RÉGLEMENT INTÉRIEUR DES SUBVENTIONS ET/OU PRÊTS OCTROYÉS AUX OEUVRES PRIVÉES ET/OU COLLECTIVITÉS TERRITORIALES SUR FONDS LOCAUX

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1 Caisse d Allocations Familiales RÉGLEMENT INTÉRIEUR DES SUBVENTIONS ET/OU PRÊTS OCTROYÉS AUX OEUVRES PRIVÉES ET/OU COLLECTIVITÉS TERRITORIALES SUR FONDS LOCAUX 207, Rue Fontainebleau MT DE MARSAN Tél. : Fax : ANNÉE 2016

2 2 SOMMAIRE PRÉAMBULE...4 AIDES À L INVESTISSEMENT SUR FONDS LOCAUX...5 Article 1 : LES CONDITIONS GÉNÉRALES La nature du projet Les publics concernés : Les règles de financement Le délai de réalisation du programme (quel que soit le type de programme : équipement, travaux, achats ) en cohérence avec la LC du 3/12/ La durée de maintien de la destination sociale et de remboursement...6 Article 2 : LE PROCESSUS DE DEMANDE D AIDE À L INVESTISSEMENT La constitution du dossier Période d examen des demandes...7 Article 3 : LE PAIEMENT DE L AIDE A L INVESTISSEMENT Les modalités de paiement Les modalités de recouvrement des prêts...7 Article 4 : LE SUIVI DES AIDES À L INVESTISSEMENT ACCORDÉES Le délai de réalisation du programme La publicité Le contrôle...8 AIDES AU FONCTIONNEMENT SUR FONDS LOCAUX...9 Article 1 : LES CONDITIONS GÉNÉRALES Les publics concernés Les règles de financement...9 Article 2 : LE PROCESSUS DE DEMANDE D AIDE AU FONCTIONNEMENT La constitution du dossier Période d examen des demandes Formalisation d une convention...9 Article 3 : LES MODALITES DE PAIEMENT...10 Article 4 : LE SUIVI DES AIDES AU FONCTIONNEMENT ACCORDÉES La publicité La représentation de la Caisse d Allocations Familiales des Landes Le contrôle...11 SUBVENTIONS AU TITRE DU DISPOSITIF LANDES IMAGINACTIONS...12 Article 1 : LES PRINCIPES GÉNÉRAUX La satisfaction des besoins collectifs Les instances de décision...12 Article 2 : LES CONDITIONS GÉNÉRALES...12

3 Les publics concernés Les règles de financement...12 Article 3 : LE PROCESSUS DE DEMANDE D AIDE AU FONCTIONNEMENT ET DE SUIVI DES AIDES...12

4 4 PRÉAMBULE Les principes généraux 1 La satisfaction des besoins collectifs Dans le cadre de son budget annuel d Action Sociale, la Caisse d Allocations Familiales (CAF) des Landes participe à la satisfaction des besoins sociaux collectifs, par l octroi de subventions et/ou de prêts aux associations ou aux collectivités territoriales dans la limite des fonds disponibles. 2 Les instances de décision Le Conseil d Administration, sur avis de la Commission d Action Sociale pour les aides supérieures à (seuil défini lors du CA du 09/11/2011), ou la Commission d Action Sociale ayant reçu délégation pour les aides inférieures ou égales à , délibèrent en matière d aides aux associations et/ou aux collectivités locales. 3 Le Contrat Pluriannuel d Objectifs et de Gestion (CPOG) Les subventions ou les prêts sont accordés en tenant compte du CPOG de la CAF, établi sur la même périodicité que la Convention d Objectifs et de Gestion de la Caisse Nationale des Allocations Familiales (CNAF), et selon les orientations de l Action Sociale Familiale des CAF. Le CPOG fixe les domaines prioritaires d interventions pour cette période. Aussi, les activités de la collectivité locale ou de l association doivent s inscrire dans les champs d intervention de la CAF : Accueil des jeunes enfants, Temps libres, Accompagnement social, Logement et habitat, Animation sociale, Parentalité. Pour des opérations d investissement, l aide de la CAF peut revêtir le caractère de subvention et/ou de prêt sans intérêt. Dans le cadre des aides au fonctionnement et au projet, la CAF des Landes n octroie que des subventions. Ces deux types d interventions font l objet du présent règlement. L attribution d une aide n a un caractère ni automatique, ni permanent.

