Politique de dons, commandites et bénévolat des employés (auparavant Politique de dons, commandites et implication communautaire)

Transcription

1 Inc. TABLE DES MATIÈRES s employés (auparavant Politique de dons, commandites et implication communautaire). Objet.. Contribution d'ensemble.2. Responsabilités 2. Portée et exclusions 2.. Portée 2.2. Exclusions 3. L'approche 3E de 3.. Éducation 3.2. Environnement 3.3. Entrepreneuriat 3.4. La règle 80 %/20 % 4. Dons et commandites 4.. Critères de sélection et d'admissibilité 4.2. Évaluation interne et processus d'approbation 4.3. Comment demander un don ou une commandite 4.4. Gestion budgétaire 4.5. Campagnes de financement sur le lieu de travail 4.6. Dons commémoratifs 4.7. Contributions en nature et considérations fiscales PAGE: 202 tous droits réservés

2 Inc Paiements et utilisation d'une carte de crédit d'entreprise Contraintes liées aux dépenses 4.9. Négociations et obligations contractuelles 4.0. Collaboration et soutien des fournisseurs 4.. Résiliation de soutien financier 5. Bénévolat des employés 5.. Critères de sélection et d'admissibilité 5.2. Bénévolat durant les heures normales de travail 5.3. Bénévolat en dehors des heures normales de travail 5.4. Organismes privilégiés 5.5. Comment participer au programme de bénévolat des employés de Programme des organismes privilégiés de Participation d'employés à un événement ou à un programme, sollicitée par Liste des employés bénévoles de Initiative de promotion de l esprit d'équipe de 5.6. Évaluation interne et processus d'approbation 5.7. Engagement de envers les employés bénévoles Utilisation d un véhicule personnel Utilisation d un véhicule de Utilisation des logos de 5.8. Diffusion d'images de personnes autres que des employés de 6. Production de rapports PAGE: tous droits réservés

3 Inc. 6.. Production de rapports sur les organismes et le bénévolat des employés 6.2. Exactitude de l information publiée 7. Responsabilités de la direction 7.. Tableau des approbations et des signataires 8. Définitions 9. Ressources et références. Objet, comme entreprise citoyenne mondiale, appuie des organisations caritatives, des organismes sans but lucratif et des activités de bénévolat pour contribuer à bâtir des communautés solides, en particulier là où elle exerce ses activités. L'épanouissement de ces communautés bénéficie à long terme tant à nos employés qu'aux autres parties prenantes. (Pour en savoir plus sur notre engagement en faveur de la responsabilité sociale d'entreprise dans le monde, visitez notre site Web à l'adresse Contribution totale Dons et commandites : Notre objectif est de verser chaque année un total de % du résultat avant impôts sur le résultat (RAI) de l exercice financier précédent de sous forme de dons et de commandites dans le monde entier. Cette contribution totale comprend notre soutien à la Northern Ireland (NI) Foundation ainsi qu'à la Fondation J. Armand, qui fait des dons à des organisations caritatives canadiennes. Bénévolat des employés : En plus de verser % de notre RAI sous forme de dons et de commandites, notre objectif est d investir en bénévolat % du nombre total d'heures de travail de nos employés. Cela représente un maximum de deux jours de travail par an par employé..2 Responsabilités Le vice-président principal, Ressources humaines et affaires publiques est responsable de l'administration de la présente politique. En outre, le viceprésident principal, Ressources humaines et affaires publiques; les viceprésidents,, communications et responsabilité sociale PAGE: tous droits réservés

4 Inc. d'entreprise et les vice-présidents, Ressources humaines ont la responsabilité de son application et de sa gestion au quotidien. Les gestionnaires des dons et commandites désignés et les représentants locaux ont la responsabilité d évaluer et d approuver les demandes de don, de commandite et d'implication communautaire dont leur site, leur division, leur unité, leur fonction ou leur région pour toutes les demandes soumises en ligne avec l outil Sponsorium (voir la section 7.. Tableau des approbations et des signataires). 2 Portée et exclusions 2. Portée Inc. et ses groupes, divisions et filiales contribuent au progrès des communautés par le biais de : soutien financier (dons et commandites); dons en nature; et de bénévolat des employés Ces activités sont gérées séparément de celles de la Fondation J. Armand, que finance depuis sa création, et de celles de la Northern Ireland (NI) Foundation. 2.2 Exclusions ne fournit ni financement ni appui dans les cas suivants : projets entrepris par un individu à l'intérieur ou à l'extérieur de. En vertu de la présente politique, seuls les organismes sans but lucratif agréés peuvent bénéficier de notre soutien; activités dans le domaine des sports et loisirs, de la santé et du bienêtre, des arts et de la culture; organismes œuvrant pour la protection d'espèces sauvages; organismes pouvant poser un risque éthique, culturel, sécuritaire ou environnemental, ou dont le rôle ou les actions peuvent entrer en conflit avec les intérêts, la réputation ou les objectifs de ; PAGE: tous droits réservés

