UTILISER UN LOGICIEL DE PRESENTATION

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1 UTILISER UN LOGICIEL DE PRESENTATION 1

2 Table des matières UTILISER UN LOGICIEL DE PRESENTATION... 1 Table des matières... 2 MODULE Apprendre à se repérer dans le logiciel... 3 Ouvrir et fermer l application et les fichiers... 3 Sélectionner un mode de vue... 4 Organiser la suite des diapositives Créer une suite de diapositives... 5 Ouvrir une nouvelle présentation... 5 Créer une nouvelle diapositive... 6 Enregistrer les fichiers... 7 Appliquer un modèle de conception de diapositive Créer le contenu... 9 Insérer du texte et le mettre en forme... 9 Insérer une forme...10 Insérer une image, un clipart, un son, une vidéo Préparer le diaporama...13 Animer les diapositives...13 Effet de transition entre les diapositives...14 Configurer la présentation...15 Finaliser la présentation

3 MODULE 1 1. Apprendre à se repérer dans le logiciel Ouvrir et fermer l application et les fichiers La fenêtre de PowerPoint se divise en plusieurs parties : Barre des menus Barre d outils Volet de navigation Diapositive en cours Volet Office - La barre des menus se situe en haut, la barre d outils vient juste en dessous - Puis vient le volet de navigation à gauche, la diapositive en cours se place au milieu de la fenêtre et le volet Office à droite. - S il manque des outils dans la barre d outils : aller dans le menu «Affichage», puis «Barre d outils» et choisir le type souhaité (ex : outils liés à un dessin) - Les fonctions de base telles que sauvegarder, ouvrir, fermer, se situent dans le menu «Fichier», soit la tâche s effectue sur un simple clic (enregistrer) soit des boîtes de dialogues ad hoc s ouvrent et permettent d exécuter celles-ci. - Elles sont également disponibles à partir de la barre d outil de base. 3

4 Sélectionner un mode de vue - Aller dans le menu «Affichage» et choisir entre les différents modes : normal, trieuse, diaporama, page de commentaire. - Remarquer que ces boutons sont accessibles en bas à gauche de la fenêtre. - Lorsque l on est en mode normal, il est possible de choisir entre le mode diapositive et le mode plan. - Les différences entre ces modes : le mode normal permet d avoir un gros plan sur la diapositive à travailler, tout en gardant l accès à la suite de diapositives créées, dans le volet contenant les onglets Plan et Diapositives. Il est possible de fermer ce volet avec le bouton «fermer» en haut à droite, de façon à avoir un maximum de place pour la diapositive sélectionnée. le mode diapositive ou le mode plan permet de passer de la présentation des contenus sous forme de diapositive ou sous forme de texte. le mode trieuse permet d accéder plus facilement à la suite de diapositive pour pouvoir l organiser le mode page de commentaire permet d afficher les commentaires liés à la diapositive. le mode diaporama lance le diaporama afin de visualiser le résultat global de la présentation. - Pour changer de zoom un bouton se situant dans la barre d outil permet de sélectionner directement le % de zoom désiré. - Il est également possible d aller dans le menu «Affichage» pour cliquer sur le dernier choix «Zoom». Organiser la suite des diapositives - En se mettant en mode trieuse, il est possible de visualiser l ensemble du diaporama et ainsi de changer l ordre d apparition des diapositives, en déplaçant ou en insérant une nouvelle diapositive, de supprimer une diapositive que l on juge finalement inutile - Revenir en mode normal pour continuer. 4

