Ministère des Affaires municipales et des Régions 15 novembre 2006

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1 Modèle de règlement en matière de contrôle et de suivi budgétaires Municipalités locales et autres organisations municipales qui ne disposent pas d un règlement de délégation REMARQUES : Ministère des Affaires municipales et des Régions 15 novembre 2006 Le présent modèle de règlement est une version conçue spécifiquement pour les organismes municipaux qui choisiront de continuer à utiliser le certificat du secrétaire-trésorier comme mécanisme d attestation des crédits disponibles. Il incorpore les règles de délégation et la politique de variation budgétaire et réfère aux dispositions du Code municipal du Québec. Ce document doit être pris pour ce qu il est, un modèle, et non comme un règlement à être adopté tel quel par le conseil de l organisme municipal. Ce dernier peut s en servir comme canevas de base pour élaborer son propre règlement en fonction de ses particularités. Notez que les zones ombragées contenues dans ce document sont des instructions qui ne doivent pas apparaître dans le règlement de votre organisme municipal. Ne pas reproduire cet encadré dans le règlement de votre organisme municipal. PROVINCE DE QUÉBEC MUNICIPALITÉ DE RÈGLEMENT NUMÉRO... DÉCRÉTANT LES RÈGLES DE CONTRÔLE ET DE SUIVI BUDGÉTAIRES SÉANCE ORDINAIRE tenue le, conformément aux dispositions du Code municipal du Québec, sous la présidence de, à laquelle sont présents : Sont également présents : Absences motivées : ATTENDU QU en vertu du deuxième alinéa de l article du Code municipal du Québec, le conseil doit adopter un règlement en matière de contrôle et de suivi budgétaires; ATTENDU QUE ce règlement doit prévoir notamment le moyen utilisé pour garantir la disponibilité des crédits préalablement à la prise de toute décision autorisant une dépense, lequel moyen peut varier selon l autorité qui accorde l autorisation de dépenses ou le type de dépenses projetées; ATTENDU QU en vertu du deuxième alinéa de l article du Code municipal du Québec, un engagement de salarié n a d effet que si, conformément au règlement adopté en vertu du deuxième alinéa de l article 960.1, des crédits sont disponibles à cette fin; ATTENDU QU en vertu de l article 961 du Code municipal du Québec, un règlement ou une résolution du conseil qui autorise une dépense n a d effet que si, conformément au règlement adopté en vertu du deuxième alinéa de l article 960.1, des crédits sont disponibles pour les fins auxquelles la dépense est projetée; ATTENDU QU en vertu du quatrième alinéa de l article du Code municipal du Québec, une autorisation de dépenses accordée en vertu d une délégation n a d effet que si, conformément au règlement adopté en vertu du deuxième alinéa de l article 960.1, des crédits sont disponibles à cette fin; ATTENDU QUE l article du Code municipal du Québec, et le cinquième alinéa de l article prévoient les modalités de reddition de comptes au conseil aux fins de contrôle et de suivi budgétaires; Il est proposé par Appuyé par et résolu : Que le règlement portant le numéro soit et est adopté par le conseil et qu il soit statué et décrété par ce règlement ce qui suit. Le préambule ci-dessus fait partie intégrante du règlement

2 DÉFINITIONS «Municipalité» : Municipalité de. «Conseil» : Conseil municipal de la Municipalité de. «Directeur général» : «Secrétairetrésorier» : Fonctionnaire principal que la municipalité est obligée d avoir et dont le rôle est habituellement tenu d office par le secrétaire-trésorier en vertu de l article 210 du Code municipal du Québec. Officier que toute municipalité est obligée d avoir en vertu de l article 179 du Code municipal du Québec. Il exerce d office la fonction de directeur général en vertu de l article 210, sous réserve de l article qui prévoit la possibilité que les deux fonctions soient exercées par des personnes différentes. Advenant qu un même titulaire exerce les deux fonctions, il faut interpréter que le secrétaire-trésorier est responsable d appliquer les