5 Inc. groupes qui pratiquent la discrimination sur la base de la race, du sexe, du handicap, de la religion, de la nationalité ou de l'orientation sexuelle; activités, initiatives ou programmes religieux; organismes perçus comme associés à la promotion du tabagisme, à la fabrication ou à la distribution d'alcool, au jeu ou à toute autre activité pouvant être nuisible pour la santé et le bien-être de la population; groupes, dont les frais d'administration ne sont raisonnablement pas justifiables, qui servent un bassin restreint ou offrent des avantages extrêmement limités aux communautés dans lesquels ils exercent leurs activités; et partis et organisations politiques, ainsi que leurs activités, sauf avec l'approbation préalable du service des et du service Affaires juridiques du siège social. Dans certains cas, des commandites sont accordées pour appuyer des initiatives de marketing du siège social, de Aéronautique, de Transport et de Flexjet, ou pour compléter leurs campagnes publicitaires, de marketing, de promotion ou de relations publiques. La présente politique ne s'applique pas à ces types de commandites reliées au marketing. Elle s'applique uniquement aux commandites non commerciales qui procurent un soutien à la collectivité. 3 L'approche 3E de Pour optimiser le rendement de nos activités d'investissement dans la collectivité, nous avons adopté l'approche 3E de axée sur trois domaines : l Éducation, l Environnement et l Entrepreneuriat. Pour faire des choix quant à l'endroit et à la façon de contribuer, nous accordons la priorité aux investissements communautaires répondant à nos critères 3E. Cette approche nous permet de tirer le maximum de nos compétences et de nos forces fondamentales. Elle nous donne la possibilité d'aller au delà de simples contributions financières, et de partager les aptitudes et le savoir-faire de nos employés avec les communautés qui peuvent en tirer des avantages à long terme. PAGE: tous droits réservés

6 Inc. 3. Éducation L'appui à l'éducation, en plus de contribuer à contrer la pauvreté, contribue à créer une main-d œuvre capable de créer de la richesse localement et d'épauler les entreprises ayant besoin d'employés hautement qualifiés comme. Nous désirons appuyer des programmes d'éducation : aidant les populations à risque à acquérir les moyens de hausser leur niveau de vie; favorisant l'alphabétisation et encourageant la poursuite d'études à long terme; éveillant un intérêt nouveau pour les domaines des sciences et de la technologie, en particulier pour les programmes et les activités parascolaires reliés aux sciences, à la technologie, à l'ingénierie et aux mathématiques; stimulant l'innovation et le développement de connaissances en sciences, en technologie, en ingénierie et en fabrication, dans le but de répondre aux besoins en évolution des marchés et d'appuyer le développement durable de nos industries; ou donnant aux étudiants l'occasion de développer leur passion pour les avions et les trains, ou pour d'autres secteurs reliés à nos activités, passion qui pourrait les amener à entreprendre une carrière chez. Remarque : Les demandes de soutien pour la capitalisation d'une chaire d'études postsecondaires seront considérées au cas par cas et doivent être approuvées par le vice-président principal, Ressources humaines et affaires publiques. 3.2 Environnement Pour assurer un avenir durable à et à ses parties prenantes, nous devons absolument réduire notre incidence sur l'environnement. C est pourquoi nous appuyons des programmes et des initiatives : PAGE: tous droits réservés

7 Inc. encourageant une plus grande responsabilité environnementale et la bonne gestion d un produit durant toute sa vie utile; encourageant le développement et la large diffusion de pratiques, de compétences, connaissances, produits et technologies écologiques; ou accélérant le rythme de l'évolution de la mobilité durable, en améliorant la qualité de l'environnement là où il risque d'être altéré par les activités ou les produits de. 3.3 Entrepreneuriat L'esprit d'entreprise de a été le catalyseur qui en a fait le chef de file international de la mobilité. Nous croyons aussi qu il jouera un rôle important pour nous permettre de nous développer de façon durable à long terme. C'est pourquoi nous appuyons des programmes et des initiatives : créant des occasions pour les futurs entrepreneurs; faisant la promotion du développement des aptitudes et de l'esprit d'entreprise; ou soutenant les entrepreneurs par la formation et le mentorat. 3.4 La règle 80 %/20 % Au moins 80 % du soutien que nous apportons sous forme de dons, commandites et bénévolat des employés doit aller à des initiatives s inscrivant dans l'approche 3E. Nous ne devons pas investir plus de 20 % de notre soutien à la collectivité dans d'autres domaines. 4 Dons et commandites 4. Critères de sélection et d'admissibilité En général, ne contribue pas plus d'une fois à une même activité ou à un même organisme par période de 2 mois. Habituellement, nous évitons de contribuer à plusieurs projets bénéficiant au même organisme, sauf s'ils appuient différentes communautés dans différentes régions. PAGE: tous droits réservés