5 2. Créer une suite de diapositives Ouvrir une nouvelle présentation - Pour démarrer une nouvelle présentation, aller dans le menu «Fichier» et cliquer sur «Nouveau». Une boîte de dialogue «Nouvelle présentation» s ouvre à droite de l écran. - Dans cette boîte de dialogue, plusieurs choix sont possibles, cliquer sur le type choisi : «Nouvelle présentation» ouvre une boîte de dialogue «Mise en page des diapositives» à la place de la première «A partir d un modèle de conception» ouvre une boîte de dialogue «Conception des diapositives» à la place de la première «A partir de l assistant sommaire» ouvre une boîte de dialogue, dont il suffit par la suite de suivre les instructions «Créer à partir d une présentation existante» ouvre une boîte de dialogue pour rechercher la présentation requise 5

6 Créer une nouvelle diapositive Attention à ne pas créer une nouvelle présentation en allant dans le menu fichier - Aller dans le menu «Insertion», choisir «Nouvelle diapositive», la fenêtre «Mise en page des diapositives» s ouvre à droite de l écran. - Elle permet de choisir entre différentes dispositions : disposition du texte, disposition du contenu, ou disposition du texte et du contenu. La mise en page organise le contenu en l'intégrant dans une combinaison spécifique d'espaces réservés. Il est possible de changer la mise en page choisie en premier lieu : - S assurer que la diapositive à laquelle le changement de mise en page doit être appliqué est sélectionnée - Dans la fenêtre «Mise en page des diapositives», cliquer sur une miniature de mise en page pour l'appliquer. - Pour changer un espace réservé en dehors des configurations automatiques du logiciel, il est possible de sélectionner cet espace et de le redimensionner comme on le fait avec les éléments qui le compose (voir Module 2). Il est même alors possible de le supprimer. 6

7 Enregistrer les fichiers - Il s agit ici d enregistrer la présentation en son entier, et non une seule diapositive. - Dans le menu «Fichier» cliquer sur «Enregistrer» - Une fenêtre s ouvre, renseigner le nom du document et cliquer sur «Enregistrer». - Bien penser à enregistrer régulièrement ce document déjà existant, soit avec le bouton, soit avec Ctrl + S. - Les fichiers créés par PowerPoint ont l extension «.ppt» - Si on choisi comme type de fichier : «Diaporama PowerPoint», la présentation s exécutera automatiquement sans ouvrir les fenêtres du logiciel auparavant. 7

8 Appliquer un modèle de conception de diapositive Le modèle de conception détermine l'aspect et les couleurs que prendront les diapositives, incluant l'arrière-plan, les styles des puces et des polices, la taille et la couleur des polices, la position des espaces réservés et les tonalités de la conception. - Dans le menu «Format», cliquer sur «Conception de diapositive». Le volet office «Conception des diapositives» s ouvre à droite. Faire un choix dans le menu déroulant. - Pour que le modèle de conception soit appliqué à toutes les diapositives du diaporama, sélectionner une miniature de diapositive, puis cliquer sur le modèle de conception pour l'appliquer. - Pour que le modèle de conception soit appliqué à quelques diapositives seulement, sélectionner celles-ci (appuyer sur la touche CTRL et la maintenir enfoncée tout en cliquant sur les miniatures des diapositives pour les sélectionner), puis cliquer sur le modèle de conception de votre choix. 8

9 3. Créer le contenu Insérer du texte et le mettre en forme - Se positionner dans une diapositive avec une zone de texte - Saisir un texte, ou le copier coller à partir d un autre fichier. - Mettre en forme avec les mêmes fonctionnalités que Word. (y compris pour les listes à puces) - Lorsque l on veut ajouter un texte dans une disposition de contenu, il faut créer une zone de texte. - Pour cela, aller dans le menu «Insertion» et cliquer sur «Zone de texte», en cliquant avec le pointeur en croix dans la diapositive pour insérer la zone, cela permet de créer un cadre dans lequel il sera possible de saisir des caractères. Lorsque la quantité de texte dépasse l'espace disponible dans l'espace réservé, la taille du texte est réduite par défaut pour que la totalité du texte rentre et le bouton «Options d'ajustement automatique» s'affiche. Ce bouton propose plusieurs options de redimensionnement du texte et reste visible tant que la zone de texte est sélectionnée : - Pour annuler le redimensionnement du texte appliqué, cliquer sur «Arrêter l'ajustement du texte à cet espace réservé». - Pour désactiver la fonction «Options d'ajustement automatique», cliquer sur «Contrôler les options de correction automatique». Dans la boîte de dialogue «Correction automatique», désactiver les cases à cocher suivantes sous l'onglet «Mise en forme automatique au cours de la frappe» : «Ajuster automatiquement le titre à l'espace réservé» et «Ajuster automatiquement le corps du texte à l'espace réservé». 9

