Budget Finances Comptabilité. Manuel d utilisation

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1 Budget Finances Cmptabilité Manuel d utilisatin Infcentre BFC Tme 2 Dmaine Dépenses Versin 1.18 Avril 2016

2 Mises à jur du dcument Ce qui est nuveau Thème Chapitre Page Ce qui a évlué Thème Chapitre Page GBCP : Evlutin de la terminlgie (Disparitin des ntins Engagé/Réalisé ; nuvelles ntins : cnsmmatins AE/CP) Remise à niveau des imprimés écrans. Ajut des mentins Hrs GBCP pur les requêtes qui n nt pas encre été ttalement basculées en mde GBCP. Ajut de l explicatin cncernant la mentin «Hrs GBCP» Suppressin de la mentin «Hrs GBCP» pur la requête «Palmarès des sciétés mères (sur mntant engagé)» traitée en V1.1 GBCP Tus Tus Infcentre BFC Page 2 sur 35

3 Table des matières Mises à jur du dcument... 2 Table des matières... 3 A prps de ce manuel Accès aux états Les états du dmaine : «Dépenses» Suivi des achats Répartitin des cmmandes Répartitin des pstes de cmmande Répartitin des cmmandes par mntant Répartitin des factures Répartitin des factures par mntant Répartitin des pstes des factures Répartitin des factures par tranches nn prédéfinies Suivi des engagements individuels Hrs GBCP - Suivi des engagements individuels Suivi des liquidatins d engagements individuels Suivi des Missins Hrs GBCP - Suivi des missins Suivi des liquidatins de missin Etats palmarès Hrs GBCP - Palmarès des cdes famille Palmarès des sciétés mères Infcentre BFC Page 3 sur 35

4 A prps de ce manuel Les cnventins utilisées Identifie des infrmatins à lire et/u à exécuter impérativement. Identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le curs de la prcédure expsée. Identifie un renvi vers un chapitre, une partie u une page ù est décrite la suite de la prcédure. Infcentre BFC Page 4 sur 35

5 1 Accès aux états L accès à l infcentre finance se fait à partir du prtail BFC. Les états du dmaine dépense snt prpsés sus l nglet «Dépenses». La liste des états est prpsée sus la frme d une structure de menus à gauche de la fenêtre. Les menus snt identifiés par le symble et les états par Pur exécuter un état il faut le sélectinner sur la structure des menus à gauche (clic gauche sur la descriptin). Dans le dmaine Dépenses les états snt regrupés dans cinq sus-menus : - Achats : Répartitin des cmmandes Répartitin des cmmandes par mntant Répartitin des pstes de cmmandes Répartitin des factures Répartitin des factures par mntant Répartitin des pstes de factures Répartitin des factures par tranches nn prédéfinies - Missins Hrs GBCP - Suivi des missins Suivi des liquidatins de missin - Engagements Individuels Hrs GBCP - Suivi des engagements individuels Suivi des liquidatins d EI - Palmarès des cdes famille Hrs GBCP - Palmarès des cdes famille (sur mntant engagé) Infcentre BFC Page 5 sur 35

6 Hrs GBCP - Palmarès des cdes famille (sur nmbre de cmmandes) Hrs GBCP - Palmarès des cdes famille (sur nmbre pstes de cmmande) Hrs GBCP - Palmarès des cdes famille (sur mntant cmmandé HT) - Palmarès des sciétés mères Palmarès des sciétés mères (sur cns AE) Hrs GBCP - Palmarès des sciétés mères (sur nmbre de cmmandes) Hrs GBCP - Palmarès des sciétés mères (sur nmbre pstes de cmmandes) Hrs GBCP - Palmarès des sciétés mères (sur mntant cmmandé HT) La mentin «Hrs GBCP» a été ajutée sur les états impactés par la «GBCP» et nn encre ttalement mis à jur au 01/01/2016. Infcentre BFC Page 6 sur 35