8 Inc. Pour pouvoir bénéficier de l'aide de, les organismes doivent être prêts à fournir un reçu aux fins de l'impôt, donnant des renseignements détaillés sur notre contribution, conformément aux lois locales applicables. Les organismes recevant une commandite doivent offrir une visibilité appropriée à, ses sites, ses produits ou ses services. Si les demandes d'organismes sans but lucratif dans lesquels des employés de ou des membres de leur famille sont personnellement impliqués peuvent être étudiées, elles ne bénéficient d'aucun traitement de faveur par rapport aux demandes des autres organismes sans but lucratif. Nous collaborons avec des organismes caritatifs ou sans but lucratif agréés dotés de capacités réelles de gestion de fonds et de production de rapports et en mesure de communiquer des avantages mesurables et des réalisations. Pour demander notre aide, les organismes doivent se servir de l outil en ligne Sponsorium. Toute demande doit être soumise au moins six semaines avant le début de l'initiative ou de l'événement. 4.2 Évaluation interne et processus d'approbation Tout contrat pluriannuel doit être approuvé par le vice-président, Affaires publiques et communications et responsabilité sociale d entreprise du groupe opérationnel concerné. Tout contrat pluriannuel de plus de $ US ou par an doit aussi être approuvé par le vice-président principal, Ressources humaines et affaires publiques (voir le tableau des approbations et signataires, dans la section 7..). Les demandes ne répondant pas aux critères d'admissibilité de la présente politique peuvent être étudiées à l'occasion, sous réserve de l'approbation du vice-président principal, Ressources humaines et affaires publiques et du vice-président,, communications et responsabilité sociale d'entreprise et du vice-président, ressources humaines du groupe concerné, selon le cas. Les organismes bénéficient d une attention plus grande s ils offrent l occasion à des bénévoles de de participer à une activité. PAGE: tous droits réservés

9 Inc. 4.3 Comment demander un don ou une commandite Toute demande de don, de commandite ou de bénévolat des employés doit être soumise en ligne dans Sponsorium, à l'adresse suivante : Gestion budgétaire Au début de chaque exercice annuel de planification budgétaire, le viceprésident principal, Ressources humaines et affaires publiques de donne à tous les groupes des directives correspondant à son objectif de verser annuellement en dons et commandites % du RAI de l exercice financier précédent. Les budgets sont confirmés chaque année et peuvent être annulés par le vice-président principal, Ressources humaines et affaires publiques si le RAI baisse en deçà d'un niveau établi à l'avance. Au moins 80 % de notre appui est réservé à des initiatives s inscrivant dans l'approche 3E; nous n'investissons pas plus de 20 % dans les autres domaines. L'équipe de direction d un site, d'une unité d affaires, d une division ou d une fonction assume la responsabilité de la planification et de l'attribution de son budget de soutien communautaire et doit le faire de façon juste, équitable et efficace, dans le respect des directives de la présente politique. Pour des raisons de gestion budgétaire, nous ne recommandons ni les activités de financement, qui ne sont pas menées par, ni les dons d employé jumelé par, car nous désirons conserver le plein contrôle sur notre soutien à des activités communautaires ciblées. Ceci ne s'applique pas à la Northern Ireland Foundation ni aux fonds d'employés de reconnus. 4.5 Campagnes de financement sur le lieu de travail Toute campagne de financement ou de sensibilisation sur un lieu de travail doit être approuvée préalablement par le président de, le viceprésident de la fonction, le président de la division ou de l'unité d affaires, le représentant principal de pays ou le directeur général du site. Les campagnes de financement doivent respecter le milieu de travail des employés. Même si les campagnes de financement et de sensibilisation sur un lieu de travail peuvent être autorisées localement, les gestionnaires doivent éviter les campagnes ciblant des employés. PAGE: tous droits réservés

10 Inc. Un gestionnaire a le pouvoir de mettre fin à une campagne de sensibilisation ou de financement s il juge que la campagne a une incidence négative sur nos employés, leur milieu de travail ou la performance de l'équipe. L'utilisation du courriel, des télécopieurs, des systèmes de courrier interne et d'autres moyens de communication officiels de pour solliciter l'appui de collègues, d'employés de, de relations d'affaires ou de toute autre personne est interdite, sauf dans le cadre d'une initiative d'implication communautaire officielle de. Dans de tels cas, il faut obtenir la permission formelle écrite du président de, du vice-président de la fonction, du président de la division ou de l'unité d affaires, du représentant principal de pays ou du directeur général du site. Les campagnes de financement et les dons jumelés ne sont pas recommandés. 4.6 Dons In Memoriam Il est possible de faire un don In Memoriam de la part de après le décès d'un employé, d'un membre de la famille proche ou d'une relation d'affaires de longue date. L'approbation du représentant local n'est pas requise pour les dons In Memoriam de moins de 00 $ (ou ) et ces dons n'ont pas à être saisis dans Sponsorium. Par contre, tout montant de plus de 00 $ (ou ) doit être saisi dans Sponsorium. 4.7 Contributions en nature et considérations fiscales Des dons en nature peuvent être effectués, à condition de n avoir aucune incidence négative sur les activités et la production de. Pour faire don d'un bien appartenant à, autre que de l'argent, veuillez obtenir l approbation de votre gestionnaire des dons et commandites désigné. Dans le cas d'un don en nature, la juste estimation de sa valeur monétaire sera comptabilisée dans l'investissement communautaire de. Il n'est ni approprié ni acceptable de surestimer délibérément la valeur monétaire d'un don en nature. Des reçus pour fins d'impôt doivent être envoyés directement au service fiscal local de aux fins de la production des déclarations PAGE: tous droits réservés