10 Insérer une forme - Se positionner dans une diapositive. - Dans le menu «Insertion», cliquer «Image», puis sur un des trois derniers choix «Formes automatiques», une barre d outil s ouvre permettant de choisir plusieurs modèles de formes automatiques. Une fois le modèle choisi, cliquer avec le pointeur en croix dans la diapositive pour copier plusieurs fois la forme. pour insérer la forme. Cliquer «Organigramme hiérarchique», un organigramme par défaut s insère dans la diapositive, et une barre d outil s ouvre permettant sa mise en forme. Le bouton permet de choisir plusieurs mises en forme automatiques. «Word Art» une fenêtre s ouvre permettant de sélectionner un effet Word Art, puis une autre permet de saisir le texte, puis une barre d outil s ouvre permettant de modifier l objet Word Art. 10

11 Insérer une image, un clipart, un son, une vidéo Pour une image : - Se positionner dans une diapositive. - Aller dans le menu «Insertion», puis : - Cliquer sur «Image», puis choisir «A partir du fichier», une boîte de dialogue «Insérer une image» s ouvre et permet de sélectionner l image souhaitée - Cliquer sur l'image souhaitée puis cliquer sur le bouton «Insérer», l image se positionnera au milieu de la diapositive. Pour un clipart : - Se positionner dans une diapositive. - Aller dans le menu «Insertion», puis : - Cliquer sur «Image», puis choisir «image clipart», une fenêtre «Image clipart» s ouvre à droite, taper un mot pour rechercher un type de clipart, sélectionner les collections visées et les types de fichiers recherchés. Une fois le recherche terminée, sélectionner le clipart souhaité, il sera inséré au milieu de la diapositive. Pour un son : - Se positionner dans une diapositive. - Aller dans le menu «Insertion», puis : - Cliquer sur «Films et sons», puis - «A partir d un fichier» : une boîte de dialogue «Insérer un objet son» s ouvre, chercher le fichier voulu, le sélectionner et cliquer sur le bouton «OK». Une autre boîte de dialogue s ouvre alors, demandant comment souhaitez-vous que le son commence dans le diaporama, faire le choix ; le fichier son est symbolisé par un petit haut parleur au milieu de la diapositive. - «Son de la bibliothèque multimédia» : une boîte de dialogue «Images clipart» s ouvre, procéder de la même façon que pour un clipart. Pour une vidéo : - Se positionner dans une diapositive. - Aller dans le menu «Insertion», puis : - Cliquer sur «Films et sons», puis - «Film en provenance d un fichier» : une boîte de dialogue «Insérer un film» s ouvre, chercher le fichier voulu, le sélectionner et cliquer sur le bouton «OK». Une autre boîte de dialogue s ouvre alors, demandant comment souhaitez-vous que le film commence dans le diaporama, faire le choix ; le fichier est symbolisé par la première image du film au milieu de la diapositive. - «Film de la bibliothèque multimédia» : une boîte de dialogue «Images clipart» s ouvre, procéder de la même façon que pour un clipart. 11

