GUIDE METHODOLOGIQUE

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1 GUIDE METHODOLOGIQUE pour l application de l arrêté du 6 décembre 2010 fixant le niveau de certification de la procédure de contrôle des meublés de tourisme par les organismes réputés détenir l accréditation Accueil Paysan - Clévacances FNAIM FNGF FNOTSI RN2D Préambule Le présent document détermine les modalités d interprétation de l Arrêté du 6 décembre 2010 fixant le niveau de certification de la procédure de contrôle des meublés de tourisme par les organismes réputés détenir l accréditation et plus précisément de son annexe I, à savoir, le cahier des charges définissant le niveau de certification à atteindre pour effectuer les visites de contrôle des meublés de tourisme en application de l article d du code du tourisme. Il a été élaboré en collaboration par Accueil Paysan - Clévacances FNAIM FNGF FNOTSI RN2D afin d accompagner leurs adhérents dans le cadre de la réforme du classement des meublés de tourisme. Page 1

2 1 ORGANISATION 1.1 Les organismes visés à l article 1 de l arrêté doivent justifier de leur existence légale. Cette justification peut s effectuer par la production, selon la forme juridique de l organisme de son numéro d identification (SIREN, SIRET, RC ), ou copie du récépissé de déclaration en Préfecture pour les associations, ou extrait K BIS de moins de trois mois pour les sociétés Les organismes visés à l article 1 de l arrêté qui exercent d autres activités que de contrôle doivent identifier ces activités à l intérieur de leur organisation : L organisme fournit son organigramme qui distingue nettement l activité de classement ou éventuellement un autre document professionnel, à titre indicatif : plaquette de présentation, publicité, dossier d information. 1.3 Les organismes visés à l article 1 de l arrêté doivent avoir des documents qui décrivent leur structure, leurs activités, leur savoir-faire dans le domaine du classement des meublés de tourisme et le cadre de leur mission au titre du classement des meublés de tourisme. Ces documents peuvent prendre plusieurs formes : note d information, plaquette publicitaire, site Internet Les organismes visés à l article 1 de l arrêté doivent avoir contracté une assurance en responsabilité civile adéquate, sauf si leur responsabilité est couverte par l entité dont ils font partie. L organisme fournit une attestation d assurance en responsabilité civile mentionnant clairement son activité de visite de contrôle pour le classement des meublés Les organismes visés à l article 1 de l arrêté doivent désigner au moins un référent technique et un suppléant, qui, quelles que soient leurs fonctions et/ou leur dénomination, détiennent une qualification, une formation ou une expérience appropriée dans la gestion de l activité de contrôle des meublés de tourisme, sans préjudice des dispositions de l article 3 ci-après et responsables du respect des dispositions réglementaires relatives au classement des meublés de tourisme. Le(s) référent(s) technique(s) et le(s) suppléant(s) doivent justifier d un lien juridique avec l organisme audité (contrat de travail, adhésion, contrat de prestation de service). Le(s) référent(s) technique(s) et le(s) suppléant(s) sont désignés nominativement par l organisme. Leur compétence est réputée acquise par tout moyen (CV, diplôme, fiche de poste, attestation de formation, expérience professionnelle) Dans le cas d un organisme où une personne était précédemment affectée à l activité de classement des meublés, celle-ci peut être désignée référent technique ou suppléant, son expérience professionnelle étant prise en compte. Page 2

3 1.6 - Les organismes visés à l article 1 de l arrêté mettent à la disposition du ou des référent(s) technique(s) le cadre général et les moyens nécessaires pour assurer la mission de contrôle dans des conditions satisfaisantes, concernant notamment : - l organisation du travail. - l information et la formation sur les aspects techniques et administratifs du travail dans lequel le référent sera impliqué ; - toute évolution matérielle et technique en matière administrative ou réglementaire susceptible de concerner la mission de contrôle. L organisme met à disposition du(des) référent(s) technique(s) et du (des) suppléant(s) (note, fiche de poste), incluant l ensemble de la réglementation applicable, et précisant l organisation du travail en conformité avec les méthodes et procédures de contrôle prescrite par voie réglementaire. L organisation du travail du référent technique et du suppléant leur permet de réaliser leur activité de visite de contrôle pour le classement des meublés de tourisme dans des conditions satisfaisantes (exemple : respect des délais réglementaires). Cela sera prouvé par tout moyen utile. Page 3