11 Inc. pertinentes. Veuillez noter que les dons effectués par ne donnent en général pas droit à un traitement fiscal plus avantageux que les dépenses d'entreprise ordinaires; ces dons ne sont donc pas justifiés sur le simple plan fiscal et doivent respecter les autres critères énoncés dans la présente politique. 4.8 Paiements et utilisation d'une carte de crédit d entreprise Tout paiement effectué dans le cadre d une initiative d'implication communautaire doit être effectué sur présentation de facture d'un organisme sans but lucratif dûment agréé. S'il n'est pas possible de recevoir une facture en bonne et due forme, les demandes de chèque peuvent être acceptées sur une base exceptionnelle. Tous frais relatifs à un don, une commandite ou un investissement communautaire doivent être réglés selon les procédures habituelles. Ces frais ne peuvent être inscrits sur un relevé de dépenses personnel ni payés avec une carte de crédit d'entreprise ou personnelle. En cas de non-respect de cette exigence, l'employé sera personnellement responsable du paiement des frais, notamment dans les cas suivants : tout produit et service acquis pour être donné à un organisme caritatif, communautaire ou sans but lucratif, ou pour appuyer des enchères, un événement ou une campagne de financement; l'achat de billets pour un tournoi de golf ou un autre événement spécial, de vêtements, d'articles promotionnels ou toute forme de contribution reliée aux activités de financement d'un organisme sans but lucratif; ou toute autre forme de don ou de commandite. Les budgets sont confirmés chaque année et peuvent être annulés si le RAI baisse en deçà d'un niveau établi à l'avance Contraintes liées aux frais L'appui de ne doit jamais servir à acquitter des frais de participation, d excursion, d expédition ou d'autres frais reliés à un voyage fait par quelqu'un dans le cadre d'une campagne de financement. PAGE: 202 tous droits réservés

12 Inc. Par exemple, les frais engagés par un employé participant à un marathon ou à une autre course d'endurance ne sont pas admissibles au soutien de. 4.9 Négociations et obligations contractuelles Tout don ou toute commandite découlant d'un contrat avec un client, un fournisseur ou un partenaire et hors de la portée de la présente politique doit être approuvé par : le représentant principal de pays; ou le directeur général du site; ou le président de la division ou de l'unité d affaires; et le vice-président, Communications, affaires publiques et responsabilité sociale d'entreprise et le vice-président, Ressources humaines; et le vice-président principal, Ressources humaines et affaires publiques Ces initiatives doivent être saisies dans Sponsorium. 4.0 Collaboration et soutien des fournisseurs Aucun employé ne doit, sans la permission écrite préalable du responsable de la chaîne d'approvisionnement de, communiquer directement avec un fournisseur pour lui demander une aide, quelle qu'elle soit, monétaire ou en nature, pour une activité de financement ou une autre forme d'implication communautaire. Les contacts avec les fournisseurs doivent être coordonnés pour éviter d'avoir à faire face à plusieurs demandes et nous assurer de maintenir une bonne relation avec eux. Au siège social, les demandes d'approbation doivent être soumises au viceprésident principal, Ressources humaines et affaires publiques. Chez Aéronautique, les demandes d'approbation doivent être soumises au directeur de l approvisionnement stratégique. Chez Transport, les demandes d'approbation doivent être soumises au représentant local de l'approvisionnement. PAGE: tous droits réservés

13 Inc. Chez Flexjet, ces demandes doivent être soumises au vice-président, Finances et administration. 4. Résiliation de soutien financier se réserve le droit, à sa discrétion exclusive, de mettre fin à un soutien à un événement ou à un programme d'implication communautaire, dans les cas suivants : il survient un conflit avec la présente politique ou avec le Code d éthique et de conduite de ou avec le Code de conduite des fournisseurs; l'initiative, l'événement ou le programme n'est plus dans le meilleur intérêt de la communauté concernée, de ou de ses employés; les modalités de l'entente ne sont pas respectées; des preuves d'inconduite ou de conflit d'intérêts sont révélées. 5 Bénévolat des employés Le bénévolat des employés englobe les activités que les employés de effectuent pour appuyer une initiative communautaire commanditée ou approuvée par. Faire du bénévolat ou non est une décision personnelle, mais faire du bénévolat pendant les heures normales de travail est un privilège, et les directives de la présente politique doivent donc être respectées. Par contre, les employés ne seront jamais pénalisés en choisissant de ne pas participer aux occasions de bénévolat offertes par. Tout bénévolat effectué dans le cadre d une initiative communautaire de pendant les heures normales de travail, ou en dehors de ces heures, doit être saisi dans Sponsorium de façon à être comptabilisé dans l'implication communautaire de. 5. Critères de sélection et d'admissibilité Pour pouvoir participer au programme de bénévolat, un employé : PAGE: tous droits réservés