7 2.1 Suivi des achats 2 Les états du dmaine : «Dépenses» Répartitin des cmmandes Cet état permet d analyser la répartitin des cmmandes pur une année dnnée et restitue les mntants assciés à ces cmmandes : Nb cmmandes Nb pstes cmmandes Mnt cmmandé HT Cns AE Mnt des services faits Cns CP Mnt facturé Cet état ne restitue que les cmmandes créées lrs de l exercice sélectinné et pas celles créées sur exercice antérieur et reprtées. Le résultat sera par cnséquent différent de celui de l état «Histrique labratire cmmande d achat» qui restitue à la fis les cmmandes de l exercice et les cmmandes reprtées. De plus, les cmmandes ayant tus leurs pstes supprimés ne snt pas restituées dans cette requête. Critères de sélectin bligatires: - Exercice cmptable ET/OU Centre financier: chisir l année crrespndant à la date de créatin de la cmmande u le centre financier de la cmmande. Au mins un des deux champs snt bligatirement à alimenter. Dans le cas ù ces deux champs ne le snt pas, un message d erreur apparaîtra - Année de la base arrêtée : permet de visualiser les dnnées d histrique telles qu elles snt dans BFC au mment de l exécutin de la requête (Année de la base arrêtée = #) u de visualiser les dnnées à date arrêtée. Exemple : en mars 2012 pur avir une visin des dnnées avec une date arrêtée à fin 2010 il faut saisir 2010 dans le champ Année de la base arrêtée. Le libellé «Plage de valeurs», à la suite du nm de la variable, signifie qu il est pssible de saisir un intervalle de valeurs. Infcentre BFC Page 7 sur 35

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9 Il est pssible depuis cet état d accéder par saut de requête à la liste des cmmandes. S il y a eu une ré-imputatin sur un autre cmpte budgétaire u autre élément d imputatin, les cnsmmatins d AE sernt réparties entre les deux cmptes budgétaires u éléments d imputatin. Si un pste a été rajuté à une cmmande après sn intégratin dans BFC (le pste de la cmmande n aura pas de demande d achat en référence), la cmmande aura plusieurs dates de transfert. De ce fait, le nmbre de lignes dans la liste sera différent du nmbre de cmmandes dans l état agrégé. Infcentre BFC Page 9 sur 35

10 2.1.2 Répartitin des pstes de cmmande Cet état prpse par défaut une répartitin des pstes de cmmande pur une année et mntants assciés à ces pstes de cmmandes : Mnt cmmandé HT, Cns AE Mnt des services faits, Nb de cmmandes, Nb de pstes de cmmande, Mnt facturé HT, Cns CP restitue les Cet état ne restitue pas les cmmandes ayant tus leurs pstes supprimés. Critères de sélectin bligatires: - Exercice cmptable ET/OU Centre financier: chisir l année crrespndant à la date de créatin de la cmmande u le centre financier de la cmmande. Au mins un des deux champs snt bligatirement à alimenter. Dans le cas ù ces deux champs ne le snt pas, un message d erreur apparaîtra - Année de la base arrêtée : permet de visualiser les dnnées d histrique telles qu elles snt dans BFC au mment de l exécutin de la requête (Année de la base arrêtée = #) u de visualiser les dnnées à date arrêtée. Exemple : en mars 2012 pur avir une visin des dnnées avec une date arrêtée à fin 2010 il faut saisir 2010 dans le champ Année de la base arrêtée. Le libellé «Plage de valeurs», à la suite du nm de la variable, signifie qu il est pssible de saisir un intervalle de valeurs. Infcentre BFC Page 10 sur 35

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12 Il est pssible depuis cet état d accéder par saut de requête à la liste des pstes de cmmandes. Infcentre BFC Page 12 sur 35

13 S il y a eu une ré-imputatin sur un autre cmpte budgétaire u autre élément d imputatin, les cnsmmatins d AE sernt réparties entre les deux cmptes budgétaires u éléments d imputatin. Infcentre BFC Page 13 sur 35

14 2.1.3 Répartitin des cmmandes par mntant Cet état prpse une restitutin des mntants de cmmandes par tranche de mntant cmmandé pur l année sélectinnée. La restitutin prpse également par défaut une ventilatin par «Cmmandes sur marché» et «Cmmandes hrs marché». Cet état ne restitue pas les cmmandes ayant tus leurs pstes supprimés. Les deux critères de sélectin suivants snt bligatires : - Exercice : chisir l année à la date de créatin de la cmmande. - Année de la base arrêtée : permet de visualiser les dnnées d histrique telles qu elles snt dans BFC au mment de l exécutin de la requête (Année de la base arrêtée = #) u de visualiser les dnnées à date arrêtée. Exemple : en mars 2012 pur avir une visin des dnnées avec une date arrêtée à fin 2010 il faut saisir 2010 dans le champ Année de la base arrêtée. Le libellé «Plage de valeurs», à la suite du nm de la variable, signifie qu il est pssible de saisir un intervalle de valeurs. Infcentre BFC Page 14 sur 35

