Fonctionnalités du Front Office pour l utilisateur final

Transcription

1 Simple, pas cher Efficace! Fonctionnalités du Front Office pour l utilisateur final

2 Index Introduction Page d'accueil Page des tarifs Compte client Gestion du compte Contacts Envoyer un fax Mail to fax Envoyer un SMS Historique Reçus Envoyés 2

3 Introduction Un Front Office est une page web dans laquelle vos futurs clients peuvent se connecter à leur compte pour envoyer / recevoir des fax. Il existe 3 options pour l'adresse de votre front office, qui sont sécurisées par HTTPS: Un sous-domaine Popfax.com (par exemple mybrand.popfax.com). Dans ce cas, vous bénéficiez de notre certificat wildcard *. popfax.com Un sous-domaine Faxcenteronline.com (par exemple mybrand.faxcenteronline.com). Dans ce cas, nous achetons et gérons pour vous d'un certificat spécifique à votre sousdomaine Un sous-domaine qui vous appartient et qui pointe vers notre adresse IP (par exemple fax.mybrand.com). Dans ce cas, vous devez acheter le certificat (parce que vous êtes propriétaire du domaine) et nous vous fournirons les informations techniques concernant nos serveurs Web que votre fournisseur de certificat demandera. Note: Vos futurs clients seront en mesure d'envoyer / recevoir des fax par par défaut. Le «Front Office» est un moyen supplémentaire d'accès au service que la plupart de vos clients apprécieront certainement d avoir. En plus de ces deux moyens d'accès, le driver d impression «Popfax Printer Driver» est distribué en mode open source, vous pouvez télécharger les sources et les personnaliser avec votre propre logo et vos couleurs. 3

4 Page d'accueil Le texte sur cette «Page d accueil» ne peut pas être édité Si vous souhaitez l omettre, vos clients peuvent se connecter directement sur votre site (nous vous fournirons le code pour implémenter notre interface API). 4

5 Page des tarifs Sélectionnez le pays de destination et obtenez le tarif pour une page de fax. Cette "Page des tarifs" est celle que vous avez par défaut. Comme le lien de la "Page d accueil", le lien de la "Page des tarifs" peut être personnalisé (vous pouvez changer à la fois le titre et l URL - voir le guide pour les intégrateurs). 5

6 La page de votre futur client Lorsque votre client se connecte sur son compte, il arrive sur la page de sa boîte de réception. La barre sur le côté droit contient des informations sur le compte et un menu des fonctionnalités offertes. 2 Dans la section Informations (), votre client trouve son adresse de connexion, son numéro de fax, le montant d'unités à sa disposition pour l'envoi de fax, SMS, (*)... Le menu de fonctions (2) fournit à votre client un accès rapide aux différents services disponibles dans son compte personnel. Le contenu spécifique pour chaque service de la page est affiché dans la zone principale sur la gauche, d'où votre client va exécuter toutes les actions: envoyer un fax, envoyer un SMS, gérer ses paramètres de compte, etc. Note: l'heure affichée sur chacune des pages de votre compte sera CET (Heure d'europe centrale: l heure de Paris, Berlin, Rome, Madrid...). (*) Le montant des unités n'est pas visible si vous avez un compte unique pour l'ensemble de l'envoi de vos clients. 6

7 Gestion du compte - Paramétrage du compte Tous les paramètres du compte personnel du client peuvent être modifiés à partir de la page de Gestion de compte/ Paramétrage du compte. Modifiez les Paramètres 2 Etape : Modifiez les paramètres suivants: Changez l En-tête du fax. Activez alerte par (pour la réception des fax) Activez la redirection des fax reçus sur votre adresse . Choisissez le format des fax reçus (format PDF ou TIFF). Activer l alerte par SMS (pour la réception des fax). Introduisez votre numéro SMS. Etape 2: Cliquez sur le bouton Sauvegarder. 7