14 Inc. doit être un employé permanent, à temps plein ou à temps partiel (les employés retraités sont inclus); doit avoir reçu la note, pour sa productivité ou sa performance, «répond pleinement aux attentes». Sont exclus de ce programme, les employés : inscrits au programme d'amélioration de la performance; ayant fait l'objet de mesures disciplinaires au cours des 2 derniers mois; ou en congé pour invalidité à court ou à long terme. Les employés temporaires, les sous-traitants, les fournisseurs, les clients et les membres de la famille des employés de ne sont pas admissibles à ce programme. 5.2 Bénévolat durant les heures normales de travail Chaque année, offre à ses employés des occasions choisies de faire du bénévolat durant les heures normales de travail. C'est le «temps de bénévolat». Il y a «temps de bénévolat» lorsqu'un employé de admissible consacre du temps à une initiative d'implication communautaire de durant ses heures normales de travail, sans que sa rémunération habituelle ne soit touchée. Les employés admissibles peuvent prendre part à deux jours de «temps de bénévolat» par an au maximum. a choisi de donner du temps de ses employés à la collectivité pour : offrir aux employés des occasions structurées de faire du bénévolat; permettre à la collectivité de bénéficier des aptitudes et du savoirfaire de nos employés; augmenter le nombre de bénévoles disponibles dans les communautés où nous exerçons nos activités. PAGE: tous droits réservés

15 Inc. accroître la visibilité de dans les communautés; et favoriser l'esprit d'équipe et rehausser l'engagement des employés; De nombreux types d'activité de bénévolat peuvent être autorisés durant les heures normales de travail. Exemples : organiser des rencontres dans des écoles, participer à des événements communautaires commandités par, être le mentor d'étudiants ou d'entrepreneurs ou prendre part à des activités de secours à des sinistrés. Le bénévolat durant les heures normales de travail doit : être approuvé conformément au tableau des approbations et signataires de la section 7.. de la présente politique; être saisi dans Sponsorium par le représentant local désigné; respecter les limites de l'approche 3E de ; et être effectué en collaboration avec un organisme communautaire privilégié de ou dans le cadre d'une initiative de promotion de l esprit d équipe. 5.3 Bénévolat en dehors des heures normales de travail Des initiatives communautaires de peuvent être menées en dehors des heures normales de travail. Les employés choisissant d'y participer n'ont droit à aucune rétribution, financière ou autre. Par exemple, si une initiative communautaire de a lieu le jeudi, le vendredi et le samedi, les employés choisissant de faire du bénévolat le jeudi et le vendredi, durant leurs heures normales de travail, avec l'approbation de leur superviseur immédiat, auront droit à leur rémunération habituelle. S'ils font aussi du bénévolat le samedi, jour de congé, ce sera considéré comme un investissement personnel de leur temps pour la collectivité et ils n'auront droit à aucune compensation financière ni à un jour de congé rémunéré. PAGE: tous droits réservés

16 Inc. n'apporte aucun appui financier pour le bénévolat individuel des employés. Dans certaines régions où nous exerçons nos activités, des fondations locales ou des fonds d employés appuient de telles initiatives. Une équipe d'employés participant à une activité de financement appuyée par peut aussi être encouragée par l octroi de vêtements ou autres articles promotionnels. Dans de tels cas, la valeur de ces articles doit être comptabilisée comme une contribution en nature à l initiative communautaire concernée. Sur certains sites, des vêtements officiels de bénévolat sont disponibles. Les activités individuelles de bénévolat des employés, en dehors des heures de travail, ne bénéficient pas de l'appui de et n ont pas à être déclarées comme faisant partie de dans l'implication communautaire de. 5.4 Organismes privilégiés a établi des liens à long terme gagnant-gagnant avec certaines causes et organismes sans but lucratif, à l échelle mondiale et à l échelle locale. Notre objectif est de faire le meilleur usage de nos ressources limitées afin de maximiser notre incidence globale conformément aux objectifs de la présente politique. La liste des organismes privilégiés de se trouve à l'adresse Comment participer au Programme de bénévolat de Les occasions de bénévolat sont communiquées aux employés et coordonnées localement par le représentant local désigné, en collaboration avec l équipe des ressources humaines et l'équipe de direction locales. Quand des employés soumettent une nouvelle initiative de bénévolat, la décision doit être prise conformément au tableau des approbations et signataires de la section 7.. de la présente politique. Quatre moyens permettent de devenir un employé bénévole : 5.5. Programme d'organismes privilégiés de Faites un choix au sein de la liste des organismes privilégiés de à l'adresse (Exemple : Croix- Rouge) PAGE: tous droits réservés