12 - Il est également possible d aller directement dans la diapositive puis de cliquer sur l icône représentant le type d insertion souhaitée. Il est très pratique d'insérer une image à partir de la diapositive, surtout si cette dernière comporte plus d'un espace réservé, car lorsque l'insertion est effectuée à l'aide des icônes de la diapositive, l'image s adapte à ce même espace réservé. Pour un objet Word Art : - Se positionner dans une diapositive. - Aller dans le menu «Insertion», puis : - Cliquer sur le menu «Image», et choisir l'option «Word Art» - Une fenêtre Galerie Word Art s'ouvre et permet de choisir différents effets pour l'écriture, une fois le choix fait, cliquer sur «OK». - Une nouvelle fenêtre s'ouvre, permettant de saisir le texte voulu et de choisir la police sa taille - Cliquer sur «OK», le texte est inséré dans la diapositive. Une barre d'outils s'ouvre afin de la mettre en forme. 12

13 4. Préparer le diaporama Animer les diapositives - Sélectionner la diapositive que l on souhaite animer. - Ouvrir le menu «Diaporama», choisir «Jeux d animations», une fenêtre s ouvre à droite, choisir entre les diverses possibilités d animations - Si l animation doit être appliquée à tout le diaporama, cliquer sur «Appliquer à toutes les diapositives». - Il est possible d avoir un aperçu de l animation en cliquant sur «Lecture». 13

14 Effet de transition entre les diapositives - Ouvrir le menu «Diaporama», puis «Transition», une fenêtre s ouvre à droite. - Choisir l animation souhaitée, sa vitesse d exécution et éventuellement sélectionner un son. - Si la transition doit être appliquée à tout le diaporama, cliquer sur «Appliquer à toutes les diapositives». - Sélectionner le mode manuel et le mode automatique pour passer à la diapositive suivante, ainsi le diaporama se paramètrera plus facilement. 14

15 Configurer la présentation - Ouvrir le menu «Diaporama», puis «Paramètres du diaporama» - Ou dans le volet office «Transition», dans la partie «Passer à la diapositive suivante», choisir entre le mode manuel et le mode automatique, éventuellement, choisir le minutage. Attention à la vitesse de l ordinateur qui servira à la présentation faire des essais - Renseigner les champs en fonction du but recherché dans le diaporama : exposé : défilement manuel, présentation d un produit : défilement automatique en boucle - Pour masquer une diapositive il suffit de la sélectionner puis d aller dans le menu «Diaporama» et de cliquer sur «Masquer la diapositive». - Refaire en sens inverse pour démasquer la diapositive 15

16 Finaliser la présentation Pré visualiser : - Pour afficher le mode «Diaporama», sélectionner la première diapositive, puis cliquer sur le bouton «Diaporama». (Ou appuyer sur la touche F5 pour commencer toujours par la diapositive 1.) - L'écran de l'ordinateur affiche le mode Diaporama, avec la barre d'outils Diaporama dans le coin inférieur gauche. - Les boutons permettent d utiliser plusieurs fonctions telles que l utilisation d un stylet pour la démonstration. - A partir du 3 ème bouton (partant de la gauche), on peut accéder à «Ecran» puis «Ecran blanc» ou «Ecran noir» qui permettent de faire une pause. Il existe des touches de raccourcis : Touches «B» ou «N» du clavier. - Appuyer sur «ÉCHAP» pour revenir au mode d'affichage précédent de PowerPoint. Vérification de l orthographe : - En mode Normal, lancer une vérification orthographique en cliquant sur le bouton Impression : Orthographe. Vos diapositives et commentaires sont vérifiés. - L'aperçu avant impression : cliquer sur le bouton «Aperçu avant impression». - Faire le choix parmi les types d'impression proposés dans la zone «Imprimer». Le document peut inclure jusqu'à neuf diapositives par page. L'option Documents (3 diapositives par page) inclut des lignes permettant à l auditoire de prendre des notes. Trois possibilités : - L'impression des diapositives, une par page. - L'impression de documents, qui peuvent inclure une à plusieurs diapositives par page (voir l'exemple de l'image). - L'impression des commentaires. 16