4 2 METHODES ET PROCEDURES Les organismes visés à l article 1 de l arrêté utilisent les méthodes et procédures de contrôle prescrites par voie réglementaire. Les contrôles portent sur l ensemble des critères de l annexe I de l arrêté du 2 août 2010 fixant les normes et la procédure de classement des meublés de tourisme. Une information claire et précise est fournie, par tout moyen pertinent, au loueur qui sollicite le classement de son meublé ou à son mandataire. Cette information comporte au minimum : - Une note d information sur la procédure administrative de demande de classement et le tableau de classement des meublés de tourisme, - les modalités d organisation de la visite de contrôle du référent technique, - les noms et coordonnées du ou des référent(s) technique(s) et du ou des suppléant(s), - les délais de réalisation de la visite de contrôle, - le coût de visite, - l engagement de la structure à ne pas subordonner la demande de classement à une adhésion ou à une offre de commercialisation, - les modalités de réclamation. L organisme met à disposition des propriétaires un dossier d information comportant au moins l ensemble des éléments listés ci-dessus. Cela peut prendre différentes formes : note d information, plaquette pages Internet ). L organisme doit pouvoir fournir une version papier de ce dossier sur demande Dans le cas où les organismes visés à l article 1 de l arrêté constituent un fichier, le propriétaire du meublé doit être informé que selon la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, il dispose d un droit d accès et de rectification des informations nominatives le concernant. La mention se référant à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 sur le droit d accès et de rectification des informations nominatives doit être portée dans les documents remis aux propriétaires Dans le cas où le référent technique utilise des équipements informatiques dans le cadre de son activité, les organismes visés à l article 1 du présent arrêté doivent s assurer que : les logiciels permettent au référent technique d assurer la fonction de contrôle des meublés dans de bonnes conditions ; des procédures sont établies et mises en œuvre pour protéger la confidentialité des données ; les équipements informatiques sont maintenus en bon état de fonctionnement ; des procédures sont établies et mises en œuvre pour maintenir la sauvegarde des données. Page 4

5 L organisme qui réalise l audit constatera l existence et le bon fonctionnement des moyens techniques utilisés par le référent ou son suppléant (matériel, sauvegarde des données, maintenance, conservation des documents, confidentialité et respect de la vie privée loi informatique et liberté ). Page 5

6 3 - LE PERSONNEL 3-1- Chaque référent technique ou chaque suppléant désigné par les organismes visés à l article 1 du de l arrêté doit avoir une qualification, une formation ou une expérience appropriée et une connaissance satisfaisante des exigences des inspections à réaliser. (Idem 1.5 : justification de compétence par tout moyen : diplôme, expérience, attestation de présence formation, expérience professionnelle.) 3-2- Chaque référent technique ou chaque suppléant est formé aux méthodes de contrôle, à la procédure de classement, au tableau de classement des meublés de tourisme ainsi qu au guide de contrôle correspondant. Le suivi de ces formations fait l objet d une attestation de formation. L organisme présente une attestation de formation pour son référent technique portant sur la réglementation en vigueur au moment de l audit. La mise à jour des connaissances ne nécessitant pas une nouvelle formation pourra se faire par le biais d une documentation à jour. La formation d un suppléant peut être dispensée par son référent dès lors que ce dernier peut justifier de sa propre compétence selon modalités ci-dessus désignés. Dans ce cas, l organisme réputé accrédité est atteste que le suppléant a été formé en précisant le nom du référent, la durée et le programme de la formation Le(s) référent(s) technique(s) et le(s) suppléants utilisent la méthode de vérification par catégorie définie dans le guide de contrôle du tableau de classement des meublés de tourisme publié par l agence de développement touristique de la France, Atout France. L organisme utilise la procédure et les documents réglementaires (articles D à D du code du tourisme - Arrêté du 2 août 2010 fixant les normes et la procédure de classement des meublés de tourisme publié au JORF du 17 août 2010) ainsi que le guide de contrôle réalisé par Atout France.. L organisme qui réalise l audit vérifiera l utilisation effective de ces documents Le(s) référent(s) technique(s) ou le(s) suppléant(s) doit s assurer que le meublé à contrôler est précisément identifié afin d éviter toute confusion lors de la visite. Cette visite doit se limiter aux seuls locaux faisant l objet de la demande de classement Les observations et/ou informations obtenues durant la visite de contrôle doivent être enregistrées de manière à éviter la perte des informations pertinentes La rémunération des personnes salariés chargées des activités de contrôle ne doit pas dépendre directement du nombre de visites de contrôle réalisées, ni de leurs résultats. Page 6