17 Inc. Inscrivez-vous directement sur le site Web de l organisme. Informez votre superviseur immédiat ou le directeur de l organisme Participation d'employés à un événement ou à un programme, sollicitée par choisit parfois des organismes ou des projets de valeur pouvant avoir besoin de l'aide d'employés bénévoles (par ex., FIRST Robotique, Eureka, etc.) annonce alors le besoin de bénévoles dans son réseau d'implication communautaire Le comité organisateur de l'événement ou du programme assure la gestion de la participation de et travaille avec les employés bénévoles choisis jusqu'à ce qu il soit terminé Liste des employés bénévoles de Nombreux sont les employés désirant participer bénévolement à diverses activités locales comme des journées d'orientation, des présentations à l'école, des foires communautaires, etc. Ils peuvent s'inscrire sur une liste de bénévoles tenue à jour par leur représentant local responsable de l'implication communautaire ou leur représentant local des ressources humaines Initiatives de promotion de l esprit d'équipe de participe régulièrement à des initiatives communautaires intéressantes, comme Habitat pour l'humanité, englobant des activités concrètes de promotion de l'esprit d'équipe. 5.6 Évaluation interne et processus d'approbation Le bénévolat des employés fait l'objet d'un processus d'approbation en bonne et due forme dans le cadre de la présente politique, celle de l'approche 3E de, et conformément au tableau d approbation et signataires de la section 7.. PAGE: tous droits réservés

18 Inc. 5.7 Engagement de envers ses employés bénévoles Le Code d éthique et de conduite de s'applique à tous les cas où des employés portent des vêtements ou arborent le logo de, y compris lorsqu ils participent à des activités de bénévolat. veut s'assurer que ses employés faisant du bénévolat bénéficient de la même protection que dans le cadre de leur emploi Utilisation de véhicules personnels ne couvre pas les frais engagés par des employés utilisant leur véhicule personnel lors d événements communautaires Utilisation de véhicules de L'accueil de bénévoles sur les sites de, l'utilisation par des bénévoles de biens appartenant à ou le transport de bénévoles ou de membres de la communauté dans des véhicules de accroissent le niveau de risque et de responsabilité de en cas d'incident ou d'accident. Même si des tierces parties peuvent être assurées, il faut évaluer ces risques, et l'utilisation des véhicules de dans le cadre d une implication communautaire doit être réduite au minimum. Avant d'utiliser des biens appartenant à pour des initiatives d'implication communautaire, les deux parties doivent signer une entente écrite de renonciation à toute responsabilité. Ces ententes doivent faire l'objet de discussions avec le service, communications et responsabilité sociale d'entreprise, et être approuvées par le service Affaires juridiques du groupe concerné Utilisation des logos de Les logos de constituent un actif important de, ils nous identifient instantanément aux yeux du public. C'est pourquoi leur utilisation, pour quelque raison que ce soit, doit être autorisée à l'avance par le gestionnaire ou le cadre supérieur des communications de approprié. Veuillez consulter la section des directives sur les logos, dans la section Média du site Web de, à l'adresse PAGE: tous droits réservés

19 Inc Diffusion d'images de personne autres que des employés de Veuillez noter que si décide d'utiliser une image d'une personne autre qu'un employé de (y compris, entre autres, une photographie, un enregistrement ou un film) prise durant une activité de bénévolat des employés quelque part dans le monde, veillera, avec l'aide de l'employé qui soumet l'image, à faire signer par cette personne (ou par le tuteur de cette personne si elle est mineure) une clause d'exonération en vertu de laquelle tous les droits de propriété intellectuelle rattachés à cette image, pour quelque fin que ce soit, sont cédés à. Pour obtenir le formulaire de clause d'exonération, veuillez consulter le service des affaires juridiques de ou du groupe, selon le cas. 6. Rapports Pour obtenir une image claire et précise de l'ensemble des investissements de dans les communautés, toutes les contributions, en argent ou en nature, et toutes les initiatives de bénévolat des employés, quel que soit le groupe ou le pays concerné, doivent être saisies dans Sponsorium, outil de gestion Web utilisé par les quatre groupes de (Aéronautique, Transport, siège social et Flexjet). 6. Processus de production de rapports des organismes ou sur le bénévolat des employés Tout organisme sans but lucratif recevant l'aide de, que ce soit sous forme de don, de commandite ou de bénévolat d'employés, doit remplir un questionnaire dans les quatre semaines suivant l'événement. 6.2 Exactitude des renseignements communiqués Tous les renseignements soumis doivent être aussi exacts que possible car ils seront compilés, communiqués dans des rapports internes au conseil d'administration, et rendus publics dans le rapport sur la responsabilité sociale d'entreprise de et sur son site Web. Ces renseignements seront aussi utilisés pour évaluer l'incidence collective de sur les communautés où elle exerce ses activités et pour guider l'amélioration d'importants mécanismes et processus de gestion. PAGE: tous droits réservés

