Procédure pour établir une convention de cotutelle internationale de thèse.

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1 -1- Prcédure pur établir une cnventin de ctutelle internatinale de thèse. Versin : Cnseil du cllège dctral du 5 Juin 2015 Cntenu 1 Préambule Cadre règlementaire Champ d applicatin Acteurs et rganisatin Signature Instructin du dssier et prpsitin de l accrd Décisins intermédiaires Echanges avec le partenaire étranger Crdinatin Dcuments Fiche de demande d accrd de ctutelle Mdèle d accrd de ctutelle et fichier de renseignement Nte pur les négciateurs Prcédure Cnstitutin du dssier Crdinatin... Erreur! Signet nn défini. 3.3 Etapes de la prcédure Préambule 1.1 Cadre règlementaire L Arrêté du 6 janvier 2005 relatif à la ctutelle internatinale de thèse indique qu un établissement d'enseignement supérieur français autrisé à délivrer le dctrat peut cnclure avec un u plusieurs établissements d'enseignement supérieur étrangers, bénéficiant dans leur pays des

2 -2- mêmes prérgatives, une cnventin visant à rganiser une ctutelle internatinale de thèse afin de cnfrter la cnstructin de l'espace eurpéen de l'enseignement supérieur et de la recherche et de dévelpper la cpératin internatinale. La ctutelle internatinale vise à cnfrter la dimensin internatinale des écles dctrales, à favriser la mbilité des dctrants dans des espaces scientifiques et culturels différents et à dévelpper la cpératin scientifique entre des équipes de recherche françaises et étrangères. La cnventin de ctutelle internatinale de thèse peut être sit une cnventin-cadre accmpagnée, pur chaque thèse, d'une cnventin d'applicatin, sit une cnventin cnclue spécifiquement pur chaque thèse. La prcédure définie ci-après a pur bjet d établir une cnventin cnclue spécifiquement pur une thèse mais ne prte pas sur la mise en place des accrds cadre u de leurs cnventins d applicatin qui fernt l bjet d une autre prcédure. Après sutenance de la thèse, les établissements cntractants peuvent délivrer à l'étudiant : sit un diplôme de dcteur qu'ils cnfèrent cnjintement ; sit simultanément un diplôme de dcteur de chacun d'entre eux. 1.2 Champ d applicatin Le diplôme de dctrat est délivré par deux établissements d enseignement supérieur et de recherche, l un en France et l autre dans un pays étranger. La ctutelle de thèse est nécessairement internatinale. La demande ne peut être effectuée que pur un candidat qui a été jugé apte par l écle dctrale à mener à bien sn prjet dctral et qui est titulaire d un diplôme natinal u eurpéen de master u d un diplôme natinal cnférant le grade de master u qui a reçu un avis favrable de la cmmissin de dérgatin à la cnditin de diplôme requis pur l inscriptin en dctrat.

3 Acteurs et rganisatin Signature L établissement accrédité pur le dctrat et pur signer les accrds de partenariats relatifs aux diplômes de dctrat est l Université Paris Saclay. Le président de l Université Paris Saclay signe les accrds de ctutelle internatinale de thèse. Plusieurs établissements membres de l Université Paris Saclay snt pérateurs d inscriptin pur une même écle dctrale et les établissements membres de l université Paris Saclay snt généralement pérateurs d inscriptin pur plusieurs écles dctrales. Les bnnes pratiques et les principes généraux pur la frmatin dctrale de l Université Paris Saclay snt définis par la charte des thèses, chaque écle dctrale définit des mdalités de mise en œuvre et des critères qui lui snt prpres et qui snt applicables à l ensemble des dctrants de l écle dctrale Instructin du dssier et prpsitin de l accrd La signature de l accrd de ctutelle internatinal de thèse implique que le dctrant est autrisé à s inscrire en dctrat. L établissement pérateur de l inscriptin du dctrant, et qui figure en tant qu établissement de préparatin de la thèse sur le diplôme de dctrat, est dnc l établissement qui peut le plus efficacement s assurer qu un accrd n est pas cnclu sans que chaque acteur cncerné ait bien été cnsulté sur le périmètre qui le cncerne.