15 Il est pssible depuis cet état d accéder par saut de requête à la liste des cmmandes. Infcentre BFC Page 15 sur 35

16 2.1.4 Répartitin des factures Cet état restitue par défaut un nmbre de factures, nmbre de pstes de facture, les mntants HT, TTC et de TVA des factures d achat par péride de liquidatin. Deux ratis peuvent également être analysés : le mntant des cûts indirects d acquisitin à la facture et le mntant réglé (filtre à mettre en place sur le rati). L exercice de liquidatin dit bligatirement être renseigné dans l écran de sélectin initial. Infcentre BFC Page 16 sur 35

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18 Il est pssible depuis cet état d accéder par saut de requête à la liste des factures et à la liste des pstes de factures. Liste des factures Tris ratis snt prpsés par défaut : le mntant facturé HT le mntant de TVA et le mntant facturé TTC. Tris ratis peuvent être ajutés à la liste : le mntant des cûts indirects d acquisitin, le nmbre de fiches imm assciées à la facture et le mntant réglé (fnctin filtre sur le rati). Liste des pstes des factures Tris ratis snt prpsés par défaut : mntant facturé HT, Mntant de TVA. Quatre ratis peuvent être ajutés à la liste : le mntant des cûts indirects d acquisitin, le nmbre de fiches imm assciées à la facture, la quantité facturée et le prix unitaire (fnctin filtre sur le rati). Dans les états histriques labratire, une facture est cnsidérée cmme réglée dès qu une pièce de rapprchement est assciée à la pièce quel que sit le type de pièce rapprchée. La date de rapprchement de la pièce est renvyée vers Xlab et va alimenter le champ «date de règlement» même si la facture n est pas réglée. Dans l infcentre, une facture est cnsidérée cmme réglée si la pièce de rapprchement qui est assciée à la pièce cmptable de la facture est une pièce de règlement (chiffre «1» en trisième caractère de la pièce de rapprchement). Infcentre BFC Page 18 sur 35

19 2.1.5 Répartitin des factures par mntant Cet état prpse une restitutin du nmbre de factures et du mntant facturé HT, par délégatin réginale et tranche de mntant ainsi qu une ventilatin par «Facture sur marché» et «Facture hrs marché». L exercice de liquidatin dit bligatirement être renseigné dans l écran de sélectin initial. Infcentre BFC Page 19 sur 35

20 Il est pssible depuis cet état d accéder par saut de requête à la liste des factures ainsi qu a la liste des pstes des factures Répartitin des pstes des factures Cet état prpse une restitutin du nmbre de pstes de factures d achat, des mntants HT, de TVA et TTC assciés par péride de liquidatin. Cet état est à utiliser à des fins d analyse des dnnées prtées par les pstes de factures (UFOT, caractère de l achat, cmpte général, cde famille) Il est également pssible d analyser un nmbre de facture pur ces dnnées prtées par les pstes en utilisant des ratis spécifiques : «Nmbre factures Cde UFOT», «Nmbre factures Caractère achat», «Nmbre factures Cde famille», ainsi que «Nmbre factures Cmpte général». Pur les afficher dans l état utilisez la fnctin filtre sur le rati et les sélectinner dans les valeurs de filtre. A une facture peut être asscié plusieurs UFOT, caractère de l achat, cde famille u cmpte général. Par cnséquent afin de restituer un nmbre crrect de factures pur ces caractéristiques le tableau ne dit afficher que la caractéristique et le rati asscié. Exemple : pur cmpter un nmbre de facture par cde famille il faut afficher dans l état uniquement la caractéristique «Cde famille» et le rati «Nmbre factures Cde famille». L exercice de liquidatin dit bligatirement être renseigné dans l écran de sélectin initial. Infcentre BFC Page 20 sur 35