5 AIDES À L INVESTISSEMENT SUR FONDS LOCAUX 5 Article 1 : LES CONDITIONS GÉNÉRALES 1.1 La nature du projet Sont éligibles : Les programmes de travaux ou d équipement en relation avec les activités relatives aux champs d intervention qui présentent un caractère durable et réaliste par rapport à la participation des usagers et des partenaires. Les investissements envisagés doivent permettre la pérennisation, la mise aux normes ou la création d équipements et/ou d activités. 1.2 Les publics concernés : Les actions engagées doivent apporter une plus-value, en faveur des familles, et contribuer à l atteinte des objectifs du CPOG. Ces familles doivent être ciblées en termes de profil, de territoire et de volume. 1.3 Les règles de financement Les principes : - Les fonds locaux sont subsidiaires et/ou complémentaires, par rapport aux fonds nationaux de la branche Famille - Le financement multipartenarial du projet doit être privilégié - Le taux de financement de la CAF est déterminé par le Règlement Intérieur. Il est fixé par la doctrine de la Commission d Action Sociale de la CAF des Landes. Il se définit comme suit : 50% (25% sous forme de prêt et 25% sous forme de subvention), lorsque la demande est formulée par une collectivité locale ou une association. Ce taux s applique dans la limite d un montant plafond pour les investissements suivants : - Place de crèche : /place, tous fonds de la branche Famille confondus (fonds nationaux et fonds locaux) - Accueil péri et extrascolaire : un montant maximal d euros / m 2 en cours de définition et qui sera soumis à l approbation de la Commission d Action Sociale Cela concerne les opérations immobilières et les achats de mobilier, comme de matériel. 50% (sous forme de subvention) des dépenses relatives à l achat de matériel informatique, d un logiciel, et à la formation afférente, dans le cadre de l opération «informatisation des structures». - Ces taux de financement de la CAF des Landes pourront être modifiés au cas par cas, sur proposition des services administratifs, notamment au regard des priorités définies dans le CPOG. Le taux de financement de la Caf des Landes ne doit pas excéder 80% de la dépense réalisée, plafonnée au montant prévisionnel. Le montant de l aide est calculé sur la base des dépenses nettes à engager par le partenaire (déduction faite des différents financements) : - Hors TVA, si celle-ci est récupérable (collectivité territoriale, notamment), - TVA incluse, si celle-ci est non récupérable (cas des associations, en général).

6 L autorisation de programme est conditionnée : - À l approbation du budget d Action Sociale de la CAF des Landes par la CNAF, - À l approbation des décisions des Administrateurs par la MNC (Mission Nationale de Contrôle et d audit des organismes de sécurité sociale), - À l approbation, sans observation de l autorisation de programme par la CNAF (pour les montants supérieurs à ) Le délai de réalisation du programme (quel que soit le type de programme : équipement, travaux, achats ) en cohérence avec la LC du 3/12/ a - Pour les montants Le délai de réalisation du programme est fixé à N+2, mais pour le traitement et l éventuelle annulation de programme, la transmission des pièces justificatives est fixée à 18 mois, à partir de la notification de la décision prise par les Administrateurs b - Pour les montants > Le délai de réalisation du programme est fixé à N+4, mais pour le traitement et l éventuelle annulation de programme, la transmission des pièces justificatives est fixée à 42 mois, à partir de la notification de la décision prise par les Administrateurs. Il est possible de prolonger ces délais dans la limite de N+8 à partir de la notification de la décision initiale, sur nouvelle décision d accord des Administrateurs La durée de maintien de la destination sociale et de remboursement Le délai de maintien de la destination sociale et de remboursement est déterminé par le Règlement Intérieur. Pour information au 1 er janvier 2016, celui-ci est défini comme suit : MONTANT ACCORDÉ Total subvention + prêt Entre et > Signature d une conventiontype Oui Oui Oui Délai de maintien de la destination sociale et de remboursement du prêt, le cas échéant 3 ans 5 ans 7 ans