7 3-7-. Les organismes visés à l article 1 de l arrêté doivent s assurer que des personnes ou organisations extérieures à l organisme de contrôle ne peuvent pas influencer les résultats des inspections effectuées. La visite de classement doit être effectuée par le référent ou son suppléant en toute neutralité et indépendance, en l absence de contrainte commerciale. Les supports d information (brochure, document papier, site Web...) édités à l intention des propriétaires de meublés précisent que le classement du bien est indépendant de toute autre offre commerciale Chaque référent technique ou chaque suppléant doit assurer la confidentialité des informations recueillies au cours de ses activités de contrôle hormis celles nécessaires au classement, à la promotion et à la commercialisation du meublé. La protection de l information et de la vie privée doit êtregarantie. Les référents techniques et les suppléants doivent s engager au respect de ces règles (voir 2.3). L accord écrit du propriétaire est requis pour l utilisation des informations à des fins de promotion et de commercialisation Les droits de propriété doivent être protégés. Idem commentaire ci-dessus. Page 7

8 4 RECLAMATIONS 4-1- Les organismes visés à l article 1 de l arrêté mettent en place une procédure de traitement des réclamations à destination des propriétaires concernant la délivrance du certificat de visite prévu à l article 5 de l arrêté du 2 août 2010 fixant les normes et la procédure de classement des meublés de tourisme. Les propriétaires sont dûment informés de cette procédure Ils doivent disposer de procédures écrites sur la manière de traiter les réclamations. 4-3 Ils conservent un relevé de toutes les réclamations et des suites qui leur ont été données pendant 5 ans. La procédure interne écrite de traitement des réclamations précise notamment les délais de réponse, les modalités de suivi des réclamations, l établissement éventuel d un questionnaire de satisfaction et l archivage par tout moyen. Page 8

9 5 COOPERATION Les organismes visés à l article 1 de l arrêté doivent participer à des échanges d expérience avec d autres organismes assurant la même mission de contrôle. Les organismes visés au 2 de l article D du code du tourisme bénéficient, pour ce faire, des informations communiquées par leurs adhérents. L organisme s engage à échanger sur son retour d expérience avec d autres organismes réalisant la même mission de contrôle par tout moyen (rencontres, échange d information, discussions, journées technique nationales ) ; justification par feuille de présence aux réunions, copie des courriers ou mails échangés. Page 9

10 DELEGATION du pouvoir de contrôle par les organismes visés au 2 de l article D du code du tourisme (Article 1 er et Annexe II de l arrêté du 6 décembre 2010) : L article 1 er de l arrêté du 6 décembre 2010 fixant le niveau de certification de la procédure de contrôle des meublés de tourisme par les organismes réputés détenir l accréditation autorise le titulaire de l agrément national à déléguer par voie de convention, aux organismes adhérents à sa structure son pouvoir de contrôle de classement des meublés, sous réserve du respect de l ensemble du dispositif inclus dans l arrêté, notamment les conditions de la convention et le cahier des charges. Dans ce cadre, le bénéficiaire de la délégation sera soumis à l ensemble des obligations détaillées dans le présent guide. Il disposera de la faculté de nommer un (ou des) référent (s) suppléant (s), dans le respect des modalités détaillées dans le présent document. L organisme ainsi nommé, devra se soumettre à l audit, s assurer au titre de la responsabilité civile, suivre les formations, mettre à disposition des clients un dossier d information, et plus généralement respecter l ensemble du dispositif. Les référents et suppléants des organismes bénéficiaires de la délégation pourront procéder aux visites de classement dans le périmètre géographique d intervention précisé dans la convention. Page 10