4 -4- En cnséquence, l établissement de préparatin de la thèse, pérateur de l inscriptin du dctrant, instruit le dssier, cnsulte chacun des établissements u acteurs cncernés par la cnventin de ctutelle internatinale de thèse et prépare le prjet de cnventin. L accrd de ctutelle internatinale de thèse est signé par le président de l Université Paris Saclay, sur prpsitin du chef d établissement de préparatin de la thèse. Remarque : Le dctrant est accueilli dans une unité de recherche, et cette unité de recherche peut avir plusieurs établissements tutelles. L établissement gestinnaire de l unité de recherche, peut être amené à intervenir dans la négciatin de l accrd, parce qu il est, par exemple, en charge des questins de cnfidentialité et de prpriété intellectuelle. Questins qui snt, d ailleurs, partagées avec l établissement emplyeur du dctrant lrsque celui-ci est salarié. L établissement hébergeur de l unité de recherche, peut être impliqué, par exemple, parce que l accès à l unité de recherche est restreint (zne à régime restrictif, znes requérant une frmatin hygiène et sécurité spécifique u un suivi médical particulier ). Ainsi, chaque dctrant, seln sn statut et seln l unité qui l accueille, est-il un cas particulier Décisins intermédiaires La signature de l accrd de ctutelle internatinal de thèse implique que le dctrant est autrisé à s inscrire en dctrat. Or l inscriptin se fait par le chef d établissement, sur prpsitin de l écle dctrale, après avis du directeur de l unité et après avis du directeur de thèse. Le directeur de thèse, puis le directeur de l unité, puis le directeur de l écle dctrale divent dnner leur accrd préalable avant la mise en place d un accrd de ctutelle internatinale de thèse Echanges avec le partenaire étranger Même si, pur la mise en place d un accrd, de nmbreux acteurs snt mbilisés et cnsultés en interne à l université Paris Saclay, il est essentiel pur la qualité des échanges et pur la bnne cnduite des négciatins avec un établissement partenaire étranger, que ce partenaire ne sit en cntact qu avec un interlcuteur unique. Cet interlcuteur, dit être mis en situatin de : de faire valir, dans les négciatins avec l établissement partenaire étranger, le fait de s exprimer au nm de 15% du ptentiel de recherche français ; de s assurer de la cntinuité et de la chérence des psitins tenues vis-à-vis l établissement partenaire étranger ;

5 -5- d entretenir les bnnes relatins avec le u les établissements partenaires étrangers dnt il a la charge, et de dévelpper une cnnaissance des spécificités de ce partenaire et une cnnaissance des pssibilités de supprt aux partenariats internatinaux u à la mbilité des dctrants accessibles dans le cadre de ce partenariat ; d assurer la prmtin et le dévelppement des relatins et des accrds avec l établissement partenaire étranger (saisie des indicateurs dans le système d infrmatin chisi à cet effet, cnslidatin de l ensemble des accrds, cmmunicatin des appels à prjets) Les échanges avec un établissement partenaire étranger, relatifs à l ensemble des accrds de ctutelle internatinale de thèse mis en place au sein de l université Paris Saclay, snt cnfiés à un interlcuteur unique au sein de l université Paris Saclay Crdinatin Pur tirer les bénéfices de la stratégie cmmune au niveau de l Université Paris Saclay (capacité de négciatin accrue, expertise plus grande btenue par la spécialisatin des interlcuteurs) sans être paralysés par les cûts de crdinatin, une crdinatin est rganisée, dnt la maîtrise des délais dit être la préccupatin première. Cette crdinatin s appuie sur la présente prcédure, la cmmunicatin via les supprts habituels (site web ) et une réunin pératinnelle au minimum mensuelle réunissant systématiquement les persnnes suivant les dssiers de ctutelles internatinales de thèse au sein de l université Paris Saclay et, seln leurs besins, les persnnes ayant un dssier en curs dans les établissements et les écles dctrales. Chaque établissement pérateur d inscriptin a désigné des persnnes chargées des accrds de ctutelle pur les dctrants inscrits dans sn établissement. Chaque écle dctrale a désigné un respnsable des accrds de ctutelles internatinales de thèses au sein de l équipe de piltage de l écle dctrale. Le cllège dctral avec la directin des relatins internatinales de l Université Paris Saclay : tient à jur et diffuse sur le web les cntacts des persnnes qui instruisent les dssiers de ctutelles dans les établissements pérateurs d inscriptin, les persnnes respnsables des ctutelles et des échanges internatinaux pur l Université Paris Saclay, et les persnnes en charge des cnventins de ctutelles dans les écles dctrales. tient à jur la liste des accrds en curs de négciatin et suit les indicateurs relatifs aux ctutelles internatinales de thèse ; rganise, une réunin pératinnelle péridique (deux heures par mis, plus si nécessaire) pur balayer les dssiers en curs, partager les difficultés et les slutins, prendre les décisins curantes. Cette réunin rassemble les persnnes qui instruisent les dssiers dans les établissements pérateurs d inscriptin, les persnnes chargées des échanges