dispositions du présent règlement qui incombent au directeur général. «Exercice» : Période comprise entre le 1 er janvier et le 31 décembre d une année. «Responsable d activité budgétaire» : Fonctionnaire ou employé de la municipalité responsable d une enveloppe budgétaire qui lui a été confiée, laquelle comprend toute enveloppe budgétaire qui est sous la responsabilité d un subalterne direct. Cette précision est nécessaire pour couvrir la situation où il faut autoriser une dépense en remplacement d un subalterne. SECTION 1 - OBJECTIFS DU RÈGLEMENT Article 1.1 Le présent règlement établit les règles de contrôle et de suivi budgétaires que tous les fonctionnaires et employés concernés de la municipalité doivent suivre. Plus spécifiquement, il établit les règles de responsabilité et de fonctionnement requises pour que toute dépense à être engagée ou effectuée par un fonctionnaire ou un employé de la municipalité, y compris l engagement d un salarié, soit dûment autorisée après vérification de la disponibilité des crédits nécessaires. Le présent règlement s applique à toute affectation de crédits imputable aux activités financières ou aux activités d investissement de l exercice courant que le conseil peut être amené à adopter par résolution ou règlement. Article 1.2 Le présent règlement établit aussi les règles de suivi et de reddition de comptes budgétaires que le secrétaire-trésorier et les responsables d activité budgétaire de la municipalité doivent suivre. Article 1.3 De plus, le présent règlement établit les règles de délégation d autorisation de dépenser que le conseil se donne en vertu des premier et deuxième alinéas de l article du Code municipal du Québec. SECTION 2 PRINCIPES DU CONTRÔLE ET DU SUIVI BUDGÉTAIRES Article 2.1 Les crédits nécessaires aux activités financières et aux activités d investissement de la municipalité doivent être approuvés par le conseil préalablement à leur affectation à la réalisation des dépenses qui y sont reliées. Cette approbation de crédits revêt la forme d un vote des crédits exprimé selon l un des moyens suivants : l adoption par le conseil du budget annuel ou d un budget supplémentaire, l adoption par le conseil d un règlement d emprunt,

3 l adoption par le conseil d une résolution ou d un règlement par lequel des crédits sont affectés à partir de revenus excédentaires, du surplus accumulé, de réserves financières ou de fonds réservés. Article 2.2 Pour pouvoir être effectuée ou engagée, toute dépense doit être dûment autorisée par le conseil, un officier municipal autorisé ou un responsable d activité budgétaire conformément aux règles de délégation prescrites à la section 3, après vérification de la disponibilité des crédits nécessaires. Article 2.3 Tout fonctionnaire ou employé de la municipalité est responsable d appliquer et de respecter le présent règlement en ce qui le concerne. Tout responsable d activité budgétaire doit observer le présent règlement lorsqu il autorise une dépense relevant de sa responsabilité avant qu elle ne soit engagée ou effectuée. Il ne peut autoriser que les dépenses relevant de sa compétence et n engager les crédits prévus à son budget que pour les fins auxquelles ils sont affectés. SECTION 3 DÉLÉGATION ET POLITIQUE DE VARIATION BUDGÉTAIRE Article 3.1 Le conseil délègue son pouvoir d autorisation de dépenser de la façon suivante : a) tout responsable d activité budgétaire peut autoriser des dépenses et contracter au nom de la municipalité à la condition de n engager ainsi le crédit de la municipalité que pour l exercice courant et dans la limite des enveloppes budgétaires sous sa responsabilité. L autorisation suivante est toutefois requise lorsque le montant de la dépense ou du contrat en cause se situe dans la fourchette indiquée : Fourchette En général Autorisation requise Dans le cas spécifique des dépenses ou contrats pour des services professionnels 0 $ à $ Responsable d activité budgétaire Directeur général $ à $ Secrétaire-trésorier Conseil $ à $ Directeur général Conseil $ ou plus Conseil Conseil b) la