SAGA Logiciel de Comptabilité Terrains Siège

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1 SAGA Logiciel de Comptabilité Terrains Siège 1. Saga en bref : Depuis 1996, EpiConcept fourni aux ONG des outils de gestion pour les associations humanitaires utilisables sur le terrain. Développé à l origine pour Médecins Sans Frontières (MSF) le logiciel SAGA est particulièrement adapté pour répondre aux différents besoins associatifs en matière de comptabilité des missions. Ses principaux atouts sont : utilisation simplifiée, interface multilingue, aide et contrôles à la saisie, gestion multidevises, suivi budgétaire, suivi de contrats de financements, interfaces avec la comptabilité du siège, facilité de diffusion et d installation. 2. Les avantages de SAGA Saga est l aboutissement de plusieurs années d évolution d un logiciel largement déployé sur le terrain. Il est donc particulièrement riche en fonctionnalité. Le nombre important d utilisateur est une garantie en ce qui concerne la fiabilité du produit. Choisi par de nombreuses associations, le logiciel SAGA peut s adapter à de nombreux fonctionnements, si toutefois cela était nécessaire, l équipe SAGA est disponible pour étudier de nouveaux besoins et adapter SAGA en conséquence. Notre expérience dans ce domaine nous a permis de mettre en place de nombreuses options de paramétrage afin de permettre aux responsables de la gestion de sélectionner uniquement les fonctionnalités dont ils ont besoin. Ainsi le logiciel reste adapté pour les utilisateurs sur le terrain. Régulièrement les nouvelles fonctionnalités sont regroupées et mise à la disposition de l ensemble des utilisateurs sous la forme d une nouvelle version. Bien sûr, chaque nouvelle version est compatible avec les précédentes. SAGA Logiciel de comptabilité terrain 1/6

2 3. Les fonctionnalités Multilingue. Vous pouvez utiliser SAGA en français, anglais, espagnol et portugais. SAGA permet la saisie de budgets prévisionnels par projet. SAGA permet le suivi complet de contrats de financement avec éditions des rapports financiers ou grand-livre analytique. SAGA permet le suivi des tiers et les avances aux tiers. SAGA permet pour le siège une centralisation de toutes les comptabilités terrain dans une seule mission et il vous permet d imprimer différents rapports. Simplicité SAGA s installe facilement, aucune configuration spécifique n est nécessaire sur le PC. SAGA est un logiciel très simple et agréable d utilisation. Il est utilisable par tous et nécessite une formation de trois jours environ pour les expert SAGA. Mots de passe SAGA est protégé par des mots de passe qui donnent accès à 4 niveaux d utilisation du logiciel. Ces niveaux vous permettent ou non d accéder à certaines fonctionnalités du logiciel suivant le mode d utilisation. SAGA dispose en outre d un mode Siège utilisé pour le paramétrage. Au delà de ce paramétrage standard, la souplesse de SAGA permet de personnaliser les niveaux d accès aux besoins de chaque association. Protection des données Les données de SAGA sont protégées par une méthode de validation qui authentifie chaque écriture. Les écritures ne sont donc pas modifiables via Excel ou un autre programme. Cependant, le format de stockage des données est standard et il est possible au siège de récupérer les données en cas de besoin. Les fonctions de sauvegarde (format Zip) et d envoi (y compris découpage pour ) sont intégrées à SAGA. Multi-exercices SAGA est multi-exercices, vous pouvez suivre un contrat de financement sur plusieurs années. Paramétrages siège / paramètres généraux Ces paramètres sont modifiables par le siège. Ce sont principalement les listes suivantes : devises, pays, plan comptable, financeurs, sections, activités, contextes. Ils peuvent être également activés ou désactivés par le siège selon les besoins rencontrés par la mission financière*. Ces paramètres modifiés feront l objet d un envoi du siège vers le terrain. SAGA Logiciel de comptabilité terrain 2/6

3 Paramètres missions : journaux caisse, banque, O.D., virtuel, extra-comptable, forfait, projets*, contrats de financement*, plans de financement de référence*, fournisseurs, personnels expatriés, personnels nationaux. Tous ces paramètres peuvent être activés ou désactivés en fonction des besoins de la mission financière. Budget Il vous est possible d établir un budget* pour chaque projet* et un exercice budgétaire* Contrat de financement Les contrats de financements sont les financements attribués par des bailleurs de fonds pour financer un ou plusieurs programmes (ou projet, activité suivant la terminologie utilisé dans le milieu humanitaire) dans un pays donné. Axes analytiques SAGA dispose d importantes capacités d analyse selon 4 axes : l axe comptable (compte nature de la dépense défini dans le plan comptable) mais aussi 3 axes analytiques qui sont l axe projet, l axe financier, et un 3eme axe paramétrable par l utilisateur pour des besoins spécifiques. Clôture Des clôtures peuvent être faites provisoirement et définitivement pour : Des écritures un mois donné. o Lorsque la clôture définitive a été faite, il n est plus possible par l utilisateur de modifier la date, l imputation comptable, le montant débit ou crédit, les axes analytiques (code projet, code section). Il est encore possible de modifier le libellé ou la ligne de financement. Il est possible au siège en niveau A superviseur de dé-clôturer définitivement une année comptable. Une année comptable. o Idem que la clôture mensuelle définitive. un contrat de financement. o Cette opération fige toutes les écritures rattachées au contrat de financement clôturé. Lorsqu elle a été faite, il n est alors plus possible de modifier quoi que ce soit sur une écriture. Il est possible au siège en niveau A superviseur de dé-clôturer définitivement le contrat. SAGA Logiciel de comptabilité terrain 3/6