20 Inc. 7. Responsabilités de la direction Les vice-présidents,, communications et responsabilité sociale d'entreprise, Ressources humaines du siège social, de Aéronautique, de Transport et de Flexjet ont les responsabilités suivantes : établir tous les processus nécessaires au maintien de la conformité à la présente politique dans l'ensemble de leur groupe (sauf pour le bénévolat des employés, qui relève des vice-présidents, Ressources humaines); communiquer et encourager l'utilisation de Sponsorium dans l'ensemble de leur groupe; planifier et répartir le budget lié à l'implication communautaire de leur groupe; et vérifier les aspects suivants : o o o tout financement proposé, qu'il soit d envergure locale ou internationale, conformément aux paliers de signataires autorisés stipulés dans la section 7.. de la présente politique demandes à l'échelle nationale ou internationale ne concernant pas un site en particulier matériel accessoire pertinent élaboré dans le contexte d un don, d une commandite ou d une initiative d'implication communautaire, à l'échelle nationale ou internationale, conforme au guide officiel d utilisation de la marque de veiller à ce que les fonds soient utilisés de façon appropriée, conformément aux directives de la présente politique et aux ententes conclues avec les organismes sans but lucratif; soumettre au vice-président principal, Ressources humaines et affaires publiques de : o o leur budget pour les dons, commandites et bénévolat de leurs employés avant chaque nouvel exercice un sommaire trimestriel détaillé des initiatives de l'exercice en cours, pour sa saisie dans Sponsorium; PAGE: tous droits réservés

21 Inc. renforcer la visibilité des initiatives clés dans l'ensemble de et auprès des parties prenantes externes concernées; recommander des modifications à la présente politique, et au besoin, au Comité RSE; Les gestionnaires des dons et commandites ont les responsabilités suivantes : administrer et gérer la conformité des dons, commandites et bénévolat des employés à la présente politique dans l'ensemble de ; recommander des organismes mondiaux privilégiés; coordonner les efforts des représentants locaux; veiller à la bonne gouvernance du réseau d'implication communautaire dans l'ensemble de en tenant au moins une réunion trimestrielle avec les représentants locaux; s'assurer que tous les dons, toutes les commandites et tous les événements, programmes, initiatives et activités d'implication communautaire appuyés par sont saisis rapidement, au moins une fois par trimestre, dans Sponsorium; appuyer le processus d'approbation, en respectant les limites de la présente politique, et l'approche 3E de, pour les aspects suivants : o o tout financement proposé, qu'il soit local ou international, conformément aux niveaux de signataires autorisés stipulés dans la section 7.. de la présente politique tout matériel accessoire pertinent développé pour appuyer les initiatives communautaires, conformément au guide officiel d utilisation de la marque de ; procurer l'accès nécessaire à Sponsorium aux représentants locaux, maintenir les droits d'accès et tenir à jour d'autres renseignements clés dans Sponsorium; promouvoir et favoriser l'harmonisation entre l'approche 3E de et les directives de la présente politique; PAGE: tous droits réservés

22 Inc. assurer la formation des représentants locaux pour l'utilisation de Sponsorium et les appuyer dans son utilisation; promouvoir l'utilisation de Sponsorium auprès des parties prenantes concernées; surveiller les activités des représentants locaux et les appuyer au besoin. Les représentants locaux ont les responsabilités suivantes : collaborer avec les gestionnaires des dons et commandites locaux pour établir des processus de conformité à la politique dans leurs sites, leurs unités d affaires, leurs fonctions ou leur région; recommander des organismes locaux privilégiés; collaborer avec les gestionnaires des dons et commandites et autres représentants locaux; consulter Sponsorium périodiquement pour s assurer de l'alignement des dons, commandites et bénévolat d employés sur la politique et éviter les doublons; faire connaître et comprendre la politique localement; guider les gestionnaires locaux dans la stratégie d'implication communautaire; établir des procédures de planification budgétaire pour les dons, commandites et implication communautaire à partir des directives budgétaires annuelles fournies par ; appuyer le processus d'approbation conformément à l'approche 3E de, et notamment pour les aspects suivants : o o tout financement proposé, à l'échelle locale, conformément aux paliers de signataires autorisés stipulés dans la section 7.. de la présente politique matériel accessoire pertinent élaboré dans le contexte d un don, d une commandite ou d'une initiative d'implication communautaire, à l'échelle locale ou internationale, conformément au guide officiel d utilisation de la marque de PAGE: tous droits réservés