délégation ne vaut pas pour un engagement de dépenses ou un contrat s étendant au-delà de l exercice courant. Tout tel engagement ou contrat doit être autorisé par le conseil. Le montant soumis à son autorisation doit couvrir les engagements s étendant au-delà de l exercice courant; c) lorsque le conseil délègue par ailleurs en vertu de l article du Code municipal du Québec à tout fonctionnaire ou employé de la municipalité qui n est pas un salarié le pouvoir d engager un fonctionnaire ou employé qui est un salarié, l autorisation de la dépense à encourir ainsi est soumise aux règles de délégation du présent article. Article 3.2 La limite de variation budgétaire permise par poste budgétaire au cours d un exercice est fixée à 3 % [exemple fourni]. Le secrétaire-trésorier peut effectuer les virements budgétaires appropriés en accord avec le directeur général. SECTION 4 MODALITÉS GÉNÉRALES DU CONTRÔLE ET DU SUIVI BUDGÉTAIRES Article 4.1 Toute autorisation de dépenses, incluant celle émanant du conseil lui-même, doit faire l objet d un certificat du secrétaire-trésorier attestant de la disponibilité des crédits nécessaires. Le secrétaire-trésorier peut émettre ce certificat en début d exercice pour les dépenses prévues au budget lors de son adoption ou suite à son adoption. Des certificats

4 spécifiques doivent cependant être émis en cours d exercice pour des dépenses non déjà prévues au budget initial et qui nécessitent un budget supplémentaire ou l affectation de crédits par le conseil. Article 4.2 Hormis le fait que les dépenses prévues au budget aient fait l objet d un certificat du secrétaire-trésorier en début d exercice, chaque responsable d activité budgétaire, ou le secrétaire-trésorier ou le directeur général le cas échéant, doit vérifier l enveloppe budgétaire encore disponible avant d autoriser, ou faire autoriser par le conseil, des dépenses en cours d exercice. Pour ce faire, on réfère aux registres comptables en vigueur dans la municipalité sinon au secrétaire-trésorier lui-même. Article 4.3 Si la vérification de l enveloppe budgétaire disponible démontre une insuffisance budgétaire dépassant la limite de variation budgétaire prévue à l article 3.2, le responsable d activité budgétaire, ou le secrétaire-trésorier ou le directeur général le cas échéant, doit suivre les instructions fournies en 7.1. Article 4.4 Un fonctionnaire ou employé qui n est pas un responsable d activité budgétaire ne peut autoriser lui-même quelque dépense que ce soit. Il peut toutefois engager ou effectuer une dépense, qui a été dûment autorisée au préalable, s il en a reçu le mandat ou si sa description de tâches le prévoit. Si, à des fins urgentes, un fonctionnaire ou employé doit encourir une dépense sans autorisation, il doit en aviser après coup le responsable d activité budgétaire concerné dans le meilleur délai et lui remettre les relevés, factures ou reçus en cause. Article 4.5 Le directeur général est responsable du maintien à jour du présent règlement. Il doit présenter au conseil pour adoption, s il y a lieu, tout projet de modification dudit règlement qui s avérerait nécessaire pour l adapter à de nouvelles circonstances ou à un changement législatif l affectant. Le directeur général, de concert avec le secrétaire-trésorier, est responsable de voir à ce que des contrôles internes adéquats soient mis et maintenus en place pour s assurer de l application et du respect du règlement par tous les fonctionnaires et employés de la municipalité. SECTION 5 ENGAGEMENTS S ÉTENDANT AU-DELÀ DE L EXERCICE COURANT Article 5.1 Toute autorisation d un engagement de dépenses qui s étend au-delà de l exercice courant doit au préalable faire l objet d une vérification des crédits disponibles pour la partie imputable dans l exercice courant. Lors de la réalisation d un engagement, la partie faisant l objet d un déboursé dans l exercice courant mais qui est imputable aux exercices subséquents constitue un actif, à titre de frais payés d avance, de stocks en inventaire ou de dépenses reportées telles les