4 Lettrage et pointages Il est possible pour la validation des données d effectuer sous SAGA des opérations de lettrage (rapprochements) et de pointage. Lettrer vos écritures comptables. Pointer vos balzacs de banque. Envoi et réception Envoyer ou recevoir en périphérie : o Envoyer les écritures comptables pour un mois donné et/ou les informations concernant le personnel expatrié vers la capitale, o Recevoir les écritures ou les paramètres modifiés par la capitale. Envoyer ou recevoir en capitale : o Envoyer les écritures comptables modifiées vers la périphérie, o Envoyer toute la comptabilité vers le siège, o Recevoir les écritures de la périphérie ainsi que les informations concernant le personnel expatrié, o Recevoir les écritures modifiées par le siège ainsi que les paramètres généraux. Envoyer ou recevoir au siège : o Envoyer les écritures comptables modifiées vers la capitale ainsi que les paramètres généraux dans les différentes langues proposées par SAGA, o Recevoir toute la comptabilité de la capitale. Interfaces Envoyer les écritures d un mois donné à un logiciel de comptabilité générale : o Interfaces disponibles : Arcole, Compta Plus, Delphis, Sage Saari et Sun. Recevoir des écritures provenant d un logiciel de comptabilité générale : o Interfaces disponibles : Sun, Navision et Sage Saari. Sauvegarde et restauration Ces opérations vous permettent de sauvegarder l ensemble de vos données. Les données sont stockées au format zip et peuvent être envoyée par . SAGA Logiciel de comptabilité terrain 4/6

5 4. Impressions Le logiciel vous permet d imprimer : la liste de vos paramètres généraux et missions, les écritures pour un balzac et un mois donné les balances comptables et/ou extra-comptables (charges et produits, avances, transferts, etc..), un historique des avances, transferts internes et autres transferts, un suivi de projets global et détaillé, un suivi de contrats de financement, un coût net, un rapport financier ou grand livre analytique, un suivi de personnes, administratif, mission, rapport financier, une fiche expatrié et une fiche famille pour votre personnel expatrié, un outil de taux de change moyen pondéré. Un plan de financement. Un rapport d audit 5. Pré-requis Ce produit à l origine sous DOS existe depuis juin 1999 en version Windows (SAGA). C est un logiciel de comptabilité en partie simple qui fonctionne sous environnement Windows (NT4, 2000, XP, Vista and Seven) et nécessite 256 Mo de mémoire, 10 Go de disque dur minimum. 6. Tarifs SAGA est diffusé en mode locatif par le biais d un abonnement indexé sur le nombre de pays où est utilisé le logiciel. Pour plus de renseignements, n hésitez pas à nous contacter. 7. Contact Téléphone : +33.(0) saga@epiconcept.fr SAGA Logiciel de comptabilité terrain 5/6

6 Quelques définitions Mission financière : Il s agit du nom du pays où la mission œuvre. C est la première information à introduire dans le logiciel avant toute opération. Exercice budgétaire : Période comptable de 12 mois fixée par l association pour la comptabilité de la mission financière. Chaque mission financière pouvant gérer plusieurs projets de durées différentes. Budget : relatif à un exercice budgétaire et à un projet choisi. Il peut se paramétrer par compte ou par grande famille comptable. Il va contenir les montants figurant dans la budgétisation annuelle correspondant à un projet spécifique. Projet : Activité précise dans un espace géographique défini. D un point de vue financier, un projet est un centre de coût. Contrat de financement : Financements attribués à la mission financière choisie. Plan financeur de référence : Formulaire standard ou modèle, sans chiffres, nécessaire à la saisie d un budget de contrat de financement. Les modèles de plans financeurs sont composés de lignes de financement auxquelles sont associés des comptes du plan comptable international. C est sur base de l un de ces plans financeurs type que les budgets des contrats de financement sont enregistrés. Néanmoins, il est possible de saisir directement un plan utilisateur. On parle de Plans financeurs pour les modèles créés par les sièges et de Plans utilisateurs pour ceux créés par la mission financière. Balzac : journal de caisse, journal de banque, etc EpiConcept 47, rue de Charenton Paris SARL au capital de euros RCS Paris B / SIRET Code APE722C SAGA Logiciel de comptabilité terrain 6/6