7 7 Hors cas de force majeure (évènement imprévisible, insurmontable et indépendant de toute volonté) dûment vérifié par la Commission d Action Sociale, tout changement de destination ou cessation d activité donnera lieu à une restitution de la subvention accordée au prorata des annuités de destination restant dues, conformément au tableau précédent. Article 2 : LE PROCESSUS DE DEMANDE D AIDE À L INVESTISSEMENT La constitution du dossier La demande doit être accompagnée de l ensemble des pièces telles que décrites dans le document spécifique à la demande d aide, jointe en annexe Période d examen des demandes Une réunion de la Commission d Action Sociale est prévue au cours du 4 ième trimestre de chaque année pour l examen de l ensemble des demandes d aides à l investissement. Toutefois, pour des situations particulières, il sera possible de faire examiner une demande en dehors de cette commission. Les travaux et/ou achats ne doivent pas avoir débuté antérieurement à la décision de la CAS. A défaut, une demande de dérogation sera demandée aux Administrateurs. Dans le cas où l organisme demandeur doit entreprendre les travaux ou effectuer les achats sans attendre la décision de la CAS, l organisme demandeur doit au préalable saisir cette instance d une demande de dérogation. Article 3 : LE PAIEMENT DE L AIDE A L INVESTISSEMENT 3.1 Les modalités de paiement Le paiement s effectue à réception de la convention originale signée et au fur et à mesure de la transmission des factures acquittées. La personne juridiquement responsable de la structure doit inscrire de sa main sur les factures : «Je certifie l exécution conforme des travaux ou des achats ci-dessus désignés», puis dater et signer. Le montant du paiement est calculé au prorata des dépenses réalisées dans la limite du plan de financement prévisionnel validé par les Administrateurs. Les justificatifs relatifs à l exécution du programme financé peuvent être transmis indifféremment sous forme d originaux, de photocopies, de télécopies et de courriels. 3.2 Les modalités de recouvrement des prêts La première annuité de prêt est due un an après le dernier paiement effectué par la CAF. Un échéancier est communiqué après le dernier paiement de l aide. Le remboursement est à effectuer au nom de : L Agent Comptable de la CAF des Landes, 207 Rue Fontainebleau à MONT DE MARSAN.

8 8 Article 4 : LE SUIVI DES AIDES À L INVESTISSEMENT ACCORDÉES Le délai de réalisation du programme La décision est assortie d un délai d exécution qui varie selon le montant attribué, qu il s agisse de travaux, d achat de matériel, d équipement, ou de mobilier. (voir chapitre 1.4) Si l association ou la collectivité territoriale ne respecte pas le délai d exécution ou n effectue qu une partie du programme, le montant non versé sera annulé sauf avis exceptionnel de l instance de décision. Si la réalisation n est pas conforme à l objet de la décision, le montant accordé sera annulé au budget rectificatif. 4.2 La publicité Lorsque la CAF finance un programme d investissement, l association ou la collectivité territoriale doit afficher sur le chantier le montant du financement attribué par la CAF, apposer le logo de celle-ci sur le panneau de chantier et l afficher également sur l équipement finalisé. Les actions de communication relatives au programme cofinancé par la CAF des Landes doivent mentionner le partenariat avec la CAF Le contrôle La CAF des Landes se réserve le droit de faire effectuer un contrôle, sur place ou sur pièces, à sa convenance. A cette occasion, elle s assurera notamment de la véracité des éléments transmis pour le paiement. L organisme bénéficiaire s engage à conserver l ensemble des pièces comptables, financières et administratives pendant les 6 années suivant le dernier paiement de l aide.