frais d escompte et d émission de la dette à long terme. Article 5.2 Lors de la préparation du budget de chaque exercice, le secrétaire-trésorier doit s assurer que les crédits nécessaires aux dépenses engagées antérieurement à être imputées aux activités financières de l exercice sont correctement pourvus au budget. Les dépenses engagées antérieurement comprennent, en plus de dépenses ayant fait l objet d un déboursé dans un exercice antérieur, des dépenses qui n ont pas encore fait l objet de déboursés et qui sont reliées à des engagements contractuels à court ou long terme, par exemple les dépenses reliées au service de la dette, à un contrat de déneigement ou d enlèvement de matières résiduelles, ou encore à un bail

5 SECTION 6 DÉPENSES PARTICULIÈRES Article 6.1 Certaines dépenses sont de nature particulière, telles : (à être listées). Il appartient au conseil d insérer au règlement la liste exhaustive des dépenses jugées particulières. Les dépenses particulières sont généralement des dépenses difficilement compressibles et qui se prêtent peu à un contrôle a priori, bien qu elles doivent comme toute autre dépense faire l objet d un contrôle a posteriori et d un suivi budgétaire. Sans être exhaustif, mentionnons à titre d exemples : les dépenses d électricité, de chauffage et de télécommunication, lesquelles sont payées sur réception de facture; les dépenses inhérentes à l application des conventions collectives ou reliées aux conditions de travail et au traitement de base; les engagements relatifs aux avantages sociaux futurs; les quotes-parts des régies intermunicipales et des organismes supramunicipaux; les contributions nécessaires pour couvrir les déficits des organismes inclus dans le périmètre comptable et la part des déficits des partenariats auxquels participe la municipalité; les provisions et affectations comptables. Lors de la préparation du budget de chaque exercice, le secrétaire-trésorier doit s assurer que les crédits nécessaires à ces dépenses particulières sont correctement pourvus au budget. Article 6.2 Bien que les dépenses particulières dont il est question à l article 6.1 se prêtent peu à un contrôle a priori, elles sont soumises comme tout autre dépense aux règles de suivi et de reddition de comptes budgétaires prescrites à la section 7 du présent règlement. Article 6.3 Lorsqu une situation imprévue survient, telle la conclusion d une entente hors cour ou d une nouvelle convention collective, le secrétaire-trésorier doit s assurer de pourvoir aux crédits additionnels requis. Il peut procéder s il y a lieu aux virements budgétaires appropriés, en accord avec le directeur général le cas échéant. SECTION 7 SUIVI ET REDDITION DE COMPTES BUDGÉTAIRES Article 7.1 Tout responsable d activité budgétaire doit effectuer régulièrement un suivi de son budget et rendre compte immédiatement au secrétaire-trésorier dès qu il anticipe une variation budgétaire allant au-delà de la limite prévue à l article 3.2. Il doit justifier ou expliquer par écrit tout écart budgétaire défavorable constaté ou anticipé et présenter s il y a lieu une demande de virement budgétaire. Si la variation budgétaire ne peut se résorber par virement budgétaire, le secrétairetrésorier de la municipalité doit en informer le conseil et, s il y a lieu, lui soumettre pour adoption une proposition de budget supplémentaire pour les crédits additionnels requis. Article 7.2 Tel que prescrit par l article du Code municipal du Québec, le secrétaire-trésorier doit au cours de chaque semestre préparer et déposer, lors d une séance du conseil, deux états comparatifs portant sur les revenus et les dépenses de la municipalité. Le règlement lui-même n a pas besoin de préciser la forme et le contenu de ces états car l article est déjà clair à ce sujet. Cet article est partiellement reproduit ici à titre informatif: « Au cours de chaque semestre, le secrétaire-trésorier dépose, lors d une séance du conseil, deux états comparatifs. Le premier compare les revenus et dépenses de l exercice financier courant, réalisés jusqu au dernier jour du mois qui s est terminé au moins 15 jours avant celui où l état est déposé, et ceux de l exercice précédent qui ont été réalisés au cours de la période correspondante de celui-ci