21 Il est pssible depuis cet état d accéder par saut de requête à la liste des factures ainsi qu à la liste des pstes des factures Répartitin des factures par tranches nn prédéfinies Cet état prpse une restitutin du nmbre de factures, du nmbre de pstes de factures, des mntants facturés HT et TTC ainsi que du mntant de la TVA, par péride de liquidatin et tranches de mntants définies par l utilisateur sur les mntants des factures (HT u TTC). Deux ratis peuvent également être analysés : le mntant des cûts indirects d acquisitin à la facture et le mntant réglé (filtre à mettre en place sur les ratis). L exercice de liquidatin, les brnes supérieures des tranches de mntants et le type de mntant (HT/TTC) divent bligatirement être renseignés dans l écran de sélectin initial. Les tranches de mntants snt cnsécutives et snt au nmbre de 5. - La première tranche est déduite et regrupe tutes les factures dnt le mntant est négatif u égal à zér ; - La deuxième tranche cmprend tutes les factures entre 1 centime d eurs et la «Brne sup mnt facturé Tranche 2» saisie par l utilisateur ; - La trisième tranche cmprend tutes les factures dnt le mntant est cmpris entre la «Brne sup mnt facturé Tranche 2» + 1 centime d eurs et la «Brne sup mnt facturé Tranche 3» ; - La quatrième tranche cmptabilise tutes les factures dnt le mntant est cmpris entre la «Brne sup mnt facturé Tranche 3» + 1 centime d eurs et la «Brne sup mnt facturé Tranche 4» ; - Enfin, la cinquième et dernière tranche est déduite. Elle cmprend tutes les factures dnt le mntant (HT u TTC) est strictement supérieur à la «Brne sup mnt facturé Tranche 4» renseignée par l utilisateur. Le «Type du mnt facturé (HT/TTC)» permet de chisir si les tranches de mntants snt calculées sur le mntant facturé HT u le mntant facturé TTC des factures. Par défaut cette variable est renseignée par la valeur «HT». Infcentre BFC Page 21 sur 35

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23 Il est pssible depuis cet état d accéder par saut de requête à la liste des factures ainsi qu à la liste des pstes des factures. Infcentre BFC Page 23 sur 35

24 2.2 Suivi des engagements individuels Hrs GBCP - Suivi des engagements individuels Cet état prpse par défaut pur un exercice dnné la répartitin du nmbre engagements individuels, du mntant engagé crrespndant et du mntant liquidé ttal par péride (mis). L exercice dit bligatirement être renseigné dans l écran de sélectin initial. Infcentre BFC Page 24 sur 35

25 Il est pssible depuis cet état d accéder par saut de requête à la liste des engagements individuels. Infcentre BFC Page 25 sur 35

26 2.2.2 Suivi des liquidatins d engagements individuels Cet état prpse par défaut pur un exercice dnné la répartitin du nmbre de liquidatins engagements individuels et du mntant liquidé ttal asscié. L exercice dit bligatirement être renseigné dans l écran de sélectin initial. Infcentre BFC Page 26 sur 35

27 Il est pssible depuis cet état d accéder par saut de requête à la liste des liquidatins d engagements individuels. Il faut dispser des autrisatins nécessaires pur visualiser la liste des liquidatins d EI qui snt des pièces de paye. Dans le cas cntraire le message suivant s affichera lrs de l accès à la liste : «Aucune dnnée à afficher ; cela est peut-être lié aux sélectins de variables actuelles u aux valeurs de filtre». Le nmbre de lignes dans la liste sera différent du nmbre de liquidatins dans l état agrégé car elle restitue les pstes des liquidatins. Infcentre BFC Page 27 sur 35

28 2.3 Suivi des Missins Hrs GBCP - Suivi des missins Cet état prpse par défaut pur un exercice dnné la répartitin du nmbre de missins par péride et les mntants assciés à ces missins : mntant missins HT, mntant liquidé HT ttal, durée ttale, durée myenne, mntant engagé, mntant engagé myen. L exercice dit bligatirement être renseigné dans l écran de sélectin initial. Infcentre BFC Page 28 sur 35

29 Il est pssible depuis cet état d accéder par saut de requête à la liste des missins. La recherche d un numér de missin s effectue sur la cmbinaisn n de matricule/n de déplacement. Un n de déplacement n est en effet pas unique. Infcentre BFC Page 29 sur 35

30 . Le nmbre de lignes dans la liste sera différent du nmbre de missins dans l état agrégé du fait des missins multi-imputées Suivi des liquidatins de missin Cet état prpse par défaut pur un exercice dnné la répartitin du nmbre de liquidatin par péride et les mntants assciés à ces missins : nmbre de missins liquidées, durée ttale, durée myenne, mntant liquidé HT ttal, mntant liquidé HT myen, mntant réglé. L exercice dit bligatirement être renseigné dans l écran de sélectin initial. Infcentre BFC Page 30 sur 35

31 Il est pssible depuis cet état d accéder par saut de requête à la liste des liquidatins de missin. Une missin liquidée est une missin liquidée et cmptabilisée. Les missins annulées snt exclues (Statut = Annulatin Transfert FI) La durée myenne crrespnd à la durée ttale divisée par le nmbre de missins liquidées. Infcentre BFC Page 31 sur 35