9 AIDES AU FONCTIONNEMENT SUR FONDS LOCAUX 9 Article 1 : LES CONDITIONS GÉNÉRALES 1.1 Les publics concernés Les actions engagées doivent apporter une plus-value, une innovation, en faveur des familles, et contribuer à l atteinte des objectifs du CPOG. Ces familles doivent être ciblées en termes de profil, de territoire et de volume. 1.2 Les règles de financement Les principes : - Les fonds locaux sont subsidiaires et/ou complémentaires, par rapport aux fonds nationaux, - Le financement par subvention sur fonds locaux ne doit pas excéder 50% du budget de la collectivité territoriale ou de l association, sauf dérogation exceptionnelle accordée par la Commission d Action Sociale. - Le financement multipartenarial du budget de la collectivité territoriale ou de l association doit être recherché, - L aide financière de la CAF n est pas pérenne ; la durée du financement est liée à la durée de la convention de partenariat prévoyant un financement annuel ou pluriannuel, signée avec la collectivité territoriale ou l association. Le montant de l aide est calculé sur la base des dépenses prévisionnelles présentées en Commission d Action Sociale. Ce montant est déterminé au cas par cas et sur la base de l étude du dossier. Les dépenses prises en compte sont déterminées : - Hors TVA, si celle-ci est récupérable (collectivité territoriale, notamment), - TVA incluse, si celle-ci est non récupérable (cas des associations, en général). La décision d octroi de l aide est conditionnée : - A l approbation du budget d Action Sociale de la CAF des Landes par la CNAF, - A l approbation des décisions des Administrateurs par la MNC. Article 2 : LE PROCESSUS DE DEMANDE D AIDE AU FONCTIONNEMENT La constitution du dossier La demande doit être accompagnée de l ensemble des pièces telles que décrites dans le document spécifique à la demande d aide, jointe en annexe Période d examen des demandes Une réunion de la Commission d Action Sociale est prévue au cours du 2 ième trimestre de chaque année pour l examen de l ensemble des demandes d aides au fonctionnement. Toutefois, pour des situations particulières, il sera possible de faire examiner une demande en dehors de cette commission Formalisation d une convention

10 10 La convention peut être annuelle ou pluriannuelle. En cas de pluri-annualité, la durée de la convention ne saurait excéder trois années à l issue desquelles la reconduction doit être redemandée formellement par le partenaire et soumise à l accord du Conseil d Administration de la CAF des Landes. Quelle que soit la durée d engagement, une convention dûment signée précisera les points suivants : - L (les) objectif(s) et développement attendus, - Les moyens mis en œuvre, - Le montant de l aide et les modalités d intervention, - Les modalités de versement, - Les droits des bénéficiaires (accueil, services ), - La publicité, l affichage, la communication du projet, - Les critères d évaluation de la réussite de l action, - Le contrôle sur pièces et/ou sur place, - La régularité sociale, fiscale, financière, administrative. Article 3 : LES MODALITES DE PAIEMENT Pour les conventions annuelles, le paiement de l aide s effectue après notification de la décision de la CAS et à réception : - de la convention originale signée par les parties, - des pièces stipulées dans la convention justifiant de la réalisation des dépenses prises en compte par la Commission d Action Sociale pour déterminer l aide financière de la CAF des Landes. Pour les conventions pluriannuelles, le paiement relatif à la première année de contractualisation s effectue dès la notification de l accord de la CAS et à réception de la convention originale signée par les parties. Une régularisation sera opérée en N + 1 sur la base du compte de résultat et du rapport d activité de cette 1 ère année. Les paiements suivants sont effectués à réception : - du compte de résultat N - 1, - du rapport d activité N - 1, - du BP N, - de l activité prévisionnelle de N. Pour les conventions annuelles et pluriannuelles, le paiement peut être réalisé sous forme d avance dès la notification de la décision de la CAS et à réception de la convention signée par les parties (original). Dans ce cas, une régularisation interviendra en début d exercice N + 1, à réception des documents justifiant de la réalisation des dépenses retenues par la Commission. Les justificatifs peuvent être fournis indifféremment sous forme d originaux, de photocopies, de télécopies et de courriels (excepté la convention qui doit toujours être originale). Article 4 : LE SUIVI DES AIDES AU FONCTIONNEMENT ACCORDÉES La publicité Lorsque la CAF finance une action, le contractant doit apposer sur un support visible par les bénéficiaires de l action, une référence au financement octroyé par la CAF. Les actions de communication relatives au service cofinancé par la CAF des Landes doivent mentionner le partenariat avec la CAF.