6 -6- internatinaux pur l Université Paris-Saclay, et les persnnes en charge des ctutelles dans les écles dctrales. 2 Dcuments 2.1 Fiche de demande d accrd de ctutelle La fiche dit permettre de juger à chaque niveau de décisin de l pprtunité u de l intérêt d établir un accrd de ctutelle internatinale de thèse. Des critères imprtants qui peuvent être cnsidérés pur juger de l intérêt d un tel accrd snt listés ci-après. Bénéfices pur le dctrant et cnditins garantissant le bn dérulement du prjet dctral : Existe-t-il un intérêt pur le dctrant à préparer sn dctrat dans le cadre d une ctutelle internatinale? Cmment sera assuré le suivi cnjint du dctrant? Les directeurs de thèses nt-ils prévus des séjurs u des déplacements dans le pays partenaire au curs de la thèse? Cmment est assurée la directin scientifique cnjinte du prjet dctral (qui fait qui et purqui? cmpétences cmplémentaires? ). Quel plan de financement est envisagé? (du dctrant, des diverses dépenses ccasinnées par la ctutelle - frais de déplacement pur la sutenance, par exemple) Quelles règles s appliquent en matière de frmatins à suivre au curs de la thèse? Cpératins scientifiques de recherche : L accrd s inscrit-il dans un partenariat de recherche structuré (LIA, GDRI, prgramme de recherche internatinal), L accrd s inscrit-il dans une cpératin scientifique plus infrmelle entre les unités de recherches (mbilité crisée de chercheur, c-publicatins entre chercheurs des deux unités)? Existe-t-il des publicatins de recherches cmmunes entre les directeurs de thèse pressentis? Le sujet du prjet dctral requiert-il la mise en place de cet accrd (par ex. activité de recherche de terrain asscié à un site gégraphique, accès à une platefrme expérimentale )? Cpératins internatinales institutinnelles : L accrd permet-il de cntribuer au dévelppement de cpératins internatinales stratégiques pur l université Paris Saclay et pur les établissements membres de l université Paris Saclay? L accrd permet-il d entretenir u d intensifier des cpératins existantes? L accrd permet-il une mbilité entrante, srtante, équilibrée? Permet-il de dévelpper une mbilité entrante, srtante, équilibrée des chercheurs?

7 Mdèle d accrd de ctutelle et fichier de renseignement Un mdèle d accrd est prpsé pur faciliter la mise en place d accrds. Ce mdèle est à adapter pur chaque cas particulier, mais cuvre la majrité des situatins. Il a été validé dans sa frme et ses principes par les services juridiques de l Université Paris-Saclay. Le mdèle d un partenaire étranger peut aussi être utilisé, dans ce cas une vérificatin par les services juridiques de l Université Paris-Saclay peut être nécessaire. L accrd est préparé par l établissement pérateur d inscriptin du futur dctrant, en se basant sur le mdèle furni u sur le mdèle d un partenaire étranger. Pur établir l accrd, une liste de renseignements dit être furnie par le directeur de thèse pressenti. Celui-ci furnit les renseignements nécessaires mais n intervient pas dans la rédactin du texte de l accrd pur éviter de devir prcéder à une re-vérificatin par les services juridiques (il n intervient pas au-delà de la furniture des éléments demandés pur finaliser l accrd) 2.3 Nte pur les négciateurs L inscriptin en dctrat d un dctrant requiert l accrd d une série d acteurs, qui nt chacun leur périmètre de respnsabilité. Lrsqu un accrd de ctutelle internatinale de thèse est mis en place, chacun de ces acteurs dit être cnsulté sur les articles de l accrd qui définissent les mdalités de partenariat internatinal dans sn dmaine de cmpétences, de respnsabilité u seln ses prérgatives. Par exemple, le directeur de thèse, qui prte la respnsabilité de la directin scientifique du prjet, se prnnce sur les mdalités de directin cnjinte du dctrant, ses séjurs éventuels dans l université partenaire etc Le mdèle d accrd de ctutelle prpsé est dnc accmpagné de ntes destinées aux négciateurs qui précisent quels snt les acteurs à cnsulter pur chacun des articles et les éventuelles limitatins de la négciatin.

