CONVENTION INTERNET. Préambule

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1 CONVENTION INTERNET Préambule Dans le but de faciliter les échanges avec ses adhérents et de simplifier leurs tâches administratives, Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir met à leur disposition un site internet ( conçu de façon à s adapter au mieux à la diversité des modes d organisation de chaque entreprise et offrant, dans un environnement sécurisé, des services en ligne. Ce site internet comporte deux espaces distincts : - L espace public : Il est constitué par un service en ligne d information, de consultation, de documentation, des statuts et règlement intérieur de la caisse, des conventions techniques etc. Cet espace est ouvert au public. - L espace adhérent : il permet, notamment dans le cadre de l article 15 du Règlement Intérieur de Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir, à l entreprise d accéder à des services individualisés et personnalisés tels : Consultation des historiques des déclarations de salaires. Télédéclarations de salaires et télérèglements. Consultation des droits à congés des salariés et saisie des dates de congés. Saisie des entrées et sorties du personnel. Notes d informations. Demande d attestations de marché public ou de marché privé. Déclaration Nominative Annuelle. Etc. Son accès est réservé aux seules personnes habilitées par les entreprises affiliées à Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir et ayant adhéré à ces services selon les modalités fixées par la présente convention. 1

2 CONDITIONS GENERALES D ACCES A L ESPACE ADHERENT DU SITE INTERNET DE CONGES INTEMPERIES BTP ANTENNE D EVREUX - EURE ET EURE-ET-LOIR Modalité d accès à l espace adhérent du site de Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir : la désignation d un administrateur L entreprise adhérente qui souhaite accéder aux différents services de l espace adhérent nomme un administrateur qui sera le correspondant privilégié de Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir et qui pourra accéder aux fonctionnalités de l espace adhérent. La désignation de l administrateur est faite sous l entière responsabilité de l entreprise adhérente qui en détermine le profil et s assure qu il dispose des habilitations nécessaires tant au moment de sa désignation qu au cours de l accomplissement de ses fonctions d administrateur. Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir délivre par courriel ( ) un identifiant et un mot de passe provisoire à l entreprise. Il est recommandé à l entreprise de modifier ce mot de passe dès sa première connexion. Compétence de l administrateur L administrateur désigné par l entreprise adhérente est habilité pour l ensemble des services en ligne et dispose de l ensemble des droits conférés (consultation, visualisation, saisie, modification, suppression, etc. ). Délégation à un comptable extérieur L entreprise adhérente peut conférer des droits à un comptable extérieur dans les conditions suivantes : L entreprise adhérente autorise, par un formulaire spécifique, Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir à créer un compte pour le comptable désigné par l entreprise. Ce dernier se verra attribuer un identifiant et un mot de passe propres qu il pourra modifier dans les mêmes conditions que celles décrites précédemment. Cette autorisation donne au comptable extérieur l accès à toutes les rubriques de l espace adhérent y compris le télérèglement sur demande expresse de l entreprise. Ouverture de nouveaux services en ligne Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir informe l entreprise adhérente de l ouverture de nouveaux services en ligne mis à sa disposition sans qu il soit besoin, sauf cas particulier, de la signature d une nouvelle convention ou d un avenant à la présente convention. Il appartient à l entreprise, à l occasion de l ouverture de chaque nouveau service, de vérifier l habilitation de son administrateur et du comptable extérieur ou de le remplacer. 2