8 Gestion du compte - Informations client Tous les informations du client peuvent être modifiées à partir de la page de Gestion de compte/informations client. Editez Informations client Etape : Editez vos informations personnelles. Etape 2 : Cliquez sur le bouton Sauvegarder. 2 8

9 Gestion du compte - Informations de connexion Toutes les informations de connexion peuvent être modifiées depuis la rubrique Gestion du compte/informations de connexion 2 3 Editez Informations de connexion Etape : Tapez votre mot de passe courant. Etape 2 : Tapez votre nouvelle adresse et confirmez la une seconde fois. Etape 3 : Cliquez sur le bouton Sauvegarder Editez votre mot de passe Etape 4 : Tapez votre mot de passe courant. Etape 5 : Tapez votre mot de passe et confirmez le une seconde fois. Etape 6 : Cliquez sur le bouton Sauvegarder. 9

10 Gestion du compte - Paramétrage de la page de garde Tous les champs sont remplis par défaut avec les informations que vous avez renseignées dans la section Informations client, à l exception du logo d entête qui est celui de Popfax.com par défaut. 2 Paramétrage de la page de garde Etape : Uploadez un logo pour l entête en le localisant et le sélectionnant dans votre ordinateur. Etape 2 : Renseignez les informations de l émetteur. Etape 3 : Cliquez sur le bouton Modifier. 3 0

11 Gestion du compte - Liste de distribution Vous pouvez recevoir vos fax sur plusieurs adresses . Pour ajouter une nouvelle adresse, suivez ces indications: 3 Etape : Tapez l adresse mail à laquelle vous souhaitez recevoir vos fax. Etape 2 : Cliquez sur le bouton Ajouter un contact Etape 3 : Pour effacer une adresse mail de la liste de distribution, sélectionnez la et cliquez sur le bouton Supprimer. 2

12 Carnet d adresses 2 La liste des contacts est conçue pour stocker les informations des destinataires (numéro de fax, numéro de téléphone) afin de faciliter l envoi des fax / SMS. 3 Ajouter un nouveau contact Etape : Cliquez sur le bouton Ajouter un contact. Etape 2: Remplissez les cases Nom, numéro de fax, GSM. Etape 3: Cliquez sur le bouton Sauvegarder. Modifier un contact Etape 4: Sélectionnez le contact et cliquez sur Modifier pour modifier ses informations. Supprimer un contact Etape 5: Sélectionnez le contact et cliquez sur Supprimer pour le supprimer. Envoyer un fax à un contact Etape 6: Sélectionnez le contact et cliquez sur le bouton Envoyer un fax. Envoyer un SMS à un contact Etape 7: Sélectionnez le contact et cliquez sur le bouton Envoyer un SMS. 2

13 Envoyer un fax Envoyer des fax est aussi simple et rapide que d'envoyer un . Avant l'envoi, l'utilisateur doit préparer le document à faxer. Procédure pour l'envoi d'un fax: Etape : saisissez le numéro de fax du destinataire, son nom et cochez la case si vous souhaitez ajouter le destinataire de votre carnet d adresses (l'utilisateur est en mesure d'envoyer des fax à plusieurs -3 maximumdestinataires simultanément). Etape 2: Attachez le document que vous souhaitez faxer en cliquant sur Parcourir, puis localisez le et sélectionnez le sur votre PC (l'utilisateur est autorisé à joindre un maximum de 3 documents). Etape 3: Sélectionnez la qualité du fax. (Par défaut, il est en seuillage noir et blanc). Etape 4: Cochez la case pour insérer une page de garde. (Optionel) Etape 5: Cliquez sur le bouton Prévisualiser / Envoyer. (Le fax ne sera pas encore transmis: en cliquant sur ce bouton, l'utilisateur sera redirigé vers une page qui lui permet de prévisualiser et de confirmer son souhait d envoyer le fax). 3