11 4.2 La représentation de la Caisse d Allocations Familiales des Landes Le Conseil d Administration détermine les partenaires pour lesquels une représentation est demandée au sein des instances avec voix consultative (Conseil d Administration ou Assemblée Générale) Le contrôle La CAF des Landes se réserve le droit de faire effectuer un contrôle, sur place ou sur pièces, à sa convenance. A cette occasion, elle s assurera notamment de la véracité des éléments fournis dans le cadre de la convention. Le gestionnaire s engage à conserver l ensemble des pièces comptables, financières et administratives pendant les 6 années suivant le versement de l aide.

12 12 SUBVENTIONS AU TITRE DU DISPOSITIF LANDES IMAGINACTIONS Article 1 : LES PRINCIPES GÉNÉRAUX 1.1- La satisfaction des besoins collectifs Dans le cadre de son budget annuel d Action Sociale, la CAF des Landes participe à la satisfaction des besoins sociaux individuels et/ou collectifs par l octroi de subventions et/ou de prêts. La CAF des Landes participe au dispositif partenarial visant à promouvoir l autonomie et l initiative des jeunes Les instances de décision Les demandes de financement sont examinées lors du jury partenarial. Les demandes de financement déposées dans le cadre du dispositif Landes Imaginactions font l objet d une délégation des Administrateurs au Directeur de la CAF des Landes, ou, en son absence, à la Directrice-adjointe, en matière d attribution, de notification et d ordonnancement des aides consenties. Article 2 : LES CONDITIONS GÉNÉRALES Les publics concernés Les actions engagées doivent permettre une prise d initiative et de responsabilité des jeunes. Tout projet présenté au titre de ce dispositif doit mentionner la présence d un jeune issu d une famille allocataire de la CAF des Landes Les règles de financement Les modalités de calcul : L aide est attribuée sous forme de subvention au regard des éléments fournis dans le dossier du projet. La décision d octroi est conditionnée : - A l approbation du budget d Action Sociale de la CAF des Landes par la CNAF, - A l approbation des décisions des Administrateurs par la MNC. Le paiement s effectue directement auprès des jeunes, en deux temps : - 50% lors de la notification de l aide accordée par le jury Landes Imaginactions, - 50% à la transmission du bilan financier du projet, dans la limite des sommes restant à la charge de l œuvre ou de la collectivité organisatrice, après déduction des aides versées par les autres partenaires et des recettes diverses. - Les justificatifs relatifs à l exécution du programme financé peuvent être transmis indifféremment sous forme d originaux, de photocopies, de télécopies et de courriels. Dans le cadre du dispositif Landes Imaginactions, les subventions sont versées directement aux jeunes qui réalisent une action. Article 3 : LE PROCESSUS DE DEMANDE D AIDE AU FONCTIONNEMENT ET DE SUIVI DES AIDES Ce processus est fixé annuellement par le Comité Départemental réunissant les partenaires financeurs du dispositif Landes Imaginactions.

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