32 Le mntant liquidé HT myen crrespnd au mntant liquidé HT ttal divisé par le nmbre de misins liquidées Le nmbre de lignes dans la liste sera différent du nmbre de liquidatins dans l état agrégé car nus avns rajuté dans la liste les pstes des liquidatins. 2.4 Etats palmarès Hrs GBCP - Palmarès des cdes famille Il y a quatre états palmarès de cdes famille. La structure des quatre états est identique mais le palmarès est basé sur un indicateur différent. L bjectif de ces états est de classer les cdes famille dans l rdre décrissant seln l indicateur cncerné. Hrs GBCP - Palmarès des cdes famille (sur mntant engagé) : classement des cdes famille dans l rdre décrissant seln le mntant engagé (les cdes famille sur lequel le cumul de mntant engagé est le plus imprtant sernt les premiers à être affichés). Hrs GBCP - Palmarès des cdes famille (sur nmbre de cmmandes) : classement des cdes famille dans l rdre décrissant seln le nmbre de cmmandes (les cdes famille sur lequel le nmbre de cmmandes est le plus imprtant sernt les premiers à être affichés). Hrs GBCP - Palmarès des cdes famille (sur nmbre pstes de cmmande) : classement des cdes famille dans l rdre décrissant seln le nmbre de pstes de cmmande (les cdes famille sur lequel le nmbre de pstes cmmandes est le plus imprtant sernt les premiers à être affichés). Hrs GBCP - Palmarès des cdes famille (sur mntant cmmandé HT) : classement des cdes famille dans l rdre décrissant seln le mntant cmmandé HT (les cdes famille sur lequel le mntant cmmandé est le plus imprtant sernt les premiers à être affichés). Les tris critères de sélectin suivants snt bligatires : - Nmbre de familles à classer : chisir le nmbre de familles devant être classées dans le palmarès (si le nmbre saisi est 10, le palmarès se fera sur les 10 premiers cdes famille) - Exercice : chisir l année - Année de la base arrêtée : permet de visualiser les dnnées d histrique telles qu elles snt dans BFC au mment de l exécutin de la requête (Année de la base arrêtée = #) u de visualiser les dnnées à date arrêtée. Exemple : en mars 2012 pur avir une visin des dnnées avec une date arrêtée à fin 2010 il faut saisir 2010 dans le champ Année de la base arrêtée. Infcentre BFC Page 32 sur 35

33 Dans l exemple, 10 familles snt classées en fnctin du mntant engagé crrespndant. Infcentre BFC Page 33 sur 35

34 2.4.2 Palmarès des sciétés mères Il y a quatre états palmarès des sciétés mères (qui crrespndent à la sciété mère du furnisseur prté par la cmmande). La structure des quatre états est identique mais le palmarès est basé sur un indicateur différent. L bjectif de chaque état est de classer les sciétés mères dans l rdre décrissant seln l indicateur cncerné. Palmarès des sciétés mères (sur cns AE) : classement des sciétés mères dans l rdre décrissant seln les cnsmmatins d AE (les sciétés mères sur lequel le cumul des cnsmmatins d AE est le plus imprtant sernt les premières à être affichées). Hrs GBCP - Palmarès des sciétés mères (sur nmbre de cmmandes) : classement des sciétés mères dans l rdre décrissant seln le nmbre de cmmandes (les sciétés mères sur lequel le nmbre de cmmandes est le plus imprtant sernt les premières à être affichées). Hrs GBCP - Palmarès des sciétés mères (sur nmbre pstes de cmmande) : classement des sciétés mères dans l rdre décrissant seln le nmbre de pstes de cmmande (les sciétés mères sur lequel le nmbre de pstes cmmandes est le plus imprtant sernt les premières à être affichées). Hrs GBCP - Palmarès des sciétés mères (sur mntant cmmandé HT) : classement des sciétés mères dans l rdre décrissant seln le mntant cmmandé HT (les sciétés mères sur lequel le mntant cmmandé HT est le plus imprtant sernt les premières à être affichées). Les tris critères de sélectin suivants snt bligatires : - Nmbre de sciétés à classer : chisir le nmbre de sciétés mères devant être classées dans le palmarès (Si le nmbre saisi est 10, le palmarès se fera sur les 10 premières sciétés mères) - Exercice : chisir l année - Année de la base arrêtée : permet de visualiser les dnnées d histrique telles qu elles snt dans BFC au mment de l exécutin de la requête (Année de la base arrêtée = #) u de visualiser les dnnées à date arrêtée. Exemple : en mars 2012 pur avir une visin des dnnées avec une date arrêtée à fin 2010 il faut saisir 2010 dans le champ Année de la base arrêtée. Infcentre BFC Page 34 sur 35

35 Dans l exemple, 10 sciétés snt classées en fnctin du mntant cnsmmé en AE. Infcentre BFC Page 35 sur 35