3 Modification de la convention Hormis les cas d ouverture de nouveaux services en ligne n impactant pas de façon significative les termes et conditions de la présente convention, toute modification substantielle de la convention sera portée à la connaissance des entreprises y ayant adhéré. Cette information sera communiquée aux entreprises utilisatrices du service internet de Congés Intempéries BTP Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir par tout moyen approprié. La nouvelle version de la convention fera l objet d une acceptation par les entreprises utilisant les services proposés par Congés Intempéries BTP Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir. Décision de l entreprise adhérente de ne plus recourir aux services en ligne de l espace adhérent du site de Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir Le représentant légal de l entreprise adhérente peut, à sa convenance et à tout moment, décider de ne plus utiliser les services en ligne de l espace adhérent du site de Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir. Il en informe Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir par courrier recommandé avec accusé réception et la demande de l entreprise prend effet dans les 48 heures de sa réception par Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir. Suspension ou interruption des services en ligne du site à l initiative de Congés Intempéries BTP Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir peut être amenée pour des raisons législatives, réglementaires techniques ou de simple opportunité à suspendre ou interrompre de façon définitive les services en ligne de son site Internet. L administrateur, ou à défaut le représentant légal de l entreprise adhérente, en est préalablement informé par tout moyen approprié. La responsabilité de Congés Intempéries BTP Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir ne peut être engagée dans ces circonstances. Cette décision est confirmée par lettre simple portant date de la suspension ou de l interruption des services en ligne du site. Elle ne dispense pas l entreprise adhérente de ses obligations de déclarations et de paiement prévus à l article 2 des statuts et 2 du règlement intérieur de la caisse. Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir rétablit alors les procédures classiques sur support papier. Chaque service télématique de l espace adhérent étant susceptible de répondre à des contraintes normatives, techniques ou organisationnelles spécifiques, les modalités et conséquences de la renonciation par l entreprise adhérente à bénéficier de ces services, ou de l interruption desdits services à l initiative de Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir sont, en tant que besoins, précisées dans la documentation afférente à chacun des services. Données personnelles Les informations recueillies par Congés Intempéries BTP Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir sont nécessaires pour lui permettre d exercer les missions édictées aux articles D et suivants et L et suivants du code du travail ainsi que dans ses statuts et son règlement intérieur. Elles font l objet d un traitement informatique et sont destinées à Congés Intempéries BTP Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir et, le cas échéant, à ses prestataires techniques. En application des articles 38 à 40 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, les personnes visées par les traitements mis en œuvre par la caisse bénéficient d un droit d accès et de rectification aux informations qui les concernent. Toute personne ayant un intérêt à obtenir communication des informations la concernant, peut s adresser à Congés Intempéries BTP Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir, 531 rue Clément Ader, Le Long Buisson, Le Vieil Evreux, CS 73429, Evreux cedex, Tél. : , Courriel : direction@cibtp-evreux.fr. 3

4 LES SERVICES TRANSACTIONNELS DE L ESPACE ADHERENT ET LEURS CONDITIONS PARTICULIERES Outre aux services d informations et de consultation, l espace adhérent permet d accéder aux services transactionnels suivants. Certains de ces services sont soumis à des conditions particulières. Le service de télédéclaration Ce service permet à l entreprise d effectuer ses déclarations de salaires selon la périodicité de paiement (mois ou trimestre) et de visualiser immédiatement le montant des cotisations qui en découle. Le calcul de ces cotisations est bien entendu effectué sous réserve de l exactitude et de la sincérité des déclarations de salaires faites par l entreprise elle-même et, comme en matière de déclarations de salaires effectuées sur formulaire papier n emporte pas validation explicite ou implicite par la Caisse de l exactitude de celles-ci. Possibilité de correction : l entreprise déclarante a la possibilité de corriger, voire d annuler la télédéclaration, dans la journée jusqu à 0h00 (minuit). Passé ce délai la déclaration ne sera plus modifiable. Conséquences de la signature de la convention internet : Les entreprises adhérentes ayant signé la convention internet ne reçoivent plus, à compter du premier mois suivant l adhésion à ce service, de déclarations de salaires sous la forme papier. Le service de télérèglement Ce service permet à l entreprise d effectuer ses règlements de manière pratique et sûre. Le règlement par télérèglement nécessite la signature préalable d une adhésion au télérèglement à renvoyer à Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir qui la transmet à la banque du débiteur pour autoriser celle-ci à exécuter les ordres de débit présentés par Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir. L entreprise donne un ordre pour chaque paiement, dont elle précise elle-même le montant. L entreprise a la possibilité d utiliser jusqu à 3 comptes bancaires différents, ce qui lui permet éventuellement de répartir ses paiements entre plusieurs comptes. Pour chaque ordre de paiement, un accusé de réception (Certificat de Prise en compte de l Ordre de Paiement = CPOP) certifie qu il est bien pris en compte. Le service de télérèglement n est mis en œuvre qu à la condition expresse que l entreprise fournisse les documents d adhésion au télérèglement pour chaque compte bancaire. En cas de rectification par l entreprise dans la journée seul le dernier CPOP émis garde un caractère de justificatif. Traitement des impayés : Tous les coûts et frais résultant d impayés consécutifs au rejet du télérèglement par la banque pour quelque motif que ce soit, ainsi que tous les coûts et frais résultant d impayés consécutifs à des contestations injustifiées de l entreprise adhérente sont à sa charge. 4