14 Prévisualiser / Envoyer un fax Une fois que l'utilisateur a cliqué sur le bouton Prévisualiser / Envoyer, il peut voir comment apparaît le fax avant d être envoyé. Un coût estimatif du fax sortant est affiché au bas de la page en unités. Etape : Cliquez sur Télécharger pour prévisualiser le fax en format PDF. Etape 2: Cochez la case pour confirmer que vous souhaitez envoyer le fax. Etape 3: Cliquez sur Envoyer pour envoyer le fax. C est fait! Le fax est envoyé! Note: un rapport d émission (confirmant le succès ou l échec) est envoyé automatiquement à l'utilisateur par une fois que le fax a été transmis. Le client peut également suivre l'état de ses fax dans sa boîte d'envoi ou sur la page Historique

15 Mail to fax Vos clients peuvent également envoyer des télécopies à partir d'un client messagerie Il y a quelques éléments que l'utilisateur doit préparer avant d'envoyer un fax par l'application de la messagerie doit être configurée avec la même adresse que son login client du compte fax le(s) document(s), qu il a l'intention de faxer doivent être accessibles à partir de son PC; les numéros de fax de destination qui devront être insérés avant l envoi de l ; le code de sécurité (un élément d'authentification pour l'envoi de fax par mail. Il sera inséré en tant que sujet du mail.) Processus pour changer le code de sécurité: 5 Etape : Tapez votre mot de passe actuel. Etape 2: Sélectionnez Générer nouveau code de sécurité pour que le système génère un nouveau code aléatoirement ou sélectionnez Créez le vôtre, et introduisez le code souhaité dans la case. Etape 3: Cliquez sur Changez le code" Les options du Mail to fax Information 4: Exemples de la façon d'envoyer un fax à partir d'une application de messagerie électronique. Information 5: Tags optionnels utilisés dans le corps du message. 5

16 Envoyer un SMS 2 Vous serez en mesure d offrir à vos clients une fonctionnalité supplémentaire, "l'envoi de SMS", qui fait partie du Pack d Options. Avant d'envoyer un SMS, votre client doit valider son numéro de téléphone mobile. Procédure pour valider le numéro de téléphone: Etape : Tapez votre numéro de téléphone afin de le valider en tant qu'expéditeur du SMS. Etape 2: Cliquez sur le bouton "Valider". Vous recevrez un SMS sur votre mobile, avec le code de validation venant du numéro Après validation du numéro de téléphone, le client peut envoyer un SMS identifié par son numéro personnel. Étapes à suivre pour l'envoi d'un SMS: Etape 3: Tapez le numéro de téléphone du destinataire, tapez le nom (facultatif) et cochez la case pour ajouter le destinataire à la Liste des Contacts (l'utilisateur est en mesure d'envoyer des SMS à 3 destinataires simultanément). Etape 4: (facultatif) Activer l option des caractères étendus. (elle est utilisée pour les symboles chinois, cyrilliques et grecs). Etape 5: Entrez votre message. (maximum 60 caractères). Etape 6: Cliquez sur le bouton Envoyer

17 Historique La page Historique fournit à vos clients des informations détaillées sur:. les Messages envoyés 2. les Messages reçus Le "type de message" dans la section Messages envoyés peut être FAX ou SMS. 7

18 Reçus Quand un client reçoit un fax, il est placé dans la boîte de réception. Actions possibles dans la boîte de réception: Télécharger des fax Etape : Choisissez le fax à télécharger et cliquez sur Télécharger. Supprimer des fax Etape 2: Sélectionner les fax à supprimer et cliquez sur Effacer. 2 8

19 Envoyés Une fois que vous avez cliqué sur le bouton "Envoyer", le processus d envoi du fax/sms débute et le fax/ SMS est placé dans la boîte Envoyés. Les actions possibles dans la boîte Envoyés: Télécharger des fax / SMS Etape : Sélectionnez le fax / SMS à télécharger et cliquez sur Télécharger. Supprimer des fax / SMS Etape 2: Sélectionnez les fax / SMS à supprimer et cliquez sur Effacer. 2 9