal du dossier de réclamation. Cet écran reproduit la réclamation originale qui a été soumise afin que vous puissiez consulter les instructions originales. 11

12 4. Soumettre une réclamation par le Web Ouvrez votre navigateur Internet et allez à Pour soumettre une nouvelle réclamation sans ouvrir de session, cliquez sur le lien «Soumettez une nouvelle réclamation à IndemniPro» au-dessous du bouton «Login» (ouverture de session). 12

13 Pour soumettre une nouvelle réclamation par le Web, cliquez sur le bouton «Soumettre nouvelle réclamation» au menu principal. La prochaine étape consiste à sélectionner la succursale SCM à laquelle vous désirez soumettre la réclamation. Si vous savez à quelle succursale SCM vous désirez soumettre la réclamation, sélectionnez la province et la succursale SCM, puis cliquez sur «Allez». Si vous n êtes pas certain de la succursale SCM la plus proche, entrez la ville où le sinistre est survenu et le système repérera la succursale SCM la plus proche. (NOTE : Certaines connexions seront configurées pour soumettre automatiquement la réclamation au bureau de votre Directeur national du service. Si tel est le cas, veuillez passer à l étape suivante). 13

14 Une fois la succursale sélectionnée, l écran «Entrer une réclamation» s affichera. Veuillez remplir le formulaire en donnant le plus de détails possible. Les champs marqués d un astérisque sont des champs obligatoires. Une fois toute l information sur la réclamation entrée, cliquez sur le bouton «Soumettre réclamation» situé en haut ou au bas de la page. Un accusé de réception sera généré électroniquement et vous sera envoyé pour confirmer la réception de la réclamation. 14

15 5. Visualiser les appels reçus après les heures SCM a la capacité de fournir à ses clients un service de réclamations d urgence après les heures. Si votre compagnie utilise ce service, vous verrez un écran semblable à celui qui est illustré ici. En faisant une recherche par fourchette de dates, vous pouvez visualiser tous les appels qui ont été reçus après les heures. Les appels sont groupés en 2 sections : 1. Appels qui ont été acheminés à un expert en sinistres aux fins de traitement immédiat. 2. Appels, reçus par notre service d urgence après les heures, qui ne nécessitaient pas une action immédiate, et pour lesquels les appelants ont été informés de communiquer avec le bureau lors du jour ouvrable suivant. Pour visualiser les détails des appels, il suffit de cliquer sur le lien N o appel. Ceci complète notre guide d instructions étape par étape. Veuillez prendre note que l écran du menu principal peut être personnalisé selon vos exigences particulières si les champs standards ne vous conviennent pas. Veuillez communiquer avec un représentant de notre équipe du Développement des affaires pour personnaliser toute information dont vous avez besoin. 15

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