5 Preuve des opérations de télédéclaration et de télérèglement Les opérations de télédéclaration et de télérèglement de l entreprise font foi jusqu à preuve du contraire. En cas de litige survenant à propos de la réalité, de la date, du quantum de la déclaration ou du paiement, la charge de la preuve incombe à l entreprise adhérente. Lors de chaque opération de télérèglement, l entreprise adhérente reçoit un certificat (CPOP) valant accusé de réception de l opération de télérèglement, qu elle devra imprimer et conserver afin d identifier l écriture portée sur le relevé de compte que lui adresse sa banque et de justifier, le cas échéant, son paiement. En cas de rectification par l entreprise dans la journée, seul le dernier CPOP émis garde un caractère de justificatif. Décision de l entreprise adhérente de ne plus recourir au service de télérèglement L entreprise adhérente peut cesser d avoir recours au service télématique de télérèglement. Elle en informe Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir par les moyens les plus appropriés à sa disposition. Cette décision est confirmée par lettre simple et prendra effet dans les 48 heures de sa réception par Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir. Suspension ou interruption du service de télérèglement à l initiative de Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir peut être amenée pour des raisons législatives, réglementaires techniques ou de simple opportunité, à suspendre ou interrompre de façon définitive, le service télématique de télérèglement. Elle peut également suspendre ou interrompre ce service pour cause d impayé et, d une manière générale, pour non-respect des dispositions des statuts et du règlement intérieur de Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir, ou encore, pour contestations injustifiées de l entreprise adhérente. Elle en informe l entreprise adhérente par les moyens les plus appropriés à sa disposition. Cette décision est confirmée par lettre simple portant date à compter de laquelle l accès au service sera suspendu ou interrompu. Le service gestion du personnel Ce service permet à l entreprise de déclarer les embauches ainsi que les départs des salariés. La déclaration d embauche permet notamment, à l entreprise adhérente à la caisse, d obtenir l expédition d une carte d Identification Professionnelle pour ce salarié. La déclaration de départ du salarié déclenche la demande de certificat de congé pour ce salarié. Le service gestion des congés Ce service permet à l entreprise de formuler directement en ligne une demande de congés pour tel ou tel de ses salariés, générant directement son paiement par Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir. 5

6 CONDITIONS COMMUNES A L ENSEMBLE DES SERVICES TRANSACTIONNELS Les services transactionnels mis à disposition des entreprises et éventuellement ouverts ultérieurement, ne sont que des services télématiques supplémentaires mis en œuvre par Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir, en parallèle avec les procédures habituelles. Ils n apportent donc aucune modification aux dispositions des statuts et règlement intérieur de Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir, qui restent applicables aux entreprises adhérentes ayant opté pour l un ou l autre ou pour l un et l autre de ces services. Les entreprises utilisatrices sont donc tenues aux mêmes obligations en termes d obligation déclarative, d exigibilité et de paiement que toute entreprise n ayant pas fait ce choix. Les opérations réalisées dans ces conditions engagent en particulier la responsabilité de l entreprise dans les mêmes termes et conditions que si elles avaient été effectuées, sous sa signature, sur les différents supports standards originels (de nature légale ou réglementaire) auxquels ce procédé de transfert se substitue, ou par document écrit spécifique. Toute transaction opérée auprès de Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et- Loir au nom de l entreprise est réputée émaner d une personne habilitée, y compris lorsqu elle provient d un tiers extérieur à l entreprise, alors réputé utilisateur habilité, (quelle que soit la modalité retenue pour ce faire), et engage l entreprise. 6