6 Le second compare les revenus et dépenses dont la réalisation est prévue pour l exercice financier courant, au moment de la préparation de l état et selon les renseignements dont dispose alors le trésorier, et ceux qui ont été prévus par le budget de cet exercice.» Ces deux états comparatifs peuvent dans les faits être regroupés en un seul rapport. Il y a lieu de tenir compte des instructions suivantes lors de la préparation de ces états: dans le cas du premier état comparatif, la démarcation des revenus et dépenses réalisés à la fin du mois en cause doit être effectuée au mieux des informations alors disponibles. Les provisions et régularisations comptables significatives nécessaires devraient être apportées pour s assurer de la plus fidèle comparaison possible. Des estimations les plus précises possible peuvent cependant être faites; le budget dont il est question dans le second état comparatif est le budget le plus récent adopté par le conseil, comprenant tout budget supplémentaire s il y a lieu. Toutefois, il ne doit pas refléter les virements budgétaires apportés en cours d exercice. Bien que l article CMQ prévoit la présentation de deux colonnes seulement dans cet état, soit une colonne pour le budget tel que défini précédemment et une autre pour le réel, la municipalité pourrait à sa guise présenter une colonne additionnelle pour le budget tenant compte cette fois-ci des virements budgétaires autorisés en cours d exercice selon la politique de variations budgétaires. Les états comparatifs à être déposés au cours du premier semestre doivent l être au plus tard lors d une séance ordinaire tenue au mois de mai. Ceux à être déposés au cours du second semestre doivent l être lors de la dernière séance ordinaire tenue au moins quatre semaines avant la séance où le budget de l exercice financier suivant doit être adopté. Le conseil de la municipalité pourrait déterminer une fréquence accrue dans son règlement, s il le désire. L article a été modifié par l article 32 du chapitre 31 des lois de 2006 (PL 21). Cette modification, reflétée ci-haut, ne devient effective qu à partir du 1 er janvier Jusqu à la fin de l exercice 2006, ce sont les dispositions antérieures qui s appliquent (rapports trimestriels). Article 7.3 Afin que la municipalité se conforme à l article et au cinquième alinéa de l article du Code municipal du Québec, le secrétaire-trésorier doit aussi préparer et déposer périodiquement au conseil lors d une séance ordinaire un rapport des dépenses autorisées par tout responsable d activité budgétaire dans le cadre de la délégation permise à l article 3.1. Ce rapport peut consister en une liste des déboursés effectués. Il doit au moins comprendre toutes les transactions effectuées précédemment à un délai de 25 jours avant son dépôt, qui n avaient pas déjà été rapportées. Pour fins pratiques, ce rapport peut consister en une liste des déboursés effectués au cours de l intervalle rapportée. SECTION 8 ORGANISMES CONTRÔLÉS PAR LA MUNICIPALITÉ Advenant que le conseil de la municipalité veuille se donner la latitude d étendre au besoin l application du présent règlement à un organisme contrôlé donné, la présente section pourrait être ajoutée au règlement pour prévoir cette situation. Article 8.1 Dans le cas d un organisme donné compris dans le périmètre comptable de la municipalité en vertu des critères de contrôle reconnus, le conseil peut décider que les règles du présent règlement s appliquent à cet organisme lorsque les circonstances s y prêtent, en y apportant les adaptations nécessaires. Dans un tel cas, le directeur général est responsable de s assurer que la convention ou l entente régissant la relation entre l organisme contrôlé en question et la municipalité fait référence à l observance des principes du présent règlement jugés pertinents et aux modalités adaptées applicables