8 -8-3 Prcédure La demande de mise en place d une cnventin de ctutelle internatinale de thèse dit être engagée avant la première inscriptin en dctrat à l université Paris Saclay. La signature de la cnventin par tutes les parties dit impérativement avir lieu, au plus tard, avant l inscriptin en deuxième année de dctrat à l université Paris Saclay. Lrsque les règles applicables aux études dctrales dans les pays cncernés cmprtent des aspects incmpatibles entre eux, les établissements français snt autrisés à dérger aux dispsitins de l'arrêté sur la frmatin dctrale dans les limites de l arrêté sur la ctutelle internatinale de thèse auxquelles il n est pas pssible de dérger, en particulier : La préparatin de la thèse s'effectue par pérides alternées entre les établissements intéressés seln un équilibre et des mdalités définies dans la cnventin, Le jury est cmpsé sur la base d'une prprtin équilibrée de membres de chaque établissement et cmprend, en utre, des persnnalités extérieures à ces établissements. Le nmbre des membres du jury ne peut excéder huit, La langue dans laquelle est rédigée la thèse est définie par la cnventin. Lrsque cette langue n'est pas le français, la rédactin est cmplétée par un résumé substantiel en langue française, La thèse dnne lieu à une sutenance unique. 3.1 Cnstitutin du dssier Le dssier initial est cnstitué par le directeur de thèse, membre de l université Paris Saclay et cmprte les pièces suivantes : La fiche de demande de ctutelle remplie et signée La fiche à destinatin du fnctinnaire sécurité défense de l établissement pérateur d inscriptin Le fichier de renseignements Le Frmulaire d admissin en mde chix rempli suite à l auditin du candidat (visi pssible). Frmulaire d'admissin - Mde Chix Le cas échéant, le frmulaire de dérgatin à la cnditin de diplôme : Frmulaire de dérgatin à la cnditin de diplme requise pur l'inscriptin en dctrat

9 Etapes de la prcédure Aucune cnventin de ctutelle internatinale de thèse ne dit être mise en signature, ni en interne, ni chez les partenaires étrangers, avant que les services de l'université Paris-Saclay ne se sient prnncés sur le dcument. 1. Le directeur de thèse prépare le dssier initial et transmet le dssier au directeur de l'unité de recherche ; 2. Le directeur de l'unité de recherche frmule un avis sur la demande d accrd de ctutelle, et, en cas d avis favrable, la signe et la transmet au cntact "ctutelle" de l écle dctrale; 3. Le directeur de l écle dctrale frmule un avis sur la demande d accrd de ctutelle, et, en cas d avis favrable, la signe et la transmet le dssier à la persnne en charge de l instructin des accrds de ctutelles internatinales de thèse au sein de l établissement pérateur d inscriptin du dctrant ; 4. La persnne en charge de l instructin des accrds de ctutelles internatinales de thèse au sein de l établissement pérateur d inscriptin du dctrant instruit le dssier et est respnsable des négciatins et de la préparatin des accrds ; Elle transmet la fiche de demande d'accrd de ctutelle signée au chef de l'établissement pérateur d'inscriptin, qui, en cas d'avis favrable, la signe et initie ainsi le prcessus de préparatin de la cnventin ; Elle se met en cntact avec le respnsable (seln la régin cncernée) des ctutelles internatinales du cllège dctral qui la cnseille sur la base de sa cnnaissance des spécificités du partenaire étranger et de sn expérience ; Elle lui transmet la fiche de demande d'accrd de ctutelle, signée de tutes les parties ; Elle infrme également le u les fnctinnaire(s) sécurité défense cncernés et s'assure qu'ils sient bien infrmés du prjet de partenariat internatinal en préparatin ; Lrsque le dctrant est salarié elle se met en cntact avec l'établissement emplyeur du dctrant pur tutes les questins liées à la prpriété intellectuelle et aux ressurces humaines ; Elle se met en cntact avec le respnsable des ctutelles internatinales au sein de l'écle dctrale pur les mdalités de recrutement, de frmatin dctrale et de sutenance prpres à l'écle dctrale ; Elle établit le prjet de cnventin de ctutelle internatinale de thèse en relatin avec le respnsable (seln la régin cncernée) des ctutelles internatinales du cllège dctral et avec sn hmlgue de l'université étrangère partenaire.

10 -10- Le respnsable (seln la régin cncernée) des ctutelles internatinales du cllège dctral vérifie les clauses du prjet de cnventin et le transmet au service juridique de l Université Paris Saclay, pur validatin, en vue de la signature du président de l Université Paris Saclay. Le partenaire étranger en fait autant de sn cté 5. Une fis que les négciatins nt abuti, et que tutes les parties nt appruvé le cntenu et les termes du prjet de cnventin, alrs la cnventin est mise en signature auprès de tutes les parties. Remarque : pur l'université Paris-Saclay, sauf exceptins, le président de l'université Paris- Saclay, signe après que les signatures de chacun des autres signataires de l'université Paris Saclay aient été cllectées sur le dcument. Remarque : il faut prévir autant d'exemplaires riginaux qu'il y a de signataires de la cnventin.