7 Cadre réservé à la Caisse N D ADHESION A LA CAISSE SIREN CONVENTION INTERNET DE CONGES INTEMPERIES BTP ANTENNE D EVREUX - EURE ET EURE-ET-LOIR Je soussigné(e) (1) Nom : Prénoms : Né(e) le.. à Représentant légal de l entreprise en qualité de (2) Raison sociale de l entreprise. Numéro SIRET Affiliée à la caisse sous le numéro. Demande à accéder à l espace adhérent du site internet de Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir et déclare en accepter les conditions précisées dans la convention internet dont je reconnais avoir pris connaissance. Désigne au sein de l entreprise (exemple : gérant, secrétaire ) en qualité d administrateur (informations indispensables pour nous permettre de vous adresser le mot de passe) : M, Mme, Mlle Prénom.. Fonction N téléphone... N télécopie. Courriel (E.mail )... A renseigner uniquement si l entreprise entend déléguer des droits à un comptable extérieur selon modalité spécifiée dans les conditions générales (page 2), le cabinet comptable.. SIRET du cabinet..... demeurant Code Postal... Ville N téléphone... N télécopie.... Courriel (E.mail ) Télérèglement Oui Non Fait à...., le Cachet de l Entreprise et Signature du représentant légal précédée (1) A remplir par le représentant légal de l entreprise. de la mention «lu et approuvé» (2) Entrepreneur individuel, Gérant, Président Directeur Général, 7

8 Cadre réservé à la Caisse N D ADHESION A LA CAISSE SIREN TÉLÉRÈGLEMENT L adhésion au service télérèglement implique que l entreprise, outre l adhésion à la convention internet, retourne à Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir ce document complété et signé accompagné d un relevé d identité bancaire ou postal. Ce document est à établir autant de fois que l entreprise entend utiliser de comptes bancaires (dans la limite de trois). ADHESION AU TELEREGLEMENT J autorise l Etablissement teneur de mon compte à exécuter sur ce dernier, si sa situation le permet, tous les ordres de débit ordonnés par le créancier désigné ci-dessous. En cas de litige sur un débit je réglerai le différend directement avec le créancier. N NATIONAL D EMETTEUR RAISON SOCIALE ET ADRESSE DU DEBITEUR NOM ET ADRESSE DU CREANCIER Congés Intempéries BTP Antenne d Evreux - Eure et Eure et Loir 531 rue Clément Ader Le Long Buisson Le Vieil Evreux CS EVREUX cedex COMPTE A DEBITER Codes. Etablissement Guichet Numéro de compte Clé RIB NOM ET ADRESSE POSTALE TENEUR DU COMPTE A DEBITER Date : Cachet de l Entreprise : Signature : 8

9 Cadre réservé à la Caisse N D ADHESION A LA CAISSE SIREN AUTORISATION CABINET COMPTABLE A utiliser uniquement si vous êtes déjà signataire de la convention et si vous entendez instituer votre cabinet comptable «utilisateur» Vous voudrez bien remplir et signer le formulaire ci-dessous et nous retourner l ensemble de ce document. A sa réception, Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir créera elle-même le cabinet comptable désigné comme utilisateur de votre espace adhérent. Je soussigné (e) (1) Nom :..... Prénom :.. Né(e) le à Représentant légal de l entreprise en qualité de (2)..... Raison sociale de l entreprise. Numéro SIRET.... Affiliée à la Caisse sous le numéro... autorise par la présente, Congés Intempéries BTP - Antenne d Evreux - Eure et Eure-et-Loir à, selon les modalités précisées ci-dessus, créer un compte rendant accessible mon espace adhérent, au cabinet comptable.. demeurant Code Postal.. Ville..... Numéro de SIRET du comptable..... N téléphone..... N télécopie.. Courriel (E.mail )..... Télérèglement Oui Non (cochez la case correspondante) Fait à...., le.... Cachet de l Entreprise, Signature du représentant légal précédée de la mention «lu et approuvé» (1) A remplir par le représentant légal de l entreprise (2) Entrepreneur individuel, Gérant, Président Directeur Général, 9