23 Inc. o transmission des factures des organismes sans but lucratif au service des comptes payables, avec le formulaire d'approbation requis, s'il y a lieu (Sponsorium n'étant pas relié aux systèmes comptables de, le représentant local a la responsabilité d'en assurer le suivi requis du paiement.); s assurer que tous les dons, commandites et activités d'implication communautaire, y compris les initiatives de bénévolat des employés, sont saisis rapidement dans Sponsorium; collaborer avec des spécialistes locaux en communication et avec les parties prenantes concernées pour rehausser la visibilité des initiatives sur leurs sites; si les médias interviennent, leurs activités doivent être coordonnées avec celles des services communications et affaires publiques du groupe concerné; appuyer la direction locale pour l'organisation d'activités de promotion de l'esprit d'équipe (voir la section de la présente politique); et faire rapport mensuellement de leurs activités, et des avantages de celles-ci, aux gestionnaires des dons et commandites. PAGE: tous droits réservés

24 Inc. 7. Grille de référence : Tableau des approbations et des signataires Portée limitée Portée moyenne Grande portée Très grande portée Don, commandite 0 à ($ US ou ) à ($ US ou ) à ($ US ou ) à ($ US ou ) Plus de ($ US ou ) Bénévolat d employés 5 jours ou moins par employé Entre 5 jours et un mois Plus d'un mois Possibilité de récurrence du bénévolat d'un groupe important d'employés Possibilité de récurrence du bénévolat d'un groupe important d'employés Durée an ou moins an ou moins an ou plusieurs années an ou plusieurs années Plusieurs années Niveau d'approbation Supérieur immédiat, en collaboration avec les représentants des ressources humaines et le représentant désigné Viceprésident, directeur général ou viceprésident. du groupe concerné Vice-présidents, affaires publiques, communications et responsabilité sociale d'entreprise et vice-présidents, ressources humaines du groupe opérationnel concerné (le vice-président principal, Ressources humaines et affaires publiques doit en être informé) Vice-présidents, affaires publiques, communications et responsabilité sociale d'entreprise et vice-présidents, ressources humaines du groupe opérationnel concerné (le vice-président principal, Ressources humaines et affaires publiques doit en être informé) Comité RSE; viceprésident principal, Ressources humaines et affaires publiques; et/ou chef de la direction de PAGE: tous droits réservés

25 Inc. 8. Définitions Bénévolat des employés : Activités de bénévolat des employés de dans le cadre d une initiative communautaire de. Commandite : Entente qui prévoit un soutien financier à une initiative communautaire ou à une organisation en échange de reconnaissance publique, de visibilité pour ou d'autres avantages directs pour. La commandite peut inclure un versement d'argent ou la fourniture de produits et services pour appuyer un événement, un projet ou un programme, en échange de reconnaissance publique, d'avantages commerciaux ou d'une visibilité et d'une approbation accrues au sein de la communauté. Communauté : Les communautés où exerce ses activités, notamment les environs de ses sites et de ses usines, ainsi que les régions où nous vendons ou entretenons nos produits. La collectivité regroupe toutes les communautés. Don : Don de charité qui ne nécessite rien en retour pour. Il peut s'agir d'un don monétaire ou d'une contribution en nature. Gestionnaire des dons et commandites désigné : Personne soutenant et pilotant la mise en œuvre et le respect de cette politique dans l'ensemble de Groupes : Aéronautique, Transport, Flexjet et siège social Groupes opérationnels : Aéronautique, Transport Initiative communautaire de : Toute initiative communautaire officiellement appuyée par par un soutien financier (don ou commandite), une contribution en nature, du bénévolat d'employés, ou une combinaison de ces éléments. Organisme privilégié : Organisme sans but lucratif mondiaux ou locaux avec lequel a établi une relation à long terme mutuellement bénéfique. Représentant local : Personne collaborant avec les gestionnaires des dons et commandites désignés, établissent les processus locaux nécessaires à la mise en œuvre de cette politique, et son respect, à l'échelle de leur site, leur division/unité d'affaires, leur fonction ou leur région Réseau communautaire de : Fait référence dans tous les groupes à une équipe formelle d'employés de qui, à l'échelle locale, représente la responsabilité sociale d'entreprise, donne des directives en matière de dons, de PAGE: tous droits réservés

26 Inc. commandites et de programmes d'implication communautaire, partage de l'information et répond aux questions relatives à la responsabilité sociale d'entreprise. Sponsorium : Logiciel Web dont se sert pour gérer ses dons, ses commandites et son implication communautaire, y compris le bénévolat des employés. Tous les requérants doivent utiliser cet outil de gestion et de production de rapports pour demander l'aide de. Temps de bénévolat : Nombre d'heures admissibles que les employés de consacrent à faire du bénévolat pour une initiative communautaire de durant les heures de travail normales, sans que leur rémunération habituelle ne soit touchée. PAGE: tous droits réservés